Administrasi HR 4 min read

Contoh Surat Demosi Karyawan dan Cara Membuatnya

By Jordhi FarhansyahPublished 26 Jul, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Seperti apa contoh surat demosi karyawan yang benar? Simak penjelasan selengkapnya. Boleh dibilang, ada beberapa alasan yang bisa menyebabkan terkena demosi.

Terlepas apakah hal tersebut karena performa yang buruk, target tidak tercapai, atau restrukturisasi, saat mendemosikan karyawan Anda akan membutuhkan surat demosi karyawan.

Dengan menggunakan surat demosi, Anda akan membuat prosesnya jadi lebih lancar dan memastikan demosi berjalan sesuai prosedur dengan komunikasi yang tepat.

Bagaimana cara membuat surat demosi karyawan yang tepat? Berikut penjelasan lengkapnya.

Apa arti dari demosi?

contoh surat demosi

Demosi karyawan adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan situasi di mana seorang karyawan diturunkan dari posisi atau jabatannya saat ini menjadi posisi yang lebih rendah dalam hierarki perusahaan atau organisasi.

Demosi merupakan kebalikan dari promosi, di mana seorang karyawan biasanya dinaikkan pangkat atau mendapatkan tanggung jawab yang lebih besar.

Demosi karyawan bisa sangat menantang dan dapat mempengaruhi motivasi dan semangat karyawan tersebut.

Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa langkah-langkah demosi diambil dengan adil dan transparan, dan memberikan dukungan untuk membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan tersebut.

Jenis demosi karyawan

Jenis demosi karyawan sendiri terbagi menjadi dua jenis, yakni demosi suka rela dan juga demosi terpaksa. Ini adalah perbedaan keduanya.

Demosi suka rela

Demosi suka rela merupakan jenis demosi yang dilakukan karena keinginan dari karyawan itu sendiri. Ini bisa terjadi ketika karyawan merasa tanggung jawab yang ia miliki atas pekerjaannya terlalu besar atau tidak cocok dengan posisinya saat ini.

Baca juga: Contoh Slip Gaji Karyawan Sederhana

Ia memilih untuk mengurangi tanggung jawabnya karena berbagai alasan, misalnya karena ingin mengejar karier yang lain atau memang sudah memasuki masa-masa pensiun.

Demosi Terpaksa

Demosi karyawan jenis ini dilakukan perusahaan jika seorang karyawan mengalami masalah terkait performa mereka atau ketika mereka melakukan kesalahan besar.

Misalnya saja ketika targetnya tidak tercapai atau tidak mampu menjalani tugas dengan sebagaimana mestinya.

Pada akhirnya, perusahaan mengupayakan adanya demosi agar karyawan dapat memperbaiki kinerja dan juga permasalahan yang dialami organisasi akibat turunnya kinerja.

Banner blog talenta hitung gaji prorata

Contoh format dan isi dari surat demosi

Setelah perusahaan memutuskan untuk melakukan demosi, selanjutnya perusahaan akan mengeluarkan surat demosi yang ditujukan ke karyawan.

Isi suratnya adalah sebagai berikut.

Kop surat

Sebagaimana surat resmi, surat demosi akan memuat kop surat yang berisi logo perusahaan, identitas perusahaan, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya.

Judul surat

Surat demosi juga perlu memuat judul surat yang menandakan intensi dari dibuatnya surat tersebut. Biasanya bertuliskan “Surat Keputusan Direksi”.

Nomor surat

Tidak lupa, dalam surat demosi juga perlu mencantumkan nomor surat.

Pernyataan menimbang

Pernyataan menimbang yang terdapat di isi surat demosi berisikan tentang dasar keputusan yang sudah dibuat perusahaan untuk karyawan yang terkena demosi.

Dalam pernyataan menimbang juga akan dicantumkan identitas karyawan disertai alasan atas keputusan tersebut,

Pernyataan mengingat

Selanjutnya adalah pernyataan mengingat yang berisi tentang visi misi perusahaan serta kewenangan perusahaan dalam mengeluarkan keputusan atas demosi karyawan.

Keputusan

Berisikan informasi tentang adanya demosi atau penurunan jabatan karyawan dari posisi sebelumnya ke posisi yang baru.

Tanda tangan dan nama

Surat demosi ditutup dengan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas keluarnya keputusan tersebut, misalnya manajer HR, atasan karyawan, pihak manajemen perusahaan, atau CEO.

Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengukurnya

Contoh surat demosi karyawan

Berikut adalah contoh surat demosi karyawan yang bisa Anda pergunakan.

template contoh surat demosi karyawan talenta

Contoh Standard Operating Procedure proses demosi karyawan

Ketika Anda memutuskan untuk melakukan demosi atau penurunan jabatan pada karyawan, Ada SOP (Standard Operating Procedure) yang perlu Anda jalankan.

Perlu diingat bahwa masalah kenaikan atau turun jabatan adalah masalah yang sensitif. Jadi, Anda perlu menyampaikannya dengan sangat berhati-hati agar adil bagi karyawan.

Berikut adalah beberapa SOP yang perlu diterapkan.

Lihat performa dari penilaian kinerja

Dari proses ini, perusahaan dapat menilai secara objektif apakah ada karyawan yang performanya semakin memburuk berdasarkan data. Hal tersebut dapat menjadi salah satu faktor keputusan demosi yang bisa dipertanggungjawabkan.

Alasan demosi

Setelah penilaian kinerja, perusahaan juga perlu mempunyai alasan yang jelas serta objektif untuk menjustifikasi keputusan demosi karyawan.

Pemaparan alasan harus dilakukan secara transparan kepada karyawan sehingga mereka dapat memahami alasan di balik keputusan perusahaan.

Proses demosi

Proses demosi perlu dilakukan dengan tepat dan resmi, mulai dari pemanggilan, pemberian surat demosi karyawan, pemberian alasan, hingga kapan pemberlakuan demosi dimulai.

Pembinaan dan dukungan

Setelah itu, perusahaan perlu memberikan pembinaan serta dukungan agar di masa mendatang karyawan dapat memperbaiki performa dan mungkin bisa kembali dipromosikan.

Pembinaan bisa berupa pelatihan, mentoring, pengembangan karier, dan lain sebagainya.

Beberapa penyebab seorang karyawan bisa terkena demosi

Demosi karyawan dapat disebabkan oleh berbagai alasan, antara lain adalah sebagai berikut.

Kinerja buruk

Jika seorang karyawan tidak mencapai target kinerja atau tidak memenuhi harapan perusahaan dalam jangka waktu tertentu, perusahaan dapat memutuskan untuk menurunkannya dari posisi saat ini.

Perubahan organisasi

Terkadang, perusahaan melakukan restrukturisasi atau perubahan dalam struktur organisasi mereka yang mengharuskan demosi karyawan untuk menyelaraskan peran dan tanggung jawab dengan kebutuhan baru.

Penurunan kebutuhan

Jika ada penurunan dalam permintaan produk atau layanan perusahaan, maka perusahaan mungkin perlu melakukan penyesuaian dengan mengurangi tanggung jawab atau posisi karyawan.

Perilaku atau pelanggaran etika

Jika seorang karyawan terlibat dalam perilaku tidak etis atau melanggar kebijakan perusahaan, hal ini dapat menyebabkan demosi sebagai tindakan disiplin.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai surat demosi karyawan disertai dengan contoh suratnya. Demosi karyawan erat kaitannya dengan pengelolaan performa.

Untuk itu, karyawan perlu memperhatikan dengan baik perkembangan dari setiap karyawan agar mereka terus bisa memiliki performa yang baik di perusahaan.

Untuk membantu HR mengelola performa dan KPI, Anda juga bisa menggunakan aplikasi manajemen KPI dari Mekari Talenta yang akan mempermudah HR dalam mengelola manajemen KPI tiap karyawan dalam memastikan tercapainya goals yang ditetapkan.

HR juga bisa melakukan update dan monitoring tugas karyawan secara lebih mudah dalam dashboard KPI.

Selain itu, Mekari Talenta juga dilengkapi dengan fitur dashboard analytics yang menyajikan berbagai insight mengenai karyawan, headcount, kehadiran, payroll, hingga prediksi karyawan yang resign.

Fitur ini akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih cepat dan tepat berdasarkan data analisis yang tersaji dalam dashboard.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Konsultasi permasalahan HR Anda dengan tim sales kami sekarang juga dan coba gratis demo aplikasinya.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.