Apa itu Sistem Cloud-Based HRIS Perusahaan?

HR atau human resource adalah organisasi yang berfungsi untuk mengatur dan mengembangkan sumber daya menggunakan sebuah sistem. Namun di era serba internet ini, sistem cloud based atau platform HRIS seperti Mekari Talenta menjadi pilihan utama.

Istilah HRIS sendiri merupakan singkatan dari human resource information system.  Sebuah sistem informasi sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atau perusahaan di mana mencakup informasi anggota atau SDM, rekrutmen, absensi, hingga penggajian.

Pada dasarnya pengelolaan informasi SDM dilakukan secara manual di mana pengoperasian dilakukan oleh para staf personalia. Namun saat ini, pengelolaan HRIS dapat dilakukan dengan sistem cloud-based.

Apa Itu Platform HRIS Berbasis Cloud?

Platform HRIS berbasis cloud adalah sistem manajemen SDM yang disimpan dan dijalankan melalui internet (cloud computing), bukan melalui server lokal perusahaan. Dengan platform ini, semua data karyawan dan fungsi HR dapat diakses secara real-time dari mana saja dan kapan saja, selama terhubung ke internet.

Contoh Platform HRIS Berbasis Cloud di Indonesia dan Global

Baca juga: Fitur Wajib pada Software HRIS Berbasis Cloud di Indonesia

Manfaat Menggunakan Sistem Cloud Based HRIS

Memasuki industri serba digital, berbagai fungsi pekerjaan termasuk HR tidak luput dari pemanfaatan teknologi.

Hal ini tentunya memiliki tujuan yang sama: mempermudah pekerjaan. Salah satu bentuk nyata dari pemanfaatan teknologi terutama dalam bidang pengolahan data adalah cloud storage.

Sistem cloud storage atau penyimpanan awan memungkinkan Anda menyimpan, mengolah, dan mengakses data di mana pun dan kapan pun. Hal tersebut karena data pada sistem komputasi cloud disimpan pada suatu server yang disambungkan dengan koneksi internet.

Dengan sistem cloud based HRIS memungkinkan bisnis Anda memberlakukan work from home atau flexi-work karena karyawan bisa melakukan absensi kerja menggunakan smartphone mereka.

Selain absensi online karyawan yang memungkinkan remote working, apa saja manfaat lainnya apabila Anda menggunakan sistem HR berbasis cloud?

Jangan ragu terapkah WFH di perusahaan, ikuti tips kami bekerja dari rumah agar tetap produktif hanya di: 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses dan Produktif

1. Mempermudah Operasional HR

Tentu dengan penggunaan sistem cloud based HRIS, Anda bisa mempermudah dan juga memperingkas pekerjaan HR karena pengolahan data dilakukan secara otomatis dan cepat.

Pada sistem cloud based HR, Anda hanya berperan sebagai user. Bukan sebagai pengoperasi seperti sistem manual.

Di mana segala proses operasional seperti menghimpun data karyawan, menghitung cuti, merekap absensi, dan juga menghitung gaji karyawan yang dapat dilakukan oleh program pada aplikasi.

Bahkan pada sebuah penelitian menjelaskan bahwa penggunaan sistem HR berbasis cloud bisa mengurangi waktu dan biaya pekerjaan operasional HR hingga 60%.

Dengan adanya HR berbasis cloud membuat para personalia di perusahaan bisa melakukan pekerjaan yang lebih strategis.

2. Memastikan Keterlibatan Karyawan

Bukan hanya soal kemudahan bagi pengelola SDM, sistem HR berbasis cloud juga memberikan manfaat kemudahan bagi karyawan menyeluruh salah satunya adalah faktor keterlibatan karyawan atau employee engagement.

Dengan sistem HR berbasis cloud karyawan dapat melakukan aktivitas pengelolaan data karyawan secara mandiri dan mudah mulai dari absensi, pengajuan cuti, slip gaji, dan yang paling penting adalah kompensasi karyawan.

Kemudahan terhadap akses kebutuhan karyawan tersebut yang dapat meningkatkan keterlibatan atau employee engagement. 

Kemudahan yang diberikan oleh sistem HR berbasis cloud juga meningkatkan efektifitas komunikasi antara perusahaan dan juga karyawan. Di mana komunikasi efektif merupakan bentuk upaya employee engagement yang mempengaruhi performa karyawan Anda.

Baca juga: Peran Sistem Cloud Based dalam Proses Modernisasi HR

3. Keamanan Data Terjamin

Salah satu manfaat yang diberikan pada sistem HR berbasis cloud adalah keamanan data.

Sistem manual sangat berisiko terhadap kehilangan atau kerusakan data yang dapat menyebabkan efek domino bagi perusahaan misalnya saja kesalahan hitung gaji yang dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.

Dengan sistem cloud based HR, Anda bisa menyimpan data karyawan dalam satu server yang terenkripsi dimana data akan terus diperbarui tanpa khawatir kehilangan data atau rusak.

Sistem cloud based HR juga memungkinkan Anda dengan mudah melacak kegiatan fraud pada perusahaan Anda atau bahkan mencegah hal-hal kecurangan lainnya misalnya manipulasi absensi.

Kapan Anda Harus Beralih ke Sistem Cloud Based HRIS?

Penggunaan Human Resource Information System (HRIS) berbasis cloud telah menjadi solusi yang semakin populer di kalangan perusahaan modern. Sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola data sumber daya manusia secara terpusat, efisien, dan fleksibel dari mana saja dan kapan saja.

Namun, pertanyaan pentingnya adalah: kapan waktu yang tepat untuk mengimplementasikan HRIS berbasis cloud di perusahaan? Berikut adalah beberapa kondisi ideal yang dapat menjadi indikator bahwa perusahaan Anda sebaiknya segera beralih ke HRIS berbasis cloud.

1. Ketika Jumlah Karyawan Mulai Banyak dan Data Sulit Dikendalikan Secara Manual

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh departemen HR adalah pengelolaan data karyawan dalam jumlah besar. Ketika perusahaan masih dalam tahap awal dengan jumlah karyawan yang sedikit, penggunaan dokumen Excel atau sistem manual lainnya mungkin masih bisa diandalkan. Namun, seiring bertambahnya jumlah karyawan, pengelolaan data menjadi semakin kompleks.

Data yang harus dikelola tidak hanya terbatas pada informasi dasar seperti nama, jabatan, dan gaji. HR juga perlu menangani data absensi, cuti, riwayat pelatihan, performa kerja, hingga dokumentasi legal seperti kontrak kerja dan perpanjangan masa kerja. Menyimpan semua data ini secara manual akan sangat rentan terhadap kesalahan, duplikasi data, serta rawan kehilangan informasi akibat kerusakan perangkat atau kesalahan manusia.

HRIS berbasis cloud hadir sebagai solusi digital yang mampu menyederhanakan dan memusatkan pengelolaan data tersebut dalam satu sistem terintegrasi. Semua informasi karyawan dapat diakses dalam hitungan detik, diperbarui secara real-time, dan dilindungi dengan sistem keamanan tingkat tinggi. Hal ini tentu akan mengurangi beban administratif HR dan meningkatkan efisiensi kerja tim secara keseluruhan.

2. Saat Perusahaan Menerapkan Sistem Kerja Jarak Jauh atau Hybrid

Sejak pandemi COVID-19, banyak perusahaan di Indonesia mulai menerapkan sistem kerja jarak jauh (remote work) atau model kerja hybrid yang menggabungkan kerja dari kantor dan rumah. Dalam konteks ini, pengelolaan SDM tidak lagi bisa bergantung pada sistem manual atau software berbasis desktop yang hanya bisa diakses dari satu lokasi.

HRIS berbasis cloud memungkinkan seluruh tim HR, manajer, dan bahkan karyawan itu sendiri untuk mengakses sistem dari berbagai lokasi selama terhubung ke internet. Sistem ini sangat ideal untuk memantau kehadiran harian, melakukan pengajuan cuti atau izin secara online, hingga melakukan evaluasi kinerja tanpa perlu bertatap muka secara langsung.

Lebih jauh lagi, HRIS berbasis cloud juga bisa diintegrasikan dengan teknologi biometrik, mobile attendance, serta platform komunikasi seperti email atau notifikasi push. Dengan begitu, manajemen karyawan di berbagai lokasi dapat dilakukan secara terstandarisasi dan transparan, tanpa mengorbankan efektivitas kontrol perusahaan terhadap produktivitas tenaga kerja.

3. Jika Ingin Efisiensi Biaya dan Waktu dalam Pengelolaan HR

Implementasi HRIS berbasis cloud tidak hanya menawarkan kemudahan akses dan keamanan data, tetapi juga memberikan keuntungan signifikan dalam hal efisiensi biaya dan waktu. Sistem manual cenderung membutuhkan banyak waktu untuk pekerjaan administratif, seperti mencetak slip gaji, mengisi formulir cuti, atau melakukan rekap absensi harian.

Dengan sistem cloud, banyak proses tersebut dapat diotomatisasi. Penghitungan gaji misalnya, dapat dilakukan secara otomatis dengan memasukkan variabel seperti kehadiran, lembur, dan potongan pajak. Hal ini secara langsung memangkas waktu kerja staf HR dan mengurangi potensi kesalahan hitung yang sering terjadi dalam proses manual.

Dari sisi biaya, penggunaan HRIS berbasis cloud juga cenderung lebih murah dibandingkan membangun sistem on-premise. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana besar untuk investasi perangkat keras, server internal, atau tenaga IT khusus. HRIS cloud umumnya beroperasi dengan sistem berlangganan (subscription) yang fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, baik dari sisi fitur maupun jumlah pengguna.

Efisiensi ini tidak hanya berdampak pada operasional HR, tetapi juga membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis karena semua data tersedia dalam bentuk analitik dan laporan yang siap digunakan.

4. Bila HR Ingin Berfokus pada Pengembangan SDM, Bukan Sekadar Urusan Administratif

Fungsi strategis dari departemen HR saat ini tidak lagi hanya terbatas pada administrasi. HR modern dituntut untuk menjadi mitra strategis dalam pertumbuhan bisnis perusahaan, mulai dari mengelola talenta, meningkatkan produktivitas karyawan, hingga membentuk budaya kerja yang positif.

Namun, peran ini sering kali terhambat oleh tugas administratif yang menyita waktu dan tenaga, seperti mengelola data absensi, menghitung gaji, atau memproses klaim reimbursement. Dengan menggunakan HRIS berbasis cloud, beban administratif tersebut dapat diminimalisir secara signifikan melalui sistem otomatisasi.

Hal ini memungkinkan HR memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada inisiatif strategis seperti pelatihan karyawan, manajemen kinerja, pengembangan karier, dan program employee engagement. Dalam jangka panjang, investasi pada HRIS berbasis cloud bukan hanya tentang efisiensi, tetapi juga tentang peningkatan kualitas manajemen SDM secara keseluruhan.

Melalui fitur pelaporan yang terintegrasi, HR juga dapat melakukan analisis data untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mengukur produktivitas berdasarkan departemen, atau memetakan potensi karyawan untuk dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi. Pendekatan ini tentunya akan mendorong transformasi HR dari sekadar pengelola administratif menjadi penggerak utama pertumbuhan organisasi.

Gunakan Platform HRIS Berbasis Cloud Terbaik Mekari Talenta

Jika perusahaan Anda siap untuk menerapkan sistem cloud based HR, Mekari Talenta bisa menjadi one stop-solution bagi urusan HRIS.

Talenta merupakan software as a service di bidang HRIS yang dapat membantu Anda untuk mengelola karyawan dengan mudah. Mulai dari absensi online, pengajuan cuti online, perhitungan gaji, hingga arus komunikasi antar karyawan dan perusahaan.

Kini saatnya bagi Anda untuk beralih digital di era industri serba internet. Pantau kinerja karyawan, rekap absensi dengan mudah, hitung penggajian secara otomatis beserta pajak dan komponen lainnya dengan mudah dalam satu aplikasi

Konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta dan jadwalkan demo gratis dengan mengisi formulir ini.