Strategic Workforce Planning: Pengertian, Contoh, dan Panduan

Ketika berhubungan dengan SDM atau tenaga kerja, kebutuhannya perlu dipertimbangkan agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara optimal. Ini lah tujuan dari strategic workforce planning di mana perusahaan perlu menganalisis apakah kebutuhan tenaga kerja sudah menyesuaikan kebutuhan perusahaan dan kesiapannya menghadapi berbagai tantangan.

Simak penjelasan mengenai strategic workforce planning pada artikel berikut.

Apa Itu Strategic Workforce Planning?

Strategic workforce planning (perencanaan strategis tenaga kerja) adalah proses merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.

Ini melibatkan analisis mendalam tentang kebutuhan keterampilan, kapasitas, dan kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan jangka panjang perusahaan.

Tujuan dari strategic workforce planning adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat pada jumlah yang tepat, dengan keterampilan yang sesuai, pada saat yang tepat.

Dengan melakukan perencanaan ini, perusahaan dapat mengantisipasi kebutuhan masa depan, mengidentifikasi celah keterampilan, dan mengambil tindakan proaktif untuk mengisi kekosongan tersebut.

Dengan melakukan strategic workforce planning secara efektif, perusahaan dapat mengurangi risiko ketidaksesuaian tenaga kerja, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kesiapan untuk menghadapi tantangan masa depan.

Kenapa Strategic Workforce Planning Perlu HR Terapkan di Perusahaan?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa strategic workforce planning perlu diterapkan HR di perusahaan.

Ketersediaan Tenaga Kerja yang Tepat

Strategic workforce planning memungkinkan HR untuk mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang tepat sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.

Dengan memahami kebutuhan keterampilan dan kapasitas yang diperlukan, HR dapat mengembangkan strategi untuk merekrut, mempertahankan, dan mengembangkan karyawan yang sesuai.

Tentunya agar prosesnya lebih efisien, Anda bisa memanfaatkan software applicant tracking system atau ATS seperti Mekari Talenta.

Mekari Talenta dilengkapi fungsi ATS untuk mengoptimalkan proses rekrutmen dari nol hingga proses onboarding.

Proses mulai dari job posting, menyaring CV kandidat, penjadwalan wawancara, hingga onboarding dapat dilakukan secara efisien melalui satu dashboard terintegrasi di Mekari Talenta.

Anda dapat melacak progres rekrutmen sehingga prosesnya dapat tertata dengan baik.

Pengelolaan Perubahan

Perencanaan strategis tenaga kerja membantu HR dalam mengantisipasi dan mengelola perubahan dalam kebutuhan tenaga kerja. Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, perusahaan sering menghadapi perubahan teknologi, persaingan pasar, dan tren industri.

Dengan menerapkan strategic workforce planning, HR dapat mengidentifikasi celah keterampilan yang mungkin timbul akibat perubahan tersebut, serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan tenaga kerja dengan keterampilan yang relevan.

Efisiensi Sumber Daya Manusia

Dengan melakukan perencanaan tenaga kerja yang strategis, HR dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia.

Ini termasuk menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan, mengelola pergeseran dalam kebutuhan tenaga kerja, dan memaksimalkan produktivitas dan kinerja perusahaan.

Dengan mengelola tenaga kerja secara efisien, perusahaan dapat menghemat biaya operasional dan meningkatkan efisiensi.

Pengembangan dan Retensi Karyawan

Strategic workforce planning membantu HR dalam mengidentifikasi potensi pengembangan dan kesempatan karir bagi karyawan yang ada.

Dengan memahami kebutuhan masa depan perusahaan, HR dapat menyusun rencana pengembangan karyawan, program pelatihan, dan jalur karir yang sesuai.

Hal ini dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, memotivasi mereka, dan meningkatkan retensi karyawan yang berpotensi.

Responsibilitas Perusahaan yang Berkelanjutan

Perencanaan strategis tenaga kerja juga berperan dalam mendukung tanggung jawab sosial perusahaan (CSR) dan praktik bisnis yang berkelanjutan.

Dengan memperhatikan keberlanjutan tenaga kerja, HR dapat mengembangkan kebijakan inklusif, mempertimbangkan keragaman dan inklusi, serta menjaga keseimbangan antara kepentingan bisnis, karyawan, dan masyarakat.

Secara keseluruhan, menerapkan strategic workforce planning membantu HR untuk mengoptimalkan kekuatan tenaga kerja, merespons perubahan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat untuk mencapai tujuan strategis jangka panjang.

Proses Strategic Workforce Planning

Prinsip Dasar Strategic Workforce Planning

Strategic workforce planning adalah sebuah kedinamisan antara apa yang kita miliki sekarang dengan apa yang kita butuhkan di masa depan.

Untuk itu, formasi karyawan yang dimiliki sekarang tetap relevan ketika kita membuat keputusan terkait formasi ideal di masa depan.

Berikut adalah beberapa prinsip mendasar dari strategic workforce planning.

• Strategic workforce planning sejalan dengan strategi jangka panjang perusahaan di mana perusahaan berusaha untuk mencapai target dalam lima hingga sepuluh tahun ke depan. Ini menjadikannya panduan yang baik untuk merencanakan SDM.
• Ketika terlibat dalam strategic workforce planning, fokus pada fungsi utama perusahaan. Ini adalah bagian yang berkontribusi paling banyak dari hasil perusahaan keseluruhan. Peran lainnya hanya pertimbangan sekunder.
• Workforce planning sifatnya strategis. Ia fokus pada keputusan strategis yang punya tujuan jangka panjang.

Proses Strategic Workforce Planing

Proses strategic workforce planning melibatkan beberapa tahapan, antara lain sebagai berikut.

Analisis Strategis

Mengidentifikasi tujuan strategis perusahaan dan menghubungkannya dengan kebutuhan tenaga kerja. Hal ini melibatkan pemahaman yang mendalam tentang visi, misi, dan tujuan jangka panjang perusahaan.

Analisis Tenaga Kerja Saat Ini

Melakukan evaluasi terhadap komposisi tenaga kerja saat ini, termasuk keterampilan, kapasitas, dan kekurangan yang ada. Ini mencakup penilaian terhadap keahlian karyawan, kebutuhan pelatihan, dan potensi pengembangan internal.

Analisis Kebutuhan Masa Depan

Menganalisis tren industri, perubahan demografis, teknologi, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi keterampilan baru yang mungkin diperlukan dan perkiraan perubahan kebutuhan tenaga kerja.

Identifikasi Celah

Membandingkan kebutuhan tenaga kerja masa depan dengan profil tenaga kerja saat ini untuk mengidentifikasi celah atau ketidakcocokan yang ada. Ini membantu dalam mengidentifikasi area di mana perusahaan mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan, pelatihan tambahan, atau perubahan dalam kebijakan perekrutan.

Pengembangan Rencana Aksi

Merancang dan melaksanakan rencana aksi untuk mengisi celah tenaga kerja yang teridentifikasi. Rencana ini dapat mencakup pengadaan karyawan baru, pelatihan dan pengembangan, kebijakan perekrutan yang lebih efektif, atau kerja sama dengan mitra eksternal.

Pemantauan dan Evaluasi

Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana aksi serta meninjau kembali strategi tenaga kerja secara berkala. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan rencana mereka sesuai dengan perubahan kebutuhan dan menjaga kesesuaian antara tenaga kerja dan tujuan strategis perusahaan.

Contoh Nyata Strategic Workforce Planning

Contoh kasusnya adalah seperti ini. Perusahaan Stratos Global adalah perusahaan teknologi yang sedang berkembang pesat dan ingin mengimplementasikan workforce planning untuk memastikan keberlanjutan pertumbuhan mereka. Berikut adalah langkah-langkah yang mereka ambil dalam workforce planning.

Perusahaan Stratos Global menganalisis tujuan strategis mereka untuk jangka panjang. Mereka ingin menjadi pemimpin pasar dalam pengembangan aplikasi mobile dan memperluas kehadiran global mereka.

HR perusahaan Stratos Global melakukan analisis tenaga kerja saat ini. Mereka melihat jumlah karyawan, keterampilan yang dimiliki, dan kapasitas departemen yang ada.

Misalnya, mereka menemukan bahwa departemen pengembangan aplikasi mobile memiliki kekurangan tenaga kerja dengan keahlian tertentu seperti pengembangan Android.

Kemudian, perusahaan Stratos Global melakukan analisis tren industri dan perkiraan permintaan di pasar global. Mereka menemukan bahwa permintaan akan pengembangan aplikasi mobile terus meningkat dan ada potensi pertumbuhan di pasar internasional.

Ini berarti mereka perlu meningkatkan kapasitas pengembangan Android dan juga iOS dan mendiversifikasi tim pengembangan mereka.

Dengan membandingkan profil tenaga kerja saat ini dengan kebutuhan masa depan, perusahaan Stratos Global mengidentifikasi celah.

Mereka menyadari bahwa mereka membutuhkan lebih banyak pengembang Android yang terampil untuk memenuhi permintaan yang meningkat dan pengguna Android yang diprediksi lebih banyak.

Selain itu, mereka juga melihat potensi meningkatkan keahlian karyawan yang ada melalui pelatihan tambahan.

HR perusahaan Stratos Global kemudian menyusun strategi untuk rekrutmen karyawan baru. Mereka memutuskan untuk merekrut pengembang aplikasi baru, baik melalui perekrutan eksternal maupun pengembangan internal.

Mereka juga merencanakan pelatihan karyawan yang ada untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam mengembangkan aplikasi, baik untuk Android maupun iOS.

Rencana ini juga melibatkan mengalokasikan anggaran dan sumber daya yang diperlukan untuk merealisasikan rencana tersebut.

Perusahaan Stratos Global memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana aksi mereka. Mereka melihat apakah target pengembangan aplikasi tercapai tepat waktu dan efektif, apakah ada perubahan dalam permintaan tenaga kerja, dan apakah karyawan yang telah dilatih menunjukkan peningkatan kinerja.

Jika ada perubahan atau ketidaksesuaian, perusahaan Stratos Global akan meninjau kembali strategi mereka dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Dalam contoh di atas, perusahaan Stratos Global menggunakan strategic workforce planning untuk mengidentifikasi celah keterampilan dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengisi celah tersebut, baik melalui rekrutmen eksternal maupun pengembangan internal.

Dengan melakukan itu, mereka dapat memastikan bahwa mereka memiliki tenaga kerja yang tepat dan keterampilan yang relevan untuk mencapai tujuan strategis mereka dalam mengembangkan aplikasi mobile dan mempersiapkan keadaan di masa mendatang.

Panduan Membuat Strategic Workforce Planning

Ada tiga langkah utama ketika ingin menerapkan strategic workforce planning. Yang pertama adalah analisis keadaan SDM terkini. Kedua adalah memproyeksikan skenario dan konsep di masa mendatang. Yang terakhir adalah analisis kondisi SDM di masa mendatang.

Mari membahasnya satu per satu.

Analisis SDM yang Ada saat Ini

Strategic workforce planning dimulai dengan menganalisis kondisi SDM yang ada. Anda perlu mengetahui karyawan serta skill seperti apa yang perusahaan miliki saat ini. Ada dua hal yang bisa dieksplorasi, yaitu kualitas dan kuantitas.

Kualitas SDM

Kualitas SDM adalah tentang performa dan juga potensi di masa depan. Kita tentu sudah mengetahui istilah high-performer dan juga high-potential.

Mereka adalah orang yang akan memiliki performa sangat baik di masa kini dan juga diharapkan demikian di masa mendatang.

Mengetahui kualitas SDM adalah esensi dari manajemen talenta yang efektif. Manajemen talenta berfungsi untuk mengeruk potensi penuh dari para karyawan.

Mereka akan dinilai performa serta potensinya ke depan. Salah satu contohnya adalah menggunakan framework 9-box matrix yang mampu memetakan potensi karyawan.

9-box matrix adalah salah satu tools yang dapat digunakan dalam strategic workforce planning. Tiap grup dalam kotak tersebut membutuhkan kebijakan manajemen talenta yang berbeda-beda.

Sebagai contoh:

• Karyawan high potential butuh pelatihan
• Manajer high potential butuh meningkatkan skill manajemen
• High performer dengan potensi rendah tidak perlu kenaikan gaji atau promosi karena mereka tidak bisa berkembang lebih jauh lagi.
• Low performer dengan potensi rendah juga tidak perlu kenaikan gaji atau promosi. Ada baiknya Anda berpisah dengan karyawan yang berada di grup ini karena mungkin mereka bisa lebih baik di pekerjaan lainnya.

Ini adalah contoh bagaimana perencanaan SDM sederhana bisa memandu Anda untuk membangun proses yang lebih kompleks nantinya.

Kuantitas SDM

Selanjutnya adalah untuk melihat jumlah SDM dan mempertimbangkan beberapa matriks, di antaranya adalah jumlah karyawan baru, tingkat turnover, dan juga promosi internal.

Umumnya, turnover pada kalangan manajemen atas sangat berbahaya. Peran-peran yang kritis ini tidak hanya sulit untuk mencari penggantinya, tetapi juga sangat mahal secara biaya.

Kemudian, tidak semua peran juga berperan besar terhadap nilai perusahaan. Misalnya saja, dari total 1.000 karyawan, sekitar 20 karyawan punya peran penting dalam menghasilkan 80 persen dari total laba perusahaan.

Antisipasi Kejadian di Masa Depan

Memang baik ketika Anda tahu di mana posisi Anda berada sekarang. Namun untuk siap menghadapi masa depan, Anda perlu bisa berspekulasi dan merasakan apa yang bisa datang nanti.

Masa depan tentu sulit diprediksi, tapi Anda bisa membuat berbagai skenario dari beberapa kemungkinan yang bisa terjadi. Ini dapat membuat Anda membuat action plan.

Analisis Formasi SDM di Masa Depan

Langkah terakhir adalah menganalisis formasi dari SDM Anda di masa depan. Ada perbedaan antara formasi yang diharapkan dengan formasi yang diinginkan.

Formasi SDM adalah formasi yang dalam 3-5 tahun dari sekarang ketika perusahaan tetap melakukan hal seperti biasa.

Namun, apakah formasi yang diharapkan sudah sejalan dengan formasi yang diidamkan di masa mendatang.

Misalnya, dengan adanya perkembangan AI, di masa depan banyak sektor-sektor yang kini tidak membutuhkan peran manusia karena semuanya sudah serba otomatis dan Anda tidak membutuhkan banyak karyawan untuk satu pekerjaan tertentu.

Perkembangan ini mungkin menjadi tantangan bagi para tenaga kerja. Formasi yang Anda harapkan mungkin merasa bahwa dalam 2-3 tahun Anda masih bisa bertahan dengan SDM yang sekarang.

Namun banyak pekerjaan yang mungkin akan digeser oleh AI di masa depan sehingga formasi atau struktur SDM di masa depan bisa sangat berubah.

Mengetahui hal ini dapat membuat Anda mencari solusi dari sekarang karena butuh waktu lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rentan terganti ini untuk sepenuhnya digantikan.

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai strategic workforce planning. Tidak dapat dipungkiri, mengelola SDM adalah hal yang penting.

Seperti salah satu poin yang dijabarkan di atas, salah satu hal yang dapat mengoptimalkan proses ini adalah berdasarkan penilaian karyawan untuk melihat potensi mereka.

Ini dapat Anda lakukan dengan fitur Performance Management dari Mekari Talenta.

Dengan fitur ini, Anda bisa mengelola kinerja karyawan mulai dari manajemen KPI hingga penilaian kinerja yang dapat Anda pantau secara berkala dan terpersonalisasi untuk masing-masing karyawan.

Nah, jika Anda tertarik untuk mencari tahu lebih lanjut fitur dari Mekari Talenta ini? Anda bisa segera berkonsultasi gratis dengan tim sales Mekari Talenta sekarang dan mencoba gratis demo aplikasinya.