Insight Talenta 6 min read

Pentingnya Manfaat Database Karyawan bagi Perusahaan

By Mekari TalentaPublished 10 Apr, 2023 Diperbarui 06 Mei 2024

Keberadaan database karyawan di perusahaan memiliki beragam manfaat untuk mendukung proses bisnis. Apalagi dengan didukung oleh sistem HRIS, pengelolaan database karyawan bisa memberikan jawaban untuk beberapa permasalahan administrasi pegawai yang kerap dialami HR.

Suatu perusahaan dijalankan oleh banyak sumber daya, termasuk salah satunya sumber daya manusia yang merupakan pelaksana fungsi suatu perusahaan.

Oleh karena itu, antara perusahaan dan karyawan yang bekerja harus saling  bekerja sama demi majunya perusahaan.

Karyawan yang dipilih untuk bekerja benar-benar yang kompeten untuk perusahaan.

Disaring mulai dari perekrutan yang terstruktur hingga bekerja di perusahaan dengan dibekali berbagai training dan sertifikasi agar dalam menjalankan perusahaan dengan baik sesuai kemampuannya.

Oleh sebab itu, wajib bagi sebuah perusahaan mengelola database karyawan atau pegawai dengan baik.

Pengertian Database Karyawan

Database sendiri memiliki pengertian sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dengan ketentuan dan aturan tertentu yang saling berelasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola dan memperoleh infomasi.

Database perusahaan yang dikelola dengan baik sangat memudahkan bagian HRD dan administrasi HR saat mencari data karyawan.

Hal tersebut juga bermanfaat untuk pengelolaan gaji, struktural organisasi dan sebagainya.

Pengelolaan data karyawan yang baik di administrasi awal, akan mempermudah perusahaan melakukan banyak hal untuk kepentingan karyawan lainnya.

Adanya pengelolaan tersebut, memberikan kemudahan bagi HR untuk mencari informasi, mengolah data, sehingga dapat memberikan output bisnis yang lebih baik ketika dibutuhkan.

Kemudian, perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan karyawan dengan memenuhi kebutuhan instansi baik kualitas dan kuantitas.

Dengan data lengkap terkait setiap karyawan yang ada di perusahaan, ini dapat menjadi langkah awal sebuah perusahaan untuk optimalisasi fungsi pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan.

Manfaat dan Pentingnya Mengelola Data Database Karyawan bagi Perusahaan

Mudah Kelola Database Karyawan dengan Aplikasi Talenta

Pengelolaan database karyawan sendiri saat ini sudah jarang dilakukan secara konvensional karena sudah tidak efisien, sehingga mulai banyak dikembangkan pengelolaan database secara digital dengan sistem informasi manajemen kepegawaian yang baik.

Dengan database yang berisi kumpulan file dan arsip disimpan dalam digitalilasi sistem informasi perusahaan yang baik.

Dengan mengelola database karyawan yang baik dan informasi yang terstruktur akan membantu perusahaan mengambil keputusan dalam manajemen kepegawaian.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Manfaat Pengelolaan Database Karyawan Perusahaan

Mengapa kita perlu mengelola database karyawan dengan baik?

Saat ini, data menjadi penting keberadaannya, maka data database karyawan  pegawai juga penting dan sangat rahasia.

Sehingga database karyawan ini tidak boleh tersebar, dan digunakan untuk hal-hal yang dapat merugikan karyawan dan perusahaan.

Database karyawan ini hanya dapat diakses oleh orang-orang yang berkompeten dan memang pekerjaannya berkaitan dengan database karyawan.

Tidak boleh akses orang atau karyawan lain yang tidak berkepentingan membuka database karena data database karyawan sangat berharga.

Banyak manfaat dalam menggunakan pengelolaan database yang baik.

1. Cepat dan Mudah untuk Digunakan

Dengan mengelola database, akan memudahkan penyeleksian data dengan cepat, sehingga data-data yang diperlukan itu akan muncul dengan cepat.

Tanpa harus dicari satu per satu data yang diperlukan.

Untuk database dengan digitalisasi, kecepatan proses database ini tergantung developer rancangan sistemnya.

YouTube video
Baca Juga: Aplikasi & Software Database Karyawan Perusahaan

2. Kontrol Data Terpusat

Dengan memiliki satu database lengkap yang dikelola baik, perusahaan akan mudah mengkontrol data yang otomatis akan tersambung ke data lainnya.

Selain itu, karyawan juga dapat diberikan akses untuk melihat data pribadi tanpa merubah atau dapat merubah data dengan persetujuan dari pusat.

Selain itu, administrator database yang memiliki peranan penting dalam sistem database dan memang pekerjaan yang berhubungan dengan HR.

Oleh karena itu, administrator harus memiliki kemampuan dan pengetahuan baik agar dapat mengatur sistem database dengan baik.

Begini pentingnya mengelola data karyawan juga database karyawan pegawai perusahaan dengan sistem HRIS seperti Talenta! Disini anda akan bisa menjawab pertanyaan terkait "jelaskan mengapa database penting untuk dikelola dengan baik?", "manfaat pengelolaan database karyawan bagi perusahaan?", dan "kenapa database sangat penting didalam pengelolaan perusahaan?"

3. Hemat Biaya Operasi Perusahaan

Dengan database kontrol terpusat, maka tidak membutuhkan server yang menghubungkan berbagai perangkat karena server yang digunakan adalah server pusat.

Jadi, tidak perlu melakukan pembelian perangkat untuk server lainnya

Baca Juga : Proses Reimburse Atau Reimbursement Adalah Lebih Cepat Dengan Cara Ini

4. Data Database Karyawan Atau Pegawai Akan Aman

Database merupakan hal yang sangat penting, maka harus dijaga keamanannya tidak boleh bocor ke luar sehingga dapat merugikan banyak pihak, termasuk karyawan dan perusahaan.

Oleh karena itu, pentingnya hak akses setiap orang yang berbeda sesuai dengan kepentingan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan.

Hal ini menjaga database karyawan yang ada di server pusat tidak digunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Perusahaan Anda

5. Data Karyawan yang Lengkap

Hanya dengan satu aplikasi, segala informasi terkait karyawan dapat dimasukkan secara mudah dan cepat.

Hal ini akan membantu dalam pengelolaan data secara terperinci dari mulai data diri, posisi, tanggung jawab, komponen gaji dan tunjangan, riwayat penghargaan, presensi hingga aset perusahan yang diterima.

Dengan demikian, akan memudahkan HR manager atau pihak-pihak tertentu yang membutuhkan data karyawan sebagai keperluan.

Baca juga: Solusi HR Menghadapi Karyawan Manufaktur Generasi Z

6. Konsistensi Data

Database karyawan atau pegawai ini bersifat tunggal, artinya membuat daya menjadi lebih konsisten.

Perbedaan atau inkonsistensi data yang mungkin terjadi ketika penyimpanan dilakukan secara manual dapat diminimalisir.

Setiap divisi yang memerlukan data karyawan juga dapat mengolahnya secara tepat karena bersumber dari data yang sama.

Tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk validitas data dan sebagainya.

Data yang konsisten ini juga penting dalam kondisi darurat.

Eksekutif perusahaan dapat mempertanggungjawabkan keputusan yang mereka buat karena sumber data yang mereka ambil juga sudah dipastikan valid.

Baca Juga: Komponen Database, Penggajian, Serta Penjelasannya

7. Aplikasi Baru untuk Sistem Digitalisasi Lainnya

Database yang dirancang baik akan memudahkan perusahaan mengembangkan kebijakan aplikasi lainnya untuk perusahaan dan karyawan.

Mulai dari payroll gaji, jatah cuti dan lainnya semua berdasarkan data database karyawan di awal yang akurat.

Database yang dibuat perusahaan baik usaha kecil maupun perusahaan besar haruslah dengan rancangan yang baik dengan memanfaatkan teknologi infomasi dan jaringan yang sekarang sudah sangat besar.

Baca Juga : Contoh Absensi Online Gratis Dengan Web Google Forms Hingga Aplikasi Mobile App Berbasis Android

Cara Mengelola Database Karyawan yang Baik

Ada beberapa cara agar bisa mengelola database karyawan dengan baik. Berikut adalah beberapa di antaranya.

Menentukan Jenis Data yang Akan Dikelola dan Disimpan

Tidak semua data karyawan harus mentah-mentah diterima dan dikelola.

Maka dari itu, perusahaan harus menentukan terlebih dahulu jenis data karyawan apa saja yang ingin dikelola.

Misalnya dimulai dari informasi umum seperti nama lengkap, jabatan, alamat, nomor telepon, kontak darurat, besaran gaji, dan lain sebagainya.

Penyimpanan Data

Salah satu risiko kebocoran data yang bisa dikelola adalah bagaimana kita menyimpan data-data tersebut.

Perusahaan bisa saja membuat satu server terpusat untuk menyimpan data sehingga beberapa karyawan tertentu bisa mengaksesnya.

Tapi itu membutuhkan biaya yang mahal. Salah satu opsi yang lebih murah adalah dengan menggunakan software HRIS berbasis cloud seperti Mekari Talenta.

Karena mengandalkan internet, Anda bisa menyimpan data-data dengan aman dan secara terpusat.

Data tersebut bisa diakses di mana saja dan Anda tidak membutuhkan ruang penyimpanan apapun karena semua data tersimpan di dalam cloud.

Pengelolaan Database Karyawan Pegawai Perusahaan Secara Digital dengan Mekari Talenta

Pengelolaan Data Database Karyawan Pegawai Perusahaan Secara Digital Lebih Mudah Dengan Talenta HRIS

Jika dulu database disimpan manual, sekarang secara sistematis disimpan dalam suatu sistem.

Berkembangnya waktu, penyimpanan ini menggunakan program yang bisa dimiliki perusahaan dengan software lengkap.

Hal ini menjadikan karyawan bagian HR mengoptimalkan pengelolaan database dengan baik, hemat dan efisien karena data database karyawan pegawai di awal sangat penting dilakukan secara akurat.

Mempermudah bagian HR atau HR Manager untuk mengelola hal lain yang berhubungan dengan ketenagakerjaan seperti hak karyawan tentang gaji, surat cuti kerja karyawan, lembur dll.

Selain itu, perusahaan juga dapat meningkatkan sumber daya manusia yaitu karyawannya untuk penempatan yang sesuai, pemberian training dan sertifikasi berkaitan dengan pekerjaaan karyawan tersebut atau kegiatan yang mendukung pekerjaan karyawan untuk lebih loyal terhadap perusahaan.

Seperti software database yang dimiliki Mekari Talenta, dengan menyimpan database yang baik maka akan dapat memudahkan pengelolaan payroll dan gaji.

Selain itu, kemudahan pengelolaan database ini diintegrasikan untuk fitur lengkap pengelolaan HR secara umum seperti umum, seperti fitur absensi kehadiran, hitung gaji karyawan dan pelaporan setiap periode.

Selain itu, penggunaan software dari Talenta sangat mudah digunakan baik oleh perusahaan maupun karyawan dengan minimalisir risiko kesalahan.

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang

Mekari membantu Anda menyimpan seluruh data karyawan mulai dari informasi pribadi dan keluarga karyawan, alamat, payroll, kontrak kerja karyawan, NPWP, perhitungan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan dan data lain yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan Mekari Talenta, data perusahaan akan terdata rapi dan terpusat sehingga mudah untuk pencarian data.

Ini dimulai sejak proses rekrutmen dan onboarding sesuai standar perusahaan.

Selain itu pihak HR akan mendapat laporan lengkap dan terstruktur hanya dengan satu klik.

Penggunaan software dan aplikasi data database karyawan pegawai secara digital dirasakan sangat memberikan manfaat efisiensi karena dapat dimodifikasi untuk kemudahakan pengelolaan data karyawan dari waktu ke waktu.

Selain itu, dengan penggunaan digitalisasi, data karyawan dapat diakses dibanyak tempat namun keamanannya tetap terjaga.

Dan yang pasti harus aman karena menyangkut database pribadi karyawan yang pasti tidak sedikit jumlahnya.

Dapat dibayangkan apabila database itu digunakan pihak lain untuk hal-hal yang merugikan karyawan dan perusahaan?

Hal tersebut pasti karena pengelolaan database yang tidak tepat.

Oleh sebab itu, pilihlah aplikasi pengelolaan database yang tepat seperti Mekari Talenta sehingga akan memudahkan karyawan dan perusahaan untuk langkah awal manajemen administrasi karyawan.

Baik, Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang

Perusahaan akan dapat mengembangkan perencanaan SDM yang tepat untuk para karyawannya dan lebih mudah menghitung hak karyawan mulai gaji yang diperoleh, upah kerja lembur sampai fasilitas lain yang diberikan karyawan.

Pemantauan jumlah karyawan, jatah cuti hingga penggajian karyawan mudah dilakukan sesuai profil karyawan.

Di sisi para karyawan sendiri, pengelolaan data database karyawan atau pegawai yang mutakhir dan terintegrasi baik akan memudahkan saat menghitung absen, data keluarga yang diperlukan mendapat fasilitas perusahaan, struktural jabatan di perusahaan sampai pada penghitungan gaji.

Dengan sistem yang sudah terintegrasi, karyawan tidak perlu membuat sistem laporan manual.

Jangan lupa pilih aplikasi yang aman dan tepercaya untuk pengelolaan database.

Karena aplikasi Mekari Talenta, akan membantu keperluan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan Anda.

Tertarik untuk mencoba payroll software Indonesia Mekari Talenta?

Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.

banner tentu bisa june
Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.