Berikut adalah hal yang perlu dipertimbangkan perusahaan ketika memilih cara absensi karyawan yang terbaik seperti sistem absen online Talenta. Apa saja kira-kira?
Dengan kemajuan dan perkembangan teknologi secara terus menerus, serangkaian pilihan cara absensi karyawan pun semakin bervariasi.
Dari lembar absensi hingga beberapa jenis lain seperti kartu, fingerprint hingga aplikasi absensi online.
Mengingat berbagai cara absensi yang beragam, berikut beberapa hal yang dapat dipertimbangkan perusahaan dalam memilih cara absensi karyawan yang terbaik.
Mulai dari pentingnya mengelola absensi, hal yang dipertimbangkan dalam memilih cara absensi hingga metode yang paling umum digunakan.
Mengapa Perusahaan Perlu Mengelola Absensi Karyawan dengan Cara Terbaik?
Pertama-tama, dengan mengelola absensi, perusahaan dapat memberikan perlakuan yang adil terhadap semua karyawannya.
Termasuk kompensasi yang adil, serta mencegah perlakukan buruk perusahaan yang tidak membayar lembur maupun cuti sakit.
Hal ini juga membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan yang berlaku di Indonesia.
Kedua, tentu saja, pengukuran jam kerja karyawan yang akurat sangat penting bagi perusahaan.
Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari kerugian finansial yang timbul akibat ketidaksesuaian antara jam kerja yang tercatat dengan jam yang benar-benar dihabiskan karyawan untuk bekerja.
Salah satu hasil studi menunjukkan bahwa 16 persen karyawan mempraktikkan bentuk penipuan absensi yang menambah kerugian perusahaan hingga 373 juta dolar Amerika.
Pertimbangan dalam Memilih Cara Absensi Karyawan Terbaik
Pilihan metode kelola absensi karyawan sangat tergantung pada jenis dan ukuran masing-masing perusahaan.
Bagaimana bisnis dijalankan, berapa anggaran dan berapa banyak orang di perusahaan.
Perusahaan yang memiliki maksimal 10 karyawan umumnya tidak memerlukan solusi yang kompleks dan mahal.
Sementara perusahaan dengan karyawan lebih banyak benar-benar membutuhkan solusi seotomatis mungkin.
Tetapi, meskipun kebutuhan pengelolaan absensi karyawan bergantung pada jenis industri yang dijalankan.
Perusahaan berskala kecil pun juga harus mempertimbangkannya.
Apalagi jika cara kerja perusahaan membayar karyawan dengan bayaran per jam, sering melemburkan karyawan dan sering ada jadwal shift dadakan.
Cara absensi karyawan yang paling akurat dan mudah dibagikan adalah pilihan yang terbaik.
Baca juga: Cara Memilih Software HR Terbaik untuK Bisnis Anda
Cara Membuat Absensi Karyawan
Sebelum memilih aplikasi absensi karyawan terbaik, anda perlu tahu beberapa cara untuk membuat absensi karyawan sebagai berikut:
1. Manual
Untuk startup kecil dan perusahaan yang kurang dari sepuluh karyawan, mungkin tidak perlu mengelola jam kantor dengan solusi teknis.
Dengan melihat ketika mereka datang bekerja dan mencatat jika jika ada yang terlambat mungkin cukup untuk menjalankan perusahaan secara efektif.
Namun, ini hanya bekerja untuk tim yang sangat kecil yang menghabiskan jam kerja di kantor.
Segera setelah perusahaan menambah beberapa orang lagi atau bahkan ditambah dengan pekerja work from home (WFH).
Segalanya menjadi rumit untuk dikelola secara manual dan solusi yang lebih otomatis menjadi suatu keharusan.
2. Timesheets
Timesheets adalah solusi cara absensi karyawan gratis. HR bisa membuat contoh absensi karyawan bulanan excel atau dengan tabel.
Membuat tabel dengan nama karyawan yang dapat diisi oleh karyawan itu sendiri atau atasannya dengan informasi kapan karyawan datang dan pulang.
Variasi yang paling populer adalah Google Sheets atau menggunakan rumus Excel.
Pilihan yang satu ini bebas biaya, jika diselesaikan oleh atasan atau HR, timesheets umumnya dapat diandalkan tetapi dapat juga menyita waktu atasan atau HR.
Akan lebih cepat jika timesheets diisi oleh karyawan. Namun, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Terutama jika karyawan lupa mengisi timesheets secara tepat waktu atau mereka curi-curi waktu dengan sengaja.
3. Keycards
Keycards merupakan pilihan yang populer terutama untuk perusahaan menengah dan besar.
Karyawan cukup menggunakan kartu mereka ketika memasuki tempat kerja dan biarkan sistem yang menyimpan semua data dalam database karyawan.
Kartu yang digunakan juga bervariasi. Mulai kartu yang digesek hingga kartu yang memiliki kode QR untuk mengidentifikasi karyawan.
Kelebihannya yaitu penggunaan kartu tidak mengganggu jam kerja karyawan dan mereka umumnya tidak lupa untuk menggesek kartu mereka.
Selain itu, ada tambahan keamanan tempat kerja. Namun, pilihan yang satu ini sering disalahgunakan.
Karyawan hanya menggesek kartu ketika memasuki tempat kerja setelah itu mereka tidak benar-benar bekerja.
Karyawan juga bisa saja kelupaan membawa kartu mereka.
Lalu, kartu juga tidak efektif untuk memperhitungkan karyawan yang bekerja dari rumah.
Baca juga: Kartu Absensi Karyawan, Apakah Masih Relevan?
4. Data Biometrik
Pilihan pengelolaan absensi selanjutnya adalah teknologi data biometrik. Seperti fingerprint dan iris scanner serta face recognition.
Solusi ini mendeteksi salah satu bagian badan manusia yang unik untuk setiap orang seperti sidik jari maupun wajah.
Sistem absensi ini biasanya juga menggunakannya sebagai semacam “keycards” ketika karyawan datang dan pulang kerja.
Karyawan tidak dapat memberikan data ini kepada orang lain, sejauh ini, ini merupakan solusi absensi karyawan paling aman dan menghindari kecurangan.
Bahkan sepenuhnya menghilangkan kemungkinan karyawan lupa membawa keycards mereka.
Tetapi, data biometrik ini merupakan pilihan yang paling mahal.
Terlebih, cara absensi karyawan yang satu ini membuka kemungkinan pencurian data biometrik dan mengganggu privasi karyawan.
5. GPS
Meskipun tidak umum seperti timesheets atau keycards, pelacakan GPS juga kadang digunakan sebagai salah satu cara mengelola absensi karyawan.
Aplikasi absensi online dengan lokasi atau live trekking merupakan salah satu sistem cara absensi karyawan terbaik.
Karena bisa berguna untuk melacak keberadaan karyawan yang bekerja di lapangan contohnya tim sales.
Biasanya mereka mengirim lokasi pada saat absen mulai bekerja kepada atasan mereka dan mengirimnya kembali ketika selesai bekerja.
Namun, cara ini tidak efektif karena atasan harus tetap menggunakan cara manual atau menggunakan timesheets untuk menghitung jumlah absen bulanan.
6. Aplikasi Absensi Online
Akhirnya, pilihan yang semakin populer untuk mengelola absensi karyawan adalah penggunaan aplikasi absensi karyawan online.
Pada dasarnya, aplikasi absensi online gratis memiliki fitur untuk mengatur jam kerja kantor, cara absensi berbasis GPS, penjadwalan shift kerja karyawan, monitor kehadiran karyawan secara real-time hingga memberikan laporan absensi bulanan secara otomatis.
Namun, jika ingin lebih lengkap lagi, aplikasi absensi seperti Talenta memberikan fitur sebelumnya dan ditambah dengan fitur yang lebih lengkap.
Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!
Seperti fitur pengajuan cuti dan lembur, payroll system maupun pengajuan reimbursement yang akan langsung dihitung ke dalam penggajian karyawan.
Sekali ditetapkan, semua langsung berjalan secara otomatis dengan hasil yang lengkap, cepat dan akurat.
Sehingga perusahaan tinggal fokus pada hal lain dan tidak perlu khawatir lagi.
Bagaimana Perusahaan Memutuskan Cara Absensi Karyawan Terbaik?
Untuk memilih cara terbaik, perusahaan perlu memahami pilihan dan teknologi yang dimiliki.
Selain itu pikirkan kembali bagaimana cara kerja perusahaan dan masalah apa yang sedang diatasi.
Beberapa aspek yang perlu dipikirkan kembali yaitu sebagai berikut.
1. Akurasi
Semakin otomatis semakin baik, yang berarti pilihannya seperti pembaca data biometrik, keycards dan aplikasi absensi online.
2. Laporan
Jika ingin mendapatkan laporan absensi bulanan secara cepat dan akurat, aplikasi absensi online adalah cara yang terbaik.
3. Keandalan
Untuk mencegah kerugian finansial yang sangat besar, data kehadiran harus benar-benar dapat diandalkan.
Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan data biometrik atau aplikasi absensi online.
4. Biaya
Skala yang paling murah ke mahal yaitu cara manual, timesheets, GPS, aplikasi absensi online, keycards hingga data biometrik.
5. Akses
Jika perusahaan ingin cara absensinya juga sekaligus sebagai kunci akses ke lokasi tempat bekerja, maka keycards dan data biometrik dapat menjadi pilihan.
Memaksimalkan Absensi Karyawan dengan Software HRIS Terbaik
Di era teknologi seperti sekarang ini, tidak dapat dipungkiri bahwa pemanfaatan teknologi untuk mendukung pekerjaan sangat lah penting.
Tidak terkecuali dengan administrasi karyawan seperti absensi.
Maka dari itu saat ini, penggunaan sistem absensi online dengan software HRIS adalah salah satu cara terbaik untuk efisiensi kerja divisi HR.
Ini adalah beberapa keunggulan software HRIS seperti Talenta dalam hal absensi:
- Absensi online sehingga bisa dilakukan di mana saja tanpa perlu di kantor dengan fitur Live Attendance
- Proses rekapitulasi otomatis sehingga tidak perlu merekap ulang setiap bulan
- Dapat terintegrasi dengan payroll karyawan
- Mengatur penjadwalan karyawan dengan mudah
Dalam hal absensi, tentunya perusahaan lebih diuntungkan mengingat di masa pandemi banyak yang menerapkan WFH.
Sehingga karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi dan perusahaan juga dengan mudah memantau mereka.
Kesimpulan
Pada akhirnya perusahaan Anda sendiri yang menentukan pilihan.
Namun, penting untuk diketahui bahwa cara absensi karyawan juga berdampak pada produktivitas dan efektivitas perusahaan.
Mengkombinasikan beberapa pilihan juga dapat jadi pertimbangan.
Pikirkan juga penghematan anggaran dan kesuksesan perusahaan di masa yang akan datang.
Disini, Talenta HRIS adalah salah satu pilihan sebagai sistem absensi karyawan terbaik di Indonesia.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.