- Surat pemotongan gaji karyawan sah digunakan jika sesuai Pasal 63 dan 65 PP No. 36 Tahun 2021, dengan total potongan tidak melebihi 50% dari upah yang diterima dalam satu periode pembayaran.
- Pemotongan untuk cicilan utang dan sewa aset perusahaan wajib disertai kesepakatan tertulis dari karyawan, sementara pemotongan lain seperti denda keterlambatan cukup diatur dalam peraturan perusahaan.
Memotong gaji karyawan tanpa surat resmi bukan hanya berisiko menimbulkan konflik, tetapi juga bisa membuat perusahaan tidak bisa membuktikan keabsahan potongan tersebut saat terjadi perselisihan.
Membuat surat pemotongan gaji karyawan adalah langkah yang sederhana tapi menjadi lini pertama perlindungan hukum bagi perusahaan sekaligus bentuk transparansi kepada karyawan.
Surat ini memuat alasan pemotongan, jumlah yang dipotong, dan durasi berlakunya secara eksplisit agar tidak ada ruang untuk mispersepsi.
Simak panduan lengkap membuat surat pemotongan gaji beserta contoh per kasus yang siap digunakan.
Apakah Perusahaan Boleh Memotong Gaji Karyawan?
Ya, perusahaan boleh memotong gaji karyawan, tapi tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada ketentuan hukum yang harus dipenuhi agar pemotongan tersebut sah.
Aturannya tercantum dalam Pasal 63 dan Pasal 65 PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Berdasarkan regulasi ini, pemotongan upah oleh perusahaan hanya diperbolehkan untuk alasan-alasan berikut:
- Pembayaran denda atau ganti rugi: Potongan akibat pelanggaran disiplin atau kerusakan aset perusahaan, selama sudah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB).
- Sewa rumah atau aset perusahaan: Potongan untuk pembayaran sewa tempat tinggal atau barang milik perusahaan yang digunakan karyawan.
- Cicilan atau utang karyawan: Potongan untuk melunasi pinjaman internal perusahaan atau koperasi, dan harus disertai kesepakatan tertulis dari karyawan.
- Kelebihan pembayaran gaji: Jika perusahaan tidak sengaja membayar gaji melebihi yang seharusnya, potongan untuk koreksi ini tidak memerlukan persetujuan tertulis.
- Iuran wajib terhadap negara: Pemotongan untuk PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan dikecualikan dari kewajiban surat kuasa karena bersifat kewajiban hukum.
Satu ketentuan penting yang sering terlewat: total keseluruhan potongan tidak boleh melebihi 50% dari upah yang diterima karyawan dalam satu periode pembayaran, sesuai Pasal 65 PP No. 36 Tahun 2021.
Pemotongan yang tidak memiliki dasar dari salah satu kategori di atas, atau tidak tercantum dalam perjanjian kerja, berpotensi dianggap tidak sah.
Karyawan yang merasa dirugikan berhak mengajukan perselisihan hubungan industrial ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.
Baca Juga: Pemotongan Gaji Karena Terlambat Masuk Kerja, Bolehkah?
Kapan Surat Pemotongan Gaji Wajib Dibuat?
Tidak semua pemotongan gaji membutuhkan surat resmi. Namun ada kondisi tertentu di mana dokumen tertulis menjadi syarat keabsahan pemotongan itu sendiri.
Berdasarkan Pasal 63 PP No. 36 Tahun 2021, pemotongan untuk cicilan utang dan sewa aset perusahaan harus dilakukan berdasarkan kesepakatan tertulis atau perjanjian tertulis antara perusahaan dan karyawan.
Artinya, tanpa dokumen tertulis, pemotongan jenis ini tidak memiliki dasar hukum yang kuat.
Berikut ringkasan kapan surat pemotongan gaji perlu dibuat:
| Jenis Pemotongan | Wajib Tertulis? | Keterangan |
| Cicilan utang / pinjaman internal | Ya | Harus ada kesepakatan tertulis dari karyawan |
| Sewa rumah / aset perusahaan | Ya | Harus ada perjanjian tertulis |
| Denda atau ganti rugi | Tidak wajib, tapi sangat disarankan | Harus tercantum di perjanjian kerja, PP, atau Perjanjian Kerja Bersama |
| Keterlambatan / absen tanpa keterangan | Tidak wajib, tapi sangat disarankan | Berlaku jika sudah diatur di peraturan perusahaan |
| Kelebihan pembayaran gaji | Tidak perlu | Dapat dipotong langsung tanpa persetujuan tertulis |
| PPh 21, BPJS | Tidak perlu | Kewajiban hukum, dikecualikan dari syarat surat kuasa |
Meski tidak semua jenis pemotongan mewajibkan surat tertulis, membuat surat pemotongan gaji untuk setiap situasi tetap merupakan praktik HR yang baik.
Dokumentasi tertulis melindungi perusahaan dari potensi perselisihan, memudahkan audit payroll, dan membangun kepercayaan karyawan terhadap transparansi penggajian.
Baca Juga: 9 Jenis Potongan Gaji Karyawan di Perusahaan
Komponen Wajib dalam Surat Pemotongan Gaji Karyawan
Sebelum melihat contohnya, penting untuk memahami struktur dasar surat pemotongan gaji agar dokumen yang dibuat sah secara administratif dan mudah dipahami karyawan.
Berikut komponen yang harus ada dalam setiap surat pemotongan gaji:
- Kop surat perusahaan: Berisi logo, nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat menegaskan bahwa dokumen ini dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan, bukan perseorangan.
- Nomor dan tanggal surat: Nomor surat digunakan untuk keperluan pengarsipan, sementara tanggal menjadi acuan kapan keputusan pemotongan mulai berlaku.
- Identitas karyawan: Nama lengkap, jabatan, divisi, dan nomor induk karyawan (NIK) jika ada. Bagian ini memastikan surat ditujukan kepada individu yang tepat.
- Perihal surat: Ditulis singkat, misalnya “Pemberitahuan Pemotongan Gaji” atau “Surat Pernyataan Pemotongan Upah”, agar penerima langsung memahami isi dokumen.
- Alasan pemotongan: Dijelaskan secara spesifik dan objektif, misalnya “keterlambatan sebanyak 5 kali pada bulan Juni 2025” atau “cicilan pinjaman internal periode Juli–Desember 2025”. Alasan yang kabur seperti “pelanggaran disiplin” tanpa detail berisiko menimbulkan konflik.
- Nominal dan periode pemotongan: Cantumkan jumlah yang dipotong dalam angka dan huruf, serta periode berlakunya, apakah satu bulan atau beberapa bulan ke depan.
- Paragraf penutup: Berisi ucapan terima kasih atas perhatian karyawan dan informasi kontak HR yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan atau keberatan.
- Tanda tangan dan nama terang: Ditandatangani oleh pejabat berwenang, umumnya Manajer HRD atau Direktur. Untuk potongan yang memerlukan persetujuan karyawan, tanda tangan karyawan juga harus tercantum.
- Materai: Diperlukan khusus untuk surat pernyataan yang melibatkan persetujuan karyawan, seperti cicilan utang atau sewa aset perusahaan, agar memiliki kekuatan hukum.
Semakin lengkap komponen yang tercantum, semakin kecil ruang untuk mispersepsi antara perusahaan dan karyawan.
Pastikan setiap surat dibuat sebelum pemotongan diterapkan, bukan sesudahnya.
Baca Juga: Begini Cara Menghitung Pemotongan Gaji karena Absen
Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan
Berikut contoh surat pemotongan gaji untuk berbagai situasi yang umum terjadi di perusahaan. Setiap contoh bisa diunduh dan disesuaikan dengan nama, jabatan, nominal, serta kebijakan yang berlaku di perusahaan Anda.
1. Contoh Surat Pemotongan Gaji karena Keterlambatan
Surat ini memberitahukan karyawan bahwa gajinya dipotong karena akumulasi keterlambatan selama satu periode kerja.
Gunakan format ini saat perusahaan sudah memiliki kebijakan denda keterlambatan yang tercantum dalam peraturan perusahaan.
Baca Juga: Aturan Pemotongan Gaji Karyawan karena Terlambat
2. Contoh Surat Pemotongan Gaji karena Absen Tanpa Keterangan (Alpha)
Surat ini menjelaskan pemotongan gaji akibat ketidakhadiran karyawan tanpa keterangan pada hari kerja tertentu. Format ini cocok dipakai HR untuk mendokumentasikan potongan alpha secara resmi sebelum masuk ke slip gaji.
3. Contoh Surat Pemotongan Gaji karena Cicilan Pinjaman Internal
Surat ini berfungsi sebagai pernyataan kesepakatan tertulis antara perusahaan dan karyawan atas cicilan pinjaman yang dipotong langsung dari gaji. Format ini wajib digunakan untuk jenis potongan ini karena memerlukan persetujuan dan tanda tangan karyawan bermaterai.
4. Contoh Surat Pemotongan Gaji karena Denda/Ganti Rugi
Surat ini digunakan saat karyawan dikenakan ganti rugi atas kerusakan atau kehilangan aset perusahaan akibat kelalaian.
Format ini mencantumkan rincian nilai ganti rugi dan skema pembayaran bertahap agar tidak memberatkan karyawan sekaligus.
5. Contoh Surat Pemotongan Gaji karena Penyesuaian/Efisiensi
Surat ini memberitahukan penyesuaian komponen gaji, seperti tunjangan, akibat kondisi operasional perusahaan. Format ini hanya boleh dipakai jika penyesuaian sudah diatur sebelumnya dalam perjanjian kerja, bukan keputusan sepihak perusahaan.
Template Surat Pemotongan Gaji (Siap Unduh)
Jika kelima contoh di atas belum sesuai dengan kasus spesifik di perusahaan Anda, gunakan template kosong berikut sebagai kerangka dasar.
Template ini mencakup seluruh komponen wajib yang telah dibahas sebelumnya, sehingga tim HR tinggal menyesuaikan bagian yang ditandai sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengisi template ini:
- Sesuaikan dasar aturan: Cantumkan pasal spesifik dari peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau PKB yang menjadi landasan pemotongan.
- Tulis alasan secara spesifik: Hindari deskripsi umum seperti “pelanggaran”; jelaskan kejadian, tanggal, dan detail yang relevan.
- Tambahkan kolom tanda tangan karyawan jika diperlukan: Khusus untuk potongan cicilan utang atau sewa aset perusahaan, sertakan kolom tanda tangan dan materai pihak karyawan sesuai Pasal 63 PP No. 36 Tahun 2021.
Baca Juga: Payroll Deduction: Cara Mengelola Potongan Gaji secara Akurat
Kesalahan Umum HR dalam Membuat Surat Pemotongan Gaji Karyawan
Meski terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam praktiknya dan berpotensi menimbulkan masalah hukum maupun kepercayaan karyawan.
- Tidak mencantumkan alasan yang spesifik: Menulis alasan secara umum seperti “pelanggaran disiplin” tanpa detail kejadian membuat karyawan sulit memahami dasar pemotongan dan berpotensi memicu keberatan.
- Tidak melampirkan tanda tangan karyawan untuk potongan yang memerlukan persetujuan: Pemotongan cicilan utang atau sewa aset perusahaan wajib disertai kesepakatan tertulis dari karyawan, bukan sekadar pemberitahuan sepihak dari HR.
- Nominal potongan tidak sinkron dengan slip gaji: Perbedaan angka antara surat dan slip gaji yang diterima karyawan menimbulkan kebingungan dan menurunkan kepercayaan terhadap proses payroll.
- Surat dibuat setelah potongan sudah berjalan: Menerbitkan surat secara retroaktif, setelah gaji sudah dipotong, membuat dokumen kehilangan fungsi utamanya sebagai bentuk pemberitahuan dan transparansi.
- Tidak menyimpan salinan arsip surat: Ketiadaan dokumentasi yang rapi menyulitkan tim HR saat proses audit payroll atau ketika karyawan mengajukan pertanyaan di kemudian hari.
Menghindari kesalahan-kesalahan ini membantu perusahaan menjaga kepatuhan terhadap regulasi sekaligus membangun hubungan kerja yang transparan dengan karyawan.
Kelola Potongan Gaji Otomatis dengan Mekari Talenta
Membuat surat pemotongan gaji secara manual hanya menyelesaikan sebagian masalah. Perhitungan yang tidak tersinkron dengan data absensi tetap membuka celah human error, apalagi jika dilakukan untuk puluhan atau ratusan karyawan setiap bulan.
Sebagai software HRIS terintegrasi, Mekari Talenta menghubungkan data absensi, keterlambatan, dan cuti dengan sistem payroll, sehingga perhitungan potongan gaji dan gaji akhir dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data yang telah tercatat.
Berikut beberapa kapabilitasnya:
- Kalkulasi payroll otomatis: Potongan absensi, BPJS, PPh 21, hingga cicilan karyawan terhitung otomatis dan tersinkron langsung ke sistem payroll tanpa input manual.
- Integrasi absensi ke payroll: Keterlambatan dan ketidakhadiran tanpa keterangan otomatis tercatat sebagai komponen potongan, sehingga data yang dipakai untuk perhitungan gaji selalu akurat dan real-time.
- Payslip digital otomatis: Karyawan dapat mengakses slip gaji yang mencantumkan rincian potongan secara transparan, sehingga meminimalkan pertanyaan atau kesalahpahaman terkait nominal yang diterima.
- Komponen payroll kustom: Tim HR dapat mengatur komponen potongan khusus sesuai kebijakan internal perusahaan, seperti denda pelanggaran atau cicilan pinjaman karyawan.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu mengotomatisasi pengelolaan potongan gaji dan proses payroll di perusahaan Anda.
