Admin HRD: Definisi, Tugas, dan Keahlian

Tayang
06 May, 2022
Diperbarui
06 Februari 2025

Apakah Anda pernah melihat posisi HRD Administrator atau Admin HRD dalam lowongan pekerjaan dan bertanya-tanya, apa bedanya dengan posisi HRD lainnya?

Setiap perusahaan umumnya memiliki Human Resources Department (HRD) yang bertugas mengelola aspek sumber daya manusia, termasuk perekrutan, evaluasi, pengembangan, dan pemutusan hubungan kerja. 

Lalu, apa itu Admin HRD? Apakah peran ini memiliki kesamaan dengan tanggung jawab HRD pada umumnya? 

Simak artikel ini!

Proses jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta

Tugas Admin HRD

Secara umum, HRD memiliki tanggung jawab yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan, seperti proses rekrutmen, evaluasi kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta pemutusan hubungan kerja (PHK). 

Dalam divisi ini, terdapat peran spesifik seperti Admin HRD, yang lebih fokus pada tugas administratif untuk mendukung tugas utama HRD.

Sebelum membahas lebih jauh mengenai fungsi Admin HRD, penting untuk memahami tugas umum HRD terlebih dahulu:

  1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
    HRD bertanggung jawab untuk mengelola dan mempersiapkan seluruh proses seleksi rekrutmen karyawan, baik yang melibatkan faktor internal maupun eksternal perusahaan.
  2. Evaluasi dan Pengembangan Karyawan
    HRD juga berperan dalam evaluasi dan pengembangan karyawan agar mereka dapat berkontribusi secara maksimal bagi perusahaan. Umumnya, HR akan melakukan pelatihan kepada karyawan.
  3. Pemberian Kompensasi dan Perlindungan
    HRD bertugas memberikan kompensasi, seperti gaji, bonus, atau tunjangan sebagai imbalan atas kerja keras karyawan. Proses pemberian kompensasi harus dilakukan secara adil dan mengikuti standar pasar tenaga kerja.

Setelah memahami tanggung jawab umum HRD, kini dapat dijelaskan tugas khusus seorang Admin HRD. Secara khusus, Admin HRD bertanggung jawab atas berbagai urusan administrasi karyawan, seperti:

  1. Menyiapkan daftar absensi dan mencatat kehadiran karyawan.
  2. Mengatur prosedur pendaftaran cuti tahunan.
  3. Mengelola penggajian dan menyusun database karyawan.
  4. Menyiapkan kontrak kerja dan surat menyurat
  5. Mengelola pinjaman karyawan.

Dengan demikian, Admin HRD memiliki peran yang lebih fokus pada aspek administratif untuk mendukung fungsi HRD secara keseluruhan agar berjalan lebih efektif.

7 Keahlian yang Diperlukan untuk Menjadi Admin HRD

Posisi Admin HR memiliki tanggung jawab yang beragam dan membutuhkan keahlian tertentu agar tugas-tugas administratif berjalan lancar dan efisien.

Berikut adalah 7 keahlian utama yang wajib dimiliki oleh seorang Admin HR:

1. Teliti, Detail, dan Fokus

Admin HR bertugas menangani berbagai pekerjaan administrasi kepegawaian yang membutuhkan ketelitian tinggi, seperti pengelolaan data karyawan dan dokumentasi penting lainnya. 

Kesalahan kecil dalam pekerjaan ini dapat berdampak besar pada perusahaan, seperti kekeliruan dalam penggajian atau data absensi. 

Oleh karena itu, kemampuan untuk tetap fokus, memperhatikan detail, dan secara konsisten mengevaluasi hasil kerja sangat diperlukan. Melakukan tinjauan ulang terhadap pekerjaan sehari-hari bisa membantu memastikan tidak ada hal yang terlewat dan meningkatkan akurasi ke depannya.

2. Multitasking

Seorang Admin HR sering kali menghadapi banyak tugas yang harus diselesaikan secara bersamaan, seperti menyusun laporan, mengurus absensi, dan mengelola jadwal pertemuan. Kemampuan multitasking menjadi keahlian yang sangat penting.

Admin HR perlu memiliki sistem pengelolaan waktu yang baik, seperti menggunakan catatan atau daftar prioritas untuk memastikan semua tugas selesai tepat waktu tanpa ada yang terabaikan.

3. Kemampuan Bernegosiasi

Dalam menjalankan tugasnya, Admin HR kerap kali harus berkomunikasi dan berkoordinasi dengan berbagai pihak, termasuk karyawan, manajer, atau vendor. 

Keahlian dalam bernegosiasi menjadi kunci agar bisa mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan, misalnya saat menyelesaikan masalah absensi, kontrak kerja, atau pengaturan ulang jadwal kegiatan perusahaan. 

Negosiasi yang baik juga membantu menciptakan hubungan kerja yang harmonis dan profesional.

4. Kerja Sama Tim

Admin HR tidak bekerja sendirian; sebagian besar tugas mereka melibatkan kolaborasi dengan divisi lain di perusahaan. Misalnya, pembuatan kontrak kerja sering memerlukan masukan dari manajer divisi terkait, sementara penyusunan laporan absensi melibatkan pengawasan dari tim keuangan. 

Oleh karena itu, kemampuan untuk bekerja sama dalam tim menjadi salah satu fondasi utama keberhasilan seorang Admin HR. Komunikasi yang baik dan kemampuan untuk memahami kebutuhan tim lainnya dapat meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan.

5. Tanggung Jawab Tinggi

Profesionalitas seorang Admin HR tercermin dari kemampuannya untuk bertanggung jawab atas semua tugas yang diberikan. Ketepatan waktu, akurasi, dan komitmen terhadap pekerjaan merupakan hal-hal yang harus diutamakan. 

Dengan sikap tanggung jawab ini, Admin HR mampu membantu perusahaan menjaga operasional administrasi tetap berjalan dengan baik dan meminimalisasi risiko kesalahan yang dapat merugikan.

6. Kemampuan Mengelola Organisasi

Admin HR perlu memiliki kemampuan organisasi yang baik, terutama dalam mengelola data karyawan, jadwal kegiatan, dan strategi budaya kerja. 

Selain itu, mereka juga harus bisa menciptakan lingkungan kerja yang nyaman sekaligus disiplin. Dengan kemampuan ini, Admin HR dapat membantu membangun budaya kerja yang positif di perusahaan serta memastikan semua proses administrasi berjalan lancar.

7. Profesionalitas

Menjaga sikap profesional di tempat kerja merupakan keahlian penting lainnya. Admin HR harus bisa memisahkan urusan pribadi dengan pekerjaan, termasuk saat menghadapi tekanan dari rekan kerja atau atasan.

Profesionalitas juga mencakup kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, memberikan layanan terbaik kepada semua pihak yang terlibat, dan menjaga kerahasiaan data perusahaan.

Meskipun Admin HRD merupakan pendukung, tugas mereka sangat penting karena akan memengaruhi kinerja karyawan. Misalnya, jika pencatatan absensi berantakan,maka  perhitungan gaji karyawan juga akan bermasalah sehingga berdampak pada kepuasan karyawan.

Oleh karena itu, 7 keahlian ini penting untuk dimiliki Admin HRD agar mereka dapat bekerja maksimal sehingga mampu mewujudkan fungsi utama HRD!

Proses jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta

Optimalkan Kinerja Admin HRD dengan Mekari Talenta 

Mekari Talenta adalah salah satu produk HRIS (Human Resources Information System), yaitu perangkat lunak yang dirancang untuk membantu manajemen sumber daya manusia. 

Dengan menggunakan Mekari Talenta, perusahaan dapat mengurangi beban administrasi dalam berbagai aspek, seperti penggajian, perpajakan karyawan, absensi, hingga evaluasi kinerja melalui fitur-fitur unggulannya

Absensi Online dengan Live Attendance

Fitur Live Attendance memungkinkan karyawan melakukan absensi secara digital melalui aplikasi mobile, baik saat bekerja di kantor maupun dari lokasi lain.

Dengan memanfaatkan teknologi GPS, HR dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time dan memastikan keakuratan data absensi.

Payroll Otomatis

Mekari Talenta menyediakan fitur penghitungan gaji otomatis dengan menghitung berbagai komponen seperti absensi, pajak, potongan BPJS, dan lainnya. Tidak hanya itu, fitur ini juga selalu update dengan peraturan pemerintah terbaru 

Proses penggajian menjadi lebih efisien tanpa harus menghitung manual.

Mobile Employee Self-Service (ESS)

Dengan fitur ESS ini, karyawan dapat mengajukan cuti, melihat slip gaji, atau mengupdate data personal kapan saja dan di mana saja. Fitur ini mobile-friendly sehingga memungkinkan karyawan mengaksesnya melalui smartphone.

Manajemen Waktu yang Otomatis

Fitur ini memudahkan HR dalam mengelola proses cuti dan lembur secara otomatis. Karyawan dapat mengajukan cuti melalui aplikasi, dan HR dapat memantau serta menyetujui pengajuan tersebut secara real-time, memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

Database Karyawan Terintegrasi

Talenta memungkinkan HR untuk mengelola data karyawan secara terpusat, mulai dari informasi pribadi hingga detail terkait tunjangan, fasilitas, dan kontrak kerja. Semua data tersimpan dengan aman dalam satu platform yang mudah diakses, mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. 

Kostumisasi yang Fleksibel

Mekari Talenta menawarkan fleksibilitas dalam menyesuaikan berbagai kebijakan perusahaan, seperti aturan cuti, rumus penghitungan denda, atau kebijakan insentif. Sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik setiap perusahaan, memastikan implementasi yang optimal. 

Dukungan Pelanggan yang Responsif

Salah satu keunggulan Talenta adalah tim dukungan pelanggannya yang responsif dan efektif. Pengguna dapat dengan mudah menghubungi tim customer service untuk mendapatkan bantuan atau solusi atas permasalahan yang dihadapi, memastikan pengalaman pengguna yang positif.

Penutup

Dengan Mekari Talenta, pengelolaan sumber daya manusia menjadi lebih efisien, terstruktur, dan modern. Fitur-fitur unggulannya mampu mendukung perusahaan dalam menjalankan operasional HR yang optimal.

Kunjungi situs resmi Talenta di www.talenta.co untuk informasi lebih lanjut dan segera coba solusi ini untuk meningkatkan kinerja HR perusahaan Anda.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.
WhatsApp Hubungi sales