Mungkin Anda pernah mendengar istilah sistem informasi SDM. Sebenarnya istilah sistem informasi SDM ini sama dengan HRIS ( Human Resource Information System ) yang merupakan sistem informasi untuk mengelola data karyawan di sebuah perusahaan atau instansi.
Nah, sistem informasi SDM ini memungkinkan Anda untuk mengelola segala bentuk keperluan administrasi Human Resources Anda agar lebih efisien.
Anda bisa dengan mudah mengelola sistem absensi online, mempercepat proses payroll karyawan, hingga menilai kinerja karyawan.
Semenjak banyak bagian HRD di perusahaan lain menerapkan sistem informasi SDM ini untuk membantu tugas mereka tersusun rapi, ada baiknya siapapun yang bergerak di bidang HR mengetahui segala sesuatu yang berkaitan tentangnya.
Anda bisa mempelajari apa itu sistem informasi SDM atau HRIS, apa manfaatnya, dan bagaimana menerapkannya di perusahaan. Berikut pemaparan lengkapnya yang disajikan oleh Talenta.
Apa Itu Sistem Informasi SDM
Sistem informasi SDM, atau biasa lebih kita kenal dengan sistem HRIS adalah merupakan beragam aktivitas untuk mengelola administrasi HR menggunakan teknologi, dalam hal ini menggunakan software atau aplikasi seperti Talenta. Sehingga membuat aktivitas HR diproses secara lebih efisien.
Dengan kata lain, sistem informasi SDM, merupakan sebuah sistem untuk merangkap beberapa aktivitas, yang bisa berhubungan dengan human resources, akuntansi, manajemen karyawan, kehadiran, hingga payroll.
Sehingga selain menghemat waktu, penerapan sistem HR yang baik juga bisa dianggap efektif secara biaya.
Bahkan di beberapa kasus, penerapan sistem hrd ini bisa meningkatkan efektivitas terhadap kinerja perusahaan, terutama pada saat membuat keputusan dalam HR.
Keputusan-keputusan ini kemudian dapat mempengaruhi kualitas serta produktivitas para karyawan menjadi lebih baik lagi.
Baca Juga: Contoh HRIS Perusahaan dan Perannya Meningkatkan Kompetitif Perusahaan
Fungsi Penerapan Sistem Informasi SDM
Bayangkan apabila sebuah pekerjaan yang tadinya memakan waktu seharian, kemudian kini bisa lebih cepat hanya dalam hitungan menit saja.
Tentunya akan menyingkat banyak waktu sehingga karyawan bisa lebih fokus ke tugas-tugas lainnya.
Itulah sedikit gambaran mengenai pentingnya penerapan sistem informasi SDM di sebuah perusahaan. Untuk menerapkannya, perusahaan bisa menggunakan software HR Management agar prosesnya jauh lebih mudah.
Lebih lanjut lagi, berbagai fungsi yang bisa diterapkan meliputi hal-hal yang sifatnya berkaitan dengan karyawan, termasuk:
- Pencatatan database karyawan secara lengkap, seperti tanggal lahir, informasi kontak, status keluarga, dan lain sebagainya
- Pencatatan informasi pekerjaan karyawan, seperti posisi, departemen atau divisi, jumlah gaji, atasan atau bawahan, dan masih banyak lagi
- Pengaturan benefit karyawan
- Absensi online mobile serta pengajuan cuti
- Penghitungan payroll, reimbursement, dan lain sebagainya.
Informasi-informasi ini nantinya akan tersimpan di dalam software HRIS dengan rapi, seperti misalnya software HR Talenta yang berbasis cloud.
Tidak jarang, dari penerapan sistem informasi SDM ini nantinya dapat diolah untuk membuat report. Sehingga perusahaan dapat membuat keputusan-keputusan bisnis selanjutnya yang lebih efektif.
Baca Juga: Software HRD dan 3 Manfaatnya untuk Perusahaan Anda
Manfaat dari Penerapan Sistem Informasi SDM
Ketika perusahaan Anda menerapkan sistem informasi SDM, ada banyak manfaat yang akan Anda dapatkan. Manfaat-manfaat tersebut tidak hanya berdampak baik pada perusahaan, namun juga pada kinerja karyawannya. Berikut merupakan contoh-contohnya:
1. Database yang lebih terorganisir
Sistem informasi SDM tidak akan membuat Anda harus menyimpan berkas-berkas terkait karyawan dan perusahaan yang menumpuk.
Segala bentuk informasi yang Anda butuhkan sudah disimpan di dalam satu lokasi, sehingga mudah untuk Anda lacak dan perbarui. Anda bisa mengucapkan selamat tinggal pada tumpukan-tumpukan kertas di kabinet Anda.
2. Efisiensi waktu
Penerapan sistem informasi SDM akan membuat segala urusan administrasi HR menjadi mudah dan cepat. Misalnya, pengajuan serta approval cuti karyawan jadi lebih mudah menggunakan aplikasi.
Selain itu, ketika pemasangan sistem HR sudah berjalan dengan baik, tim HR pada divisi HRD perusahaan tidak perlu repot-repot untuk fokus pada hal-hal administratif karena semuanya sudah terautomasi.
3. Membuat HR lebih fokus pada tugas strategi
Apa yang terjadi apabila HR sudah tidak lagi terlalu mengurus pekerjaan yang sifatnya operasional atau administratif? Ya, mereka bisa memanfaatkan skill yang mereka miliki untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis untuk meningkatkan performa perusahaan.
Misalnya, dengan meningkatkan tingkat kepuasan karyawan, meningkatkan produktivitas mereka, mengadakan beberapa pelatihan, dan lain sebagainya.
4. Memudahkan karyawan
Dengan memiliki sistem informasi SDM yang baik, karyawan juga akan lebih mudah dalam mengurus keperluan administratif mereka sekaligus mengurangi beban tim HR dengan hal-hal yang seharusnya mereka bisa kerjakan sendiri.
Melalui software HR, seharusnya segala proses mulai dari onboarding, request cuti, melakukan absensi, hingga meminta slip gaji sudah bisa dilakukan secara mandiri.
5. Memudahkan dari sisi HR
Banyak dari klien Talenta yang beranggapan bahwa penerapan sistem HRIS membuat pekerjaan HR jadi jauh lebih mudah. Selain itu, banyak juga para petinggi perusahaan yang pada akhirnya terkesima dengan bagaimana tim HR bisa melaksanakan tugas-tugasnya seperti membuat report dan mengurus payroll dalam waktu yang singkat.
Baca Juga : Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan
Contoh Penerapan Sistem Informasi SDM
Kalau tadi Anda sudah mengetahui definisi hingga manfaat dari sistem informasi SDM menggunakan software HR seperti Talenta, sekarang mari kita membahas terkait penerapannya di perusahaan.
Ada beberapa contoh sistem yang sebenarnya bisa diterapkan. Tentu saja, setiap komponennya akan berbeda tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaan. Beberapa contoh di antaranya adalah sebagai berikut:
Manajemen kehadiran karyawan
Salah satu hal yang sangat bisa diautomasi melalui software seperti Talenta. Dengan menggunakan software HR untuk pengelolaan absensi, Anda bisa menghemat proses absen karyawan, misalnya fitur Live Attendance dengan clock in dan clock out lewat aplikasi bagi karyawan yang sedang WFH.
Bagaimana jika misalnya ada karyawan yang lupa absen? Talenta memiliki fitur Request Attendance apabila ada karyawan yang lupa absen sehingga bisa tetap terhitung di payroll.
Sistem payroll yang fleksibel
Payroll adalah salah satu komponen di dalam HR yang cukup memakan waktu dalam pengerjannya. Namun, tidak lagi apabila sebuah perusahaan sudah menerapkan sistem HR yang baik.
Bayangkan apabila Anda harus menghitung jumlah absensi setiap karyawan secara manual untuk kemudian bisa dihitung ke dalam komponen payroll setiap bulan. Tentu akan memakan waktu.
Namun dengan software HR, Anda bisa menjalankan proses payroll dengan lebih singkat karena setiap komponen gaji karyawan semuanya sudah terintegrasi di dalam satu sistem.
Membuat karyawan lebih mandiri dengan Employee Self-Service (ESS)
HR tidak perlu pusing apabila ada karyawan yang ingin menanyakan informasi kontak mengenai karyawan lain atau slip gaji mereka. Dengan Talenta sendiri, karyawan bisa mengakses informasi itu semua dengan mudah.
Mereka dapat dengan mudah mengakses slip gaji bulanan serta data karyawan lewat aplikasi Talenta. Sehingga tim HR tidak perlu repot meladeni satu per satu permintaan karyawan yang sebenarnya sudah bisa dilakukan sendiri.
Mengelola performa karyawan
Lewat software HR, Anda juga bisa mengelola performa karyawan serta KPI mereka. Sehingga atasan bisa menilai kinerja bawahan mereka secara menyeluruh dan lebih objektif.
Salah satu software HR yang biasa digunakan untuk menilai kinerja pegawai adalah aplikasi performance appraisal dengan 360 degree feedback dari Talenta.
Tiap karyawan juga bisa melihat apa saja yang menjadi target mereka dalam satu kuartal sehingga dapat dipantau dengan lebih mudah.
Itulah tadi definisi, fungsi, serta beberapa contoh penerapan dari sistem informasi SDM di perusahaan, khususnya untuk bagian HR.
Pastinya, dalam memilih sistem HRIS atau HR system yang baik butuh kehati-hatian. Karena ketika Anda memilih hr system yang tepat untuk memecahkan masalah dalam perusahaan, Anda bisa membantu tim HR Anda untuk membuat strategi yang lebih baik.
Dengan attendance management milik Talenta, Anda bisa melakukan semua hal yang tadi sudah disebutkan di atas dengan mudah.
Nah, jika Anda tertarik untuk mencoba software HR atau aplikasi employee self service Talenta, Anda bisa isi formulir ini untuk jadwalkan demo aplikasi HRIS dengan fitur employee self service tersebut dengan representatif kami dan konsultasikan masalah HR pada kami.
