Offering Letter: Panduan Menyusun Surat Penawaran Kerja

Offering letter sering dipandang sebagai formalitas administratif terakhir dalam proses rekrutmen karyawan, padahal dokumen ini justru menjadi titik krusial yang menentukan apakah kandidat terbaik benar-benar bergabung atau justru mundur di detik-detik akhir.

Data ini menunjukkan bahwa kejelasan dan profesionalitas dalam penyusunan offering letter bukan sekadar soal format dokumen, melainkan cerminan langsung dari kredibilitas perusahaan di mata talenta yang sedang dipertimbangkan.

Ketika offering letter disusun tanpa detail yang jelas soal kompensasi, tanggung jawab, maupun garis waktu, risiko kandidat terbaik berpaling ke penawaran kompetitor pun semakin besar.

Artikel ini akan membahas apa itu offering letter, fungsi dan komponen penting di dalamnya, perbedaannya dengan kontrak kerja, serta cara HR menyusun, mengirim, dan menegosiasikannya.

Apa Itu Offering Letter?

Offering letter atau secara harfiah berarti surat penawaran adalah dokumen formal perusahaan yang diberikan kepada calon karyawan terpilih sesuai dengan jabatan yang dilamar.

Surat ini umumnya diberikan ketika proses rekrutmen selesai sebelum perusahaan menyerahkan surat kontrak kepada karyawan.

Menurut Russell Cooper, Talent Acquisition Lead, SAP Supply Chain, offering letter diberikan sebagai bentuk pondasi perusahaan untuk membuat surat kontrak.

Offering letter memungkinkan antara pihak karyawan dan perusahaan memahami keinginan masing-masing.

Untuk itu, ketika Anda sebagai calon karyawan menerima surat ini, wajib membaca secara detail dan menanyakan poin-poin yang ada di dalam surat.

Bahkan melalui offering letter, Anda bisa melakukan negosiasi akhir sebelum menandatangani persetujuan untuk bergabung.

Fungsi Offering Letter bagi HRD Perusahaan dan Kandidat Karyawan

Tujuan utama perusahaan memberikan offering letter adalah untuk memberitahu calon karyawan secara resmi diterima oleh perusahaan.

Namun sebenarnya, offering letter memiliki fungsi yang berbeda di mata perusahaan dan calon karyawan. Berikut perbedaannya.

Fungsi bagi HRD Perusahaan

Fungsi offering letter bagi HRD perusahaan yaitu sebagai berikut.

• Sebagai bagian dari dokumentasi perusahaan terkait ketentuan pekerjaan apabila terdapat perselisihan dengan karyawan di kemudian hari
• Sebagai pondasi untuk membuat kerangka surat kontrak
• Alat komunikasi resmi bagi perusahaan untuk menyampaikan ekspektasi dan persuasi kepada karyawan untuk bergabung
• Dokumen untuk menunjukkan keseriusan dan itikad baik perusahaan kepada karyawan
• Mempercepat proses rekrutmen. Adanya tenggat waktu, memberikan ruang bagi perusahaan untuk menyusun strategi lain apabila kandidat yang dipilih menolak.

Dapatkan template surat penawaran kerja (offering letter) dalam format Word dan PDF yang bisa langsung digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda di bawah ini.

Fungsi bagi Kandidat Karyawan

Fungsi offering letter bagi karyawan yaitu sebagai berikut.

• Memberikan kepastian bagi kandidat bahwa mereka diterima menjadi karyawan
• Memberikan transparansi bagi kandidat terkait hak dan kewajiban
• Sebagai wadah untuk melakukan negosiasi akhir
• Memberikan waktu bagi karyawan untuk menyetujui atau menolak tawaran
• Dapat digunakan sebagai bukti apabila perusahaan mengabaikan hak karyawan

Perlu diketahui, meski offering letter bukan dokumen yang bisa dijadikan bukti hukum, tetapi keberadaannya dapat menjadi bukti pendukung dalam proses hukum apabila terjadi sengketa.

Apa Saja Komponen Isi Offering Letter?

Sebagai surat formal, tentunya offering letter memiliki struktur surat yang terdiri dari kepala surat, salam pembuka, isi surat, dan penutup.

Pada bagian isi offering letter terdapat komponen-komponen penting berisi keterangan dan ketentuan terkait hak dan kewajiban calon karyawan.

Berikut komponen utama yang wajib ada di dalam struktur isi offering letter:

1. Nama dan Posisi Jabatan

Pastikan nama sesuai dengan dokumen legalitas Anda dan posisi sesuai dengan lowongan kerja yang ditawarkan.

2. Detail Gaji dan Benefit

Berisi gaji kotor dan gaji bersih yang diterima termasuk komponen potongan gaji seperti PPh, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta benefit yang diterima selama bekerja.

3. Tanggal Mulai Kerja dan Lokasi Kerja

Offering letter juga berisi tanggal mulai kerja, waktu kerja, dan lokasi kerja. Bahkan tidak sedikit juga perusahaan mencantumkan durasi kontrak.

4. Detail Pekerjaan

Berisi tugas pokok yang Anda lakukan sebagai karyawan, status kepegawaian, dan masa percobaan atau probation.

Selain itu, di bagian ini beberapa perusahaan menjelaskan alur pekerjaan termasuk cakupan pekerjaan dan siapa atasan Anda.

5. Persyaratan Tambahan

Beberapa perusahaan mencantumkan persyaratan atau klausul. Misalnya klausul penyerahan dokumen tertentu bersamaan dengan pengembalian offering letter.

Ada pula klausul non-kompetisi yang berisi kerahasiaan isi offering letter atau selama proses onboarding dan klausul kewajiban pelatihan.

Beberapa perusahaan mewajibkan karyawan terpilih mengikuti pelatihan dan dilarang melakukan aktivitas khusus seperti menikah atau perjalanan ibadah selama pelatihan.

6. Tenggat Waktu Konfirmasi dari Kandidat

Berisi batas waktu pengembalian offering letter sejak diterima oleh calon karyawan. Di sini pula berisi narahubung dari perwakilan perusahaan.

7. Konfirmasi Persetujuan

Bagian yang berisi keterangan persetujuan oleh calon kandidat. Memuat keterangan persetujuan yang disertai nama lengkap calon karyawan dan kolom tanda tangan.

Apa perbedaan Offering Letter dan Surat Kontrak Kerja?

Offering letter dan kontrak kerja merupakan dua dokumen yang digunakan dalam proses perekrutan dan hubungan kerja. Meski sama-sama memuat ketentuan terkait pekerjaan, keduanya memiliki tujuan, isi, dan fungsi yang berbeda. 

Baca Juga: Ini Syarat Perjanjian Kontrak Kerja Karyawan yang Sah di Indonesia

Kapan HR Sebaiknya Mengirim Offering Letter kepada Kandidat?

Offering letter sebaiknya dikirim setelah kandidat dinyatakan lolos seluruh tahapan rekrutmen dan perusahaan telah memutuskan untuk memberikan penawaran kerja. Pada tahap ini, HR perlu memastikan detail posisi, kompensasi, benefit, dan tanggal mulai kerja sudah disepakati secara internal.

HR sebaiknya tidak menunda pengiriman offering letter terlalu lama karena kandidat masih berpeluang menerima tawaran dari perusahaan lain. Mengirimkan offering letter dalam waktu yang tepat juga membantu menjaga pengalaman kandidat dan menunjukkan bahwa perusahaan serius terhadap proses rekrutmen.

Selain itu, cantumkan batas waktu bagi kandidat untuk memberikan keputusan atas penawaran yang diberikan. Jika kandidat belum memberikan respons mendekati tenggat waktu, HR dapat melakukan follow-up untuk memastikan apakah kandidat menerima, menolak, atau masih membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan tawaran tersebut.

Cara Membuat dan Mengirim Offering Letter

Setelah kandidat dinyatakan lolos proses rekrutmen, HR dapat menyiapkan offering letter sebagai dokumen penawaran kerja. Agar informasi yang diberikan jelas dan tidak menimbulkan perbedaan persepsi, berikut langkah yang dapat dilakukan:

1. Pastikan Kandidat Lolos Tahap Akhir Rekrutmen

Pastikan kandidat telah menyelesaikan seluruh tahapan rekrutmen dan mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum offering letter dibuat.

2. Tentukan Detail Posisi dan Pekerjaan

Cantumkan informasi mengenai posisi, departemen, status kepegawaian, lokasi kerja, serta tanggal mulai bekerja. Informasi ini perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan ketentuan perusahaan.

3. Susun Rincian Kompensasi dan Benefit

Jelaskan gaji, tunjangan, insentif, bonus, serta benefit lain yang menjadi bagian dari penawaran. Pastikan seluruh informasi sesuai dengan hasil pembahasan dan persetujuan internal perusahaan.

4. Cantumkan Ketentuan Penawaran

Masukkan ketentuan penting seperti jadwal kerja, masa berlaku penawaran, batas waktu kandidat memberikan konfirmasi, serta persyaratan lain yang perlu dipenuhi sebelum mulai bekerja.

5. Periksa dan Setujui Offering Letter

Sebelum dikirim, HR perlu memeriksa kembali seluruh informasi untuk memastikan tidak ada kesalahan. Offering letter juga sebaiknya mendapatkan persetujuan dari pihak yang memiliki kewenangan di perusahaan.

6. Kirim Offering Letter kepada Kandidat

Kirim offering letter melalui kanal komunikasi resmi perusahaan dan berikan informasi mengenai batas waktu konfirmasi. HR dapat melakukan follow-up apabila kandidat belum memberikan respons mendekati tenggat waktu.

Baca Juga: Berapa Lama Proses Rekrutmen? Ini Waktu Ideal dan Cara Mempercepatnya

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Mengirim Offering Letter

Offering letter perlu disiapkan secara cermat karena menjadi salah satu dokumen penting dalam proses rekrutmen. Sebelum mengirimkannya kepada kandidat, HR sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut:

1. Pastikan Informasi Kandidat Sudah Benar

Periksa kembali nama kandidat, posisi, departemen, lokasi kerja, tanggal mulai, dan informasi lain yang tercantum dalam dokumen.

2. Sesuaikan Kompensasi dengan Hasil Kesepakatan

Pastikan gaji, tunjangan, bonus, insentif, dan benefit yang tercantum sudah sesuai dengan penawaran yang telah disetujui perusahaan dan kandidat.

3. Jelaskan Status dan Ketentuan Pekerjaan

HR perlu menjelaskan status hubungan kerja dan ketentuan utama yang perlu diketahui kandidat agar tidak terjadi perbedaan pemahaman sebelum kandidat mulai bekerja.

4. Tentukan Batas Waktu Konfirmasi

Cantumkan tenggat waktu bagi kandidat untuk memberikan keputusan. Batas waktu ini membantu HR mengelola proses rekrutmen dan melakukan tindak lanjut secara lebih terstruktur.

5. Pastikan Offering Letter Telah Disetujui

Sebelum dikirim, pastikan offering letter telah melalui proses review dan persetujuan internal sesuai kebijakan perusahaan, terutama untuk posisi dengan kompensasi atau ketentuan khusus.

6. Gunakan Format dan Kanal Resmi Perusahaan

Gunakan format dokumen yang mencerminkan identitas perusahaan dan kirimkan melalui kanal komunikasi resmi agar proses pemberian penawaran terdokumentasi dengan baik.

Apakah Offering Letter Bisa Dinegosiasikan?

Offering letter dapat menjadi bagian dari proses diskusi antara perusahaan dan kandidat sebelum penawaran disetujui. Kandidat dapat mengajukan pertanyaan atau meminta penyesuaian terhadap beberapa ketentuan yang ditawarkan, tergantung kebijakan dan fleksibilitas perusahaan.

Beberapa hal yang umumnya dapat dibahas dalam proses negosiasi meliputi:

• Gaji dan kompensasi, terutama jika terdapat perbedaan antara ekspektasi kandidat dan penawaran perusahaan.
• Tunjangan dan benefit, seperti tunjangan tertentu, bonus, atau fasilitas kerja.
• Tanggal mulai kerja, terutama jika kandidat masih memiliki kewajiban kepada perusahaan sebelumnya.
• Pola atau lokasi kerja, apabila perusahaan memiliki fleksibilitas terkait pengaturan kerja.
• Ketentuan tertentu dalam penawaran, selama masih sesuai dengan kebijakan perusahaan.

HR perlu mengevaluasi permintaan tersebut berdasarkan kebijakan kompensasi, struktur jabatan, anggaran, serta kesetaraan internal (internal equity). Jika terdapat perubahan, pastikan hasil kesepakatan didokumentasikan dalam offering letter atau dokumen terkait sebelum kandidat memberikan persetujuan akhir.

Baca Juga: Tips Sukses Cara Negosiasi Gaji saat Interview Kerja

5 Contoh Offer Letter

Berikut 5 contoh offering letter untuk berbagai situasi yang bisa Anda jadikan referensi. Anda juga bisa mengunduhnya melalui tombol berikut.

1. Offer Letter untuk Pekerja Tetap

Ciri-ciri offer letter untuk pekerja tetap adalah tidak ada jangka waktu pekerjaan dan memuat beberapa benefit dan fasilitas-fasilitas calon karyawan. Berikut contohnya

2. Offer Letter untuk Pekerja Kontrak

Ciri-ciri offer letter untuk pekerja kontrak adalah pernyataan durasi kontrak. Selain itu, benefit dan fasilitas yang ditawarkan tidak sebanyak karyawan tetap.

Contoh format ini juga bisa digunakan untuk offer letter fresh graduate dengan menambahkan pelatihan kerja dengan durasi tertentu pada bagian fasilitas.

3. Offer Letter untuk Pekerja Lepas

Offer letter untuk pekerja lepas memiliki perbedaan pada pembayaran dan durasi kontrak. Berikut contohnya.

4. Offer Letter untuk Senior Position (Manajerial)

Ciri-ciri offer letter untuk posisi senior adalah ada pada bagian benefit dan kompensasi yang ditawarkan mengingat posisi ini merupakan posisi strategis.

Berikut contoh offer letter untuk posisi senior atau manajerial.

5. Offer Letter dengan Penawaran Gaji yang Fleksibel

Offering ini umumnya dikirimkan setelah melalui proses negosiasi ketika calon karyawan menerima surat offering letter pertama. Berikut contohnya.

Kelola Proses Rekrutmen Secara Lebih Terstruktur dengan Mekari Talenta

Proses pemberian offering letter merupakan salah satu tahapan penting setelah perusahaan menentukan kandidat yang akan bergabung. 

Dengan Mekari Talenta, HR juga dapat membuat dan mengirim offering letter kepada kandidat terpilih secara lebih praktis melalui fitur Recruitment.

Setelah kandidat menyelesaikan tahapan rekrutmen, HR dapat membuat offering letter dengan melengkapi informasi seperti jenis pekerjaan, masa probation, pola kerja, kompensasi, dan benefit. 

HR juga dapat mengunggah dokumen offering letter, menentukan masa berlaku penawaran, serta mengirimkannya kepada kandidat melalui email atau Mekari Sign.

Dengan proses yang terintegrasi dalam satu sistem, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif dalam pemberian offering letter sekaligus mempermudah pemantauan proses hingga dokumen selesai ditandatangani.

Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen dan kandidat secara lebih terstruktur.