KPI Dashboard: Mengubah Data Performa Menjadi Insight untuk Bisnis

KPI membantu perusahaan mengukur apakah kinerja bisnis telah berjalan sesuai target. Namun, memiliki KPI saja belum cukup jika informasi tersebut sulit dipantau dan digunakan oleh pengambil keputusan.

Ketika data KPI tersebar dalam berbagai laporan, proses memantau perkembangan kinerja dan mengidentifikasi masalah dapat menjadi lebih lambat.

Kondisi tersebut dapat menyulitkan perusahaan menghasilkan informasi kinerja yang konsisten dan mudah digunakan untuk pengambilan keputusan. Karena itu, perusahaan membutuhkan cara untuk menyajikan KPI secara ringkas, terpusat, dan mudah dipahami.

KPI dashboard dapat membantu mengubah data kinerja menjadi visualisasi yang memungkinkan tim memantau indikator utama, melihat perubahan dari waktu ke waktu, dan mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian.

Artikel ini akan membahas apa itu KPI dashboard, manfaat dan komponen di dalamnya, serta cara membuatnya dengan tepat. Selain itu, dibahas contoh KPI dashboard dan kesalahan yang perlu dihindari saat membuatnya.

Apa Itu KPI Dashboard?

KPI dashboard secara sederhana merupakan tampilan untuk melihat target bisnis yang perlu dicapai.

Sebuah KPI dashboard akan menunjukkan KPI dalam bentuk data serta grafik yang interaktif. Hal ini membuat KPI perusahaan dapat dianalisis dan dipantau dengan lebih rapi.

KPI dashboard yang modern memungkinkan penggunanya untuk mengeksplor berbagai data KPI dengan mudah dan mendapatkan insight terbaru.

Dengan adanya KPI dashboard yang mudah dipahami dan dianalisis, perusahaan dapat mengolah berbagai data dan mengubahnya menjadi keputusan-keputusan yang dapat meningkatkan performa bisnis.

Baca Juga: 4 KPI Wajib yang Harus Anda Miliki untuk Tinjau Kinerja Karyawan

Berbagai Manfaat KPI Dashboard yang Bisa Dirasakan Perusahaan

Salah satu manfaat utama dari KPI dashboard adalah untuk memantau semua aktivitas bisnis melalui tampilan yang interaktif. Jadi, orang yang melihatnya langsung dapat menangkap secara keseluruhan bagaimana performa perusahaan saat itu.

Data-data yang ditampilkan sendiri merupakan data real time yang juga bisa dibandingkan dengan data-data pada periode sebelumnya.

Berikut adalah beberapa manfaat lainnya.

• Mempermudah pengambilan keputusan berdasarkan data
• Mempermudah pelacakan kinerja para anggota tim
• Lebih efisien dalam pengolahan data karena mudah diakses
• Melacak pertumbuhan sales
• Perusahaan dapat fokus pada indikator yang jadi prioritas

Apa Saja Komponen KPI Dashboard?

Beberapa komponen dalam KPI dashboard antara lain sebagai berikut.

1. KPI atau Metrik yang Diukur

KPI atau metrik merupakan indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. Dalam HR, KPI dapat berupa turnover rate, absenteeism rate, time to hire, employee engagement, hingga pencapaian kinerja karyawan.

Pemilihan KPI perlu disesuaikan dengan tujuan yang ingin dipantau agar dashboard tidak dipenuhi data yang kurang relevan. Dengan begitu, HR dapat lebih mudah memusatkan perhatian pada indikator yang benar-benar penting.

2. Target

Target menunjukkan nilai atau pencapaian yang ingin diraih dalam periode tertentu. Dengan mencantumkan target, HR dapat membandingkan hasil aktual dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Target juga menjadi acuan untuk mengevaluasi apakah kinerja sudah sesuai dengan harapan. Jika pencapaian masih berada di bawah target, HR dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian lebih lanjut.

3. Actual atau Pencapaian

Actual menunjukkan hasil yang benar-benar dicapai berdasarkan data yang tersedia. Data ini membantu HR melihat apakah kinerja sudah mencapai, melebihi, atau masih berada di bawah target.

Perbandingan antara aktual dan target juga dapat memberikan gambaran mengenai perkembangan KPI. HR kemudian dapat menggunakan informasi tersebut sebagai dasar untuk melakukan evaluasi kinerja atau menentukan tindakan yang diperlukan.

4. Periode Pengukuran

Periode pengukuran menunjukkan rentang waktu yang digunakan untuk memantau KPI, seperti mingguan, bulanan, kuartalan, atau tahunan. Penggunaan periode yang jelas membantu HR melihat perubahan dan tren kinerja dari waktu ke waktu.

Penentuan periode pengukuran sebaiknya disesuaikan dengan karakteristik KPI yang dipantau. Misalnya, tingkat absensi dapat dipantau setiap bulan, sementara turnover karyawan dapat dianalisis secara kuartalan atau tahunan.

5. Visualisasi Data

Visualisasi seperti grafik, diagram, atau tabel digunakan untuk menyajikan data agar lebih mudah dipahami. Dengan visualisasi yang tepat, HR dapat melihat tren, perbandingan, dan perubahan KPI tanpa harus membaca data secara manual.

Pemilihan bentuk visualisasi juga perlu disesuaikan dengan jenis data yang ditampilkan. Misalnya, grafik dapat digunakan untuk melihat tren turnover, sedangkan tabel atau diagram dapat membantu membandingkan pencapaian KPI antar-departemen.

6. Status atau Progress Pencapaian

Status atau progress menunjukkan posisi pencapaian KPI terhadap target yang telah ditentukan. Elemen ini membantu HR dengan cepat mengidentifikasi KPI yang sudah tercapai, masih dalam proses, atau membutuhkan perhatian lebih lanjut.

Informasi progress juga memudahkan HR dalam memantau perkembangan KPI tanpa perlu melakukan perhitungan secara manual. Dengan demikian, dashboard dapat menjadi alat monitoring yang lebih praktis untuk evaluasi kinerja.

7. Filter Data

Filter memungkinkan HR melihat data berdasarkan kategori tertentu, seperti departemen, jabatan, lokasi, periode, atau kelompok karyawan. Dengan fitur ini, HR dapat melakukan analisis yang lebih spesifik sesuai kebutuhan.

Misalnya, HR dapat melihat pencapaian KPI hanya untuk satu departemen atau membandingkan kinerja antar-lokasi. Hal ini membuat informasi dalam dashboard lebih fleksibel dan relevan untuk kebutuhan analisis HR.

Bagaimana Cara Membuat KPI Dashboard?

Dari penjelasan di atas, kini Anda sudah mengetahui bahwa KPI dashboard memiliki berbagai fungsi penting dan dapat memantau berbagai aktivitas yang berkaitan dengan performa perusahaan.

Lalu, bagaimana caranya membuat KPI dashboard yang tepat?

1. Menentukan Tujuan KPI Dashboard

Sebagai langkah awal, Anda perlu menentukan apa saja metrik atau data yang perusahaan Anda butuhkan untuk dipantau. Selain itu, Anda juga perlu menentukan tujuan dari KPI dashboard ini dibuat.

Misalnya, Anda ingin membuat dashboard untuk HR dalam mengelola karyawan, atau untuk sekadar memantau pekerjaan karyawan.

Apapun itu, pastikan tujuannya jelas terlebih dahulu agar lebih mudah untuk dipantau kemudian hari.

2. Memilih Metrik dengan Hati-hati

Adanya KPI dashboard sangat membantu Anda dalam membuat sebuah keputusan bisnis yang penting. Untuk itu, Anda perlu memilih KPI yang tepat untuk dicapai sehingga Anda bisa meningkatkan produktivitas secara signifikan.

Untuk mencapainya, hal yang perlu Anda lakukan adalah mengukur metrik dengan hati-hati. Apakah metrik yang Anda tentukan sudah sejalan dengan tujuan bisnis Anda.

Biasanya, pemilihan metrik KPI juga mengacu pada key result area, yaitu area tanggung jawab utama dalam fungsi kerja yang menjadi prioritas untuk dipantau melalui dashboard.

Yang terpenting dan perlu jadi perhatian, Anda tidak harus mengukur semua metrik yang tersedia dan malah menambah beban kerja karyawan. Anda bisa memilihnya, selama relevan dengan tujuan.

3. Buat Visual Data yang Mudah Dibaca

Data yang Anda miliki dan olah hanya bisa berguna jika Anda paham bagaimana menyajikannya agar orang-orang mudah mengerti.

Maka dari itu, penting untuk membuat visualisasi data yang terstruktur di mana antara data satu dan lainnya saling berhubungan.

Anda bisa membuat drafnya terlebih dahulu dan menentukan tipe bagan yang ingin Anda gunakan.

Misalnya, jika Anda ingin menganalisis sebuah tren, Anda mungkin bisa menggunakan diagram garis atau kolom. 

Kemudian untuk komposisi data sendiri, Anda bisa menggunakan bagan bertumpuk, peta, atau sajikan dalam bentuk grafik.

Beberapa Contoh KPI Dashboard

Ada beberapa contoh KPI dashboard yang dibuat bergantung pada fungsi dan penggunaannya. Berikut adalah beberapa contohnya yang umumnya digunakan oleh perusahaan.

1. KPI Dashboard Sales

KPI dashboard ini akan menampilkan berbagai data mengenai KPI sales dari perusahaan Anda. Dengan adanya dashboard sales ini, Anda dapat melihat bagaimana siklus penjualan, kinerja para karyawan sales, hingga menelusuri kinerja di berbagai lokasi penjualan.

Beberapa metrik penting yang umumnya terdapat pada sales adalah sales growth, sales target, customer acquisition cost, average revenue per unit, customer churn rate, customer lifetime value, dan lain sebagainya.

2. KPI Dashboard Marketing

Contoh dari KPI dashboard marketing biasanya akan menampilkan kinerja dari tim pemasaran atau marketing. 

Biasanya, tim marketing butuh untuk memantau sekaligus mengontrol kinerja dari sebuah kampanye yang sedang dijalankan, mengidentifikasi masalah, serta optimalisasi aktivitas marketing.

Beberapa metrik yang umum digunakan dalam marketing di antaranya adalah customer acquisition cost, marketing revenue attribution, customer lifetime value, organic traffic, landing page conversion rates, digital marketing ROI, dan lain sebagainya.

3. KPI Dashboard HR

KPI dashboard HR digunakan untuk perusahaan yang ingin mengukur berbagai metrik yang berhubungan dengan SDM.

Misalnya saja software HRIS Mekari Talenta. Pada menu dashboard utama dari Mekari Talenta memiliki beragam metrik untuk pemantauan kegiatan dan kinerja secara realtime.

Dashboard HR milik Mekari Talenta sangat mendukung tim HR dalam kemudahan proses rekrutmen, memantau manajemen kinerja yang optimal, rekap absensi, kelola approval, hingga membuat pengumuman untuk semua karyawan.

Anda bisa mencari tahu fitur lebih lanjut dari Mekari Talenta di sini.

Berbagai metrik yang ada terkait KPI dashboard HR biasanya meliputi absenteeism rate, overtime hours, employee turnover rate, dan lain sebagainya.

4. KPI Dashboard Project Management

Pada contoh KPI dashboard ini, Anda dapat mengakses berbagai data dari setiap proyek yang sedang berjalan dalam satu dasbor.

Pada dashboard ini, Anda bisa memantau berbagai kinerja keseluruhan dari proyek-proyek tertentu. Kemudian jika terjadi masalah, Anda dapat mengidentifikasinya lebih awal.

Dashboard KPI ini memiliki berbagai metrik yang biasanya digunakan seperti current resource allocation, current development backlog, estimate to project completion, hingga project schedule.

Baca Juga: 10 Contoh Key Performance Indicator (KPI) Di Berbagai Bidang

Kesalahan yang sering terjadi dalam membuat KPI Dashboard 

Berikut adalah beberapa kesalahan yang perlu Anda hindari dalam menyusun KPI di dashboard.

1. KPI Tidak Sesuai dengan Tujuan Perusahaan

Boleh jadi Anda berpikiran bahwa semakin banyak KPI yang Anda ukur, maka performa perusahaan juga bisa makin maju.

Padahal, Anda perlu melihat apakah KPI tersebut sudah sesuai dengan tujuan yang Anda bangun. Jadi, akan lebih baik meskipun KPI tidak terlalu banyak, tapi KPI yang Anda pilih sudah tepat dan terfokus dalam meraih tujuan bisnis.

2. KPI Terlalu Tinggi

Target yang Anda tetapkan memang harus tinggi, tetapi perlu realistis. Anda perlu melihat kemampuan perusahaan sebelum menentukan KPI yang tinggi.

Pertama, nilai performa Anda selama beberapa waktu terakhir, misalnya 6 bulan atau setahun terakhir. Jadikan pencapaian tersebut jadi tolak ukur awal, kemudian tingkatkan nilainya sedikit demi sedikit. Misalnya 5-10% persen setiap kuarter.

Dengan demikian, Anda akan punya semangat untuk terus meningkatkan target sedikit demi sedikit secara berkala.

3. Perhatikan Akuntabilitas Atas KPI yang Ditentukan

Akuntabilitas atau pertanggungjawaban sangat penting dalam penentuan KPI. 

Dalam proses pencapaiannya, setiap KPI yang ditentukan harus memiliki person in charge atau orang yang bertanggung jawab atas pemantauan, laporan, serta tindakan apa saja yang dilakukan untuk mencapainya.

4. Tidak Memiliki Langkah Konkrit untuk Mencapai KPI

KPI yang harus dicapai tidak serta-merta datang begitu saja. Anda perlu menyusun actionable plan atau langkah apa saja yang akan Anda lakukan untuk mencapai target KPI.

Angka yang tertera pada KPI dashboard hanyalah angka yang membantu Anda memantau progres. Hal yang terpenting adalah tindakan apa yang Anda lakukan untuk mencapai target tersebut.’

Tingkatkan Pemantauan KPI Karyawan dengan KPI Dashboard Mekari Talenta

KPI dashboard membantu HR dan manajer melihat pencapaian kinerja karyawan dalam satu tampilan yang lebih terstruktur. 

Mekari Talenta menyediakan fitur HR Analytics yang dilengkapi dengan KPI Dashboard untuk membantu HR dan manajer memantau kinerja karyawan dalam satu tampilan yang terstruktur. 

Perusahaan dapat melihat berbagai metrik kinerja dan pencapaian goals karyawan, termasuk hasil performance review, performance leaderboard, serta goal analytics.

KPI Dashboard ini terintegrasi dengan fitur Performance Management, sehingga data KPI dan goals yang telah ditetapkan dalam proses pengelolaan kinerja dapat ditampilkan dan dipantau melalui dashboard.

Dengan tampilan yang terpusat, HR dan manajer dapat melihat perbandingan hasil kinerja, posisi karyawan dalam performance leaderboard, hingga perkembangan pencapaian goals tanpa harus menggabungkan data dari berbagai laporan secara manual. 

Data pada dashboard juga dapat diekspor ke CSV untuk kebutuhan analisis dan pelaporan lebih lanjut.

Jika perusahaan membutuhkan pemantauan KPI yang lebih terstruktur dan berbasis data, hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana Talenta dapat membantu mengelola dan memantau kinerja karyawan.

Referensi:

Qlik.com, “What Is a KPI Dashboard?”