Other 5 min read

Atur Jadwal Roster Shift Karyawan dengan Mekari Talenta

By Ageng PrabandaruPublished 23 Feb, 2023 Diperbarui 26 Desember 2023

Sebagai salah satu industri yang menekankan pengelolaan jadwal roster shift atau rostering schedule karyawan yang baik, beberapa industri seperti F&B membutuhkan solusi konkret untuk mempermudah prosesnya. Seperti menggunakan sistem HRIS misalnya.

Kompleksitas ini diperparah dengan rata-rata masa kerja karyawan di kisaran 1 bulan 26 hari.

Alhasil, manajer pada industri ini membutuhkan 7 persen dari waktu kerjanya selama seminggu untuk menyusun shift karyawan saja.

Risikonya, jika terjadi kesalahan rostering karena cara manual, usaha bisa merugi hingga 30 persen dari keseluruhan total biaya.

Permasalahan lain mengenai kebutuhan peningkatan kualitas pengelolaan shift karyawan juga terjadi di industri penerbangan.

Pada bulan September 2017, maskapai RyanAir dari Irlandia, terpaksa membatalkan 20.000 penerbangan karena masalah rostering.

Hal ini mencerminkan bahwa solusi jadwal roster shift karyawan adalah kebutuhan mutlak bagi berbagai industri yang bahkan bisa berdampak besar jika tidak ditangani dengan baik.

Oleh karenanya, Mekari Talenta hadir sebagai solusi absensi dan roster shift karyawan.

Memberikan banyak kemudahan untuk melakukan pengelolaan absensi di mana pun dan kapan pun cukup dengan perangkat mobile Anda.

Mari kita simak bagaimana cara mengatur shift karyawan dengan mudah menggunakan aplikasi Mekari Talenta.

Sebelum memulai membuat jam kerja shift, Anda perlu melakukan pengaturan awal seperti registrasi akun admin, undang karyawan ke aplikasi, dan menetapkan lokasi, yang semuanya bisa anda pelajari lebih lanjut di artikel cara atur shift di sini.

Setelah selesai dengan pengaturan awal tersebut Anda bisa memulai pembuatan shift kerja dengan mengikut langkah-langkah di bawah ini.

Pengaturan jadwal roster shift karyawan yang praktis dan fleksibel

Langkah pertama setelah pengaturan awal selesai adalah dengan mengatur jam kerja setiap outlet dengan dengan masuk ke menu “Profil” dan pilih tab “Jadwal Kerja” di bawah. Pilih ikon “+” dan pilih opsi “Tambah Jam Kerja”.

Pengaturan jam kerja, shift karyawan yang praktis dan fleksibel di Aplikasi Attendance by Talenta.

Ilustrasi pembuatan jadwal roster shift / rostering schedule.

Isi “Nama Jam Kerja” dengan label yang Anda inginkan, seperti ‘Office Hour’, ‘Shift 1’, ‘Operational Hour’, dan lain-lain sesuai kebutuhan usaha Anda.

Kemudian isi rincian jam kerja seperti jam masuk/pulang dan jam istirahat.

Setelah selesai tekan tombol “Simpan” di bagian bawah layar.

Buat jadwal kerja yang praktis dan fleksibel di Aplikasi Attendance by Talenta.

Setelah selesai Anda bisa melihat jam kerja yang telah dibuat di menu “Daftar Jam Kerja”.

Anda bisa membuat lebih dari satu jam kerja sesuai dengan kebutuhan usaha dan jadwal roster shift atau rostering schedule karyawan Anda.

Membuat jadwal jadi lebih mudah di mana saja

Langkah terakhir adalah dengan membuat jadwal kerja untuk masing-masing karyawan.

Caranya mudah, hampir mirip dengan pembuatan jam kerja, cukup dengan masuk ke menu “Profil” dan pilih tab “Jadwal Kerja” di bawah.

Pilih ikon “+” dan pilih opsi “Tambah Jadwal Kerja”, lalu pilih opsi “Jam Kerja Shift”.

Membuat jadwal shift karyawan jadi lebih mudah, di mana pun kapan pun dengan aplikasi Attendance by Talenta.

Ilustrasi jadwal roster shift  dengan Mekari Talenta.

Pilih menu “Hari Kerja” dan tentukan jumlah hari kerja efektif dengan mengisi hari mana saja yang termasuk “Libur” dan hari mana saja yang termasuk hari kerja sesuai dengan “Jam Kerja” yang telah diatur pada langkah sebelumnya.

Menu “Jam Kerja Shift” terdapat tambahan dropdown list yakni pilihan hari kerja mulai dari 1 hari kerja hingga maksimal 30 hari kerja.

Anda bisa menentukan rincian masing-masing jam kerja hingga ke hari ke-30.

Setelah selesai menetapkan jadwal roster shift, pilih tombol “Terapkan” di bagian paling bawah layar.

Anda bisa mengaktifkan bar “Toleransi Keterlambatan” dan mengatur jumlah menit toleransi sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Setelah itu tetapkan “Tanggal Efektif Berlakunya Jadwal”. Fitur ini digunakan untuk menentukan kapan dimulainya jadwal kerja yang telah Anda atur barusan.

Terdapat menu tambahan berupa “Pola Kerja Hari Pertama” yang memungkinkan Anda untuk mengatur hari pertama kerja karyawan.

Contohnya, karyawan Anda baru akan bekerja pada tanggal 1 April 2020 yang jatuh pada hari Rabu.

Sementara itu jadwal shift yang Anda atur efektif mulai pada hari Senin, maka Anda dapat menetapkan hari ke-3 pada menu “Pola Kerja Hari Pertama” untuk menetapkan hari Rabu sebagai hari pertama kerja karyawan.

Setelah selesai membuat jadwal roster shift Anda bisa menetapkan karyawan di jadwal-jadwal tertentu menggunakan fitur “Assign Karyawan”.

Membuat jadwal shift karyawan jadi lebih mudah, di mana pun kapan pun dengan aplikasi Attendance by Talenta.

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Setelah selesai dengan semua rangkaian di atas, Anda bisa mengecek secara real-time karyawan mana saja yang telah melakukan clock-in/out pada menu “Home”.

Rekap laporan juga bisa Anda peroleh melalui menu “Laporan”.

Aplikasi ini menyediakan dua format laporan, yakni “Laporan Lengkap” dan “Laporan Ringkas” untuk memudahkan kebutuhan monitoring dan absensi hinga jadwal roster shift Anda.

Membuat laporan jadwal shift karyawan jadi lebih mudah, di mana pun kapan pun dengan aplikasi Attendance by Talenta.

Itulah tadi mengenai cara atur jadwal roster shift karyawan di Mekari Talenta.

Mekari Talenta juga memiliki fitur On-Call Management. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memitigasi kebutuhan karyawan di saat darurat pada shift tertentu.

Selama ini, komunikasi manual entah lewat telepon maupunchat  membuat waktu merespon darurat ketika perusahaan butuh tenaga ekstra di shift tertentu jadi lebih lambat.

Dengan On-Call Management, notifikasi secara real-time memastikan karyawan yang tepat dapat dinotifikasi langsung.

Hal ini membuat adanya pengurangan waktu respon yang sangat signifikan di masa-masa kritis, misalnya saat butuh tenaga medis di rumah sakit.

Selain itu karena sudah terintegrasi dengan fitur Payroll, pencatatan shift kerja ekstra juga dapat dilakukan secara otomatis untuk menghindari kesalahan pencatatan manual dan keakuratan data.

Terima kasih telah mempercayai software HRIS Mekari Talenta sebagai perangkat pengelola absensi online dan roster shift karyawan Anda.

Jika ingin berkonsultasi seputar permasalahan HR Anda, segera hubungi tim sales kami dan temukan berbagai solusi praktis menggunakan Mekari Talenta.

Image
Ageng Prabandaru
Rutin menulis tentang HR, pajak, dan bisnis, serta memiliki perhatian tinggi terhadap isu-isu pengembangan talenta karyawan.