Cara Membuat Daftar Hadir Karyawan Jadi Lebih Baik dari Sisi Manajemen HR

Bagi sebuah bisnis, daftar hadir karyawan adalah pintu terdepan yang memengaruhi bisnis Anda keseluruhan. Berbagai macam cara untuk membuat daftar hadir karyawan menjadi lebih baik pun dilakukan.

Masih banyak perusahaan yang berpikir bahwa cara membuat sistem daftar hadir karyawan yang baik hanya dari sisi perusahaan saja. Padahal lebih dari itu, sistem daftar hadir harus bersifat holistik

Itu artinya Anda juga harus bisa melihat dari sisi bisnis keseluruhan dalam hal ini adalah karyawan. Mereka pun juga berhak untuk mendapatkan “manfaat” dari adanya absensi itu sendiri.

Berikut ini, Talenta akan mencoba menjelaskan bagaimana membuat daftar hadir karyawan perusahaan Anda menjadi lebih baik dari biasanya.

Kenapa Daftar Hadir Karyawan itu Penting?

Daftar hadir karyawan adalah indikator dari berbagai hal yang terjadi dalam proses bisnis perusahaan Anda.

Dari sisi pemenuhan hak dan kewajiban misalnya, daftar hadir digunakan untuk mengukur besaran gaji yang diterima karyawan.

Penerapan manajemen daftar hadir yang buruk akan berpengaruh dengan perhitungan gaji.

Apabila terjadi kesalahan hitung, bukan hanya karyawan namun juga perusahaan yang akan mengalami dampak kerugiannya.

Hal tersebut juga terbukti dalam sebuah penelitian bahwa hampir 9% dari proses payroll pada rata-rata perusahaan merupakan dampak dari absensi karyawan.

Di sisi lain, manajemen daftar hadir yang buruk juga berdampak pada bottom-line bisnis yang berhadapan langsung dengan konsumen.

Misalnya pada divisi marketing ada karyawan yang tidak disiplin pada kehadiran. Padahal setiap harinya divisi tersebut harus melakukan catch-up dengan konsumen.

Interaksi, perencanaan engagement, retensi, dan rencana lainnya kepada konsumen tidak berjalan secara efektif.

Hal yang seharusnya bisa dilakukan dalam satu hari misalnya, dilakukan menjadi berhari-hari karena dampak dari ketidak-disiplinan tersebut.

Kemungkinan yang terjadi, konsumen akan melihat perusahaan Anda sebagai perusahaan yang tidak memiliki moral pekerjaan yang baik.

Ingat, kedisiplinan dan moralitas karyawan termasuk wajah perusahaan yang harus dijaga.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Ketidak-disiplinan karena buruknya manajemen daftar hadir karyawan juga berdampak pada sisi internal.

Karyawan yang melihat karyawan lainnya tidak disiplin dan dihiraukan begitu saja karena sistem daftar hadir yang buruk akan menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.

Pada akhirnya, karyawan cenderung tidak engage yang akan berdampak langsung pada proses bisnis perusahaan Anda.

Jadi intinya, cara Anda membuat daftar hadir yang baik akan berdampak pada kedisiplinan yang berdampak pula pula pada proses bisnis Anda secara keseluruhan.

3 Cara Membuat Daftar Hadir Karyawan Lebih Efektif

Lantas, bagaimana cara membuat daftar hadir karyawan agar manajemen kehadiran di perusahaan Anda menjadi efektif?

1. Berikan Ekspektasi Terhadap Jam Kerja dengan Jelas

Hal yang sering kali dilupakan ketika Anda merekrut seorang karyawan adalah onboarding.

Selayaknya pertama kali masuk SMA atau kuliah, tentu Anda akan mengalami yang namanya orientasi agar Anda lebih mengenali lingkungan dan peraturan kampus.

Nah, sama halnya dengan bekerja. onboarding adalah sesuatu yang sangat penting. Alasannya agar tercipta rasa engage atau keterlibatan karyawan terhadap perusahaan.

Dengan karyawan mengetahui aturan, visi dan misi perusahaan, produk perusahaan, hingga budaya kerja membuat karyawan menjadi lebih terlibat atau engage terhadap perusahaan.

Karyawan menjadi lebih memahami risiko, ekspektasi, dan goal baik bagi dirinya untuk perusahaan maupun perusahan itu sendiri.

Di saat ini lah Anda juga harus menyampaikan peraturan jam kerja, kompensasi, cuti berbayar, dan peraturan lainnya terkait jam kerja perusahaan.

Berikan ruangan seluas-luasnya bagi karyawan untuk mengemukakan pendapatnya atau bertanya terkait jam kerja.

Hal ini juga bisa Anda lakukan ketika melakukan evaluasi mingguan atau kuartal.

Menurut pendiri Cheer Partners perusahaan pengembangan SDM asal Amerika Serikat, Kat Graham memberikan ruang aspirasi kepada karyawan terkait budaya kerja terlebih jam kerja membuat karyawan merasa dipedulikan atau engaged.

Pada akhirnya, karyawan bisa mengukur kemampuan kerjanya, membagi dan mengatur waktu, bahkan menyesuaikan feel atau mood yang berdampak pula pada kedisiplinan karyawan mengenai daftar hadir.

Dengan begitu Anda dengan karyawan mampu menciptakan komitmen terhadap segala hal yang berkaitan dengan proses bisnis. Salah satunya terkait jam kerja.

Baca juga: Benefit Karyawan Tetap, Apa Saja? Simak Selengkapnya

2. Buat Kebijakan Holistik jadi Salah Satu Cara Membuat Daftar Hadir yang Efektif

Cara yang sering diabaikan oleh perusahaan terkait dalam membuat daftar hadir karyawan adalah sering kali perusahaan tidak melihat secara holistik atau keseluruhan.

Perusahaan sering kali hanya berfokus pada kedisiplinan itu sendiri dibanding output hingga akhirnya tidak bisa melihat dari sisi karyawan.

Misal, apakah karyawan bersedia untuk lembur, bersedia ketika jam istirahatnya diganggu karena ada perubahan jam kerja yang mendadak, atau hal kecil seperti bagaimana cara mereka mengisi daftar hadir.

Kebijakan yang holistik itu bersifat adil, menyeluruh, dan mampu mengakomodasi setiap pihak baik itu perusahaan maupun karyawan.

Adapun beberapa kebijakan yang bisa Anda terapkan pada sistem daftar hadir perusahaan adalah sebagai berikut:

Buatlah kebijakan yang minim birokrasi. Misalnya memberikan karyawan Anda melakukan pengisian daftar hadir secara mandiri. Hal ini bisa dilakukan dengan menciptakan portal employee-self service.

Selain itu karyawan juga menginginkan jam kerja yang fleksibel. Beberapa perusahaan saat ini bahkan menerapkan sistem hybrid atau tidak mengenal nine-to-five dan lebih berfokus pada output kerja.

Membangun kebijakan juga bisa didasari pada pola kerja organisasi. Misalnya melihat dari fungsi organisasi, evaluasi terhadap individu dalam organisasi, atau urgensi keterlibatan organisasi pada pekerjaan.

Misalnya, karyawan A pada masa kerja tertentu dia tidak bisa hadir ke kantor atau ketika ada sub-divisi yang bisa melakukan pekerjaan fleksibel dan tidak perlu ke kantor.

Di sisi lain,Membuat kebijakan holistik bukan berarti Anda menurunkan kualitas kebijakan. Anda juga harus tetap memiliki kebijakan kerja yang tegas dan adil.

Dilansir Personnel Today, ada tiga hal penting yang harus diperhatikan ketika membuat kebijakan daftar hadir yaitu:

• Preventif. Meliputi hal mendasar misalnya, aturan kapan harus istirahat, berapa lama waktu istirahat, kapan masuk jam kerja, dan lain sebagainya
• Proaktif. Mampu melihat gambaran apa yang menjadi faktor disiplin, pola jam masuk karyawan, dan seberapa sering karyawan melanggar. Misalnya melakukan evaluasi
• Privison. Hal ini dilakukan ketika memang ada praktik-praktik ketidakdisiplinan. Misalnya melakukan pendampingan atau program yang mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif

Intinya, membangun kebijakan daftar hadir itu bersifat menyeluruh atau dua arah antara perusahaan dengan karyawan.

Karena sekali lagi, bisnis Anda tidak bisa berjalan tanpa ada peran karyawan sehingga, memenuhi kebutuhan karyawan melalui kebijakan yang terbuka adalah keharusan.

Baca juga: Contoh Daftar Hadir Karyawan dalam Google Spreadsheet

3. Terakhir, Pastikan Anda Beralih ke Sistem Manajemen yang Terotomasi

Membuat kebijakan yang terbuka, memberikan keleluasaan kepada karyawan, dan karyawan pun sudah memahami apa yang perusahaan Anda inginkan saja sebenarnya tidak cukup

Satu hal penting untuk melengkapi itu semua adalah peran teknologi pada cara bagaimana Anda membuat daftar absen karyawan.

Saat ini, optimasi data sangat diperlukan dalam proses bisnis dan data absensi tidak terlepas dari itu.

Misalnya, hal yang paling dasar adalah pelacakan waktu. Kapan karyawan Anda melakukan check-in dan check-out, atau berapa jatah cuti karyawan yang telah diambil.

Dengan mengetahui data seperti time tracking berguna untuk membantu Anda mengambil keputusan strategis terhadap arah kebijakan absensi atau daftar hadir karyawan.

Selain dari sisi komprehensi data, penggunaan teknologi pada daftar hadir juga mempersingkat pekerjaan rutin HR seperti rekap absensi, merangkum waktu cuti, atau menyusun jadwal shift kerja.

Bukan hanya itu, adanya teknologi seperti aplikasi daftar hadir mampu mengakomodasi kebijakan daftar hadir yang human-centered atau holistik.

Misalnya, perusahaan bisa membangun portal employee self-service yang mana karyawan bisa melakukan absensi sendiri dan aktivitas lainnya melalui portal tersebut.

Di mana pada akhirnya, Anda memiliki cara membuat hadir karyawan Anda menjadi lebih baik.

Talenta, sebagai HR portal terbaik, mampu memenuhi kebutuhan pembuatan sistem daftar hadir yang lengkap.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Selain daftar hadir, Portal HRIS Talenta juga memiliki fitur lainnya seperti Payroll hingga fitur employee benefit yang bisa membantu perusahaan Anda memiliki sistem HRIS yang lebih baik.

Anda bisa mengajukan demo secara gratis melalui tautan berikut ini dan temukan fitur lengkapnya lainnya di situs resmi Talenta.