7 Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan Dijamin Efektif

By Mekari TalentaPublished 11 Dec, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Tips membuat jadwal kerja karyawan perlu dipahami terutama oleh pihak pimpinan perusahaan sekaligus oleh divisi HRD yang berkutat secara langsung dengan bidang kepegawaian di suatu perusahaan.

Pembuatan jadwal kerja mungkin kelihatan sepele namun sebenarnya hal ini membutuhkan banyak pertimbangan untuk dilakukan.

Terlebih lagi jika pada suatu perusahaan terdapat karyawan dalam jumlah yang sangat banyak.

Tentu pembagian jadwal kerja harus dilakukan dengan tepat agar tidak sampai merugikan para karyawan tersebut.

Jadwal kerja atau shift sendiri umumnya terdiri dari dua jenis model yaitu model permanen dan model rotasi.

Setiap model tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing sehingga penerapannya bergantung pada kondisi setiap perusahaan.

Bagaimana pun juga kedua jenis shift ini sama-sama haruslah dibuat dengan tepat dan sesuai dengan kebijakan atau peraturan yang berlaku.

Jadwal kerja atau shift juga harus dibuat dengan benar sehingga bisa sesuai dengan kebutuhan baik kebutuhan perusahaan maupun kebutuhan para pekerja.

Untuk itu dalam melakukan pembuatan jadwal maka sebaiknya gunakan beberapa tips terbaik.

Dengan adanya beberapa tips ini, maka akan ada berbagai pertimbangan untuk merencanakan jadwal kerja bagi para karyawan.

1. Memahami jadwal karyawan

7 Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan Dijamin Efektif

Salah satu tips membuat jadwal kerja karyawan yang perlu menjadi perhatian bagi perusahaan adalah memahami karyawan dengan lebih baik lagi.

Misalnya memahami secara lebih lagi mengenai kompetensi karyawan sehingga penjadwalan shift jadi lebih mudah.

Bahkan bukan hanya kompetensi karyawan saja yang perlu dipahami secara lebih lagi, melainkan juga kondisi karyawan.

Memahami karyawan ini pada dasarnya juga disertai dengan adanya pemahaman terhadap bisnis yang sedang berjalan.

Dengan memahami jalannya bisnis maka Anda nantinya bisa menempatkan setiap karyawan dengan tepat di tiap shift.

Jadi para karyawan bisa tetap bekerja dengan baik sekalipun jadwal kerjanya tidak bersamaan dan harus dibagi.

2. Membuat kelompok

Selanjutnya Anda juga bisa membuat kelompok untuk para karyawan.

Dengan membuat kelompok maka nantinya Anda bisa memasukkan para karyawan ke dalam masing-masing kelompok.

Pembagian karyawan pun bisa dilakukan dengan adil sehingga pembagian ini bisa bersifat rata.

Umumnya setiap perusahaan membagi dua atau tiga kelompok. Jika perusahaan beroperasi selama 24 jam maka akan ada tiga kelompok.

Sedangkan perusahaan yang memiliki jam operasional dari pagi hingga sore biasanya membagi karyawan ke dalam dua kelompok saja.

Untuk pembagian kelompok bisa dilakukan dengan melihat kondisi karyawan.

Jadi nantinya karyawan bisa menjalankan tugas dan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan apa yang memang menjadi kewajibannya tanpa kendala.

3. Membuat waktu kerja yang sesuai

Dalam membuat jadwal kerja rupanya juga perlu memperhatikan beberapa hal seperti misalnya waktu jam kerja.

Lamanya kerja masing-masing shift harus diperhitungkan dengan benar.

Jangan sampai karyawan bekerja dalam jumlah waktu yang cukup lama atau cukup panjang hingga menjadi terlalu lelah.

Hal ini tentunya dapat membuat karyawan mengalami rasa gerah atau bahkan bosan sehingga produktivitas menurun.

Maka dari itu salah satu tips membuat jadwal kerja karyawan sebaiknya dengan jalan memberikan jam kerja yang pas untuk masing-masing karyawan atau masing-masing kelompok.

Biasanya satu kali kerja bisa dijadwalkan selama 8 jam kerja lamanya.

Jadi masing-masing karyawan dalam sehari melakukan pekerjaannya selama 8 jam saja.

Hal ini tentunya sudah sesuai dengan ketentuan waktu kerja yang tepat.

4. Memperhatikan peraturan dan UU

Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa waktu kerja untuk masing-masing karyawan haruslah dibuat dengan tepat.

Untuk membuatnya dengan tepat maka Anda bisa berpedoman pada peraturan atau ketentuan yang telah dinyatakan dalam UU Ketenagakerjaan.

Di dalam UU tentunya terdapat berbagai macam ketentuan yang harus diikuti oleh siapa saja dalam hal ketenagakerjaan.

Termasuk pula dalam hal membagi jam kerja yang tepat sehingga karyawan bisa bekerja dengan baik dan tidak berlebihan.

Selain itu karyawan juga berhak mendapatkan upah atas pekerjaannya sesuai dengan jam kerjanya.

5. Membuat jadwal dengan jelas

Pembuatan jadwal kerja juga harus jelas supaya setiap karyawan bisa tahu dengan jelas pula mengenai jam kerjanya.

Pembuatan jadwal kerja yang jelas bisa dilakukan misalnya dengan model yang sederhana saja namun bisa dipahami oleh para karyawan.

Selain itu setiap bagian yang harus dicantumkan dalam jadwal kerja ini juga haruslah jelas.

Di dalam jadwal kerja ini haruslah tercantum nama karyawan dengan jelas.

Sebagai salah satu tips membuat jadwal kerja karyawan, sebisa mungkin cantumkan nama lengkap karyawan untuk menghindari kesalahpahaman.

Selain itu cantumkan pula posisi kerja dari masing-masing pekerja.

Jangan lupa pula untuk turut mencantumkan hari kerja dan waktu kerja bagi para karyawan secara bergantian.

Durasi kerja harus diperhatikan dan bisa pula dicantumkan untuk menjadi perhatian bagi para karyawan.

6. Meningkatkan komunikasi

Hal lain selanjutnya yang juga bisa menjadi tips membuat jadwal kerja karyawan untuk Anda sekalian adalah dengan meningkatkan komunikasi.

Dalam hal ini komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi dengan para karyawan agar Anda bisa memahami secara lebih jelas mengenai kondisi karyawan.

Selain itu melalui adanya komunikasi ini pula nantinya karyawan bisa mendapatkan informasi yang jelas mengenai jadwal kerjanya.

Misalnya saja apakah karyawan akan mendapatkan jam kerja permanen atau jam kerja yang sama secara terus-menerus.

Atau mungkin para pekerja akan dirotasi dalam bekerja sehingga bisa saja memiliki jam kerja yang berbeda-beda dalam satu periode tertentu.

Kesemuanya ini bisa diperjelas jika komunikasi antara pimpinan atau HRD dengan para karyawan bisa berjalan lancar.

7. Menggunakan aplikasi Mekari Talenta permudah pengaturan jadwal kerja

Tips membuat jadwal kerja karyawan terakhir bagi Anda adalah dengan menggunakan bantuan dari aplikasi software tertentu.

Anda bisa memilih aplikasi atau software yang mudah diterapkan sehingga proses pembuatan jadwal kerja juga jadi lebih mudah.

Contohnya dengan jalan penggunaan aplikasi seperti Mekari Talenta untuk memastikan jadwal kerja masing-masing karyawan terpenuhi dengan tepat.

Aplikasi absensi online Mekari Talenta bisa menjadi pilihan untuk masalah ini karena selain menawarkan fitur absensi online, terdapat juga fitur untuk mengatur jadwal kerja karyawan yang dapat diakses pada tautan berikut ini.

Selain itu melalui Flexible Schedule, Anda dapat mengatur beragam jadwal kerja karyawan dengan lebih mudah dan fleksibel.

Ini dapat terjadi berkat data jadwal kerja yang tersentralisasi dalam satu kalender kerja di aplikasi Mekari Talenta.

Jadi, Anda mengatur berbagai macam shift kerja dengan mudah tanpa takut karyawan Anda memiliki jadwal yang bentrok.

Penjadwalan melalui Flexible Schedule dapat Anda lakukan secara harian atau secara berkala seperti per satu bulan.

Untuk mengakomodir kebutuhan manajemen shift karyawan, Mekari Talenta juga memiliki Timesheet Management yang di dalamnya juga memiliki berbagai fitur unggulan dalam hal pengelolaan shift. 

Contoh pertama dari keunggulan fitur ini adalah fitur Auto Schedule yang memungkinkan Anda mengatur shift karyawan secara otomatis.

Kemampuan ini dipermudah dengan adanya Shift Mapping untuk penyesuaian shift kerja yang fleksibel dan skema kerja yang dapat disesuaikan, sehingga pemetaan shift lebih efisien, visualisasikan jadwal tenaga kerja, dan kelola cuti kolektif lebih mudah.

Kemudian ketika perusahaan mengharuskan karyawan untuk mengambil cuti block leave atau cuti wajib dan perlu diambil oleh karyawan yang umumnya bekerja di area perbankan, Mekari Talenta memiliki Block Leave yang dapat diterapkan pada periode-periode tertentu.

Pembuatan dan perencanaan jadwal kerja karyawan nantinya bisa diterapkan dengan lancar dan tanpa adanya kendala serta bisa memberikan hasil terbaik bagi siapapun.

Mekari Talenta bisa menjadi salah satu solusi bagi perusahaan Anda dalam menyusun jadwal kerja karyawan karena lebih efisien dan dapat digunakan di smartphone.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Konsultasi bersama tim sales kami sekarang juga.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.