-
Manpower planning adalah proses menentukan jumlah, kompetensi, dan waktu pemenuhan tenaga kerja agar workforce selaras dengan kebutuhan bisnis.
-
Contoh manpower planning dapat disusun berdasarkan headcount, beban kerja, jam kerja, produktivitas, hingga kebutuhan tenaga kerja untuk ekspansi.
Ketika bisnis berkembang, kebutuhan tenaga kerja tidak selalu bergerak searah dengan pertumbuhan headcount.
Ekspansi, perubahan workload, otomasi, dan pergeseran kompetensi dapat membuat perusahaan membutuhkan komposisi workforce yang berbeda meskipun jumlah karyawan secara keseluruhan terlihat mencukupi.
Karena itu, manpower planning perlu melihat lebih dari sekadar jumlah orang dengan menghubungkan kebutuhan headcount, kompetensi, kapasitas kerja, dan timeline dengan arah bisnis.
Artikel ini akan memberi contoh-contoh, komponen, cara membuatnya, hingga template manpower planning dalam format Excel yang dapat digunakan sebagai referensi.
Apa Itu Manpower Planning?
Manpower planning adalah proses perencanaan yang dilakukan perusahaan untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan agar kegiatan operasional dan target bisnis dapat berjalan secara efektif.
Proses ini membantu HR memastikan ketersediaan tenaga kerja tidak hanya dari sisi jumlah, tetapi juga dari sisi kompetensi dan waktu pemenuhannya.
Secara sederhana, manpower planning membantu perusahaan menjawab tiga pertanyaan utama:
- Berapa tenaga kerja yang dibutuhkan? → Menentukan jumlah karyawan yang diperlukan berdasarkan beban kerja, target bisnis, rencana ekspansi, maupun perubahan kebutuhan operasional.
- Kompetensi apa yang dibutuhkan? → Mengidentifikasi keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja untuk menjalankan pekerjaan secara optimal.
- Kapan tenaga kerja tersebut harus tersedia? → Menentukan waktu pemenuhan kebutuhan tenaga kerja agar perusahaan dapat mengantisipasi kebutuhan sejak awal, bukan setelah terjadi kekurangan karyawan.
Biasanya, manpower planning dilakukan ketika perusahaan perlu mengantisipasi perubahan kebutuhan tenaga kerja, baik karena pertumbuhan bisnis, perubahan beban kerja, ekspansi, turnover, maupun perubahan kompetensi yang dibutuhkan.
Dengan perencanaan ini, HR dapat menyiapkan tenaga kerja yang tepat sebelum kebutuhan tersebut berdampak pada operasional perusahaan.
Format Komponen dalam Manpower Planning
Dalam praktiknya, format manpower planning dapat disusun dengan beberapa komponen utama untuk membantu perusahaan memetakan kondisi tenaga kerja saat ini, kebutuhan di masa depan, hingga strategi untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
- Data tenaga kerja saat ini: Berisi informasi mengenai jumlah dan komposisi karyawan yang tersedia, seperti jumlah karyawan per departemen, posisi, level jabatan, status kepegawaian, serta kompetensi yang dimiliki. Data ini menjadi titik awal untuk mengetahui kapasitas workforce yang sudah dimiliki perusahaan.
- Proyeksi kebutuhan tenaga kerja: Menunjukkan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan pada periode mendatang. Proyeksi dapat disusun berdasarkan target bisnis, rencana ekspansi, peningkatan atau penurunan beban kerja, perubahan proses kerja, hingga kebutuhan kompetensi baru.
- Ketersediaan tenaga kerja: Menggambarkan sumber daya yang berpotensi memenuhi kebutuhan tenaga kerja, baik dari internal maupun eksternal perusahaan. Selain melihat karyawan yang tersedia saat ini, HR juga dapat mempertimbangkan potensi promosi, mutasi, pengembangan karyawan, turnover, pensiun, maupun kondisi talent market.
- Analisis kesenjangan tenaga kerja (workforce gap): Membandingkan jumlah dan kompetensi tenaga kerja yang tersedia dengan kebutuhan perusahaan. Dari analisis ini, HR dapat mengetahui apakah perusahaan mengalami kekurangan atau kelebihan tenaga kerja serta posisi atau kompetensi apa yang perlu segera ditindaklanjuti.
- Rencana pemenuhan tenaga kerja: Menjelaskan langkah yang akan dilakukan untuk menutup workforce gap yang ditemukan. Strateginya tidak selalu berupa rekrutmen, tetapi dapat mencakup pengembangan karyawan, promosi, mutasi, reskilling, upskilling, redistribusi tenaga kerja, hingga penggunaan tenaga kerja kontrak atau outsourcing sesuai kebutuhan bisnis.
- Target dan timeline: Menentukan kapan kebutuhan tenaga kerja harus dipenuhi, berapa jumlah karyawan yang perlu tersedia, serta posisi mana yang menjadi prioritas. Komponen ini membantu HR menyelaraskan workforce planning dengan timeline bisnis sekaligus memastikan kebutuhan tenaga kerja tidak baru dipenuhi setelah terjadi kekurangan.
Baca Juga: Strategic Workforce Planning: Menghubungkan Rencana Bisnis dengan Kebutuhan Talenta
Cara Membuat Manpower Planning
Manpower planning perlu dilakukan secara sistematis agar kebutuhan tenaga kerja yang ditentukan benar-benar sesuai dengan kondisi dan target perusahaan.
Prosesnya dapat dimulai dari memetakan workforce saat ini, memperkirakan kebutuhan di masa depan, menghitung kesenjangan, hingga menentukan strategi untuk memenuhinya.
1. Analisis Kondisi Workforce Saat Ini
Langkah pertama adalah memahami kondisi tenaga kerja yang dimiliki perusahaan saat ini. HR perlu mengumpulkan data mengenai jumlah karyawan, posisi, departemen, level jabatan, kompetensi, masa kerja, hingga pola turnover.
Data ini menjadi baseline untuk mengetahui kapasitas workforce sebelum membuat proyeksi kebutuhan di masa depan.
Beberapa data yang dapat dianalisis meliputi headcount per departemen dan posisi, status kepegawaian, kompetensi atau skill, produktivitas, usia dan masa kerja, tingkat turnover, serta posisi yang sedang kosong.
HR juga dapat melihat apakah distribusi karyawan saat ini sudah sesuai dengan beban kerja masing-masing fungsi.
2. Analisis Kondisi Workforce Saat Ini
Setelah mengetahui kondisi workforce saat ini, HR dapat memperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang akan dibutuhkan.
Proyeksi sebaiknya tidak hanya didasarkan pada jumlah karyawan tahun sebelumnya, tetapi dikaitkan dengan rencana dan target bisnis perusahaan.
Beberapa faktor yang dapat digunakan sebagai dasar proyeksi antara lain pertumbuhan bisnis, target penjualan, volume produksi, perubahan workload, pembukaan cabang, ekspansi pasar, penggunaan teknologi atau otomasi, perubahan struktur organisasi, serta kebutuhan kompetensi baru.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah menghitung kebutuhan berdasarkan beban kerja. Misalnya, satu customer service mampu menangani rata-rata 500 tiket per bulan. Jika perusahaan memproyeksikan 4.000 tiket per bulan, kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung sebagai berikut:
4.000 tiket ÷ 500 tiket per karyawan = 8 customer service
Jika perusahaan saat ini hanya memiliki 6 customer service, maka terdapat kebutuhan tambahan sebanyak 2 orang.
3. Identifikasi Workforce Gap
Tahap berikutnya adalah membandingkan kebutuhan tenaga kerja yang telah diproyeksikan dengan workforce yang diperkirakan tersedia. Perbandingan ini membantu HR mengetahui apakah perusahaan mengalami kekurangan atau kelebihan tenaga kerja pada posisi tertentu.
Secara sederhana, workforce gap dapat dihitung dengan rumus:
Workforce Gap = Kebutuhan Tenaga Kerja − Ketersediaan Tenaga Kerja
Contohnya, perusahaan membutuhkan 10 accountant pada tahun depan. Dari karyawan yang ada saat ini, diperkirakan 8 orang masih tersedia dan 1 karyawan dari internal dapat dipromosikan ke posisi tersebut. Artinya, perusahaan memiliki ketersediaan 9 orang dan masih memiliki gap sebanyak 1 accountant.
Analisis gap juga sebaiknya dilakukan dari sisi kompetensi melalui competency gap analysis, bukan hanya headcount. Perusahaan mungkin memiliki jumlah karyawan yang cukup, tetapi belum memiliki skill yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi bisnis baru.
Baca Juga: Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja (Man Power Planning)
4. Tentukan Strategi Pemenuhan Tenaga Kerja
Setelah mengetahui workforce gap, HR perlu menentukan cara paling tepat untuk memenuhinya.
Tidak semua kekurangan tenaga kerja harus langsung diselesaikan melalui rekrutmen. Perusahaan dapat mempertimbangkan kemampuan workforce yang sudah tersedia sebelum mencari talent dari luar.
Strategi yang dapat digunakan antara lain rekrutmen karyawan baru, promosi, mutasi atau internal mobility, reskilling dan upskilling, redistribusi tenaga kerja, perubahan pembagian workload, penggunaan tenaga kerja kontrak, hingga outsourcing.
5. Buat Workforce Plan dan Timeline
Selanjutnya, seluruh kebutuhan dan strategi tersebut dituangkan ke dalam workforce plan yang lebih terstruktur.
Workforce plan dapat digunakan sebagai acuan bagi HR dan masing-masing departemen untuk mengetahui posisi apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, kapan dibutuhkan, kompetensi yang diperlukan, serta bagaimana kebutuhan tersebut akan dipenuhi.
Timeline penting karena kebutuhan tenaga kerja tidak selalu muncul pada waktu yang sama. Posisi yang dibutuhkan untuk mendukung ekspansi pada kuartal kedua, misalnya, perlu direncanakan sejak beberapa bulan sebelumnya.
6. Monitor dan Evaluasi Manpower Planning
Manpower planning bukan proses yang selesai setelah workforce plan dibuat. Kondisi bisnis, workload, turnover, dan kebutuhan kompetensi dapat berubah sehingga rencana tenaga kerja perlu dievaluasi secara berkala.
HR dapat membandingkan planned headcount dengan actual headcount, memantau posisi yang sudah atau belum terpenuhi, mengevaluasi turnover aktual dibandingkan proyeksi, serta melihat apakah penambahan tenaga kerja benar-benar mampu memenuhi kebutuhan operasional.
Evaluasi juga dapat dilakukan dengan melihat indikator seperti headcount variance, turnover rate, time to fill, workforce cost, productivity, vacancy rate, dan skill gap.
Jika target bisnis berubah atau terdapat perbedaan signifikan antara proyeksi dan kondisi aktual, workforce plan dapat disesuaikan kembali.
Contoh Manpower Planning
Contoh manpower planning dapat disusun dengan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja terhadap target dan kondisi bisnis perusahaan.
Berikut beberapa contohnya yang dapat Anda jadikan referensi.
Contoh Manpower Planning untuk Perusahaan Manufaktur
Misalnya, PT ABC merupakan perusahaan manufaktur yang menargetkan peningkatan produksi sebesar 20% pada tahun depan.
Untuk mendukung target tersebut, perusahaan perlu memastikan jumlah tenaga kerja di setiap fungsi produksi tetap mencukupi.
Setelah menganalisis kapasitas kerja dan kebutuhan produksi, HR bersama masing-masing kepala departemen memperkirakan kebutuhan tenaga kerja sebagai berikut:
| Posisi | Karyawan Saat Ini | Kebutuhan Tahun Depan | Gap | Rencana Pemenuhan |
|---|---|---|---|---|
| Operator Produksi | 80 | 100 | 20 | Rekrutmen |
| Quality Control | 10 | 12 | 2 | Rekrutmen |
| Supervisor Produksi | 5 | 6 | 1 | Promosi Internal |
| Maintenance | 8 | 8 | 0 | Tidak Ada Penambahan |
Dari tabel tersebut, perusahaan dapat melihat bahwa tidak semua posisi membutuhkan penambahan karyawan.
Operator produksi memiliki gap terbesar, yaitu 20 orang, sehingga menjadi prioritas utama dalam workforce planning. Sementara itu, kebutuhan Quality Control bertambah 2 orang dan Supervisor Produksi bertambah 1 orang.
Untuk posisi Supervisor Produksi, perusahaan tidak harus langsung melakukan rekrutmen eksternal. Jika terdapat karyawan internal yang telah memiliki pengalaman dan kompetensi yang sesuai, kebutuhan tersebut dapat dipenuhi melalui promosi internal.
Sementara itu, posisi Maintenance tidak memiliki workforce gap karena jumlah karyawan yang tersedia sudah sesuai dengan kebutuhan yang diproyeksikan.
Contoh Manpower Planning Berdasarkan Beban Kerja
Manpower planning juga dapat dilakukan dengan melihat beban kerja (workload) yang harus diselesaikan dalam periode tertentu.
Pendekatan ini membantu perusahaan menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kapasitas kerja yang realistis, bukan sekadar menggunakan jumlah karyawan pada periode sebelumnya.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki tim Customer Service yang bertugas menangani pertanyaan dan keluhan pelanggan.
Berdasarkan evaluasi produktivitas, satu staf Customer Service mampu menangani rata-rata 500 tiket pelanggan per bulan dengan tetap memenuhi standar layanan yang ditetapkan perusahaan.
Perusahaan kemudian memproyeksikan volume tiket yang masuk akan mencapai 4.000 tiket per bulan pada periode berikutnya.
Kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung dengan membagi total beban kerja dengan kapasitas kerja setiap karyawan:
Kebutuhan tenaga kerja = Total beban kerja ÷ Kapasitas kerja per karyawan
Kebutuhan tenaga kerja = 4.000 ÷ 500 = 8 karyawan
Dengan demikian, perusahaan membutuhkan 8 staf Customer Service untuk menangani proyeksi 4.000 tiket per bulan.
Jika saat ini perusahaan memiliki 6 staf Customer Service, maka terdapat kekurangan tenaga kerja sebesar 2 karyawan. Artinya, perusahaan memiliki workforce gap sebanyak 2 orang.
Contoh Manpower Planning Berdasarkan Jam Kerja
Selain menggunakan volume pekerjaan, perusahaan juga dapat menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan total jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam periode tertentu.
Pendekatan ini cocok digunakan ketika beban kerja lebih mudah diukur dalam satuan waktu, terutama untuk pekerjaan operasional yang memiliki jam kerja dan durasi pengerjaan yang relatif jelas.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki tim Warehouse yang harus menyelesaikan proses pemenuhan pesanan. Berdasarkan proyeksi, perusahaan memperkirakan membutuhkan 1.200 jam kerja per bulan untuk menangani seluruh aktivitas warehouse.
Setiap karyawan bekerja rata-rata 160 jam per bulan. Dengan demikian, kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung menggunakan rumus:
Kebutuhan tenaga kerja = Total jam kerja yang dibutuhkan ÷ Jam kerja efektif per karyawan
Kebutuhan tenaga kerja = 1.200 ÷ 160 = 7,5 karyawan
Karena jumlah karyawan tidak dapat dibagi menjadi 0,5 orang, kebutuhan tersebut perlu dibulatkan ke atas menjadi 8 karyawan. Jika saat ini tersedia 6 karyawan, maka workforce gap yang perlu dipenuhi adalah 2 karyawan.
Namun, perhitungan tersebut masih perlu disesuaikan dengan kondisi operasional. HR dapat memperhitungkan cuti, absensi, waktu istirahat, pelatihan, lembur, pola shift, dan jam kerja efektif agar estimasi kebutuhan tidak terlalu rendah.
Contoh Manpower Planning Berdasarkan Produktivitas
Manpower planning juga dapat disusun berdasarkan tingkat produktivitas karyawan, yaitu dengan membandingkan target output yang harus dicapai dengan rata-rata output yang dapat dihasilkan oleh satu karyawan.
Pendekatan ini membantu perusahaan menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kapasitas produksi atau hasil kerja yang diharapkan.
Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur menargetkan produksi sebanyak 12.000 unit per bulan. Berdasarkan data kinerja sebelumnya, satu operator produksi rata-rata mampu menghasilkan 1.500 unit per bulan dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
Kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung menggunakan rumus:
Kebutuhan tenaga kerja = Target output ÷ Produktivitas per karyawan
Kebutuhan tenaga kerja = 12.000 ÷ 1.500 = 8 karyawan
Artinya, perusahaan membutuhkan 8 operator produksi untuk mencapai target 12.000 unit per bulan. Jika saat ini perusahaan memiliki 6 operator, maka terdapat workforce gap sebesar 2 karyawan yang perlu ditutup perusahaan.
Contoh Manpower Planning untuk Ekspansi Bisnis
Manpower planning menjadi semakin penting ketika perusahaan berencana melakukan ekspansi bisnis, seperti membuka cabang baru, memperluas wilayah operasional, meningkatkan kapasitas produksi, atau memasuki pasar baru.
Dalam kondisi ini, HR perlu memperkirakan tambahan tenaga kerja yang dibutuhkan agar operasional di lokasi atau unit bisnis baru dapat berjalan tanpa mengganggu operasional yang sudah ada.
Misalnya, sebuah perusahaan berencana membuka satu cabang baru. Berdasarkan kebutuhan operasional cabang tersebut, perusahaan memperkirakan membutuhkan tambahan tenaga kerja pada beberapa fungsi berikut:
| Fungsi | Karyawan Saat Ini | Kebutuhan Cabang Baru | Total Kebutuhan | Gap |
|---|---|---|---|---|
| Sales | 20 | 8 | 28 | 8 |
| Customer Service | 10 | 4 | 14 | 4 |
| Operations | 15 | 5 | 20 | 5 |
| Finance | 5 | 1 | 6 | 1 |
Dari tabel tersebut, perusahaan membutuhkan tambahan 8 Sales, 4 Customer Service, 5 Operations, dan 1 Finance untuk mendukung pembukaan cabang baru.
Jika seluruh kebutuhan tersebut dipenuhi melalui rekrutmen, perusahaan perlu menyiapkan total 18 karyawan tambahan.
Perhitungan gap dapat dilakukan dengan membandingkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan setelah ekspansi dengan jumlah karyawan yang tersedia saat ini.
Misalnya, perusahaan membutuhkan total 28 Sales setelah pembukaan cabang, sedangkan saat ini memiliki 20 Sales. Maka, terdapat workforce gap sebanyak 8 Sales yang perlu dipenuhi.
Template Lengkap Manpower Planning dalam Format Excel
Untuk memudahkan proses perencanaan dan pemantauan kebutuhan tenaga kerja, perusahaan dapat menggunakan template manpower planning dalam format Excel dari Mekari Talenta berikut.
Format ini dapat membantu HR mengumpulkan data workforce saat ini, menghitung kebutuhan tenaga kerja, mengidentifikasi gap, serta menyusun rencana pemenuhan berdasarkan posisi dan periode yang dibutuhkan.
Kelola Manpower Planning dengan Data yang Terintegrasi
Manpower planning membantu perusahaan memastikan kebutuhan tenaga kerja tetap selaras dengan kapasitas dan arah pertumbuhan bisnis.
Dengan perencanaan yang berbasis data, HR dapat mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, memetakan skill gap, dan menentukan strategi pemenuhan workforce secara lebih tepat.
Dengan Platform HCM Mekari Talenta yang dilengkapi fitur manpower planning, perusahaan dapat memetakan kebutuhan tenaga kerja per divisi, role, dan lokasi, memproyeksikan kebutuhan workforce, serta menganalisis skill gap dan potensi internal dalam satu sistem terintegrasi.
Hubungi tim ahli Mekari Talenta untuk mengkonsultasikan kebutuhan manpower planning perusahaan dan mendiskusikan bagaimana fitur manpower planning Mekari Talenta dapat mendukung perencanaan tenaga kerja yang lebih strategis dan berbasis data.
Referensi
- Deloitte. (2025, March 24). Closing the experience gap. Deloitte Insights.
