4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif

Presiden Joko Widodo (Jokowi) mulai aktif menyerukan kebijakan baru work from home (WFH) kepada masyarakat, khususnya di Jakarta. Secara langsung, Jokowi memberikan saran agar masyarakat menunda segala aktivitas, termasuk di antaranya bekerja di luar rumah dan menggantinya di dalam rumah demi mencegah penyebaran Virus Corona.

Work from home menjadi salah satu solusi mencegah percepatan penularan penyakit COVID-19, sekaligus tetap bisa menjalankan bisnis. Cara kerja dengan model ini sebenarnya tidak sulit dilakukan, bahkan sangat membantu untuk memberikan keseimbangan kehidupan kerja kepada karyawan, sambil menjaga perusahaan tetap produktif.

Risiko dan Tantangan Penerapan Work From Home

Sebenarnya, sebelum merebaknya wabah Virus Corona, work from home sudah ditawarkan sebagian besar pengusaha kepada karyawan mereka, khususnya di perusahaan startup. Namun bagi sebagian bisnis, kebijakan ini tergolong masih baru.

Beberapa perusahaan mungkin bisa cepat beradaptasi dengan pola kerja yang berubah ini, tetapi sebagian besar masih merasa kesulitan. Berikut ini risiko dan tantangan penerapan work from home:

• Sulitnya Berkomunikasi

Saat bekerja dari rumah diberlakukan maka yang terjadi adalah interaksi tatap muka hilang. Perusahaan pun takut ini bisa menyebabkan kesulitan dalam berkomunikasi. Padahal, ada beragam jalan keluar ketika interaksi tatap muka hilang. Misalnya dengan video call maupun conference call. 

Hanya saja, tidak semua karyawan nyaman dengan cara tersebut. Ini berkaitan dengan budaya kerja. Layar komputer yang menemani Anda memang sangat berbeda dari hiruk pikuk saat menggelar rapat di kantor dengan kehadiran seluruh tim sehari-hari. 

• Sulit Mengawasi Kinerja Karyawan Ketika Work From Home

Pertimbangan lain perusahaan enggan memberlakukan work from home  adalah sulitnya mengawasi kinerja karyawan tanpa HRIS. Mereka berpandangan, kinerja karyawan lebih mudah diawasi saat bekerja di kantor. 

Alasan lain perusahaan berat memberlakukan bekerja dari rumah adalah kesulitan untuk membagikan tugas kepada karyawan. Dengan kehadiran yang sepenuhnya virtual, ternyata lebih sulit untuk menjalin ikatan kerja yang mendorong akuntabilitas.

• Berkurangnya Produktivitas

Menerapkan work from home juga berisiko mengurangi produktivitas karyawan. Alasannya, tidak ada pengawasan langsung dari perusahaan. 

Bisa saja perusahaan menganggap karyawan justru sibuk bermain game, menonton film, hingga pergi bersenang-senang saat jam kerja. Ini dikhawatirkan mengurangi produktivitas kerja.

Belum lagi ada anggapan, pekerjaan yang harusnya bisa diselesaikan 1 jam di kantor justru bisa memakan waktu hingga 5 jam saat dikerjakan dari rumah.

Tips Menjaga Karyawan Tetap Produktif saat Work From Home

Melakukan work from home sebenarnya tidak sulit untuk dilakukan oleh perusahaan jika mereka memahami prinsip-prinsipnya. Berikut ini 4 tips yang bisa dilakukan perusahaan agar karyawan tetap produktif meskipun bekerja dari rumah:

Baca artikel lainnya tentang COVID-19 di sini dan kumpulan artikel tentang work from home di sini

1. Pastikan Channel Komunikasi Tersedia dan Lancar

Saat menerapkan work from home, Anda harus tetap berkomunikasi, terutama dengan partner kerja. Untuk itu, pastikan semua channel komunikasi seperti Whatsapp, Telegram, atau Slack selalu standby. Jangan tidak ada jawaban ketika teman kantor membutuhkan Anda.

Jika perlu, Anda bisa melakukan video call atau conference call dengan menggunakan tools seperti Zoom, Skype, atau Google Meeting. Memastikan ketersediaan channel komunikasi adalah hal utama yang harus dipenuhi oleh setiap orang ketika melakukan work from home.

Selain itu, penyampaian informasi juga harus cepat dan tepat sasaran. Anda bisa menggunakan channel komunikasi seperti social messaging ataupun aplikasi internal yang Anda gunakan di kantor. Jika Anda menggunakan Aplikasi HRIS Talenta, Anda bisa menggunakan fitur seperti Broadcast Message untuk melakukan hal tersebut.

2. Pastikan Kehadiran Karyawan Terkontrol

Sebagai HR, Anda harus memastikan kehadiran karyawan tetap terkontrol meski menerapkan work from home. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi Human Resources Information System (HRIS) yang memiliki fitur absensi dari mobile seperti Talenta.

Fitur absensi mobile atau Live Attendance dapat membantu HR seperti Anda untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui check–in dan check–out yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan. Setiap kali karyawan bekerja, mereka dapat melakukan check–in.

Begitu pun setelah selesai bekerja, mereka dapat melakukan check–out. Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie check–in. Anda sebagai HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clock–in atau clock–out. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengawasi apakah karyawan bekerja atau tidak.

3. Berikan Tugas ke Karyawan Lewat Platform yang Terintegrasi

Ketika perusahaan memberikan kebijakan untuk bekerja dari rumah, proses kerja tetap harus berjalan seperti biasa. Dalam kondisi seperti ini, koordinasi tugas harus dilakukan dengan terstruktur.

Jika Anda menggunakan aplikasi HRIS yang memiliki fitur penugasan seperti Talenta, Anda bisa memberlakukan kebijakan untuk melakukan penugasan secara langsung kepada karyawan melalui aplikasi.

Anda cukup mengakses fitur Task dan berikan tugas sesuai dengan arahan Anda kepada tim masing-masing. Anggota tim pun bisa mengirim balik tugas yang telah diselesaikan melalui aplikasi Talenta. Dengan demikian, proses kerja dapat lebih terkoordinasi dengan lebih baik dan terstruktur.

4. Sediakan Aplikasi Self-Service bagi Karyawan 

Di saat work from home, penting bagi perusahaan untuk menyediakan fitur HRIS yang dapat membantu kebutuhan karyawan. Kebebasan yang ditawarkan oleh mobile employee self-service seperti Talenta mampu memenuhi kebutuhan karyawan di saat seperti ini.

Misalnya aplikasi HRIS seperti Talenta, yang memungkinkan karyawan untuk mengecek plafon benefit kesehatan yang dimiliki, mengajukan Reimbursement untuk biaya perawatan, dan mendapatkan informasi persetujuan Reimbursement langsung dari aplikasi mobile.

Di sisi admin, Anda juga langsung mendapatkan pemberitahuan dan melakukan approval langsung dari aplikasi tanpa perlu menandatangani dokumen dan menyerahkan ke finance. Dengan demikian, akses terhadap benefit kesehatan menjadi lebih mudah dan dapat diproses dengan lebih cepat.

Jadi, work from home bukan lagi merupakan hal yang sulit untuk dilakukan, apalagi dengan pesatnya perkembangan teknologi. Work from home tentunya bisa jadi alternatif pada saat kondisi pandemik saat ini. 

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan.

Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS seperti Talenta.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. Program ini berlaku hingga 31 Maret 2020. Cukup ketuk banner di diatas untuk mendapatkan promo kesempatan coba gratis Talenta (aktivasi account di April 2020) setiap berlangganan satu tahun software Talenta.