Insight Talenta 9 min read

Key Performance Indicators KPI Sebagai Contoh Alat Ukur Kinerja

By Mekari TalentaPublished 29 Jan, 2023 Diperbarui 28 Juli 2023

Setiap perusahaan tentunya menginginkan karyawannya bekerja secara maksimal. Namun, bagaimana cara perusahaan mengukur kinerja karyawan? Salah satunya dengan KPI ( Key Performance Indicators ), dimana ini adalah salah satu alat ukur kinerja karyawan yang dapat menjawab permasalahan ini.

Bagi Anda yang bekerja di bagian HRD ( Human Resources Development ), atau divisi SDM tentu sudah tak asing dengan istilah KPI.

Ini juga merupakan salah satu dari sekian banyak peranan HR dalam perusahaan.

KPI adalah salah satu jenis alat ukur kinerja karyawan yang digunakan manajemen untuk mengukur seberapa baik performa karyawan dalam mencapai sasaran dan tujuan strategis yang telah ditetapkan perusahaan.

Alat ukur kinerja karyawan ini bersifat kuantitatif, Indikator yang ditetapkan dan diukur dalam pengukuran kinerja karyawan merupakan kesepakatan dari semua pihak yang berkaitan.

Pembuatan Key Performance Indicators harus bersifat terukur, yang merujuk pada hasil kerja karyawan.

Sehingga, dengan data tersebut dapat dilakukan pengukuran / perhitungan sejauh mana karyawan telah berhasil mencapai target kerja yang telah ditetapkan.

Alat Ukur Kinerja Karyawan KPI Menurut Para Ahli

  • Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI) sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.
  • Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) adalah merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strateginya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
  • Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi
  • Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta!

Pengertian dan Tujuan dari Key Performance Indicator

Setiap perusahaan yang ingin mengetahui performa dan kinerja karyawannya, wajib melakukan penilaian.

Hal ini dilakukan demi mendongkrak kinerja perusahaan ke arah yang lebih baik lagi.

Penilaian ini biasa disebut KPI atau Key Performance Indicator yang mana digunakan sebagai acuan dalam mengukur setiap kinerja karyawan dan perusahaan secara jelas dan berkala.

Lalu, apakah peran KPI cukup penting dalam sebuah perusahaan?

Untuk menjawab pertanyaan itu, berikut penjelasannya secara detail tentang pengertian, manfaat, dan hal-hal terkait KPI.

Secara singkat pengertian KPI adalah indikator atau acuan setiap perusahaan dalam mengukur kinerja para personelnya.

Tujuannya tentu mengetahui seperti apa kinerja perusahaan dan elemen pentingnya di dalamnya.

Dengan adanya KPI, perusahaan juga dapat menentukan, merencanakan, dan memutuskan seperti apa strategi serta langkah yang diambil perusahaan ke depannya.

Indikator yang digunakan setiap perusahaan pastinya berbeda-beda, namun tetap pada tujuan yang sama yaitu mengetahui level kinerja sudah di tahap apa.

Setiap perusahaan harus memperhatikan 3 hal penting dalam menentukan KPI untuk digunakan di perusahaan terkait.

Berikut 3 hal yang dapat diterapkan:

  • Target, digunakan sebagai tujuan utama dari penentuan indikator yang sesuai dengan perusahaan.
  • Leading Indicator, digunakan untuk mengetahui gambaran dan kemungkinan hasil ke depannya.
  • Lagging Indicator, digunakan untuk mengetahui progres atau berjalannya target.

Tiga hal ini bisa dicontohkan dengan beberapa contoh seperti seseorang yang ingin menurunkan dan mengetahui berat badannya, bisa menggunakan timbangan dan melihat hasil berupa angka yang ditunjukan. Hasil timbangan ini disebut lagging indicator.

Sementara leading indicator pada contoh tadi adalah komponen-komponen pendukung yang harus diperhatikan seseorang dalam mencapai penurunan berat badan sebagai target.

Seperti contoh jumlah kalori yang dibutuhkan, pengurangan kalori, dan indikator lainnya.

KPI diperlukan setiap perusahaan

Karakteristik KPI yang Sesuai

Dalam menentukan KPI yang sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan, beberapa karakteristiknya perlu diperhatikan.

Hal ini dilakukan agar penggunaan KPI bisa seefektif mungkin diterapkan.

Berikut ini adalah penjelasan mengenai beberapa karakteristik yang harus diperhatikan pada sebuah KPI:

  • Peningkatan pencapaian sesuai target dapat dilakukan dengan pembuktian secara objektif.
  • Hal-hal esensial yang dapat memberikan informasi penting ketika akan membuat keputusan, harus diukur secara baik dan benar.
  • Menggunakan data pembanding untuk mengetahui setiap progres dan perubahan yang tengah berjalan.
  • Mampu mengukur efektivitas, kualitas, efisiensi, ketepatan waktu, pengaturan, perilaku, kepatuhan, kinerja proyek, kinerja anggota, ekonomi, serta pemanfaatan sumber daya.
  • Mampu menggunakan leading dan lagging indicator secara seimbang dalam mencapai target.

Menggunakan Objek yang Diukur

Sebuah KPI yang digunakan oleh perusahaan, harus disertai dengan objek yang dijadikan ukuran KPI.

Berikut contoh objek beserta penjelasannya:

  • Risiko: Dalam hal ini resiko-resiko yang dapat menganggu, memperlambat, hingga membahayakan setiap pencapaian target.
  • Personel: Objek ini fokus mengukur setiap skill, performa, hingga perilaku karyawan yang dapat memengaruhi setiap pencapaian target.
  • Project: Hal ini mengacu pada keefektifan program atau proyek yang sedang berjalan.
  • Operasional: Objek ini fokus pada hal-hal yang sifatnya operasional harian, strategi, gambaran produk, peningkatan produktivitas, pembuatan keputusan, dan lain-lain.
  • Strategis: Hal ini mencakup kapasitas perusahaan dalam soal keuangan, proses internal, hingga konsumen

5 Unsur yang Harus Ada pada KPI

Dalam menentukan sebuah key performance indicators yang dapat digunakan oleh perusahaan, sebaiknya harus memerhatikan 5 unsur penting di dalamnya.

Berikut penjelasannya:

  • Input: Jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai target meliputi jenis, kuantitas, dan kualitas sumber daya.
  • Proses: Aktivitas yang dijalankan atau dilalui untuk mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten, efisien, dan efektif.
  • Output: Seberapa banyak hasil yang dikeluarkan dalam mengukur setiap kinerja yang dilakukan dengen menggunakan sumber daya.
  • Dampak: Fokus pada hasil akhir yang dicapai dengan peningkatan, perubahan, dan penambahan target.
  • Proyek: Fokus pada keadaan dan progres program atau proyek yang berlangsung.

Metrik Umum pada Key Performance Indicators

Perusahaan yang menerapkan KPI pada sistem kerja mereka akan menggunakan ukuran-ukuran tertentu.

Dimana hal tersebut, dijadikan sebagai acuan untuk mengetahui hasil dari KPI.

Ukuran ini disebut dengan metrik yang merupakan alat ukur untuk proses KPI.

Metrik umum yang biasa digunakan oleh suatu perusahaan untuk setiap divisinya tentu berbeda-beda.

Mulai dari divisi sales, marketing, finance, HRD, dan masih banyak lainnya.

Di mana, hal yang berpengaruh pada aktivitas kerja dalam mencapai target memiliki peran penting.

Berikut contoh-contoh metrik umum pada beberapa divisi:

Finance

  • Biaya akunting dan biaya variabel
  • Harga pokok penjualan
  • Pendapatan bersih, laba kotor, dan margin laba kotor
  • Pertumbuhan penjualan
  • Arus kas dan budget expense
  • waktu payroll dan waktu reimbursement
  • pembayaran kredit
  • nilai inventaris, dan lain sebagainya.

HRD

  • Biaya operasional pada proses rekrutmen meliputi psikotes, test, dan interview
  • Proses rekrutmen meliputi waktu training dan hasil training
  • Staffing efisiensi
  • Data karyawan meliputi kualitas karyawan, usia rata-rata, gaji rata-rata, rasio karyawan laki-laki dan perempuan, persantese karyawan baru, jumlah rata-rata karyawan yang mengundurkan diri dan lain sebagainya

Marketing

  • Marketing beserta rasio budget
  • Respon yang didapat dari setiap branding
  • Brand awareness dan customer awareness
  • Kekuatan dan kredibilitas yang dimiliki brand
  • Return on marketing investment
  • Traffic pada platform yang dimiliki dan lain sebagainya

Sales

  • Kuota dan kapasitas sales
  • Rasio closing
  • Jumlah kesepakatan dari klien dan jumlah pesanan
  • Margin kotor per produk dan per sales
  • Frekuensi transaksi dan rata-rata pendapatan
  • Estimasi penjualan dan masih banyak lainnya

Kesalahan yang Sering Terjadi saat Menentukan KPI

Dalam menentukan KPI yang baik dan benar, kesalahan bukan hal yang asing dan sering terjadi.

Kesalahan ini dapat dilihat ketika hasil dari seluruh kinerja perusahaan tidak dapat mencapai target.

Permasalahan yang sering terjadi ini menjadi kendala yang memperlambat proses KPI.

Berikut penjelasannya:

  1. Strategi dan objektif setiap perusahaan yang tidak jelas karena kebanyakan perusahaan menentukan keberhasilan berdasarkan performa dan sisi keuangan perusahaan saja.
  2. Ketidaksepemikiran mengenai kepentingan setiap divisi menjadi permasalahan yang cukup menghambat.
  3. Conflict of interset yang tercipta pada setiap proses dan program juga menjadi permasalahan.
  4. Tidak adanya dukungan sistem yang mumpuni dalam membuat dan mengukur laporan kinerja.

Hal ini yang menjadi alasan mengapa KPI sangat penting peranannya dalam sebuah perusahaan.

Setiap perusahaan mampu meningkatkan kinerja setiap personel dan kinerja perusahaan dalam mencapai target yang diinginkan.

Untuk mempermudah kinerja tersebut, setiap perusahaan juga bisa menggunakan bantuan aplikasi karyawan dalam hal ini meningkatkan kinerja para karyawan yaitu dengan Aplikasi Mekari Talenta.

Manfaat Penilaian Karyawan melalui  Alat Ukur Kinerja Karyawan KPI

Ada beberapa manfaat dalam melakukan dan menentukan Alat Ukur Kinerja Karyawan melalui sistem KPI:

  • Lebih mudah untuk mengevaluasi kinerja karyawan, sehingga karyawan menjadi lebih mengerti mengenai apa yang diharapkan manajemen terhadap dirinya.
  • Penilaian kinerja karyawan lebih obyektif
  • Hasil kinerja karyawan yang menjadi lebih terukur dan dapat dijadikan sebagai acuan untuk memberikan sistem reward ( penghargaan ) dan punishment  ( hukuman ) yang lebih objektif
  • KPI dapat memberikan referensi sebuah perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Bagi Manajemen, KPI adalah patokan untuk mengukur kinerja karyawan.

Sedangkan bagi karyawan, KPI ( Key Performance Indicators ) adalah target kerja yang harus mereka capai.

Contoh Cara Menyusun KPI untuk Mengukur Kinerja Karyawan

KPI adalah langkah-langkah terukur yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja karyawan dari waktu ke waktu.

Untuk membuat KPI membutuhkan suatu sistem yang saling berkaitan, baik itu dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Cara menghitung KPI yang perlu dilakukan untuk peningkatan kinerja karyawan bisa dimulai dengan beberapa tahap dibawah ini.

  • Menguraikan tugas untuk setiap karyawan,
  • Menentukan indikator keberhasilan.
  • Membuat standar penilaian secara kualitatif maupun kuantitatif.
  • Membuat target menggunakan metode SMART ( specific, measurable, achievable, realistic, dan time sensitive ).

Syarat menyusun KPI yang baik haruslah memenuhi kriteria SMART ( Specific, Measureable, Achievable, Relevant, dan Time phased ).

Adapun metode SMART itu adalah sebagai berikut:

Specific

Penentuan KPI karyawan harus mendetail, spesifik, dan terfokus pada tujuan apa yang akan menjadi indicator dalam KPI.

Misalnya, penilaian kinerja divisi sales marketing berupa jumlah penjualan yang harus berhasil diperoleh minimal 100 juta masing-masing sales.

 Measurable

Perhitungan atau proses mengimplementasikan KPI tentunya harus terukur baik secara kualitas maupun kuantitas. Semua kriteria yang dinilai harus bisa diukur.

Misalnya, penilaian tingkat produktivitas karyawan berupa bahwa setiap staf produksi harus bisa menghasilkan 200 karton per hari.

Achievable

Manajemen dalam menentukan target KPI karyawan harus realistis atau mungkin untuk dicapai serta ada nilai atau hasil yang dapat dicapai dan diukur.

Jika Anda menetapkan suatu target untuk dinilai, target ini haruslah sesuatu yang masuk akal untuk dicapai oleh para karyawan.

Misalnya, jika tahun sebelumnya pencapaian omset bulanan rata-rata adalah 200 juta per bulan, kemudian Anda membuat target pencapaian omset tahun ini adalah 900 juta per bulan.

Tentu ini adalah lompatan yang terlalu drastis untuk dicapai dengan kapasitas bisnis Anda yang belum tentu juga mampu melayani target tersebut. ( Inilah contoh target yang tidak achievable).

Realistic

kriteria dan target yang disusun dalam KPI haruslah sesuatu yang relevan atau realistis dengan kondisi dan tujuan perusahaan.

Misalnya, Anda ingin menilai kedisiplinan datang ke kantor, tetapi perusahaan tidak memiliki mesin absensi.

Tentu hal ini tidak relevan untuk dijadikan penilaian.

Time sensitive

Kriteria penilaian yang dibuat dalam KPI harus ada batas waktu atau deadline yang telah ditentukan untuk mencapai target.

Misalnya, penilaian omset penjualan tim sales dihitung dalam rentang waktu 1 bulan atau staf produksi harus mampu menghasilkan 20 karton setiap jam.

Contoh KPI Karyawan Secara Umum

contoh alat ukur kinerja karyawan dengan kpi

Contoh KPI Staf IT

contoh kpi karyawan it

Contoh KPI Staf Finance

Contoh key performance indicator staff finance

Untuk para pegawai, jadikan KPI sebagai alat ukur kinerja karyawan untuk meningkatkan kinerja Anda di perusahaan.

Semakin baik kinerja Anda, maka semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan promosi!

Mekari Talenta Rekomendasi Aplikasi Manajemen KPI Terbaik

Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS ( human resources information system ), yakni software untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dengan dilengkapi software penilaian kinerja karyawan, Aplikasi Mekari Talenta akan mempermudah HR dalam memantau kinerja karyawan secara objektif sesuai dengan goals perusahaan.

Selain itu, HR juga akan lebih mudah memberi feedback yang menyeluruh terhadap setiap karyawannya.

Kunjungi untuk lebih lengkapnya mengenai software penilaian kinerja karyawan Mekari Talenta. 

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan.

Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Aplikasi Mekari Talenta

Berikut daftarnya.

Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah, termasuk untuk pengelolaan KPI Karyawan di perusahaan.

Mulai dari software penilaian kinerja karyawan, pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur aplikasi payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur time attendance absensi karyawan, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur aplikasi database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

Tim Support yang efektif dan responsif

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal.

Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Mekari Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering WFH, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Semoga informasi di atas dapat bermanfaat dan berguna bagi Anda yang sedang mencari informasi cara menetapkan KPI ( Key Performance Indicators ).

Image
Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah software HR berbasis komputasi awan yang aman dan telah dipercaya oleh ribuan perusahaan di Indonesia. Profil ini dipetakan khusus untuk artikel-artikel lama dari redaksi Insight Talenta.