Administrasi HR 6 min read

Manpower Planning: Pengertian, Proses, dan Tujuan

By Jordhi FarhansyahPublished 14 Feb, 2023 Diperbarui 28 Maret 2024

Manpower planning atau perencanaan sumber daya manusia ( SDM ) adalah salah satu bagian penting dalam serangkaian aktivitas manajemen HR.

Melalui penyusunan manpower planning, perusahaan memiliki ketersediaan tenaga kerja yang cukup agar operasional bisnis tetap berjalan.

Bahkan, sebagai aset paling berharga di sebuah perusahaan, SDM wajib memenuhi ekspektasi dan kebutuhan perusahaan.

Jika tidak, besar kemungkinan perusahaan bisa berjalan pincang.

Marcus Lemonis pengusaha asal Amerika Serikat mengatakan, “The Customers is no.2 for me right behind the employee”.

Lantas, apa itu manpower planning dan apa strateginya? Simak ulasan lengkapnya di artikel Mekari Talenta berikut.

Pengertian Manpower Planning dalam Dunia HR

manpower planning

Manpower planning adalah sebuah proses identifikasi, perencanaan, memperkirakan, sekaligus pemenuhan tenaga kerja dengan jumlah, waktu, tempat, dan biaya yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Meski begitu, saat ini istilah manpower planning tidak hanya berbicara tentang pemenuhan serta permintaan tenaga kerja.

Namun bagaimana perusahaan bisa memastikan tenaga kerja yang sudah ada bisa memiliki skill yang dibutuhkan perusahaan serta memastikan teknologi apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan skill yang dimiliki karyawan tersebut.

Tujuan Manpower Planning

Tujuan utama dari penerapan manpower planning adalah memastikan ketersediaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Proses perencanaan ini pun bukanlah aktivitas yang dilakukan sekali-dua kali.

Namun proses yang berlangsung secara terus-menerus selama perusahaan itu berdiri.

Ditambah setiap 5-10 tahun, teknologi industri selalu berubah dan berkembang, sehingga mau-tidak-mau perusahaan pun harus ikut beradaptasi.

Misalnya, 10 tahun lalu teknologi cloud computing atau kecerdasan buatan (AI) belum dikenal banyak oleh industri.

Namun belakangan, teknologi tersebut justru bisa menjadi amunisi bagi perusahaan agar bisa bertahan di era industri digital.

Perusahaan pun dituntut untuk bisa memenuhi kebutuhan tersebut dengan cara memiliki SDM atau tenaga kerja yang mampu mengembangkan dan mengoperasikan teknologi tersebut.

Proses manpower planning juga dibutuhkan ketika sebuah perusahaan melihat peluang bisnis baru dan ingin mengimplementasikannya.

Proyek tersebut tentu membutuhkan waktu, biaya, tenaga kerja, dan juga teknologi.

Jika dilakukan dengan serampangan, peluang tersebut bisa menjadi ancaman yang menyebabkan kerugian.

Misalnya, HR di perusahaan Anda sudah merekrut 5 karyawan.

Namun teknologi yang dibutuhkan belum tersedia, waktu pengerjaan pun belum jelas, bahkan dari segi bujet belum bisa memenuhi ekspektasi proyek tersebut.

Di sini lah peran manpower planning untuk memastikan elemen-elemen tadi terpenuhi secara tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan demikian, peluang bisnis tadi bisa berjalan sesuai harapan.

Dengan kata lain, tujuan lain dari manpower planning adalah memastikan tidak adanya ketidaksesuaian di antara jumlah tenaga kerja, waktu, tempat, teknologi, dan ekonomi.

Kenapa Perusahaan Harus Merencanakan Manpower Planning dengan Baik

Salah satu permasalahan terbesar yang dialami oleh industri adalah adanya talent gap dan skill gap.

Tentu ini menjadi pekerjaan rumah bagi para HR manager.

Talent gap sendiri adalah istilah yang menggambarkan kondisi suplai tenaga kerja yang lebih rendah dibanding kebutuhan yang diminta oleh perusahaan. Baik dari segi jumlah maupun skill yang dibutuhkan.

Kebutuhan skill perusahaan yang tinggi karena adanya perubahan teknologi namun dengan suplai yang tidak memadai, istilah ini disebut sebagai skill gap.

Note: Fitur Manpower Planning dalam Mekari Talenta dirancang untuk memaksimalkan potensi sumber daya manusia di perusahaan Anda. Dengan fitur ini, perusahaan dapat merencanakan jumlah karyawan setiap bulan dan menemukan pengganti saat ada karyawan yang mengundurkan diri. Akses ke fitur ini tersedia bagi Super Admin atau Admin. Lebih jelasnya, simak video berikut untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

YouTube video

Melalui laporan The 2022 Global Talent Shortage oleh ManpowerGroup, rata-rata talent shortage atau ketimpangan tenaga kerja di dunia sebesar 75 persen di tahun 2022.

Sektor yang paling terdampak adalah pemerintahan, pendidikan, kesehatan, teknologi, manufaktur, keuangan, dan ritel.

Sementara melalui laporan World Bank di tahun 2018, Indonesia setidaknya membutuhkan 9 juta tenaga kerja di bidang IT selama periode 2015 hingga 2030.

Hal tersebut juga didukung dengan data dari Korn Ferry pada tahun 2017 dimana Indonesia diprediksi akan mengalami defisit tenaga kerja ahli hingga 3.8 juta di tahun 2030.

Jika kedua hal tersebut terjadi di perusahaan Anda, laju pertumbuhan bisnis jadi jauh lebih lambat. Perusahaan juga akan sulit bersaing dan bertahan terutama di masa depan.

Salah satu strategi untuk memperkecil jarak talent gap atau bahkan kemampuan perusahaan untuk bisa memenuhi kebutuhan tenaga kerjanya adalah adanya manpower planning.

Jadi, seorang HR manager tidak hanya bisa mengelola operasional karyawan namun juga bisa berpikir secara strategis salah satunya dengan menyusun manpower plan.

Manfaat Manpower Planning Untuk Perusahaan

Penerapan manpower planning secara strategis mampu memberikan dampak tidak hanya pada HRD saja namun bisnis secara keseluruhan.

Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan melalui manpower planning yang baik:

  • Meningkatkan produktivitas bisnis karena perusahaan mampu memperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja serta teknologi yang dibutuhkan
  • Perusahaan mampu memiliki tenaga kerja yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan target bisnis yang ingin dicapai
  • Mampu mendeteksi adanya permasalahan secara dini dalam sistem manajemen terutama di bidang HR sekaligus bagaimana strategi mitigasinya
  • Mampu menciptakan administrasi tenaga kerja yang efisien sehingga ketika ada turnover karyawan, perusahaan tidak memiliki posisi yang kosong yang menyebabkan kepincangan di dalam organisasi
  • Mempermudah HR manager untuk mengambil langkah keputusan strategis dalam mengembangkan tenaga kerja baik dari segi teknologi, skill, hingga kepuasan karyawan.
  • Mengutip Deloitte, manpower planning mampu mengefisiensi biaya tenaga kerja. Hal ini karena perusahaan bisa menganggarkan jumlah tenaga kerja dan biaya yang harus dikeluarkan secara tepat
  • Mampu menciptakan kepuasan pelanggan. Dengan adanya manpower planning yang baik, secara otomatis manajemen perusahaan memiliki sistem dan standar yang baik dan hal tersebut berdampak pada kepuasan pelanggan.

Baca juga: Manfaat Pengelolaan Database Karyawan bagi Perusahaan

manfaat manpower planning

Proses dan Langkah dalam Menyusun Manpower Planning

Sebagai pedoman, ada 4 langkah utama dalam menyusun manpower planning secara strategis, yaitu sebagai berikut.

1. Ketahui Kondisi dan Rencana Bisnis Perusahaan

Meski manpower planning adalah proses tanpa henti yang berjalan secara berkelanjutan, tentu perusahaan setiap tahunnya memiliki rencana bisnis dan evaluasi kondisi saat ini dan di masa depan.

HR manager dalam hal ini harus berkoordinasi dengan seluruh departemen dan unit bisnis. Apa rencana strategis dari masing-masing unit bisnis dana apa saja yang dibutuhkan.

Untuk mengenal perusahaan Anda agar sejalan dengan manpower planning, setidaknya harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

  • Jumlah tenaga kerja saat ini, berapa unit bisnisnya, dan tipe pekerjaan yang ada saat ini
  • Budaya kerja saat ini. Apakah sudah memenuhi ekspektasi baik bagi perusahaan, karyawan, dan pelanggan
  • Prioritas tujuan bisnis baik jangka pendek maupun jangka panjang
  • Jenis individu dan skill apa yang dibutuhkan oleh tiap-tiap bisnis unit
  • Ketahui juga tahap growth circle di perusahaan Anda, apakah startup, growth, mature, atau decline. Nantinya ini menentukan kapasitas tenaga kerja yang dibutuhkan
  • Potensi risiko bisnis baik yang sudah ada maupun di masa depan

2. Memetakan Kebutuhan Tenaga Kerja Perusahaan di Masa Depan

Langkah selanjutnya adalah dengan memetakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan atau manpower forecasting.

Melalui manpower forecasting, Anda bisa memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan kemampuan apa yang dimiliki oleh tenaga kerja tersebut.

Manpower forecasting sendiri memiliki dua pendekatan yaitu internal dan eksternal.

Analisis internal meliputi:

  • Analisis ahli (expert analysis) dengan melibatkan seluruh karyawan termasuk pemangku masing-masing departemen dan juga C-level. Bisa berupa survei atau diskusi informal
  • Analisis beban kerja (workload analysis) dengan memperhatikan budaya kerja yang sudah ada, fungsi, serta skill apa yang paling dibutuhkan oleh masing-masing departemen atau unit bisnis
  • Analisis tenaga kerja (workforce analysis) yaitu memperhatikan jumlah rekrutan, tingkat turnover tahunan, rekaman absensi dengan aplikasi online, dan performa karyawan
  • Analisis lainnya yang berkaitan dengan tenaga kerja seperti analisis keuangan, bisnis, dan lainnya.

Sementara analisis eksternal meliputi:

  • Analisis tren pasar tenaga kerja yang dibutuhkan dan dampaknya bagi perusahaan
  • Analisis pihak ketiga. Baik itu stakeholder yang mampu menyediakan data eksternal maupun suplai teknologi yang mampu mendukung proses manpower planning perusahaan. Misalnya penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Performance Management Tools

3. Susun Program Tenaga kerja

Langkah selanjutnya adalah menyusun program tenaga kerja yang meliputi model proses rekrutmen, Standar Operasional Prosedur, dan penempatan tenaga kerja.

Selain itu, perlu diingat bahwa dalam manpower planning, perusahaan tidak hanya berfokus mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan namun juga bagaimana cara mempertahankannya.

Program kompensasi, jam kerja, absensi, kemudahan akses, dan cara-cara lainnya agar karyawan memiliki tingkat kepuasan yang tinggi kepada perusahaan pun pantang Anda lewatkan.

4. Mendesain Program Pengembangan Tenaga Kerja

Terakhir adalah melakukan pengembangan tenaga kerja untuk memenuhi permintaan skill yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, manpower planning tidak hanya berfokus pada rekrutmen talenta baru. Namun mengembangkan talenta yang sudah ada.

Mengutip laporan Huawei melalui Future of Work: 2022 Digital Talent Insight, ada tiga program utama yang bisa diterapkan oleh perusahaan dalam program pengembangan tenaga kerja, yaitu:

  • Leadership: Membangun budaya tenaga kerja pada tahap manajemen sehingga nantinya tenaga kerja yang ada memiliki mindset yang sama sesuai dengan visi perusahaan
  • Upskilling dan reskilling: Mengembangkan skill karyawan yang sudah ada atau memperkenalkan skill baru kepada karyawan
  • New skilling: Memberikan keterampilan baru kepada lulusan baru misalnya melalui program magang atau pelatihan eksternal

Aplikasi Mekari Talenta Bisa Bantu Perencanaan SDM Dengan Lebih Baik

Salah satu strategi dalam melakukan manpower planning adalah dengan mengandalkan pihak ketiga. Salah satunya adalah teknologi di bidang HRIS.

Melalui teknologi HRIS, Anda bisa memanfaatkan data tenaga kerja secara lebih mudah dan komprehensif. Data ini nantinya bisa Anda gunakan dalam menentukan arah bisnis ke depannya terutama di bidang HR.

Menurut laporan Gartner, baru 12% perusahaan yang baru memanfaat data tenaga secara efektif terutama dalam membantu mengambil keputusan bisnis.

Salah satu penyedia teknologi aplikasi HRIS di Indonesia adalah Mekari Talenta.

Mekari Talenta adalah penyedia aplikasi HRIS meliputi aplikasi absensi online, payroll, performance management, employee self-service, hingga fitur pengelolaan database karyawan.

Selain itu melalui fitur database karyawan aplikasi Mekari Talenta, Anda bisa melakukan personalisasi data karyawan, mengelola data karyawan yang besar dalam hitungan menit, memperbarui data secara real-time, dan personalisasi aturan HR secara khusus.

Dengan segala fitur tersebut, Anda bisa mengelola data karyawan menjadi data komprehensif yang membantu Anda dalam menyusun perencanaan SDM perusahaan jadi lebih baik.

Jika Anda berencana melakukan perencanaan SDM dalam waktu dekat, konsultasikan permasalahan HR Anda bersama tim sales kami sekarang juga.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.