Handover Pekerjaan yang Sukses: Proses, Tujuan, dan Tips

Pernah mendengar istilah handover pekerjaan? Seringkali karyawan menerima handover dari karyawan yang sedang mengambil cuti atau memutuskan untuk resign.

Handover pekerjaan ini merupakan bentuk tanggung jawab dari mereka yang meninggalkan pekerjaan karena cuti atau hal lainnya, pada rekannya agar mereka dapat memahami konteks, beradaptasi, dan proses kerja dapat berjalan seperti biasa.

Seperti apa prosesnya? Simak penjelasan lengkapnyua di artikel berikut ini.

Apa itu handover pekerjaan?

Handover pekerjaan, juga dikenal sebagai serah terima tugas atau transfer tanggung jawab, adalah proses di mana seorang individu atau tim menyerahkan tanggung jawab dan informasi terkait dengan pekerjaan atau proyek kepada rekan kerja lainnya.

Proses ini dapat melibatkan berbagai detail tergantung pada konteksnya, seperti pindahnya tanggung jawab dari satu karyawan ke karyawan lain, atau dari satu tim proyek ke tim lain.

Tujuan umum handover pekerjaan

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai alasan mengapa handover pekerjaan diperlukan:

Memastikan kelancaran tugas

Handover membantu dalam memastikan bahwa tidak ada celah atau gangguan dalam pelaksanaan tugas. Informasi penting, tanggung jawab, dan tugas-tugas yang sedang berlangsung dapat dialihkan secara efektif, sehingga tim atau individu yang mengambil alih dapat melanjutkan pekerjaan tanpa hambatan.

Dengan handover, orang yang mengambil alih memiliki kesempatan untuk mendapatkan pemahaman mendalam mengenai proyek atau tugas, termasuk informasi penting, pengetahuan spesifik, dan keterampilan yang diperlukan.

Meningkatkan kontinuitas bisnis

Handover membantu mengurangi risiko kegagalan atau kesalahan yang mungkin timbul ketika ada perubahan personel. Dengan memastikan pengetahuan dan informasi yang cukup dialihkan, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasionalnya tanpa terlalu banyak gangguan.

Kontinuitas bisnis yang baik dapat membantu mempertahankan kepuasan pelanggan. Pelanggan cenderung menghargai stabilitas dalam layanan atau produk yang mereka terima.

Memfasilitasi perkembangan dan pertumbuhan karyawan

Proses handover pekerjaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan kompetensi mereka. Orang yang memberikan handover dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dapat memperkaya keterampilan karyawan yang menerima handover.

Kemudian, handover dapat meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim. Melibatkan tim dalam proses handover dapat membangun kerjasama, dan anggota tim dapat belajar satu sama lain untuk mendukung pertumbuhan kolektif mereka.

Keberlanjutan proyek

Handover menciptakan transparansi dalam proyek atau pekerjaan. Semua informasi, progres, dan masalah dapat diungkapkan secara terbuka, membantu tim baru memahami proyek secara menyeluruh.

Dengan memiliki prosedur handover yang baik, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih baik karena tim yang mengambil alih dapat memulai dengan pemahaman yang baik tentang proyek dan tugas mereka.

Baca juga: Ciri-ciri Kepemimpinan Transformasional dan Cara Kerjanya

Prosedur pelaksanaan handover pekerjaan

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses handover:

Berdiskusi dengan manajer atau atasan

Sebelum memulai proses handover pekerjaan, adalah penting untuk berdiskusi dengan atasan atau manajer mengenai kebutuhan handover dan merencanakan proses tersebut.

Diskusi ini dapat mencakup penjelasan mengenai alasan perpindahan tanggung jawab, pemahaman terhadap harapan baru, dan perubahan yang dapat diantisipasi dalam tugas.

Menyusun dokumen handover yang jelas

Dokumen handover harus mencakup informasi yang detail, termasuk tanggung jawab yang sedang atau telah dijalankan, proyek atau tugas yang sedang berlangsung, serta informasi tambahan yang relevan.

Dokumen ini harus disusun dengan jelas dan mudah dipahami oleh penerima handover, sehingga mereka dapat menggunakannya sebagai referensi selama masa transisi.

Mendampingi karyawan pengganti

Memberikan pendampingan langsung kepada karyawan pengganti adalah langkah penting dalam proses handover. Ini dapat mencakup pertemuan satu lawan satu, sesi pelatihan, atau kolaborasi langsung dalam pekerjaan.

Proses ini memungkinkan pemindahan pengetahuan secara langsung, dan karyawan baru dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan klarifikasi langsung dari orang yang memberikan handover.

Mematuhi tenggat waktu yang ditentukan

Setiap proses handover harus memiliki tenggat waktu yang ditetapkan. Ini membantu mencegah kekosongan dalam tanggung jawab dan memastikan kelancaran operasional.

Kepatuhan terhadap tenggat waktu juga menciptakan kedisiplinan dalam proses handover, memberikan kejelasan dan prediktabilitas bagi semua pihak yang terlibat.

Melakukan evaluasi proses handover

Setelah proses handover selesai, penting untuk melakukan evaluasi. Ini dapat mencakup penilaian efektivitas proses, identifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan penerimaan umpan balik dari semua pihak yang terlibat.

Evaluasi membantu organisasi memperbaiki prosedur handover untuk masa mendatang dan memastikan bahwa pengalaman belajar terintegrasi ke dalam proses.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, organisasi dapat memastikan bahwa proses handover berjalan dengan lancar, informasi yang cukup dialihkan, dan karyawan yang menerima tanggung jawab baru dapat beradaptasi dengan efisien.

Waktu ideal untuk handover pekerjaan

Waktu yang ideal untuk melaksanakan handover dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas tugas atau tanggung jawab yang dialihkan, industri, dan kondisi spesifik dalam organisasi. Meskipun tidak ada aturan baku mengenai durasi handover, beberapa panduan umum dapat membantu menentukan waktu yang sesuai:

Tingkat kompleksitas pekerjaan

Semakin kompleks tugas atau proyek, semakin lama waktu yang diperlukan untuk handover. Jika pekerjaan melibatkan banyak aspek teknis atau spesifik, mungkin diperlukan lebih banyak waktu untuk menjelaskan detail-detail tersebut.

Urgensi dan tenggat waktu

Jika ada tenggat waktu yang ketat atau proyek yang membutuhkan respons cepat, handover mungkin perlu diselesaikan lebih cepat. Namun, hal ini harus dilakukan tanpa mengorbankan kualitas atau kelengkapan proses handover.

Keterlibatan pihak-pihak yang terlibat

Keterlibatan pihak-pihak yang terlibat, termasuk manajer, anggota tim, dan karyawan yang memberikan atau menerima handover, dapat memengaruhi durasi handover. Koordinasi dan kolaborasi yang efektif dapat mempercepat proses ini.

Ukuran organisasi

Di organisasi yang lebih besar, proses handover mungkin membutuhkan waktu lebih lama karena kompleksitas struktur organisasi dan jumlah karyawan yang terlibat.

Prosedur handover yang tersedia

Jika organisasi memiliki prosedur handover yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, ini dapat membantu mempercepat proses. Sebaliknya, jika prosedur handover masih harus dirancang, waktu yang lebih lama mungkin diperlukan.

Penting untuk menemukan keseimbangan antara kecepatan dan kelengkapan dalam proses handover. Idealnya, proses ini harus memberikan waktu yang cukup untuk pemahaman mendalam, pertanyaan, dan pelatihan, sambil tetap mematuhi kebutuhan organisasi untuk kelancaran operasional.

Pihak-pihak yang terlibat harus terbuka komunikasi dan berkomitmen untuk memastikan handover berjalan dengan baik.

Baca juga: 3 Tingkatan Manajemen: Peran serta Fungsinya

Tips untuk melakukan handover pekerjaan yang baik

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai tips praktis untuk memastikan keberhasilan proses handover:

Komunikasi yang efektif

Pastikan informasi yang disampaikan selama handover diungkapkan dengan jelas dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang sederhana dan hindari istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh penerima handover.

Ajak penerima handover untuk bertanya jika ada kebingungan atau butuh klarifikasi tambahan. Komunikasi yang terbuka membantu mencegah kesalahpahaman dan memastikan pemahaman yang mendalam.

Dokumentasi yang rapi

Dokumen handover harus mencakup semua informasi yang relevan, termasuk prosedur, tanggung jawab, kontak penting, dan detail-detail lainnya. Pastikan dokumen tersebut mudah diakses dan dirangkum dengan baik.

Format dokumen handover harus disusun dengan jelas dan logis. Penggunaan poin-poin, subbab, atau bagan dapat membantu memahamkan informasi dengan lebih baik.

Kesabaran dan dukungan terhadap pengganti

Penerima handover mungkin memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan tugas dan tanggung jawab baru. Kesabaran dalam memberikan dukungan dan pengertian dapat membantu mengurangi tekanan dan mempercepat proses adaptasi.

Pastikan bahwa penerima handover tahu bahwa dukungan pekerjaan akan terus tersedia setelah proses handover selesai. Hal ini mencakup ketersediaan untuk menjawab pertanyaan, memberikan bimbingan, dan menawarkan bantuan jika diperlukan.

Perencanaan yang matang

Identifikasi tugas-tugas dan tanggung jawab kunci yang perlu dialihkan. Prioritaskan informasi yang paling penting untuk dipindahkan terlebih dahulu.

Rencanakan jadwal handover dengan cermat, memastikan bahwa waktu yang cukup diberikan untuk menjelaskan semua aspek yang relevan tanpa terburu-buru.

Itulah tadi sedikit penjelasan mengenai handover pekerjaan. Dengan memperhatikan tips ini, Anda dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proses handover.

Hal ini penting agar ketika karyawan Anda ada yang ingin melakukan cuti panjang atau bahkan resign, Anda dapat mempersiapkannya dengan matang agar semua proyek yang sedang berjalan tetap bisa berjalan efektif dan tepat waktu.

Komunikasi yang efektif, dokumentasi yang rapi, dukungan yang sabar, dan perencanaan yang matang semuanya merupakan elemen-elemen kunci dalam memastikan bahwa pengetahuan dan tanggung jawab dapat dialihkan secara efisien dan efektif.

Untuk membekali perusahaan Anda dengan sistem HR yang baik, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta. Mekari Talenta merupakan software HRIS yang memiliki beragam fitur mulai dari manajemen kehadiran, payroll otomatis, dan lain sebagainya.

Kunjungi situs web Mekari Talenta atau hubungi sales kami untuk tahu lebih banyak mengenai fitur-fitur lainnya.