Insight Talenta

Cara Absen dan Membuat Absensi Online dari Rumah yang Mudah

Jadi begini cara absen juga membuat absensi online untuk perusahaan yang menjalankan kebijakan WFA/WFH dari rumah di WhatsApp, Google atau Talenta. Selengkapnya akan diulas oleh blog Mekari Talenta.

Beradaptasi dengan kondisi pandemi tidaklah mudah. Sistem kerja yang berubah menjadi work from home atau hybrid mengharuskan divisi HR untuk membuat absensi online pegawai dari rumah yang terukur.

Jika Anda mengalami kesulitan untuk membuatnya, di bawah ini terdapat beberapa langkah dalam membuat cara absensi online dari rumah yang bisa digunakan baik WFH dan WFO, dari mana saja dan kapan saja.

Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Cara Membuat Absen / Absensi Online dari Rumah untuk Perusahaan Melalui Google Form

Cara membuat absensi online dari rumah di Google Form tidak terlalu sulit.

Simak uraian lengkapnya di bawah ini untuk bisa langsung dipraktikkan.

  1. Buka browser Anda, kemudian klik drive.google.com pada kolom alamat pencarian
  2. Setelah masuk halaman “Sign In” Anda dapat langsung memasukkan email yang sudah terdaftar untuk membuat sistem presensi karyawan
  3. Setelah berhasil masuk, klik “Berikutnya” kemudian masukkan password pada akun
  4. Jika berhasil menggunakan cara membuat absensi online dari rumah satu ini, Anda akan diarahkan ke akun drive Google. Gunakan folder baru untuk membedakannya dengan materi lainnya
  5. Pilih bagian “Folder Baru” kemudian atur judul dengan folder tersebut, klik “Buat”
  6. Kemudian, langkah selanjutnya dengan klik dua kali di folder yang baru saja disimpan untuk masuk ke dalamnya
  7. Setelah itu adalah membuat Google Formulir untuk para karyawan yang akan melakukan presensi
  8. Selanjutnya mengisi beberapa kolom pertanyaan dengan pilihan yang bisa Anda buat secara leluasa, misalkan nama hari, tanggal, divisi pekerjaan, dan lainnya
  9. Klik jawaban “wajib diisi” agar para staf benar-benar bisa mengisi form dengan benar
  10. Klik tanda plus dalam lingkaran, yang terdapat pada pojok kanan atas di dalam formulir Google untuk menambahkan kolom pertanyaan
  11. Selanjutnya Anda bisa menambahkan petak kehadiran dengan menambah baris dan kolom, serta nama karyawan
  12. Selanjutnya Anda bisa menuliskan nama siswa dengan pilihan kehadiran lainnya, seperti sakit, izin, dan lainnya
  13. Simpan data tersebut, kemudian copy link tautan untuk diperpendek
  14. Buka tab baru, ketik gg.gg. tunggu hingga muncul tampilan dalam kotak bar “Put your long URL here..”
  15. Kemudian paste link yang telah di-copy sebelumnya
  16. Setelah itu, centang pada keterangan “Customize Link Here” kemudian ketik judul link yang akan dibuat untuk memudahkan para karyawan dalam memasukkan presensi online mereka
  17. Cara membuat absensi online dari rumah menggunakan Google Form sudah selesai, link siap dibagikan

Selain bisa dibuat secara online, cara membuat daftar hadir karyawan juga bisa menggunakan Excel secara cepat dan otomatis.

Contoh Absensi Online Karyawan

Berikut adalah beberapa contoh absensi online baik menggunakan Excel maupun Google Form.

Google Form

cara membuat absensi online dari rumah google form

Absensi online menggunakan Google Form

Excel

Selain Google Form, Anda juga bisa menggunakan microsoft excel untuk cara buat absen kerja harian proyek atau bulanan secara mudah dan otomatis.

contoh laporan hrd di excel

Absensi menggunakan Microsoft Excel

Baca juga: Contoh Absensi Online Gratis dengan Digital Google Forms Hingga Mobile Android App

Keunggulan Menggunakan Aplikasi Absensi Online, Bisa Dilakukan dari Rumah

cara absen juga membuat absensi online untuk perusahaan yang menjalankan kebijakan WFA/WFH dari rumah di WhatsApp, Google atau Talenta.

Perkembangan zaman di era digital, terlebih dengan keadaan WFH di masa pandemi, membuat banyak perusahaan harus ikut beradaptasi dengan keadaan.

Salah satu solusinya yakni dengan cara membuat absen online seperti menggunakan aplikasi untuk cara absensi online dari rumah dengan Talenta sebagai upaya memantau presensi karyawan Anda.

Apa manfaat menggunakan aplikasi ini?

Permudah Proses Rekapitulasi Data

Dengan aplikasi absensi online seperti Talenta, Anda dapat melakukan cara rekapitulasi data absen dengan lebih cepat meskipun dari rumah.

Karena data absensi karyawan otomatis dapat di-update langsung ke dalam sistem cloud Talenta, HR tidak perlu lagi menghitung absen dan menyocokkan dengan gaji karyawan satu per satu.

Ini membuat proses input data jadi lebih cepat dan akurat serta menghindari proses manual yang sangat memakan waktu.

Pantau Absensi Online secara Real Time

Dengan cara absen online dari rumah menggunakan Talenta, Anda dapat memantau data absensi secara real time.

Hanya dengan koneksi internet, semua pihak yang memegang otoritas akses absensi dapat mengakses data kedatangan serta keterlambatan karyawan kapan saja dan di mana saja.

Menghemat Biaya

Menggunakan absensi manual seperti mesin fingerprint membutuhkan perangkat keras yang biasanya terpasang dalam kantor.

Maka dari itu jika menggunakan mesin seperti ini, tentu perusahaan membutuhkan biaya ekstra untuk pemasangannya.

Selain itu, mesin seperti ini juga butuh biaya pemeliharaan kalau suatu saat mesin tersebut rusak.

Dengan cara absen online dari rumah untuk para karyawan, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya membeli peralatan ini.

Absensi pegawai online memiliki biaya yang cenderung lebih murah.

Pengelolaan presensi akan semakin mudah dengan aplikasi Talenta.

Anda dapat membuat jadwal dengan bijak, membuat presensi, hingga bisa melakukan integrasi dengan mesin absensi ke dalam sistem seperti Talenta.

cara absen juga membuat absensi online untuk perusahaan yang menjalankan kebijakan WFA/WFH dari rumah di Talenta.

Mengajukan Proses Cuti Lebih praktis

Sebagai pekerja, Anda bisa mengajukan proses cuti melalui aplikasi mobile Talenta.

Untuk Anda sebagai HRD, Anda dapat mengetahui pengajuan dan menjadwalkan cuti dengan lebih terperinci.

Anda bisa mencantumkan skema dan prosedur pengajuan cuti karyawan swasta yang detail, bisa diakses oleh semua divisi di kantor Anda.

Tak hanya itu, Anda bisa mengajukan persetujuan berjenjang, hak sisa saldo cuti yang masih bisa diambil, hak cuti khusus, bahkan sinkronisasi gaji secara otomatis.

Keberadaan aplikasi Talenta akan sangat membantu kebutuhan perusahaan Anda.

Baca juga: Aplikasi Presensi Online Terbaik dan Kegunaannya

Dapat Mendukung Penjadwalan Shift Karyawan

Keberadaan aplikasi Talenta dapat membantu Anda melalui cara membuat absensi online gratis, menyusun jadwal middle shift karyawan dengan mudah dengan sistem ESS bahkan dari rumah sekali pun.

Baik berupa long shift, double shift, cuti shift, hingga overnight shift.

Fitur request shift pada aplikasi Talenta by Mekari

Kemudahan lainnya, semua sistem tersebut dapat langsung terintegrasi dengan payroll.

Dapat Mengelola Jadwal Lembur Karyawan dengan Akurat

Tak hanya bisa mengatur jadwal shift, aplikasi Talenta juga bisa mengatur ketentuan lembur waktu kerja lembur karyawan dengan lebih transparan melalui software attendance management.

Hal ini akan memberikan insight yang baik untuk HRD dan divisi yang melingkupinya.

Anda dapat mengelola jadwal lembur karyawan berdasarkan awal pengajuan, memberikan persetujuan lembur berjenjang, hingga lembur khusus.

Cara membuat absensi online dari rumah dengan aplikasi memang akan sangat menguntungkan.

Dapat Memantau Produktivitas Pekerjaan Karyawan

Beberapa fitur dalam aplikasi absensi online satu ini juga bisa digunakan untuk memantau dan memberikan aplikasi penilaian kinerja untuk karyawan.

Anda bisa menggunakannya sebagai pengukur waktu bekerja, mencatat kegiatan karyawan, dan penugasan karyawan sesuai dengan tingkat kapabilitas masing-masing.

Salah satu cara membuat absensi mobile online di whatsapp.

Tapi, jika Anda menginginkan cara yang lebih mudah untuk pengelolaanya, Anda bisa gunakan Talenta seperti penjelasannya dibawah ini.

Cara Membuat Absen / Absensi Online dari Rumah Melalui Talenta Untuk Perusahan Dengan Kebijakan WFH / WFA

Beragam fitur di dalam aplikasi Talenta akan memudahkan Anda untuk mengelola semua pekerjaan karyawan dan cara absen online sekalipun dari rumah.

Untuk membuat form absensi karyawan harian Anda harus daftarkan perusahaan Anda.

Tak perlu khawatir masalah biaya, Anda bisa menggunakan akun demo gratis untuk mencoba efektivitasnya terlebih dahulu.

Absensi online yang diunggulkan menggunakan sistem aplikasi absensi online, sehingga semua kegiatan karyawan bisa dipantau secara online dan realtime.

Tak hanya itu saja, aplikasi ini juga berguna untuk HR dalam melakukan semua pemantauan kinerja karyawan dalam berbagai divisi.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Cara Membuat Absensi Online Murah Dan Mudah di WhatsApp Untuk WFH / WFA

WhatsApp adalah salah satu aplikasi chat yang banyak digunakan dan cukup populer di Indonesia.

Selain untuk keperluan komunikasi sehari hari, WhatsApp ini juga bisa digunakan sebagai alternatif absensi untuk perusahaan yang menerapkan kebijakan WFA/WFH.

Selain murah, adaptasi penggunaan WhatsApp sebagai metode absen juga lebih cepat.

Tanpa mengeluarkan biaya lebih, sudah bisa menerapkan cara absensi online di WhatsApp.

Berikut beberapa langkah mudah cara membuat absensi online di whatsapp untuk Anda terapkan di perusahaan Anda.

  1. Unduh WhatsApp jika belum ada di smartphone Anda, lalu buka aplikasi.
  2. Sentuh tampilan 3 titik yang ada di pojok kanan atas aplikasi WhatsApp.
  3. Pilih “New Group” untuk membuat grup baru. Grup baru di aplikasi WhatsApp ini akan dimanfaatkan sebagai tempat absensi setiap harinya.
  4. Undang karyawan Anda kedalam grup WhatsApp ini.
  5. Tentukan format absen sesuai kebutuhan. Bisa berupa Nama, ID Karyawan, Jam Masuk/Jam Pulang.
  6. Anda tinggal merekap informasi yang ada di Grup WhatsApp tadi dengan aplikasi WhatsApp dekstop ke Microsoft Excel atau Google Sheet. Tinggal dicocokkan apakah data absensi sesuai dengan catatan waktu chat yang dikirim karyawan Anda.

Bagiamana? Cukup mudah bukan? Namun untuk pengalaman yang lebih baik dan menghindari human error, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi Talenta.

Mengingat data absen ini akan sangat berpengaruh terhadap gaji seperti yang akan dijelaskan berikut ini.

Pengaruh Sistem Absensi pada Gaji Karyawan

Perekaman jam hadir dengan sistem absensi online tentu akan berpengaruh pada cara menghitung gaji bersih pekerja.

Umumnya, hal ini akan berpengaruh pada sistem, hingga komponen tunjangan dan angka lembur.

Pencatatan waktu kerja yang terekam dengan cara membuat absensi online dari rumah bisa terpenuhi dengan baik, tentu akan menjadi senjata pihak HRD dalam menilai kinerja karyawan.

Data tersebut akan diakumulasi untuk dapatkan distribusi upah yang harus diperhitungkan sebagai insentif kehadiran bagi karyawan.

Baca juga: Ini Dia 4 Tips Pantau Kinerja Karyawan Work From Home

Fleksibilitas Cara Absen Online ketika WFH dari Rumah

Dengan adanya cara absensi online karyawan dari rumah, maka hal ini dapat memberikan beberapa keuntungan selama masa karyawan bekerja dari rumah, di antaranya adalah sebagai berikut.

Absensi Online Lebih Hemat Biaya

Pemasangan aplikasi absen bisa dilakukan pada masing-masing ponsel yang dibawa oleh karyawan.

Karena proses absensi dilakukan melalui jaringan internet, maka tentu akan lebih hemat biaya dibandingkan menggunakan fingerprint.

Mudahnya Rekapitulasi Data dengan Absensi Online

Dengan menggunakan aplikasi absen onlen, maka rekapitulasi data juga akan lebih rapi.

Umumnya, penggunaan aplikasi absen yang terintegrasi digital juga akan dikonversi otomatis dalam Cloud perusahaan.

Sehingga, data semua karyawan dalam berbagai divisi lebih tertata dan tersimpan rapi, dapat diakses dengan mudah pula.

Kerentanan Manipulasi

Absensi manual akan lebih rentan manipulasi, berbeda dengan cara absensi online dari rumah di Talenta.

Karyawan tak bisa berkutik karena penggunaan cara absen di Talenta atau aplikasi digital lain biasanya rekaman data akan masuk secara sistematis berdasarkan hari, tanggal, hingga detik jam yang terekam.

Maka, absensi online lebih mudah dan aman digunakan ketika WFH.

Memantau kinerja karyawan dengan cara membuat absensi online dari rumah, maka hal ini akan memudahkan Anda sebagai owner untuk memantau semua lini divisi di kantor Anda.

Langkah ini akan mempermudah Anda untuk mengatur semua aspek, sekalipun melalui dunia maya.

Tertarik menggunakan Talenta? Anda bisa mencoba demo demo interaktif Talenta secara gratis.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

Nah, di atas telah dibahas mengenai bagaimana cara membuat absensi online dari rumah untuk karyawan yang menjalani WFH dengan menggunakan berbagai metode absensi. Semoga artikel ini bisa berguna untuk Anda.


PUBLISHED29 Apr 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah