Kegiatan HR tidak sekedar berurusan dengan personil yang Anda miliki di perusahaan, melainkan juga mengurus berbagai hal strategis lain. Mulai dari penggajian hingga perencanaan strategis internal, semua harus dapat diselesaikan dengan baik serta memberikan output paling berkualitas.

Namun apa jadinya, jika masalah mendasar seperti penggajian saja masih harus menemui banyak masalah dan hambatan? Sebagai HR Anda harus memahami dengan benar dan tepat kompinen gaji apa saja yang akan diberikan sebagai hak karyawan. Jika terjadi, hal ini akan berakibat fatal dan dapat membawa masalah lain untuk perusahaan Anda.

Penyampaian gaji dengan komponen yang runtut dan rinci juga akan menghindarkan perusahaan Anda dari menurunnya kepercayaan karyawan pada perusahaan. Untuk itu, simak penjelasan di bawah ini, agar komponen gaji yang Anda berikan tidak salah.

1. Gaji Kotor

Dapat dipahami sebagai jumlah keseluruhan gaji yang diberikan perusahaan pada karyawan. Gaji kotor sendiri merupakan jumlah total dari gaji pokok ditambah dengan berbagai uang tunjangan yang diberikan pada karyawan. Nantinya, jumlah ini tidak seluruhnya dapat dinikmati karyawan melainkan akan dipotong beberapa variabel lain seperti iuran wajib, pajak, serta potongan pinjaman atau investasi tertentu.

2. Tunjangan

Untuk bagian ini sebenarnya sangat fleksibel, tergantung dari kebijakan perusahaan Anda serta posisi karyawan yang diberikan gaji. Beberapa tunjangan yang biasa diberikan di Indonesia antara lain adalah sebagai berikut.

a. Tunjangan Harian

Biasanya berupa tunjangan makan (atau makanan) atau dana transportasi (jika posisi tempat tinggal cukup jauh). tunjangan ini diberikan secara harian, dan bisa diklaim ketika karyawan masuk kerja.

b. Tunjangan Pakaian

Diberikan ketika perusahaan memiliki dresss code tertentu dan mengharuskan karyawan mengenakan pakaian tersebut. Bisa diberikan dalam bentuk uang tunai, bahan atau kain, atau berupa pakaian.

c. Tunjangan Kemahalan / Daerah Tertinggal

Diberikan jika posisi kerja karyawan berada di daerah tertinggal, terpencil atau perbatasan negara yang membuat biaya hidup membengkak. Biasanya diberikan pada karyawan yang bekerja di luar pulau jawa dan jauh dari pusat kota.

d. Tunjangan Jabatan

Diberikan pada seorang karyawan yang menempati jabatan atau posisi tertentu. Tunjangan ini diberikan sebagai kompensasi beban kerja yang dipikul oleh karyawan tersebut. Biasanya karyawan yang berhak menerima tunjangan ini adalah karyawan yang memiliki tanggung jawab lebih besar.

e. Tunjangan Ahli

Diberikan pada karyawan yang memiliki keahlian tertentu dan memerlukan studi khusus atau pengalaman khusus untuk mendapatkannya. Tidak semua karyawan dapat menikmati tunjangan ini.

f. Tunjangan Keluarga / Anak dan Istri

Diberikan jika karyawan berstatus menikah atau menikah dan memiliki anak. Tunjangan ini diberikan sebagai kompensasi atas tambahan biaya hidup yang dimiliki karyawan tersebut.

g. Tunjangan Kinerja Tahunan atau Bonus

Diberikan ketika karyawan memberikan performa yang melebihi ekspektasi dan menyebabkan perusahaan mendapatkan laba di atas target yang ditentukan. Biasanya diberikan pada periode akhir tahun atau tutup buku.

h. Tunjangan Hari Raya

Salah satu tunjangan paling umum yang diberikan di Indonesia baik di perusahaan swasta maupun negeri. Diberikan ketika hari raya tiba (biasanya Idul Fitri) dan diterimakan satu tahun sekali.

i. Uang Lembur

Diberikan untuk lembur yang dilakukan karyawan dan dihitung per jam menurut aturan yang berlaku. Lembur sendiri memiliki ketentuan jelas, mulai dari perhitungan besaran upah lembur hingga jumlah maksimal yang dapat dilakukan.

j. Dinas Luar

Ketika karyawan melakukan dinas luar atau urusan di luar kota, biasanya perusahaan akan memberikan sejumlah dana atau fasilitas pendukung. Bisa diterimakan secara insidental atau diterimakan pada waktu penggajian tiba.

3. Potongan dan Iuran

Untuk bagian ini merupakan bagian variabel pengurang dari jumlah total gaji yang diterima karyawan.

a. Pajak Penghasilan

Baik disetorkan sendiri atau disetorkan oleh perusahaan (atau pihak lain sebagai pemotong), harus dibayarkan oleh karyawan. Jumlah pajaknya menyesuaikan penghasilan karyawan, status perkawinan dan jumlah tanggungan.

b. Program BPJS Ketenagakerjaan

Setidaknya ada 5 variabel berbeda yang dapat diikuti oleh karyawan atau ditentukan oleh perusahaan.

• Jaminan Kesehatan

Diselenggarakan dengan tujuan untuk menjamin karyawan agar memperoleh manfaat pemeliharaan kesehatan dan perlindungan dalam memenuhi kebutuhan dasar kesehatan. Besarannya 5%, terdiri dari 4% dibayar oleh perusahaan dan 1% dibayar oleh karyawan (dipotong dari gaji).

• Jaminan Kecelakaan Kerja

Merupakan jaminan untuk karyawan yang memiliki risiko pekerjaan (dari sangat rendah hingga sangat tinggi, terdapat 5 tingkatan), tarifnya berurutan dari yang terendah adalah 0,24%, 0,54%, 0,89%, 1,27% dan 11,74% untuk yang paling berat.

• Jaminan Hari Tua

Manfaat tunai yang dibayarkan sekaligus saat karyawan memasuki usia pensiun, meninggal dunia atau mengalami cacat permanen yang menyebabkan selesainya hubungan kerja. Besarnya adalah 5,7% dengan komposisi 2% dibayar oleh karyawan dan 3,7% dibayarkan perusahaan.

• Jaminan Pensiun

Iuran pensiun ditetapkan sebesar 3%, dengan komposisi 2% dibayar oleh perusahaan dan 1% dibayar oleh karyawan. Diberikan secara bertahap dengan besaran sesuai dengan perjanjian.

• Jaminan Kematian

Uang tunai yang diberikan pada ahli waris ketika karyawan meninggal dunia di luar dari kecelakaan kerja. Besaran iurannya adalah 0,3% yang dibayarkan oleh perusahaan.

c. Potongan Lain

a. Potongan Pinjaman

Dilakukan jika perusahaan menyediakan fasilitas pinjaman karyawan yang jumlah dan besaran potongannya telah diatur dan disetujui sebelumnya.

b. Potongan Investasi

Jika terdapat program investasi karyawan, maka iuran ini juga dilakukan sebagai bentuk partisipasi dari karyawan pada program investasi yang diberlakukan di perusahaan.

c. Potongan Tidak Masuk

Dilakukan jika karyawan tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas atau melakukan cuti tidak berbayar. Jumlahnya menyesuaikan total ketidakhadiran karyawan pada periode waktu tertentu.

4. Gaji Bersih

Merupakan total gaji yang diterima dan sampai ke tangan karyawan setelah memperhitungkan tambahan dari tunjangan dan pengurangan dari potongan dan iuran.

Bagaimana Proses Perhitungan Gaji Karyawan?

Meski Anda sudah mengetahui komponen apa saja yang ada dalam penggajian, masalah payroll karyawan tidak selesai sampai di sana. Hal selanjutnya yang harus Anda ketahui adalah bagaiman proses perhitungan gaji karyawan? Ini sangat penting diperhatikan, karena salah melakukan perhitungan Anda dapat mengalami masalah, salah satunya hilangnya kepercayaan karyawan Anda.

Proses penghitungan gaji, meski Anda sudah memahami variabel yang ada didalamnya, bukanlah proses yang mudah. Karena setiap karyawan memiliki catatan pekerjaan yang berbeda-beda, jumlah absen yang tidak selalu sama, jumlah jam lembur yang berbeda, serta kegiatan lain yang tidak dapat disamaratakan untuk semua orang.

Setiap variabel tersebut kemudian harus dihitung satu persatu dengan benar dan tepat sehingga tidak ada kejadian salah hitung atau salah penyampaian gaji. Menghitung gaji pokok, tunjangan utama, tunjangan tidak tetap, potongan pajak dan iuran BPJS dan sebagainya untuk satu karyawan saja akan memakan waktu tidak sedikit. 

Untuk memberikan gambaran, berikut skema paling sederhana dari penghitungan gaji yang biasa dilakukan di perusahaan di Indonesia :

Bahkan dengan skema tersebut, masih terlihat cukup rumit bukan? Sistem penggajian yang dapat dikatakan tradisional tersebut rasanya tidak lagi relevan, dan sudah saatnya Anda mendapatkan kemudahan dengan memanfaatkan salah satu software penggajian terbaik, Talenta.

Setiap variabel yang ada pada penjelasan di atas, setiap prosesnya dapat dilakukan secara otomatis dan memiliki akurasi data yang tinggi. Setiap karyawan akan mendapat penghitungan yang benar. Staf HR Anda tak lagi perlu dipusingkan dengan penghitungan manual, serta yang tidak kalah repot, pengecekan manual. Setiap proses diselesaikan dengan dasar database terpadu, dan terintegrasi dengan sistem serta fitur lain sehingga akan sangat membantu efektivitas kinerja HR. Segera gunakan Talenta, dan maksimalkan waktu yang Anda miliki dengan otomatisasi penggajian dan pengelolaan HR! Ajukan demo Talenta sekarang!