4 Cara Membuat Slip Gaji Online di Ms Word, Excel, & Software Payroll

Slip gaji merupakan salah satu bukti sah atas penghasilan yang diterima karyawan setiap bulan.

Oleh karena itu, karyawan tidak hanya perlu mengetahui nominal gaji yang diterima, tetapi juga memahami isi dan rincian slip gaji mereka.

Dokumen ini menunjukkan komponen gaji secara jelas, mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga potongan yang berlaku.

Lalu, bagaimana cara membuat slip gaji yang benar dan mudah dipahami?

Pada artikel ini, Talenta akan membahasnya secara lengkap dan bertahap, mulai dari pengertian, manfaat, hingga cara membuat slip gaji karyawan yang rapi dan sesuai kebutuhan perusahaan. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.

Apa Itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah dokumen resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai rincian pembayaran gaji dalam periode tertentu, biasanya setiap bulan.

Slip gaji berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa karyawan telah menerima hak penghasilannya sesuai dengan perjanjian kerja dan ketentuan perusahaan.

Slip ini bisa dibuat secara manual maupun dengan bantuan slip gaji online generator yang lebih praktis.

Di dalam slip gaji biasanya tercantum komponen upah bulanan, seperti gaji pokok, tunjangan, uang makan dan transportasi, potongan pajak penghasilan (PPh 21), serta iuran BPJS.

Bagi karyawan, slip gaji tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan gaji, tetapi juga memiliki peran penting untuk berbagai keperluan administratif, seperti pengajuan KPR, pinjaman, hingga pembuatan visa.

Seiring perkembangan teknologi, slip gaji kini tidak lagi terbatas pada bentuk kertas. Dokumen ini bisa dibuat dalam format Word, Excel, atau langsung melalui aplikasi online.

Umumnya, HR mengirimkan slip gaji bulanan via email, atau bahkan lebih mudah lagi, karyawan bisa mengaksesnya sendiri melalui sistem HRIS.

Dengan sistem HRIS seperti Mekari Talenta, HR tidak perlu repot mengirim manual. Fitur Employee Self Service (ESS) memungkinkan karyawan untuk melihat rincian gaji mereka secara langsung di aplikasi.

Fungsi Slip Gaji

Slip gaji tidak hanya berfungsi sebagai bukti pembayaran gaji, tetapi juga memiliki peran penting bagi karyawan maupun perusahaan dalam berbagai aspek administrasi, keuangan, dan kepatuhan.

Berikut adalah fungsi slip gaji yang perlu dipahami.

1. Bukti Resmi Pembayaran Gaji

Slip gaji menjadi dokumen resmi yang menunjukkan bahwa perusahaan telah membayarkan gaji karyawan sesuai periode dan kesepakatan kerja. Dokumen ini penting jika terjadi perbedaan data atau sengketa terkait penghasilan.

2. Transparansi Perhitungan Gaji

Melalui slip gaji, karyawan dapat melihat rincian komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, dan potongan. Transparansi ini membantu karyawan memahami bagaimana total gaji diterima dihitung.

3. Dokumen Pendukung Keperluan Administratif

Slip gaji sering digunakan sebagai syarat administrasi, seperti pengajuan kredit, KPR, kartu kredit, visa, atau beasiswa. Data penghasilan di slip gaji menjadi bukti kemampuan finansial karyawan.

4. Dasar Pelaporan Pajak Pribadi

Informasi potongan pajak pada slip gaji membantu karyawan dalam menghitung dan melaporkan pajak penghasilan tahunan secara lebih akurat.

5. Arsip dan Kontrol Internal Perusahaan

Bagi perusahaan, slip gaji berfungsi sebagai arsip payroll yang mendukung audit, pelaporan keuangan, dan evaluasi biaya tenaga kerja secara berkala.

Baca juga: Manfaat, Fungsi dan Kegunaan Dari Slip Gaji Untuk Karyawan

Komponen Slip Gaji

Dalam cara bikin atau membuat slip gaji, Anda juga perlu mencatumkan beberapa komponen gaji lainnya sendiri secara detail, tidak hanya take home pay atau THP atau gaji pokoknya saja.

Nah, beberapa komponen gaji karyawan biasanya meliputi hal-hal berikut:

• Gaji pokok
• Tunjangan seperti tunjangan makan, transportasi, lembur, dan lainnya
• Asuransi serta BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Bonus serta THR jika ada
• PPh 21 yang dibayarkan perusahaan dan karyawan
• Hal-hal lainnya, menyesuaikan kebijakan perusahaan masing-masing.

Komponen Slip Gaji

Slip gaji terdiri dari beberapa komponen yang menunjukkan bagaimana gaji karyawan dihitung hingga menghasilkan jumlah yang diterima.

Sebelum tahu cara membuat slip gaji, alangkah lebih baik jika Ada memahami komponen-komponen gaji untuk membantu karyawan mengetahui hak dan kewajibannya secara jelas, sekaligus memudahkan perusahaan menjaga transparansi payroll.

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah komponen utama dalam slip gaji yang nilainya ditetapkan berdasarkan jabatan, level, dan perjanjian kerja. Besaran gaji pokok menjadi dasar perhitungan tunjangan, lembur, dan potongan tertentu seperti PPh 21.

Semua komponen ini nantinya digunakan untuk menghitung Take Home Pay (THP) atau jumlah gaji bersih yang diterima karyawan setelah potongan.

2. Tunjangan

Tunjangan merupakan tambahan penghasilan di luar gaji pokok. Bentuknya bisa tunjangan tetap seperti tunjangan jabatan atau transport, maupun tunjangan tidak tetap seperti uang makan, lembur, atau kehadiran.

3. Uang Lembur

Uang lembur diberikan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja normal sesuai ketentuan yang berlaku. Komponen ini biasanya dihitung berdasarkan jam lembur dan tarif tertentu.

4. Potongan Gaji

Potongan gaji mencakup pajak penghasilan, iuran BPJS, serta potongan lain seperti denda keterlambatan atau cicilan karyawan, jika ada.

5. Gaji Bersih

Gaji bersih adalah jumlah akhir yang diterima karyawan setelah seluruh komponen pendapatan dikurangi potongan. Angka inilah yang biasanya ditransfer ke rekening karyawan.

6. Informasi Tambahan

Slip gaji juga dapat memuat informasi pendukung seperti periode gaji, identitas karyawan, jabatan, dan nama perusahaan sebagai bagian dari administrasi resmi.

Cara Membuat Slip Gaji Karyawan

Slip gaji dapat dibuat secara manual menggunakan aplikasi perkantoran seperti Word dan Excel. Cara ini umum digunakan oleh HRD atau staf payroll, terutama di perusahaan kecil hingga menengah.

Berikut langkah-langkah membuat slip gaji karyawan dengan format yang rapi dan mudah dipahami.

Cara Membuat Slip Gaji di Word

Membuat slip gaji di Word cocok untuk kebutuhan dasar dan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak. Word memudahkan HR dalam mengatur tampilan slip gaji agar terlihat formal dan profesional.

Berikut langkah-langkah membuat slip gaji di word:

1. Buka Aplikasi Microsoft Word dan Buat Dokumen Baru. Buka Microsoft Word, lalu buat dokumen baru. Gunakan ukuran kertas A4 dan atur margin secukupnya agar slip gaji terlihat proporsional saat dicetak.
2. Buat Header Slip Gaji Perusahaan. Di bagian atas dokumen, tuliskan judul “SLIP GAJI”, lalu di bawahnya cantumkan nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kota. Tambahkan garis pemisah horizontal untuk memberi kesan dokumen resmi.
3. Masukkan Informasi Periode dan Data Karyawan. Buat dua kolom informasi:

• Kolom kiri berisi nama dan alamat perusahaan.
• Kolom kanan berisi data karyawan seperti periode gaji, nama karyawan, jabatan, status karyawan, dan PTKP.

4. Susun Bagian Penerimaan (Pendapatan). Buat bagian berjudul PENERIMAAN, lalu daftarkan komponen pendapatan seperti gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, BPJS, lembur, bonus/THR, dan penerimaan lainnya. Cantumkan nominal di sisi kanan dan akhiri dengan Total Penghasilan Bruto.

5. Tambahkan Bagian Pengurangan. Di bawah penerimaan, buat bagian PENGURANGAN yang mencakup iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, pajak, penalti, asuransi, dana pensiun, dan potongan lainnya. Akhiri dengan Total Pengurangan Bruto.

6. Hitung Total Gaji yang Diterima Karyawan. Hitung gaji bersih dengan mengurangkan total penghasilan bruto dengan total pengurangan. Tampilkan hasilnya secara tegas pada bagian TOTAL DITERIMA KARYAWAN.

7. Tambahkan Tanggal dan Tanda Tangan. Di bagian bawah dokumen, cantumkan lokasi dan tanggal pembuatan slip gaji. Sediakan kolom tanda tangan penerima dan pihak perusahaan sebagai bentuk pengesahan.

8. Simpan dan Cetak Slip Gaji. Simpan dokumen dengan nama file yang konsisten, lalu cetak atau ubah ke PDF sebelum dibagikan ke karyawan.

Berikut adalah contoh hasil slip gaji yang dibuat menggunakan Microsoft Word dengan mengikuti langkah-langkah di atas.

Format ini menunjukkan susunan informasi perusahaan, data karyawan, rincian penerimaan dan pengurangan, hingga total gaji yang diterima secara jelas dan rapi.

Anda juga bisa mendapatkan template slip gaji karyawan dalam format Word dan PDF yang siap diunduh serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Cara Membuat Slip Gaji di Excel

Excel lebih sering digunakan oleh HR atau staf payroll karena memiliki keunggulan dalam perhitungan otomatis. Dengan Excel, slip gaji dapat dibuat lebih efisien dan minim kesalahan hitung.

Berikut cara bikin slip gaji karyawan di Excel:

1. Buka Microsoft Excel dan Buat File Baru. Buka Excel dan gunakan satu sheet khusus untuk slip gaji. Atur lebar kolom agar tampilan slip gaji rapi dan mudah dibaca saat dicetak.
2. Buat Judul dan Header Slip Gaji. Di bagian atas sheet, tuliskan judul “SLIP GAJI”, lalu tambahkan nama perusahaan, alamat, dan kota. Gunakan garis pemisah horizontal untuk memberi kesan dokumen resmi.
3. Masukkan Informasi Periode dan Data Karyawan. Susun dua bagian informasi:

• Sisi kiri berisi identitas perusahaan.
• Sisi kanan berisi periode gaji, nama karyawan, jabatan, status karyawan, dan PTKP.

4. Susun Bagian Penerimaan (Pendapatan). Buat bagian PENERIMAAN yang berisi gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, tunjangan BPJS, lembur, bonus/THR, dan penerimaan lainnya. Masukkan nominal di kolom kanan.

5. Hitung Total Penghasilan Bruto. Gunakan rumus Excel untuk menjumlahkan seluruh komponen pendapatan dan tampilkan hasilnya pada baris Total Penghasilan Bruto.

6. Tambahkan Bagian Pengurangan. Buat bagian PENGURANGAN yang memuat iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, pajak, dan potongan lainnya. Gunakan tanda kurung untuk nilai potongan seperti pada contoh.

7. Hitung Total Pengurangan dan Gaji Bersih. Jumlahkan seluruh potongan untuk mendapatkan Total Pengurangan, lalu hitung Total Diterima Karyawan dengan mengurangkan penghasilan bruto dan total pengurangan.

8. Tambahkan Terbilang, Tanggal, dan Tanda Tangan. Di bagian bawah slip gaji, cantumkan nilai gaji bersih dalam bentuk terbilang, tanggal pembuatan slip gaji, serta kolom tanda tangan penerima dan pihak perusahaan.

9. Simpan dan Amankan File. Simpan file Excel dengan nama yang konsisten. Jika diperlukan, aktifkan proteksi password untuk menjaga kerahasiaan data gaji karyawan.

Berikut adalah contoh hasil slip gaji karyawan yang dibuat menggunakan Microsoft Excel dengan mengikuti langkah-langkah di atas.

Format ini menampilkan informasi perusahaan, data karyawan, rincian penerimaan dan pengurangan, hingga total gaji yang diterima secara jelas dan terstruktur.

Cara Membuat Slip Gaji dengan Tools Gratis dari Mekari Talenta

Selain membuat slip gaji secara manual di Word atau Excel, HR dan staf payroll kini dapat memanfaatkan tools slip gaji online gratis dari Mekari Talenta untuk proses yang lebih praktis dan rapi.

Tools ini cocok digunakan oleh perusahaan yang ingin membuat slip gaji dengan cepat tanpa perlu menyusun format dari awal.

Berikut langkah-langkah penggunaannya:

1. Akses Halaman Slip Gaji Generator. Buka halaman slip gaji generator Mekari Talenta melalui browser. Tools ini dapat digunakan langsung tanpa instalasi software tambahan.
2. Unggah Logo dan Isi Identitas Perusahaan. Unggah logo perusahaan (opsional), lalu isi nama perusahaan dan informasi pendukung seperti nomor perusahaan agar slip gaji terlihat profesional.
3. Pilih Periode Slip Gaji. Tentukan bulan slip gaji sesuai periode pembayaran, misalnya Januari 2026. Periode ini akan muncul di slip gaji karyawan.
4. Isi Rincian Data Karyawan. Masukkan nama karyawan, ID karyawan, jabatan, departemen, dan golongan. Jika diperlukan, HR dapat menambahkan item lain sesuai struktur internal perusahaan.
5. Tentukan Periode Payroll dan Tanggal Pembayaran. Isi payroll cut-off dan tanggal bayar untuk memperjelas periode perhitungan gaji.
6. Masukkan Komponen Penghasilan. Tambahkan komponen pendapatan seperti gaji pokok, uang makan, tunjangan, atau komponen lain sesuai kebijakan perusahaan.
7. Masukkan Komponen Pengurangan. Isi potongan gaji seperti PPh 21, BPJS Kesehatan, dan potongan lain yang berlaku. Sistem akan mengelompokkannya secara otomatis.
8. Cek Perhitungan Take Home Pay. Tools akan menghitung Take Home Pay (THP) secara otomatis dari total pendapatan dikurangi total pengurangan.
9. Tambahkan Catatan dan Otorisasi. Isi catatan tambahan jika diperlukan, serta nama pihak yang menyetujui dan menerima slip gaji.
10. Preview dan Unduh Slip Gaji. Lihat preview slip gaji untuk memastikan data sudah benar, lalu unduh slip gaji dalam format digital untuk dibagikan ke karyawan.

Ingin membuat slip gaji lebih cepat tanpa format manual? Coba tools payslip generator berikut ini.

Cara Membuat Slip Gaji dengan Software Payroll Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software payroll dan solusi HRIS berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola proses penggajian secara end-to-end.

Dengan software payroll Mekari Talenta, slip gaji tidak hanya dibuat secara digital, tetapi juga digenerate dan didistribusikan otomatis setiap periode payroll.

Lebih dari itu, Mekari Talenta juga menangani perhitungan gaji, pajak, BPJS, hingga pembayaran gaji karyawan dalam satu sistem terintegrasi.

Berikut cara bikin slip gaji menggunakan software payroll Mekari Talenta.

1. Masuk ke Dashboard Mekari Talenta. Login ke akun Mekari Talenta menggunakan akses HR atau payroll admin, lalu masuk ke dashboard utama.
2. Lakukan Pengaturan Payroll Terlebih Dahulu. Pastikan komponen gaji, jadwal payroll, cut-off, pajak, dan BPJS sudah diatur di menu Settings > Payroll agar perhitungan berjalan otomatis.
3. Atur Template Slip Gaji (Payslip Template). Masuk ke menu Settings > Payroll > Payslip Templates, lalu klik Create template untuk membuat format slip gaji sesuai kebutuhan perusahaan.
4. Tentukan Periode Berlaku dan Karyawan. Atur effective period template slip gaji dan pilih karyawan tertentu atau kelompok karyawan yang akan menggunakan template tersebut.

5. Kustomisasi Informasi Slip Gaji. Pilih informasi karyawan yang ditampilkan, atur komponen pendapatan, potongan, benefit, serta tentukan apakah Take Home Pay (THP) ditampilkan atau tidak.
6. Tambahkan Informasi Tambahan dan Tanda Tangan. Jika diperlukan, tambahkan catatan slip gaji, additional information, serta tanda tangan resmi perusahaan di slip gaji PDF.

7. Simpan Template Slip Gaji. Setelah kustomisasi selesai, simpan template untuk digunakan pada proses payroll berikutnya.
8. Jalankan Payroll Bulanan. Pada periode payroll, sistem akan otomatis menghitung gaji berdasarkan kehadiran, lembur, pajak, dan komponen gaji yang telah diatur.
9. Slip Gaji Di-generate Otomatis. Setelah payroll selesai, slip gaji akan tergenerate otomatis sesuai template tanpa perlu input manual.
10. Distribusikan Slip Gaji ke Karyawan. Slip gaji dapat langsung diakses karyawan melalui Employee Self Service (ESS) atau aplikasi.

Pengen proses payroll dan slip gaji berjalan otomatis setiap bulan tanpa ribet? Gunakan software payroll Mekari Talenta untuk hitung gaji, generate payslip, dan distribusi ke karyawan dalam satu sistem terintegrasi.

Contoh Pembuatan Slip Gaji

Untuk memudahkan pemahaman, berikut contoh pembuatan slip gaji karyawan.

Bagas merupakan seorang staf di bidang finansial yang bekerja di PT Elang Perkasa. Ia berstatus sebagai karyawan tetap dengan gaji pokok sebesar Rp6.500.000 per bulan.

Selain gaji pokok, Bagas juga menerima beberapa tunjangan dari perusahaan, seperti tunjangan transportasi, uang makan, tunjangan internet, serta tunjangan lainnya.

Dalam kasus ini, perusahaan menanggung penuh iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, sehingga tidak ada potongan gaji yang dibebankan kepada Bagas.

Dengan demikian, seluruh komponen penghasilan yang diterima akan menjadi gaji bersih yang diterima karyawan.

Berikut adalah contoh slip gaji yang diterima oleh Bagas.

Baca juga: 20+ Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta Lengkap Beserta Formatnya

Optimalkan Proses Payroll & Pembuatan Slip Gaji dengan Software Payroll Mekari Talenta

Masih banyak perusahaan yang mengelola payroll secara manual atau terpisah-pisah, mulai dari rekap data absensi, perhitungan gaji, hingga pembuatan slip gaji.

Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan hitung, keterlambatan pembayaran, dan komplain karyawan.

Pengelolaan payroll yang tidak efisien sering berdampak langsung pada akurasi slip gaji, perhitungan lembur, pajak, hingga Take Home Pay (THP).

Jika dibiarkan, beban administratif HR dan finance akan semakin besar, terutama saat jumlah karyawan dan kompleksitas payroll meningkat.

Mekari Talenta hadir sebagai software payroll berbasis cloud yang membantu perusahaan mengotomatisasi seluruh proses payroll, termasuk generate dan distribusi slip gaji setiap bulan, tanpa perlu proses manual.

Adapun fitur utama Mekari Talenta antara lain:

• Perhitungan payroll otomatis berdasarkan komponen gaji, absensi, cuti, dan lembur.
• Pembuatan dan distribusi slip gaji (payslip) digital yang digenerate otomatis sesuai template dan dapat diakses karyawan melalui ESS.
• Kalkulasi pajak & BPJS otomatis sesuai regulasi terbaru tanpa penyesuaian manual.
• Transfer gaji terintegrasi ke berbagai bank dengan proses yang lebih cepat dan terpantau.
• Payroll terpusat untuk perusahaan dengan banyak cabang atau entitas.
• Approval berjenjang untuk kontrol dan validasi data payroll.
• Laporan payroll terstruktur untuk kebutuhan audit dan monitoring manajemen.

Sebagai solusi yang scalable, Mekari Talenta dapat digunakan oleh UMKM hingga perusahaan skala large enterprise, serta mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang dengan sistem payroll yang lebih rapi, akurat, dan terkontrol.

Selain payroll, Mekari Talenta juga dilengkapi fitur HR lainnya seperti absensi online, manajemen cuti, Employee Self Service (ESS), hingga HR analytics dalam satu sistem terintegrasi.

Ingin proses payroll dan slip gaji berjalan otomatis setiap bulan tanpa ribet? Jadwalkan demo Mekari Talenta sekarang dan konsultasikan kebutuhan sistem payroll perusahaan Anda dengan tim kami!