HR Planning 4 min read

7 Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas dengan Berbagai Format

By Jordhi FarhansyahPublished 22 Feb, 2024 Diperbarui 20 Maret 2024

Ketika karyawan melakukan perjalanan dinas, biasanya atasan atau perusahaan akan mengeluarkan surat resmi yang dinamakan surat tugas perjalanan dinas.

Dokumen tersebut merupakan bentuk tanggung jawab yang mencakup berbagai informasi terkait perjalanan dinas karyawan bersangkutan.

Bagaimana cara membuat surat tersebut? Simak caranya di artikel berikut.

Apa Itu Pengertian Surat Tugas Perjalanan Dinas?

7 Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas dengan Berbagai Format

Surat tugas perjalanan dinas adalah dokumen yang dikeluarkan oleh atasan atau HR kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.

Dokumen ini memberikan otorisasi resmi kepada karyawan untuk melakukan perjalanan dinas, mencakup detail tentang tujuan perjalanan, tanggal perjalanan, tugas yang harus dilakukan, serta instruksi atau pedoman terkait perjalanan tersebut.

Pentingnya Surat Tugas Perjalanan Dinas

Surat tugas perjalanan dinas sangat penting bagi HR dan perusahaan karena beberapa alasan. Berikut beberapa di antaranya.

1. Pengaturan dan Perlindungan Hukum

Surat tugas menetapkan parameter resmi untuk perjalanan dinas, termasuk tujuan, tanggal, dan tugas yang harus dilakukan oleh karyawan.

Ini memberikan kerangka kerja yang jelas bagi kedua belah pihak, dan dalam hal terjadi masalah atau sengketa terkait perjalanan dinas, surat tugas ini dapat digunakan sebagai bukti otorisasi resmi.

Hal ini juga dapat membantu melindungi perusahaan dari tanggung jawab hukum yang tidak diinginkan.

2. Bukti Otorisasi Resmi

Surat tugas menjadi bukti resmi bahwa perusahaan telah memberikan otorisasi kepada karyawan untuk melakukan perjalanan dinas.

Hal ini penting dalam hal verifikasi dan penggantian biaya perjalanan, serta dalam menunjukkan bahwa karyawan bepergian atas nama perusahaan.

3. Pengaturan Kebijakan Perusahaan

Surat tugas juga membantu dalam penerapan kebijakan perusahaan terkait dengan dina karyawan, seperti batasan biaya yang dapat ditanggung, tata tertib selama tugas, atau persyaratan dokumentasi yang harus dipenuhi oleh karyawan.

Ini membantu memastikan bahwa perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan.

Dengan demikian, surat tugas tidak hanya memberikan otorisasi resmi kepada karyawan untuk melakukan perjalanan dinas, tetapi juga membantu melindungi kepentingan perusahaan secara hukum dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan terkait perjalanan dinas.

Baca juga: Contoh Template Timeline Project

Struktur atau Format Surat Tugas Perjalanan Dinas yang Baik

Struktur atau format standar yang biasanya digunakan dalam surat tugas perjalanan dinas mencakup beberapa elemen utama:

1. Kop Surat

Berisi nama perusahaan atau institusi, logo perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, dan alamat email.

2. Nomor Surat

Nomor identifikasi unik untuk surat tersebut, yang memudahkan dalam pelacakan dan referensi di masa mendatang.

3. Identitas Penulis dan Penerima Surat

Identifikasi siapa yang menulis surat (biasanya atasan atau HR) dan kepada siapa surat tersebut ditujukan (nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas).

4. Waktu dan Lokasi Perjalanan Dinas

Tanggal atau rentang tanggal perjalanan, serta lokasi atau tujuan perjalanan yang ditetapkan.

5. Isi Surat

Berisi detail tentang tujuan perjalanan, kegiatan yang diharapkan dilakukan selama perjalanan, instruksi khusus (jika ada), batasan biaya yang dapat ditanggung, dan persyaratan lainnya yang relevan dengan perjalanan dinas.

6. Kalimat Penutup

Kalimat penutup yang bersifat ramah atau formal, yang biasanya berisi ucapan terima kasih atas kerjasama karyawan dalam menjalankan tugas perjalanan dinas.

7. Tanda Tangan dan Nama Lengkap

Tanda tangan penulis surat (biasanya atasan atau HR) diikuti dengan nama lengkap, jabatan, dan informasi kontak yang relevan. Juga, ada tanda tangan dan nama lengkap karyawan yang akan melakukan perjalanan.

Dengan mengikuti struktur atau format standar ini, surat tugas menjadi lebih formal, jelas, dan terorganisir. Ini membantu memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tercakup dengan baik, dan surat tersebut memenuhi persyaratan yang diperlukan untuk memberikan otorisasi resmi kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas.

Baca juga: Penjelasan Mengenai Apa Itu Fraud dan Cara Menghadapinya

9 Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Dari Instansi Swasta Hingga Pemerintahan

Berikut adalah beberapa contoh surat tugas yang bisa Anda jadikan referensi.

1. Contoh Surat Tugas Guru

2. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

3. Contoh Surat Perintah Kerja Perusahaan Konstruksi

4. Contoh Surat Tugas Guru

5. Contoh Surat Tugas Kontraktor

6. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

7. Contoh Template Surat Tugas Karyawan

Itulah tadi beberapa contoh surat tugas yang bisa Anda buat. Tidak dapat dipungkiri bahwa pembuatannya sangat penting agar perusahaan dapat memberikan otorisasi secara resmi pada karyawan yang hendak pergi dinas.

Selain itu, perjalanan dinas juga membuat karyawan harus mengeluarkan biaya yang terkadang harus ditanggung terlebih dahulu sebelum mereka melakukan reimbursement ke perusahaan.

Untuk mempermudah HR dalam mengelola reimbursement serta pengeluaran karyawan, Anda bisa memanfaatkan fitur Expense Management dari Mekari Talenta.

Pelajari lebih lanjut fitur-fitur Mekari Talenta lainnya dengan berkonsultasi pada tim sales kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.