Apakah Laporan HR Perlu Dibuat Setiap Bulannya?

Apakah Laporan HR Perlu Dibuat Setiap Bulannya?

Human Resource Team atau tim Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan bagian dari perusahaan yang berfungsi untuk mengelola dan mengatur karyawan pada suatu perusahaan, fungsi tim HR ini sangatlah penting karena karyawan merupakan salah satu pilar penting yang mempengaruhi keberadaan dan peningkatan perusahaan itu sendiri.
Salah satu tugas dari tim HR adalah mengevaluasi kinerja karyawan pada seluruh divisi yang ada, untuk dapat melakukan tugas ini tim HR harus membuat laporan yang berfungsi sebagai data dan gambaran kinerja karyawan sehingga dapat dilakukan evaluasi yang menyeluruh dan pengambilan langkah tepat yang memang dibutuhkan.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Apa Itu Laporan HR?

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian data, keterangan, pemberitahuan maupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan yang dibuat dengan tujuan memberikan informasi untuk dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan Human Resource (HR) atau Sumber Daya Manusia (SDM) adalah suatu faktor yang sangat penting dan tidak dapat dilepaskan dari sebuah perusahaan maupun organisasi yang juga merupakan kunci yang menentukan perkembangan perusahaan itu sendiri.
Jadi laporan HR dapat diartikan sebagai bentuk penyampaian data tertulis yang dibuat dengan tujuan memberikan informasi yang digunakan dalam proses pengelolaan karyawan pada sebuah perusahaan sehingga dapat memberikan gambaran mengenai langkah-langkah apa yang harus diambil untuk dapat meningkatkan produktivitas dari karyawan.

Apa Saja Fungsi Laporan HR?

Untuk dapat memahami lebih baik fungsi dari laporan HR itu sendiri, berikut merupakan penjabaran dari fungsi laporan HR yang harus dibutuhkan:

  • Pemantauan Sumber Daya Manusia (SDM)

Salah satu fungsi penting dari laporan HR adalah pemantauan SDM atau karyawan pada perusahaan itu sendiri dengan cara melacak metrik kinerja karyawan, hal ini akan memudahkan tim HR dalam melihat potensi yang dimiliki karyawan maupun potensi masalah yang mungkin akan menjadi hal besar di kemudian hari.

  • Manajemen Informasi

Laporan HR yang dibuat oleh tim HR juga memiliki fungsi sebagai tambahan informasi yang dibutuhkan oleh manajer dalam tujuannya melihat perkembangan yang relevan dari karyawan di dalam timnya. Contohnya saat tim bisnis kekurangan karyawan dan belum mendapatkan pengganti dari karyawan yang resign, maka manajer dapat melakukan pendelegasian beban kerja secara merata.

  • Melacak Area Permasalahan Secara Transparan

Seperti yang sudah dijelaskan pada poin satu, laporan HR dapat menjadi pemantauan potensi permasalahan di dalam perusahaan sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan sedini mungkin. Hal ini secara tidak langsung akan membuat reputasi perusahaan lebih terjaga.

Apa Saja Jenis Laporan HR yang Perlu Dibuat?

Untuk dapat melaksanakan fungsi-fungsi tersebut diatas dengan lebih baik, tim HR harus membuat beberapa laporan HR secara berkala yang biasanya dilakukan setiap bulannya. Laporan-laporan HR yang perlu dibuat untuk dapat membantu tim HR dalam mengelola karyawan adalah laporan kehadiran, laporan upah atau gaji, laporan izin/sakit, dan laporan cuti karyawan.

  • Laporan Kehadiran Karyawan

Tim HR memerlukan data mengenai kehadiran karyawan yang akan sangat mempengaruhi perhitungan jumlah gaji yang harus diterima karyawan, karena dalam melakukan sistem payroll tentu tim HR sangat memerlukan jumlah jam kerja karyawan dan juga data keterlambatan untuk menghitung jumlah denda yang harus dibayarkan oleh karyawan dengan melakukan pemotongan gaji maupun hal lain yang sesuai dengan kebijakan perusahan. 
Selain itu laporan ini juga berguna untuk dijadikan bahan pertimbangan kebijakan jam kerja karyawan yang akan diterapkan oleh perusahaan dan menemukan potensi permasalahan yang mungkin terjadi seperti karyawan yang ternyata jumlah beban kerjanya lebih besar daripada jumlah jam kerjanya.

  • Laporan Payroll Karyawan

Seperti yang kita ketahui bahwa payroll merupakan hal penting dalam kelangsungan hubungan antara karyawan sebagai faktor insani dan perusahaan, laporan payroll karyawan menjadi sangat penting bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri. Bagi karyawan, laporan payroll yang berupa slip gaji akan menginformasikan jumlah pembayaran yang harus diterima karyawan secara terperinci.
Sedangkan bagi perusahaan, laporan keuangan diperlukan oleh departemen keuangan sebagai dasar dari perhitungan beban pajak penghasilan atau PPh 21 yang juga akan membantu memprediksi kondisi keuangan dari perusahaan itu sendiri.

  • Laporan Izin atau Sakit Karyawan

Data jumlah izin atau sakit karyawan perlu untuk diakumulasikan pada sebuah laporan yang berfungsi untuk memberi gambaran dari pola ketidakhadiran karyawan pada suatu periode tertentu, biasanya data ini dikumpulkan setiap seminggu ataupun sebulan sekali untuk mendapat gambaran paling akurat mengenai pola ketidakhadiran karyawan.
Fungsi laporan izin atau sakit karyawan sendiri dapat digunakan untuk menemukan pola ketidakhadiran, kecenderungan personal dari tiap-tiap karyawan, dan bahkan membantu pengambilan keputusan soal kapan saat yang tepat untuk mulai menambah jumlah tenaga kerja pada satu tim tertentu.

  • Laporan Cuti Karyawan

Sebagai bagian dari hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, cuti karyawan harus terdata dengan sangat baik untuk memastikan hak cuti tersebut sudah ditunaikan dengan baik oleh perusahaan. Selain bertugas untuk mengelola cuti karyawan, melakukan pembaruan jumlah cuti yang harus diterima karyawan, dan melakukan pembaruan SOP cuti karyawan dalam tujuannya untuk membuat cuti semakin mudah dan efisien. Tugas lainnya dari tim HR adalah membuat laporan cuti karyawan.
Laporan cuti karyawan diperlukan untuk menganalisis kecenderungan karyawan untuk mengajukan cuti pada waktu tertentu, data tersebut dapat digunakan perusahaan untuk menetapkan kebijakan maupun program-program baru untuk kepentingan karyawan.

Tools untuk Memudahkan Proses Pembuatan Laporan HR

Karena diperlukan untuk berbagai hal, laporan HR harus dibuat secara berkala setiap sebulan sekali, tentu hal ini akan sangat memakan waktu tim HR untuk dapat menyajikan laporan HR tersebut tepat waktu di samping pekerjaan harian yang harus dilakukan. 
Karena itulah, saat ini ada tools yang dapat memudahkan pekerjaan tim HR untuk membuat laporan yang dibutuhkan dengan cara yang lebih mudah dan efisien karena semua data yang dibutuhkan untuk membuat laporan diolah secara otomatis dengan software HR. Salah satu software HR yang dapat memenuhi kebutuhan Anda adalah Talenta.
Talenta memastikan semua data perusahaan Anda dapat dikelola dengan rapi dan terpusat sehingga memudahkan Anda membuat laporan keuangan yang akurat dengan waktu singkat, selain itu Talenta juga dapat membantu pekerjaan tim recruitment dengan fitur yang berfokus pada kegiatan rekrut dan onboarding karyawan.
Salah satu fitur unggulan lain yang dimiliki Talenta adalah fitur Laporan Komprehensif yang menyediakan laporan komprehensif mulai dari laporan pajak, gaji, absensi, lembur dan laporan lainnya dalam bentuk PDF maupun CSV. Dan Talenta memiliki fleksibilitas yang sangat tinggi karena mampu menyesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan pada perusahaan Anda.
Setelah mengetahui laporan-laporan apa saja yang menjadi hal pokok pada tim HR demi meningkatkan performa karyawan dan keberlangsungan perusahaan, dapat ditarik kesimpulan bahwa laporan HR merupakan hal penting yang harus dibuat oleh tim HR untuk membantu menganalisis potensi dan masalah sehingga perusahaan dapat mengambil langkah tepat untuk mencegah terjadinya permasalah besar atau membentuk program untuk membantu karyawan-karyawan potensial dalam mengembangkan diri.


PUBLISHED09 Dec 2019
Ervina
Ervina