5 Antisipasi Gelombang Kedua COVID-19 di Tempat Kerja

Dear HR, wabah COVID-19 sudah berlangsung selama kurang lebih empat bulan di Indonesia. Tetap menutup aktivitas bisnis sampai wabah berakhir, mungkin bukanlah pilihan yang bisa diambil oleh banyak perusahaan karena tidak ada yang dapat memastikan kapan wabah berakhir. Sebagai HR, kita bisa mengambil kebijakan untuk mengantisipasi gelombang kedua covid-19 di kantor.

Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi gelombang kedua COVID-19 antara lain:

1. Melakukan Penyesuaian Sistem Kerja untuk Cegah Gelombang Kedua COVID-19

Kementerian Kesehatan telah mengeluarkan Panduan Pencegahan dan Pengendalian Covid-19 di Tempat Kerja Perkantoran dan Industri dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha pada Situasi Pandemi dalam Keputusan Menteri Kesehatan nomor HK.01.07/MENKES/328/2020.

Salah satu panduannya menyarankan pemilik usaha atau perusahaan menerapkan working at home bagi pekerjanya. Dan bagi pekerjaan-pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan dari rumah, dapat dikerjakan secara shifting di kantor, dengan beberapa ketentuan untuk meningkatkan physical distancing.

Ketentuan yang dimaksud adalah pengurangan jumlah shift pada malam hari dan pengurangan lembur agar pekerja dapat beristirahat dan memulihkan kekebalan tubuhnya dengan baik. Serta menghindari pekerja berusia lanjut dan juga yang memiliki kerawanan kesehatan untuk melakukan pekerjaan lembur atau shift malam.

Baca Juga: Terpaksa Lembur? Gunakan Aplikasi Lembur Ini

2. Menerapkan Absensi Online, Langkah Antisipasi Gelombanng Kedua COVID-19

Mesin fingerprint yang digunakan oleh semua pegawai, bisa menjadi tempat kontak yang rawan menularkan virus. Untuk itu, ada baiknya Anda menerapkan sistem absensi baru menggunakan absensi online.

Keuntungan dari sistem absensi online selain meminimalisasi kontak adalah tetap terjaganya keakuratan informasi kehadiran. Fitur GPS tracking dan deteksi biometrik saat swafoto akan membuat kehadiran pegawai sulit dipalsukan.

Selain itu, fitur absensi online pun tetap dapat digunakan pada sistem kerja remote maupun saat karyawan mendapatkan shift working from home. Dengan demikian, Bagian HRD pun semakin mendapat kemudahan karena tidak perlu menggabungkan data kehadiran dari dua aplikasi absensi yang berbeda.

3. Menggunakan Aplikasi Payroll untuk Efisiensi Pekerjaan HR

Penggunaan aplikasi penggajian atau aplikasi payroll terbukti dapat meningkatkan efisiensi kerja di Bagian HR. Hal ini dapat mengurangi waktu lembur yang timbul akibat banyaknya pekerjaan dalam proses perhitungan gaji secara manual.

Penggunaan aplikasi payroll juga dapat mengurangi terjadinya human error, sehingga pelaksanaan perhitungan dapat dilakukan dengan lebih akurat. Selain itu, melalui aplikasi payroll, Bagian HRD dapat mengirimkan slip gaji secara digital melalui email, sehingga mengurangi kontak/ tatap muka secara signifikan dalam rangka physical distancing.

4. Optimalisasi Database Karyawan dengan Catatan Kesehatan, Antisipasi Gelombang kedua COVID-19

Anda dan Bagian HRD dapat menggunakan database pegawai yang dilengkapi dengan fitur survei kesehatan untuk memantau kondisi kesehatan terkini pegawai. Hal ini penting, agar Anda dapat melakukan pemetaan siapa saja pegawai yang memiliki kerawanan kesehatan, dan menyesuaikan penugasan dan pekerjaan mereka dengan kondisi tersebut.

Anda juga dapat memantau mobilitas pegawai, khususnya bagi pekerja lapangan yang sering melakukan perjalanan dinas luar kota/ luar negeri. Sehingga Anda dapat mendorong pekerja-pekerja tersebut untuk melakukan karantina pribadi secara disiplin, dan meminimalisasi penularan virus COVID-19.

Tentu saja, survei kesehatan ini tidak boleh dipergunakan untuk memberikan stigma, melainkan demi kesehatan pekerja dan semua stakeholder dalam perusahaan Anda.

Baca Juga: Dampak New Normal Bagi Pegawai, Serikat Pekerja dan Perusahaan

5. Mengembangkan Fitur Employee Benefit

Fitur Employee Benefit adalah fitur yang memberikan kemudahan finansial bagi pekerja. Fitur ini tidak selalu ada dalam aplikasi HRIS, namun merupakan fitur yang bermanfaat dan dapat meningkatkan kepuasan serta retensi karyawan dalam sebuah perusahaan. Terkait dengan wabah COVID-19 yang terjadi, Anda dapat mengembangkan fitur employee benefit yang memberikan peluang bagi karyawan untuk melakukan pinjaman dana apabila mengalami sakit.

Dengan aplikasi, fitur ini dapat dijalankan dengan mudah tanpa mengorbankan kondisi keuangan perusahaan. Karena Anda dapat memantau serta mengakses laporan secara komprehensif dalam pengambilan keputusan.

Wabah COVID-19 adalah tantangan yang berat bagi dunia usaha, namun kami percaya dengan tindakan yang taktis dan cepat, perusahaan Anda dapat mengantisipasinya dengan baik. Apabila Anda membutuhkan bantuan untuk menjalankan lima langkah antisipasi gelombang COVID-19 di atas, Anda dapat menggunakan aplikasi HRIS Talenta.

Informasi lebih lanjut tentang fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi Talenta dapat Anda akses dalam website kami. Anda juga bisa mencoba Talenta secara gratis dengan mengisi formulir berikut ini.