Pengelolaan HR Biteship 30% lebih cepat & akurat dengan Mekari Talenta

Wawancara dengan :
Image Mekari Talenta
Anisa Gusfiana
HR Generalist, Biteship
Biteship CEOs
2x
lebih cepat menghitung gaji karyawan
30%
membantu pengelolaan HR secara menyeluruh

Sekilas tentang Biteship

Biteship adalah sebuah aggregator  logistik yang didirikan pada tahun 2019. Berbasis di Jakarta,  Biteship menyediakan berbagai penyedia layanan pengiriman seperti JNE, GoSend, SiCepat, J&T Express, Tiki, Grab, Lion Parcel, Pos Indonesia, dan banyak lagi di dalam platformnya untuk mempermudah pemilihan vendor jasa delivery dan perencanaan logistik bisnis maupun individu.

Mengapa Biteship memutuskan untuk menggunakan Mekari Talenta

Ada banyak pekerjaan administratif yang memakan waktu dan tidak luput dari human error. Mulai dari data payroll serta absensi yang tidak tercatat dengan efektif, pendistribusian gaji manual, hingga pengelolaan cuti karyawan yang memakan waktu. Maka dari itu Biteship membutuhkan sebuah solusi yang akurat dan juga dapat membawa efisiensi.

Selama implementasi awal, saya cukup terbantu oleh tim CS Talenta untuk melakukan setup modul absensi, cuti, payroll, dan lainnya. Setelah berhasil di-setting semua, rasanya 30% beban pekerjaan sebelumnya jadi terbantu oleh Talenta.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

PERMASALAHAN

Pengelolaan data HR manual tidak akurat dan juga memakan waktu

Sulit mengelola absensi serta shift setiap karyawan

Ada beberapa karyawan Biteship yang 100% bekerja dari rumah, dan ada juga yang bekerja di lokasi berbeda dari kantor pusat. Selain itu, ada banyak tim seperti tim kantor, tim gudang, tim CS, dan tim lainnya yang beroperasi dengan jadwal kerja yang berbeda-beda.

Karena pencatatan shift sebelumnya hanya berbasis file Excel dan Google Spreadsheet, ada beberapa kasus human error seperti pemimpin tim yang lupa meng-update shift anggota timnya, atau bahkan lupa bahwa ada jadwal off tapi terhitung masuk, dan sebaliknya.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

Mengelola absensi dan juga shift untuk semua karyawan ini sangat memakan waktu, dan pencatatan data absensi juga terkadang tidak akurat.

Penghitungan dan pendistribusian payroll yang memakan waktu

Penghitungan payroll manual memiliki risiko human error yang tinggi. Selain risiko salah hitung, ada juga risiko kesalahan pada pencatatan data. Maka dari itu, tim HR membutuhkan waktu yang lama untuk menghitung gaji setiap karyawan. 

Kami harus terus memastikan bahwa tidak ada kesalahan saat menghitung kompensasi dan benefit, input no. rekeningnya untuk transfer, dan juga input nominal gaji karyawan sesuai penghitungan yang telah dilakukan.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

Selain penghitungan payroll, tim HR kemudian juga harus mendistribusikan gaji ke karyawan satu per satu secara akurat dan tepat waktu. Proses manual ini menyita waktu tim HR.

Pengelolaan cuti manual yang membuat tim HR kerja dobel

Banyak karyawan yang sering bertanya ke HR terkait jumlah cuti masing-masing, dan hal ini membuat tim HR harus meluangkan produktivitasnya untuk sesuatu yang tidak signifikan. Selain itu, alur pengajuan cuti yang manual juga membuat cuti karyawan sulit untuk dimonitor secara akurat. 

Sebelumnya pengelolaan cuti dilakukan dari Excel. Ini sangat memakan waktu karena banyak human error seperti perhitungan cuti yang salah, dan pengajuan cuti yang tidak tercatat dengan benar karena semua dikerjakan secara manual.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

Peluang terjadinya kesalahan sangat besar karena banyak isu seperti formulir izin cuti yang tidak tercatat atau tersimpan dengan baik. Hal ini membuat tim HR harus bekerja lebih.

 

SOLUSI

Mekari Talenta bantu kelola data karyawan secara akurat dan tepat waktu

Live Attendance dan Shifting bantu monitor kehadiran di setiap lokasi

Live Attendance tidak membatasi lokasi kerja, dan tim HR dapat dengan fleksibel membuat pengaturan yang sesuai dengan kebijakan kerja Biteship. Absensi masing-masing karyawan dapat dipantau dari dashboard online Mekari Talenta, dan perubahan atau pun update jadwal kerja juga dapat dilakukan langsung dari aplikasi yang tersedia di handphone.

Fitur Payroll bantu hitung gaji dan distribusikan payslip secara otomatis

Risiko terjadinya human error menjadi minimal dengan penghitungan komponen gaji otomatis dari fitur Payroll yang dapat diatur untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Setelah gaji dihitung secara akurat, tim HR dapat melakukan transfer gaji untuk seluruh karyawan secara massal dari dashboard Mekari Talenta tanpa harus melalui bank-bank yang berbeda.

Time-off bantu tim HR kelola cuti secara akurat tanpa repot

Pengajuan cuti dapat dilakukan langsung dari aplikasi handphone masing-masing karyawan untuk kemudian dilanjutkan ke proses approval dari atasan. Mereka juga dapat mengecek jumlah cuti milik masing-masing langsung dari aplikasi tanpa perlu bertanya ke tim HR. Tim HR sekarang cukup memonitor laporan cuti dari dashboard online Mekari Talenta.

 

HASIL

30% pekerjaan menjadi efisien dan HR bisa fokus kembangkan karyawan

Absensi serta jadwal kerja karyawan selalu akurat setiap saat

Dengan Live Attendance dan Shifting, pengelolaan absensi serta jam kerja karyawan menjadi cepat dan mudah. HR tidak perlu lagi merekap data secara manual karena semua sudah tercatat secara lengkap dan bisa diakses kapan saja dari database yang berbasis cloud.

Kita cukup terbantu karena semua karyawan, entah yang bekerja di gudang atau di HQ, dapat dengan mudah dipantau kehadirannya. Semua tercatat di aplikasi Talenta secara akurat.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

Proses payroll cepat dan efisien berkat automasi

Sekarang proses penghitungan hingga pendistribusian gaji hanya memakan sekitar satu sampai dua hari. Tim HR kini hanya perlu memastikan bahwa gaji yang akan ditransfer dan juga nomor rekening sudah sesuai dengan data dari Mekari Talenta, dan ini membebaskan tim HR untuk lebih produktif di aspek lain seperti pengembangan karyawan.

Dulu risiko human error sangat besar karena komponen gaji dihitung secara manual, dan mengirim gaji juga harus satu per satu. Setelah memakai Talenta, di bulan selanjutnya langsung jadi 1-2 hari total prosesnya, dibandingkan dulu yang memakan waktu sekitar satu minggu.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

Hemat waktu dengan pengajuan cuti langsung dari aplikasi

Tidak ada lagi ruang untuk terjadinya kesalahan data cuti karena pengajuan cuti dan juga approval dilakukan melalui Mekari Talenta. HR tidak terbebani lagi oleh pertanyaan repetitif dari karyawan karena jumlah cuti masing-masing dapat dilihat di aplikasi mobile Mekari Talenta.

Dari sisi karyawan juga jadi lebih mudah karena jumlah cuti bisa dilihat dari aplikasi, dan pengajuan juga langsung dari aplikasi.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship

 

Mekari Talenta sebagai solusi pengelolaan HR bisnis yang membawa efisiensi

Risiko terjadinya human error di pengelolaan HR manual sangat besar, dan hal ini membuat tim HR harus membuang waktu lebih untuk memastikan akurasi dan ketepatan data. Dengan automasi dan juga sistem yang online, bisnis dapat membebaskan tim HR untuk lebih fokus ke aspek-aspek selain administrasi seperti pembuatan strategi pengembangan karyawan.

Talenta ini aplikasi yang benar-benar lengkap. Pekerjaan HR langsung terbantu jadi kita bisa fokus ke hal-hal strategis daripada membuang waktu untuk hal-hal yang administratif.

Anisa Gusfiana, HR Generalist, Biteship
banner tentu bisa june
WhatsApp Hubungi sales