Mengenal Tugas HR Administrator dan Keterampilan yang Harus Dikuasai

Perusahaan yang memiliki banyak karyawan sudah pasti mempunyai HRD atau Human Resource Department dengan tugas utamanya membantu organisasi dalam mengelola pekerja. HRD tidak selalu berupa divisi atau tim, namun bisa juga dilimpahkan kepada individu yang telah dipercaya. Tugas utama HR Administrator adalah membantu HRD dalam mengurus karyawan, seperti mencatat absensi, cuti, pinjaman, dan sebagainya. Sementara itu, dilansir dari KBBI, HR Administrator berfungsi menetapkan tujuan, meliputi cara pembinaan sumber daya manusia dalam organisasi.

Meskipun terdengar sederhana, faktanya tugas tim atau seorang HR Administrator sangat kompleks karena melingkupi semua hal yang berkaitan dengan karyawan. Jadi, bukan hanya semata-mata fokus memikirkan program pengembangan pekerja, namun juga tugas lain sesuai yang ditetapkan.

8 Keterampilan yang Wajib Dimiliki HR Administrator

Memikul jabatan sebagai HR Administrator bukanlah suatu hal mudah, mengingat tugas yang akan dilakukan cukup banyak. Oleh sebab itulah, untuk dapat menjalankan tugas secara profesional, maka Admin HR diharuskan memiliki beberapa keterampilan, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Multitasking

HR Administrator dituntut untuk multitasking. Pasalnya, ada banyak pekerjaan berkaitan dengan karyawan yang mempunyai ragam urusan dan kepentingan berbeda, yang harus diselesaikan admin HR. Karena itulah, admin HR perlu membuat catatan khusus sebagai pengingat.

Dengan begitu, bisa lebih mudah mengetahui pekerjaan mana yang telah diselesaikan dan belum dikerjakan. Terlebih lagi, jika tugas tersebut memiliki waktu deadline berdekatan.

• Fokus, Teliti, dan Detail

Untuk menyelesaikan pekerjaan sebagai HR Administrator yang kompleks, seorang Admin HR diwajibkan bisa fokus, teliti, dan detail dalam mengerjakan setiap tugas. Apalagi, terdapat beberapa pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti menginput data karyawan misalnya.

Selain itu, admin HR juga sebaiknya selalu melakukan evaluasi terhadap pekerjaan yang dikerjakan untuk memastikan kalau tugas bukan hanya berhasil diselesaikan tepat waktu. Namun, hasil pekerjaan juga akurat. Sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan nantinya.

• Kerja sama Tim

Kemampuan membangun kerjasama yang baik dengan tim atau divisi sangat dibutuhkan dari admin HR. Hal ini sangat penting mengingat hubungan antara perusahan dengan karyawan harus selalu selaras. Dengan begitu, barulah tujuan bersama untuk memajukan perusahaan bisa tercapai.

Di samping itu, ada beberapa jenis pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan secara individual oleh admin HR, seperti absensi atau daftar hadir, surat menyurat, kontrak kerja, dan banyak lagi lainnya. Pekerjaan tersebut mengharuskan admin HR berhubungan atau kerja sama dengan divisi lain.

• Negosiasi

Salah satu tugas admin HR adalah melakukan sosialisasi serta koordinasi. Oleh sebab itu, negosiasi menjadi sebuah skill yang wajib dikuasai. Pasalnya, selain menyampaikan informasi dari perusahaan kepada karyawan, admin HR juga harus mencari solusi untuk masalah yang dihadapi karyawan.

Dalam menjalankan tugasnya, HR Administrator akan dihadapkan dengan banyak pihak dan kepentingan. Jika admin HR tidak mampu bersikap bijaksana dalam mengatasi berbagai kondisi yang berkaitan dengan karyawan dan perusahaan, akan sulit bagi perusahaan untuk mengalami kemajuan.

• Profesional

Admin HR harus mampu bersikap profesional sebab memiliki tugas dan tanggung jawab yang perlu diselesaikan sesuai target waktu tertentu. Profesionalitas seorang HR Administrator memainkan peran penting dalam melaksanakan tugasnya mengatur sumber daya manusia di perusahaan.

Hal-hal yang berkaitan dengan karyawan, termasuk penurunan kinerja harus ditindaklanjuti secara profesional. Dengan kata lain, admin HR harus berjalan lurus sesuai hal-hal yang telah ditentukan perusahaan, serta tidak gegabah dalam memutuskan sesuatu secara sepihak.

• Kemampuan Berorganisasi

Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang terdiri dari karyawan dengan berbagai peran dan posisi, namun tetap memiliki keterkaitan antara satu dengan lainnya. Untuk bisa meraih tujuan perusahaan, setiap individu dalam organisasi harus bersatu dan fokus pada target yang sama.

Mengorganisir setiap karyawan menjadi tugas HR Administrator. Termasuk mencari cara mengelola SDM dan menghadirkan lingkungan kerja yang nyaman bagi setiap orang. Salah satunya adalah menciptakan strategi budaya kerja baru untuk meningkatkan kinerja karyawan.

• Bertanggung Jawab

Setiap pekerja memiliki tanggung jawab terhadap posisi yang dipegangnya, tidak terkecuali HR Administrator. Kemampuan dasar yang perlu dikuasai admin HR adalah memiliki rasa tanggung jawab dalam menjalankan setiap tugasnya, yaitu mengurus hal-hal yang berkaitan dengan SDM.

Sederhananya, perusahaan tidak akan bisa mencapai target tujuan sesuai yang diharapkan apabila admin HR tidak bertanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan dan tugas-tugasnya.

• Komunikasi

Admin HR harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, terutama dengan karyawan perusahaan. Tentunya fokus komunikasi bukanlah untuk membangun kedekatan yang emosional. Namun, lebih kepada mampu menyampaikan informasi secara tepat dan akurat.

Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab HR Administrator

Admin HR memiliki tugas serta tanggung jawab yang harus diselesaikan tepat waktu. Lantas, apa saja tugas dari HR Administration? Berikut adalah beberapa diantaranya:

Rekrutmen Karyawan

Tugas merekrut karyawan bukanlah suatu hal mudah. Dalam hal ini, admin HR bertugas mengatur penyebaran informasi pembukaan lowongan kerja baru, melakukan seleksi berkas lamaran kerja yang masuk, menyelenggarakan wawancara, hingga menginformasikan siapa saja yang lolos.

Setelah itu, admin HR masih harus melakukan orientasi kepada pekerja baru supaya lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja perusahaan, dan mengerahkan kemampuan terbaiknya.

Mengelola Database Karyawan

Admin HR bertugas melakukan pendataan terhadap seluruh karyawan, termasuk karyawan baru hingga pekerja yang sudah pensiun. Sudah pasti mengelola database bukanlah sebuah hal mudah. Namun, benefitnya adalah karena admin HR akan lebih memahami karakteristik karyawan.

Pekerjaan ini meliputi penerbitan surat menyurat yang berkaitan dengan perusahaan dan karyawan, hingga membuat formulir resmi perusahaan yang tujuannya adalah memudahkan aktivitas personalia.

Mengelola Karyawan (Magang, Kontrak, dan Tetap)

Pada perusahaan besar yang mempunyai karyawan dengan bermacam-macam status dan hak serta kewajiban berbeda. Tentu perusahaan memiliki peraturan dan ketentuan berbeda pula. Tugas admin HR adalah mengelola semua karyawan tersebut, baik yang magang, kontrak, maupun tetap.

Namun, jika menggunakan HR Software lengkap, admin HR dapat memanfaatkan fitur –fitur handal, seperti penggajian, menyederhanakan proses mengecek kehadiran dan cuti karyawan, kemudahan mengakses database perusahaan dan karyawan, hingga mengelola tunjangan karyawan. Talenta dapat menjadi opsi terbaik HR Software saat ini, kunjungi https://www.talenta.co/en/ untuk mengetahui berbagai keunggulan lainnya dari Talenta yang akan mempermudah perusahaan dalam mengelola karyawan.

Dengan begitu, tugas-tugas kompleks sebagai admin HR dapat diselesaikan secara mudah, cepat, dan pastinya juga dengan hasil akurat. Jadi, HR Administration bisa fokus mengurus masalah lain, seperti mencanangkan program pengembangan kinerja karyawan untuk memajukan perusahaan.

Manajemen Remunerasi

Remunerasi meliputi semua hal yang berkaitan dengan gaji, upah lembur, dan tunjangan. HR Administrator bertanggung jawab menghitung, mengirim, dan membuat laporan mengenai gaji. Di samping itu, admin HR juga harus memperhatikan setiap komponen termasuk pajak penghasilan.

Lebih lanjut, beberapa jenis tunjangan juga mempunyai beragam fungsi dan nominal. Contohnya, tunjangan insentif untuk karyawan berprestasi, maupun THR / Tunjangan Hari Raya, dan Gaji 13 yang diberikan oleh perusahaan setiap satu tahun sekali.

Distribusi Tugas Karyawan

Setiap individu karyawan memiliki keahlian dan kemampuan pada bidang yang berbeda-beda. Admin HR memiliki wewenang mendistribusikan skill karyawan pada bidang pekerjaan yang sesuai, serta melakukan mutasi apabila ada karyawan yang lebih produktif di bidang yang bukan pekerjaannya.

Di samping itu, admin HR juga berhak mempromosikan karyawan tertentu yang terbukti berprestasi. Misalnya, karyawan divisi pemasaran yang berhasil menjual produk melebihi target dalam jangka waktu tertentu. Begitu juga melakukan PHK jika mediasi dengan karyawan tertentu tidak berhasil.

Evaluasi Kinerja Karyawan

Tim HR melakukan tugas administrasi yang berkaitan dengan evaluasi kinerja karyawan. Salah satunya adalah membuat instrumen evaluasi dan report terkait hasil dari evaluasi yang dilakukan.

Selanjutnya, admin HR menyerahkan semua keputusan, kebijakan, serta solusi apabila terjadi masalah kepada pihak perusahaan melalui rapat, dan lain sebagainya.

Membuat Laporan Bulanan

Laporan yang dikerjakan admin HR terdiri atas berbagai macam jenis. Namun, hampir semua data harus menunggu sampai akhir bulan. Begitu juga dengan batas melapor kepada perusahaan.<

Secara umum, laporan tersebut berisi mengenai, kehadiran karyawan, gaji, cuti, dan laporan lain yang berhubungan dengan pekerja. Termasuk laporan tentang program pengembangan sumber daya manusia (jika ada). Semua laporan harus dibuat secara ringkas, jelas, dan melampirkan data-data.

Memfasilitasi Dinas (Luar Kota / Luar Negeri)

Jika perusahaan akan menugaskan satu atau beberapa orang karyawan untuk melakukan tugas di daerah atau negara lain, maka HR administrator bertugas membuatkan surat tugas. Admin HR juga harus menguruskan perihal gaji saat bertugas di luar, serta akomodasi selama bertugas.

Mengurus Asuransi dan Dana Pensiun

Asuransi serta dana pensiun pekerja biasanya disatukan dan dihitung bersama total gaji setiap bulan. Di Indonesia, hal-hal asuransi dan dana pensiun telah difasilitasi pemerintah melalui program BPJS Ketenagakerjaan dengan semua peraturan yang ditetapkan.

Admin HR hanya perlu mengurus hal-hal berkaitan pendaftaran kepesertaan bagi para pegawai baru. Karena itulah seorang HR Administrator harus memahami aturan mengenai registrasi BPJS supaya karyawan mendapatkan haknya secara tepat, khususnya melalui gaji atau pendapatan per bulan.

Menciptakan Lingkungan Kerja Kondusif

Dalam sebuah perusahaan umumnya terdiri atas banyak karyawan dengan posisi dan kepribadian berbeda. Supaya karyawan bisa bekerja secara optimal, maka perusahaan perlu menciptakan ekosistem kerja yang kondusif. Tugas ini menjadi salah satu tanggung jawab admin HR.

Kegiatan Administrasi Perusahaan Lambat Karena Prosedur yang Hierarkis?

Tidak bisa dipungkiri, bahwa proses administrasi yang lambat dapat memberikan dampak terhadap kemajuan perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perusahaan bisa menerapkan sistem self service yang lebih fleksibel agar karyawan dapat melakukan kegiatan admin secara mandiri. Saat ini Talenta menjadi opsi terbaik yang bisa Anda terapkan pada perusahaan.

Dengan menggunakan Aplikasi Employee Self Service by Talenta, maka bisa memaksimalkan kinerja karyawan yang sebelumnya tersita akibat proses administrasi lambat karena dijalankan sesuai prosedur hierarkis. Selain itu, admin HR juga lebih mudah mendapatkan update data karyawan.

Selain itu juga memungkinkan pekerja melakukan absensi, lembur, dan mengajukan cuti, hingga reimbursement secara online melalui perangkat digital, seperti smartphone. Di samping itu, karyawan juga bisa melihat sisa saldo cuti yang dimiliki tanpa harus tanya ke HR. Selengkapnya mengenai Aplikasi Employee Self Service by Talenta dapat Anda akses pada: https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

Mengalihkan dokumen fisik ke dalam platform aplikasi digital yang dapat diakses kapan dan dimana saja tentu bukan hanya memberikan keuntungan bagi admin HR dan perusahaan. Namun juga pihak karyawan yang sekarang lebih mudah untuk update data personal dan mengecek pendapatan.

Nikmati kemudahan mengelola karyawan di perusahaan dan dapatkan feedback positif dari para pekerja, dengan memanfaatkan fitur-fitur canggih dari software mumpuni Talenta. Selain praktis dan hemat waktu, perusahaan juga menghemat biaya mencetak dokumen fisik.