HR atau human resource merupakan elemen penting dalam organisasi yang berfungsi untuk mengatur dan mengembangkan sumber daya menggunakan sebuah sistem. Namun di era serba internet ini, sistem cloud-based HRIS menjadi pilihan utama.
Istilah HRIS sendiri merupakan singkatan dari human resource information system. Sebuah sistem informasi sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atau perusahaan dimana mencakup informasi anggota atau SDM, rekrutmen, absensi, hingga penggajian.
Pada dasarnya pengelolaan informasi SDM dilakukan secara manual di mana pengoperasian dilakukan oleh para staf personalia. Namun saat ini, pengelolaan HRIS dapat dilakukan dengan sistem cloud-based.
Sistem Cloud-Based HRIS
Memasuki industri serba digital, berbagai fungsi pekerjaan termasuk HR tidak luput dari pemanfaatan teknologi. Hal ini tentunya memiliki tujuan yang sama: mempermudah pekerjaan.
Salah satu bentuk nyata dari pemanfaatan teknologi terutama dalam bidang pengolahan data adalah cloud storage. Sistem cloud storage atau penyimpanan awan memungkinkan Anda menyimpan, mengolah, dan mengakses data di mana pun dan kapan pun. Hal tersebut karena data pada sistem komputasi cloud disimpan pada suatu server yang disambungkan dengan koneksi internet.
Dengan sistem cloud-based HRIS memungkinkan bisnis Anda memberlakukan work from home atau flexi-work karena karyawan bisa melakukan absensi kerja menggunakan smartphone mereka.
Selain absensi online dan memungkinkan remote working, apa saja manfaat lainnya apabila Anda menggunakan sistem HR berbasis cloud?
Jangan ragu terapkah WFH di masa pandemi ikuti tips kami bekerja dari rumah agar tetap produktif hanya di: 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses dan Produktif
Mempermudah Operasional HR
Tentu dengan penggunaan sistem cloud-based HRIS, Anda bisa mempermudah dan juga memperingkas pekerjaan HR karena pengolahan data dilakukan secara otomatis dan cepat.
Pada sistem cloud-based HR, Anda hanya berperan sebagai user. Bukan sebagai pengoperasi seperti sistem manual. Di mana segala proses operasional seperti menghimpun data karyawan, menghitung cuti, merekap absensi, dan juga menghitung gaji dilakukan oleh program pada aplikasi.
Bahkan pada sebuah penelitian menjelaskan bahwa penggunaan sistem HR berbasis cloud bisa mengurangi waktu dan biaya pekerjaan operasional HR hingga 60%. Dengan adanya HR berbasis cloud membuat para personalia di perusahaan bisa melakukan pekerjaan yang lebih strategis.
Memastikan Keterlibatan Karyawan
Bukan hanya soal kemudahan bagi pengelola SDM, sistem HR berbasis cloud juga memberikan manfaat kemudahan bagi karyawan menyeluruh salah satunya adalah faktor keterlibatan karyawan atau employee engagement.
Dengan sistem HR berbasis cloud karyawan dapat melakukan aktivitas pengelolaan data karyawan secara mandiri dan mudah mulai dari absensi, pengajuan cuti, slip gaji, dan yang paling penting adalah kompensasi karyawan.
Kemudahan terhadap akses kebutuhan karyawan tersebut yang dapat meningkatkan keterlibatan atau employee engagement.
Kemudahan yang diberikan oleh sistem HR berbasis cloud juga meningkatkan efektifitas komunikasi antara perusahaan dan juga karyawan dimana komunikasi efektif merupakan bentuk upaya employee engagement yang mempengaruhi performa karyawan Anda.
Keamanan Data
Salah satu manfaat yang diberikan pada sistem HR berbasis cloud adalah keamanan data. Sistem manual sangat berisiko terhadap kehilangan atau kerusakan data yang dapat menyebabkan efek domino bagi perusahaan misalnya saja kesalahan hitung gaji yang dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.
Dengan sistem cloud-based HR, Anda bisa menyimpan data karyawan dalam satu server yang terenkripsi dimana data akan terus diperbarui tanpa khawatir kehilangan data atau rusak.
Sistem cloud-based HR juga memungkinkan Anda dengan mudah melacak kegiatan fraud pada perusahaan Anda atau bahkan mencegah hal-hal kecurangan lainnya misalnya manipulasi absensi.
Kapan Anda Harus Beralih ke Sistem Cloud-Based HRIS?
Jika ditanya kapan Anda membutuhkan sistem cloud-based HR, jawabannya adalah saat ini juga. Alasannya adalah saat ini merupakan era industri 4.0 di mana hampir seluruh kegiatan bisnis dilakukan secara digital dan memanfaatkan teknologi.
Bayangkan jika perusahaan pesaing Anda terlebih dahulu melakukan otomatisasi sistem HR mereka dan sudah lebih fokus pada hal-hal strategis atau bottom-level seperti pemasaran. Tentu hal tersebut menjadi tanda ketertinggalan bisnis Anda dalam persaingan.
Namun secara lebih jelas kapan waktu Anda membutuhkan sistem cloud-based HR adalah ketika Anda telah memiliki anggaran untuk mengatur SDM, kapasitas operasional SDM yang semakin kompleks, dan juga urusan bottom-level seperti pemasaran sudah berada di titik matang, serta tertanamnya budaya teknologi dalam organisasi perusahaan Anda.
Jika perusahaan Anda siap untuk menerapkan sistem cloud-based HR, Talenta bisa menjadi one stop-solution bagi urusan HRIS.
Talenta merupakan software as a service di bidang HRIS yang dapat membantu Anda untuk mengelola karyawan dengan mudah. Mulai dari absensi online, pengajuan cuti online, perhitungan gaji, hingga arus komunikasi antar karyawan dan perusahaan.
Kini saatnya bagi Anda untuk beralih digital di era industri serba internet. Pantau kinerja karyawan, rekap absensi dengan mudah, hitung penggajian secara otomatis beserta pajak dan komponen lainnya dengan mudah dalam satu aplikasi
Konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta dan dapatkan demo gratis di sini.
