Pentingnya Teknologi untuk Produktivitas Karyawan

Peran teknologi di perusahaan di era digital sangat penting untuk membantu meningkatkan produk, layanan, proses operasional bisnis, hingga produktivitas tenaga kerja.

Teknologi sendiri telah menjadi suatu acuan bagaimana mengukur perkembangan suatu perusahaan. Namun, sebenarnya bagaimana caranya perusahaan dapat memanfaatkan peran teknologi untuk meningkatkan produktivitas?

Secara umum, teknologi sendiri sebenarnya memiliki banyak pengaruh dalam suatu bisnis. Teknologi dapat membantu untuk meningkatkan nilai produk, mendorong inovasi proses operasional, dan memangkas biaya operasional.

Penggunaan teknologi dalam penerapan operasional bisnis dapat membantu pekerjaan menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien.

Teknologi tersebut bisa membantu untuk memangkas waktu dan membuat pekerjaan lebih praktis dan mudah. Sebagai contoh, pekerjaan operasional HR yang memakan waktu bisa diselesaikan hingga 2X lebih cepat karena menggunakan teknologi seperti Aplikasi HRIS Talenta. 

Bukankah proses yang lebih efektif tersebut bisa membuat pekerjaan administratif terasa lebih menyenangkan?

Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi, dimana teknologi sangat berperan di dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Apa saja peran teknologi untuk produktivitas di dalam perusahaan?

Peran Penting Teknologi

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi memang mutlak dalam perusahaan sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan dan meningkatkan produktivitas.

Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun. Hal tersebut harus disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi akan senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan. Ketiga hal ini sangat penting untuk bersinergi, baik penggunaan teknologi, kemampuan sumber daya dalam penggunaan teknologi, dan rencana perusahaan.

Tanpa ada sinergi yang baik, maka penggunaan teknologi tidak akan menjadi efektif.

Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya akan menyebabkan setiap pimpinan perusahaan merasa perlu untuk menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja.

Penerapan teknologi informasi dan komunikasi untuk bisnis dapat menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja dan tingkatkan produktivitas.

Untuk dapat mengetahui peran penting teknologi bagi perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungannya, yaitu:

1. Otomatis

Mengubah proses manual menjadi otomatis dengan menggunakan perangkat lunak atau software, sehingga dapat mengurangi waktu untuk pengerjaan tugas berulang, biaya untuk tenaga kerja, biaya untuk kertas, alat tulis, dan lain sebagainya. Beberapa contoh aplikasi atau solusi yang bisa digunakan adalah :

1. Aplikasi manajemen proyek seperti Trello atau Asana untuk membantu koordinasi pekerjaan tim lebih baik.
2. Aplikasi komunikasi antar tim seperti Microsoft Teams dan Slack.
3. Aplikasi berbasis cloud yang bisa diakses dimana saja seperti yang ditawarkan oleh Mekari, memudahkan semua orang bisa mendapatkan update secara real time dimana saja.

2. Mengurangi Human Error

Mengurangi adanya human error dalam perhitungan data dan laporan. Sebagai contoh software payroll bisa membantu menghitung bonus dan insentif secara otomatis untuk mengurangi kesalahan dalam penggajian.

3. Mempercepat Pengambilan Keputusan

Mempercepat pengambilan keputusan karena adanya laporan data yang lebih tepat. Pihak manajemen bisa mengambil keputusan lebih cepat untuk mendorong pertumbuhan dan kompetitif perusahaan.

4. Menghemat Biaya

Menghemat biaya untuk promosi dan pemasaran. Karena promosi dapat dilakukan melalui website yang sangat mudah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja di seluruh dunia.

5. Mendorong Inovasi

Mendorong peningkatan inovasi produk, layanan, dan proses bisnis supaya lebih efisien dan efektif. Sebagai contoh, teknologi memudahkan kerja HR karena karyawan dapat melakukan pengajuan cuti secara online.

6. Membantu Integrasi

Membantu integrasi sistem dan data di semua kantor atau perusahaan. Sehingga akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu. Pihak manajemen pun akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaan tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan membutuhkan biaya perjalanan dinas.

Baca Juga : Contoh Absensi Online Gratis Dengan Web Google Forms Hingga Aplikasi Mobile App Berbasis Android

Peran Karyawan untuk Meningkatkan Efektivitas

Sebagaimana teknologi penting pengaruhnya untuk meningkatkan efektivitas karyawan, namun perlu diketahui bahwa karyawan sendiri juga memiliki pengaruh meningkatkan produktivitas tersebut. Beberapa faktor yang mempengaruhi, seperti :

1. Kemampuan Teknologi

Kemampuan menggunakan berbagai solusi digital dan mengikuti teknologi. Perusahaan perlu memberikan pelatihan karyawan supaya karyawan dapat menggunakan dan memanfaatkan teknologi secara maksimal. Ini sangat penting karena tanpa ada kemampuan penggunaan yang baik, maka aplikasi teknologi dalam bisnis pun akan nihil.

2. Komunikasi Tim

Komunikasi dan kolaborasi antar tim perlu dibangun untuk menciptakan sinergi yang baik. Tujuan perusahaan perlu dicapai oleh semua orang yang ada didalamnya, oleh sebab itu komunikasi sangat penting untuk bisa membantu mencapai efektivitas pekerjaan. Pada perusahaan yang memiliki kebijakan hybrid working, komunikasi adalah kunci sukses saat karyawan work from home (WFH). Adanya penggunaan teknologi tetap butuh diimbangi dengan interaksi antar karyawan untuk membangun hubungan yang baik.

3. Manajemen Pekerjaan

Kemampuan mengatur prioritas pekerjaan merupakan hal yang penting. Walaupun adanya teknologi sangat memudahkan pekerjaan sehari – hari, namun teknologi juga bisa memberikan fleksibilitas kepada karyawan. Oleh sebab itu, karyawan juga perlu memiliki kemampuan mengatur prioritas dan waktu mereka sendiri untuk meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas.

Baca Juga : 8 Cara Tingkatkan Efektivitas Kerja dengan Manajemen Waktu

Produktivitas untuk Mengukur Efektivitas

Pada akhirnya, parameter produktivitas merupakan salah satu hal utama untuk mengukur efektifitas dalam memanfaatkan seluruh masukan atau input yang dikelola oleh perusahaan dalam menghasilkan output. Produktivitas sendiri dapat diukur dengan cara membandingkan jumlah output yang dihasilkan dengan jumlah input yang digunakan.

Saat ini, kemajuan teknologi diharapkan akan meningkatkan produktivitas perusahaan, di mana produktivitas dianggap sebagai efek domino yang dapat meminimumkan biaya, meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga. Selain itu, adanya teknologi diharapkan juga bisa memajukan pemikiran kritis dan keterampilan tenaga kerja untuk terus mengembangkan keterampilan menyesuaikan perkembangan teknologi.

Produktivitas penggunaan teknologi dalam perusahaan perlu dilakukan evaluasi berkala secara teratur untuk melihat penggunaan teknologi dan dampaknya terhadap produktivitas karyawan. Alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja tersebut adalah KPI karyawan. Perusahaan dapat membandingkan pencapaian KPI sebelum dan sesuai teknologi diterapkan.

Sehingga, teknologi dan karyawan diharapkan bisa bersinergi untuk mencapati produktivitas yang bisa memberikan efek terhadap efisiensi, keterampilan tenaga kerja, dan laba perusahaan.

Note: Pentingnya Ketahui Peran HR di era Industri 4.0 dengan mengunduh eBook gratis Talenta di sini

Dampak Negatif Teknologi untuk Produktivitas

Meskipun penggunaan teknologi dalam perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalisir biaya, namun kemajuan teknologi juga memiliki dampak yang tidak baik.

Di antaranya adalah:

1. Serba Teknologi

Kemajuan teknologi akan membuat perusahaan lebih mengutamakan penggunaan teknologi dibandingkan dengan sumber daya manusia, sehingga penggunaan sumber daya manusia akan semakin berkurang. Padahal, teknologi dan pemakainya harus bisa saling menyeimbangi untuk mencapai titik efisiensi optimal.

2. Adaptasi Skill

Kemajuan teknologi akan membuat perusahaan lebih mengutamakan pekerjaan pada core business. Sehingga aktivitas lainnya lebih cenderung mempergunakan karyawan dengan sistem kontrak atau paruh waktu. Ini menjadi tantangan untuk para tenaga kerja dalam mencari pekerjaan, sehingga tenaga kerja perlu terus mengasah skill yang dibutuhkan di dunia kerja.

3. Kedekatan Relasi

Hubungan kontak langsung antara pelanggan dengan manajemen di perusahaan akan semakin sulit dibina. Karena lokasi kegiatan tidak lagi terpusat pada satu tempat saja, tetapi menyebar ke tempat lainnya. Karena dengan menggunakan teknologi email, telepon dan lainnya, maka para manajemen dapat berhubungan dengan pelanggan. Tanpa harus bertemu secara langsung, sehingga hubungan relasi yang dekat akan semakin berkurang.

Baca juga: 5 Masalah yang Dapat Diselesaikan dengan Mudah Lewat Software HR

Gunakan Teknologi Mekari Talenta Untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan Perusahaan

Pemanfaatan teknologi dalam perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawan maupun perusahaan.

Salah satu teknologi yang harus dimiliki oleh perusahaan adalah HRIS ( Human Resource Information System ).

Teknologi berupa software ini dapat membantu meningkatkan produktivitas tim HR perusahaan.

Melalui HRIS Mekari Talenta, tim HR akan lebih mudah mengelola karyawan, terutama untuk urusan pengelolaan absensi kehadiran, payroll, cuti karyawan, dan kebutuhan administrasi karyawan lainnya.

Dengan Mekari Talenta, HR dapat mengelola data perusahaan lebih rapi dan terpusat, sehingga mempermudah dalam pencarian data dan pengelolaannya.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa download aplikasi attendance management Mekari Talenta sekarang juga.