Attendance 8 min read

Membuat Contoh Jadwal Kerja Shift dengan Excel dan Simulasinya

By HafidhPublished 03 Dec, 2023 Diperbarui 13 Desember 2023

Bagaimana cara membuat absen di Excel beserta contoh jadwal kerja shift yang beragam? Anda bisa membuatnya dengan rumus membuat jadwal shift kerja melalui penjelasan Mekari Talenta di bawah ini.

Penting bagi seorang personalia perusahaan yang menerapkan shift  untuk mampu menghitung dan juga melakukan penjadwalan shift kerja.

Menghitung shift kerja berguna agar perusahaan tidak mempekerjakan karyawannya melebihi 40 jam kerja seminggu sesuai peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.

Lalu bagaimana contoh membuat jadwal kerja shift dengan fungsi rumus Excel?

Membagi jam kerja dalam beberapa kelompok agar lebih mudah

Salah satu hal yang penting dalam shift kerja adalah pembagian karyawan ke dalam beberapa kelompok melalui jam kerja yang berbeda-beda.

Proses ini harus dilakukan dengan adil agar masing-masing karyawan mendapatkan waktu istirahat yang cukup.

Selain itu, Anda juga perlu memperhatikan schedule kerja karyawan agar membaginya lewat sistem rotasi yang adil.

Jadi, semua karyawan dapat merasakan semua shift, baik itu pagi, siang, atau malam.

Tips cara membuat schedule atau jadwal shift kerja

Sebelum Anda mengetahui cara membuat jadwal kerja yang benar, berikut tips yang perlu Anda ketahui.

1. Menyesuaikan shift kerja dengan kebutuhan perusahaan

Pertama-tama, Anda perlu mengetahui kebutuhan perusahaan serta bagaimana kondisi karyawan di sana.

Perhatikan mengapa Anda memerlukan sistem shift, apakah sudah sesuai dengan kondisi perusahaan.

Misalnya perusahaan Anda merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan butuh untuk terus memproduksi barang, maka sistem shift dapat diterapkan.

Anda juga perlu mempertimbangkan sistem shift mana yang dapat mendukung produktivitas karyawan agar mereka tetap bisa bekerja optimal.

2. Patuhi peraturan yang berlaku

Pemerintah telah menetapkan peraturan terkait jadwal atau schedule kerja karyawan melalui UU Ketenagakerjaan.

Maka dari itu, jangan sampai peraturan terkait jadwal menyimpang dari apa yang sudah diatur dalam undang-undang.

Ingat bahwa karyawan memiliki batas maksimal kerja sebanyak 40 jam dalam satu minggu.

Atur shift sedemikian rupa agar jam kerja tidak melebihi 40 jam.

Jenis simulasi sebelum membuat jadwal kerja shift dengan Excel

jadwal shift kerja

Sebelum mengetahui bagaimana cara membuat jadwal kerja shift dengan Excel, Anda perlu memahami bahwa ada tiga prinsip simulasi jadwal shift kerja.

Beberapa di antaranya adalah: 3 shift dengan 4 grup, 3 shift dengan 3 grup, dan 2 shift dengan 3 grup atau biasa disebut dengan long shift.

Jika Anda hanya memiliki dua shift saja, maka karyawan dapat dibagi ke dua atau tiga kelompok.

Semua penjadwalan shift tetap berpedoman pada aturan pemerintah, tepatnya UU Ketenagakerjaan Pasal 77, di mana waktu kerja terbagi dua bagian:

  • Jika berlaku 6 hari kerja, maka berlaku tujuh jam sehari dan maksimal 40 jam per minggu
  • Jika berlaku 5 hari kerja, maka berlaku delapan jam sehari dan maksimal 40 jam per minggu,

Pekerjaan yang melebih ketentuan waktu pemerintah, maka perusahaan wajib memberikan upah lembur dan dihitung berdasarkan ketentuan penghitungan lembur karyawan.

Contoh model shift kerja 3 shift 4 grup

Penjadwalan model 3 shift 4 grup biasanya diterapkan pada perusahaan yang menerapkan jam operasional 24 jam dan paling umum digunakan oleh banyak perusahaan.

Jam kerja beroperasi penuh dan akan terhenti pada perayaan hari-hari besar dan cuti libur panjang.

Grup ini bekerja selama 5 hari dengan durasi 7 jam ditambah 1 jam istirahat.

Shift model ini juga memungkinkan adanya hari libur yang tentatif karena pada pergantian shift 3 ke 1 karyawan mendapatkan libur selama dua hari.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal Kerja 3 Shift 4 Grup Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Keterangan contoh jadwal kerja 3 shift 4 grup :

  1. Shift 1: 07.00 – 15.00; Shift 2: 15.00 – 23.00; Shift 3: 23.00 – 07.00
  2. Urutan rotasi dari shift 3 ke shift 1. Perpindahan shift ke dan dari shift 3 ada perlakuan khusus. Setelah shift 3 karyawan dapat libur selama 2 hari sebelum memasuki jadwal shift 1. Dua (2) hari sebelum libur shift 3, sebenarnya libur hanya 1 hari. Namun karyawan harus mulai masuk pada malam harinya yaitu pukul 23.00.

Contoh model shift kerja 3 shift 3 grup

Berbeda dengan 3 shift 4 grup, dengan model kerja bergilir ini, libur karyawan dilakukan secara pasti dan teratur.

Karyawan akan bekerja selama 6 hari. Shift ini diterapkan biasanya oleh industri yang lebih kecil dengan total karyawan yang lebih sedikit pula.

Jam kerja per hari adalah 7 jam kerja dengan 1 jam istirahat, kecuali hari sabtu 5 jam kerja.

Jam kerja ini cukup fleksibel karena pada hari terakhir, perusahaan dapat membuat jadwal overtime dengan kalkulator lembur Excel secara otomatis selama 2 jam.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal 3 Shift 3 Grup Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Keterangan contoh jadwal kerja 3 shift 3 grup:

  1. Jam kerja shift fleksibel. Shift 1 bisa dimulai pada pukul 06.00 atau 07.00
  2. Rotasi shift dimulai dari shift 3 dan dapat diterapkan pada model 2 grup 2 shift
  3. Khusus shift 1 dapat diberlakukan long shift (07.00 – 19.00), dengan istirahat, selama maksimal 15 jam/orang per-minggu.

Baca juga: Pengelolaan Shift Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Karyawan Online

Contoh model jadwal shift kerja 2 shift 3 Grup

Pentingnya Manajemen Waktu Jam Kerja Shift Pabrik

Contoh jadwal kerja 2 shift ini jarang sekali diterapkan oleh perusahaan produksi tapi sering digunakan oleh petugas keamanan atau atas kesepakatan antara pekerja dan perusahaan yang memiliki traffic produksi yang besar.

Pengaturan ini memiliki pola 2-2-2, yaitu dalam 1 minggu terdiri dari 2 hari shift 1, 2 hari shift 2, dan 2 hari libur.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal 2 Shift 3 Grup atau long shift Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Penerapan dalam membuat absen dengan rumus jadwal kerja shift di Excel

Menghitung shift menggunakan rumus Excel berguna untuk memastikan bahwa setiap jam kerja karyawan dapat terdistribusi dengan adil dan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Aturan tersebut tercantum pada UU Ketenagakerjaan pasal 77 ayat 1-2 tentang jam kerja karyawan.

UU No 13 tahun 2003 tersebut berisi;

  1. Setiap Pengusaha wajib melaksanakan ketentuan jam kerja;
  2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi: 7 jam sehari dalam 6 hari dengan jumlah 40 jam seminggu; 8 jam sehari dalam 5 hari dengan jumlah 40 jam seminggu.

Mempertimbangkan undang-undang di atas, perusahaan harus menetapkan aturan jam kerja sesuai maksimal total jam kerja per-minggu.

Hal ini juga berguna agar perusahaan dapat menentukan lemburan apabila shift melebihi dari jam maksimal kerja pada satu minggu.

Selain itu dengan adanya penghitungan dengan excel, Anda juga dapat melihat dan meramal distribusi shift.

Misalnya jika terdapat distribusi shift yang tidak merata, Anda dapat melihatnya dan mengatur kembali melalui tabel excel ini.

Baca juga: Atur Roster Shift Karyawan dengan Mekari Talenta

Contoh kasus jadwal kerja shift untuk pekerja restoran 24 jam dengan 4 karyawan 3 shift

Andri memiliki sebuah restoran dengan jumlah 4 karyawan yang menerapkan tiga shift.

Shift pertama dimulai pukul 07.00 – 15.00, shift kedua dimulai pukul 15.00 – 23.00, dan shift malam dimulai pukul 23.00 – 07.00.

Cara membuat absen di Excel 1: Buat tabel

Cara Membuat Absen Di Excel 1: Buat Tabel

Keterangan:

  1. 3 = shift malam, 2 = shift sore, 1 = shift pagi
  2. Pada tahap ini Anda dapat mengatur dan menghitung shift kerja karyawan berpedoman dengan metode 4 grup 3 shift, yaitu dimana setelah dan sebelum shift malam, perusahaan meluangkan 1 slot libur.
  3. O merupakan tanda untuk libur.

Cara membuat absen di Excel 2: Buat kolom jam

Cara Membuat Absen di Excel 2 : Buat Kolom Jam

Keterangan cara membuat absen di Excel :

Ini adalah keterangan dari contoh jadwal kerja untuk pekerja restoran 24 jam dengan 4 karyawan 3 shift dengan menggunakan rumus membuat jadwal shift kerja diatas.

  1. Keterangan jam disesuaikan dengan keterangan sebelumnya yaitu; 3 = shift malam, 2 = shift sore, 1 = shift pagi. Anda juga dapat mencantumkan kolom “libur” untuk mengetahui jumlah libur karyawan pada minggu ke-1
  2. Untuk mengisi angka pada kolom jam, Anda dapat menggunakan rumus excel lengkap COUNTIF. Memang untuk penggunaan rumus pada pekerjaan per-minggu terlihat mudah, namun bagaimana Anda memiliki jumlah karyawan yang banyak dan perhitungan setahun? Rumus COUNTIF akan sangat berguna
  3. Untuk menghitung shift 1 (pagi) Karyawan Kliko, Anda dapat menggunakan rumus =COUNTIF(C5:I5,”1”) Kenapa angka 1? Karena kriteria atau keterangan shift pagi pada tabel adalah 1
  4. Langkah yang sama dilakukan untuk jadwal kerja bergilir lainnya, hanya saja input kriteria yang berbeda. Jika untuk shift pagi 1, shift sore adalah 2, dan shift malam adalah 3
  5. Anda juga dapat menggunakan keterangan atau kriteria berbeda sesuai keinginan pada contoh cara membuat absen jadwal kerja di excel tersebut. Misal untuk shift pagi = p, shift sore = s, shift malam = m
  6. Selanjutnya untuk menentukan jumlah libur sama seperti menentukan jumlah shift. Pada tabel, keterangan atau kriteria libur adalah O. Maka rumus yang dimasukkan adalah =COUNTIF(C5:I5,”o”)
  7. Anda dapat menekan dan geser pada kolom 1, 2, 3, dan libur untuk mendapatkan hasil dan rumus yang sama pada karyawan lainnya; Budi, Jurni, Talento
  8. Untuk menghitung total, Anda dapat menggunakan cara manual yaitu =(J5*7)+(K5*7)+(L5*7)+5. Dari Mana angka 7 dan 5? Sesuai dengan peraturan bahwa dalam 5 hari kerja, diberlakukan 8 jam sehari dengan 7 jam waktu kerja dan 1 jam istirahat. Sehingga tiap kolom shift dikali 7 kemudian ditambah 5 jam istirahat
  9. Selanjutnya, Anda juga dapat menghitung jumlah shift pada tiap harinya dengan menambahkan tabel di bawah tabel shift karyawan. Rumus yang digunakan juga sama seperti menghitung jumlah jam

Pengaruh Omnibus Law terhadap shift kerja

Pengaruh Omnibus Law Terhadap Shift Kerja

Sebelumnya Anda mengetahui bahwa fungsi perhitungan lembur di atas dapat digunakan perusahaan untuk mengkalkulasi uang lemburan dengan batas jam per-minggu.

Namun, menurut peraturan Omnibus Law Cipta Kerja, jadwal waktu kerja kini tidak spesifik, hanya mencantumkan maksimal kerja adalah 40 hari.

Hal ini tentu dapat merubah kebijakan pengaturan shift kerja pada contoh cara membuat absen di excel yang akan Anda buat.

Perusahaan pada kondisi ini harus bijak terutama dalam memenuhi kebutuhan dan hak karyawannya seperti kesehatan dan juga keamanan.

Perusahaan juga membutuhkan aset teknologi seperti penggunaan aplikasi atau software yang dapat kelola dan hitung shift kerja karyawan.

Baca juga: Menilik Omnibus Law, Solusi atau Kontroversi?

Permudah penjadwalan shift kerja dengan bantuan aplikasi absensi

Selain dengan cara membuat absen jadwal shift di Excel, contoh lain yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah penjadwalan jadwal kerja adalah dengan menggunakan teknologi seperti aplikasi absensi online.

Penggunaan teknologi juga dapat menanamkan kebijakan yang lebih baik pada perusahaan.

Aplikasi absensi saat ini bukan hanya digunakan untuk melakukan absensi pada karyawan, namun juga dilengkapi fitur lain.

Misalnya seperti shift mapping, auto schedule, leave management, on-call management dan juga contoh pengaturan jadwal kerja yang mudah.

Tanpa adanya aplikasi, pengaturan jadwal kerja karyawan bisa jadi akan lebih sulit untuk dilacak.

Apalagi jika ada karyawan yang memiliki beragam shift kerja.

Gunakan aplikasi absensi Mekari Talenta

Anda bisa menggunakan aplikasi absensi dari Mekari Talenta HRIS jika memerlukan fitur penjadwalan karyawan yang lebih lengkap.

Selain terintegrasi dengan sistem payroll karyawan, ada banyak fitur bermanfaat lainnya yang bisa Anda gunakan untuk mendukung bisnis Anda.

Salah satunya adalah Flexible Schedule di mana Anda dapat mengatur beragam jadwal kerja karyawan dengan lebih mudah dan fleksibel karena datanya tersentralisasi dalam satu kalender kerja di aplikasi Mekari Talenta.

Anda bisa membuat jadwal kerja secara harian, atau secara berkala misalnya setiap satu bulan menyesuaikan kebutuhan.

Untuk mengakomodir kebutuhan manajemen shift karyawan, Mekari Talenta memiliki Timesheet Management yang di dalamnya juga memiliki berbagai fitur unggulan dalam hal pengelolaan shift. Contoh pertama dari keunggulan fitur ini adalah fitur Auto Schedule yang memungkinkan Anda mengatur shift karyawan secara otomatis.

Misalnya, Mekari Talenta juga nemiliki fitur bernama Multiple Shift. Fitur ini memungkinkan HR untuk membuat beragam jadwal shift untuk karyawan sekaligus.

Dengan fitur ini, HR dapat membuat jadwal kerja karyawan makin efisien karena dibuat secara otomatis dan menyesuaikan kebutuhan perusahaan.

Multiple Shift akan sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki banyak jadwal shift mulai dari pagi, siang, sore, hingga malam.

Dengan demikian, efisiensi waktu yang didapatkan bisa digunakan HR untuk mengerjakan pekerjaan penting lainnya dibandingkan ketika menggunakan software seperti Excel.

Kemampuan ini dipermudah dengan adanya Shift Mapping untuk penyesuaian shift kerja yang fleksibel dan skema kerja yang dapat disesuaikan, sehingga pemetaan shift lebih efisien, visualisasikan jadwal tenaga kerja, dan kelola cuti kolektif lebih mudah.

Kemudian ketika perusahaan mengharuskan karyawan untuk mengambil cuti block leave atau cuti wajib dan perlu diambil oleh karyawan yang umumnya bekerja di area perbankan, Mekari Talenta memiliki Block Leave yang dapat diterapkan pada periode-periode tertentu.

Fitur terbaru lainnya dari Mekari Talenta adalah On-Call Management. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memitigasi kebutuhan karyawan di saat darurat.

Komunikasi manual membuat waktu merespon darurat ketika perusahaan butuh tenaga ekstra di shift tertentu jadi lebih lambat. Dengan On-Call Management, notifikasi secara real-time memastikan karyawan yang tepat dapat dinotifikasi langsung.

Hal ini membuat adanya pengurangan waktu respon yang sangat signifikan di masa-masa kritis, misalnya saat butuh tenaga medis di rumah sakit.

Selain itu karena sudah terintegrasi dengan fitur Payroll, pencatatan shift kerja ekstra juga dapat dilakukan secara otomatis untuk menghindari kesalahan pencatatan manual dan keakuratan data.

Anda juga bisa pelajari fitur Mekari Talenta selengkapnya sebelum memutuskan untuk mencoba sendiri dengan membuka laman ini.

Hafidh