Seputar Laporan Absensi Karyawan yang Harus Anda Ketahui

Seputar Laporan Absensi Karyawan yang Harus Anda Ketahui

Laporan absensi karyawan seperti yang terdapat pada solusi Talenta memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Tapi bagaimana cara membuat laporan yang benar dan tepat?

Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, kembangkan bisnis lebih cepat

Banyak perusahaan yang tidak menghiraukan pembuatan laporan absensi karyawan secara tepat dan akurat karena menganggap bukan hal penting bagi tujuan utama keberlangsungan bisnis.

Padahal, laporan absensi yang rapi dan baik dapat memberikan gambaran akurat tentang bagaimana Anda mengatur waktu karyawan di kemudian hari.

Laporan juga membantu perusahaan untuk tetap meng-engaged karyawan dengan terus meningkatkan produktivitas.

Perusahaan perlu mengetahui karyawan mana yang bekerja, kapan mereka bekerja dan kapan mereka biasanya mengambil cuti tahunan mereka.

Karena pada kenyataannya, absensi berdampak besar terhadap biaya perusahaan jika dibandingkan dengan tunjangan karyawan. 

Hal-hal yang berdampak tetapi tidak dirasakan secara langsung terhadap biaya perusahaan seperti :

  • Staffing
  • Scheduling
  • Re-training
  • Lost productivity
  • Diminished moral
  • Turnover

Dengan adanya laporan absensi karyawan, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan tenaga kerja, tren liburan dan memiliki jejak audit dalam kepatuhannya terhadap Undang-Undang.

Apa Itu Laporan Absensi Karyawan?

Laporan absensi karyawan adalah rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap karyawan dalam satu bulan.

Dengan adanya laporan ini, Anda juga dapat mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada kinerja setiap karyawan dan produktivitas perusahaan.

Laporan juga berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan.

Manfaat Laporan Absensi Karyawan

Manfaat Laporan Absensi Karyawan

Laporan absensi memiliki segudang manfaat yang tidak banyak orang ketahui. Berikut pentingnya laporan absensi yang harus Anda ketahui.

1. Memastikan Operasional Perusahaan Berjalan dengan Baik

Sistem laporan absensi yang baik dapat memunculkan berapa jumlah karyawan yang bekerja di setiap harinya, berapa jumlah karyawan yang lembur pada hari kerja tertentu dan di hari apa karyawan banyak yang tidak masuk bekerja.

Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dan apakah di hari tertentu atau di periode tertentu perusahaan perlu mengevaluasi kembali. 

2. Mengetahui Kinerja Karyawan

Mengetahui kinerja seorang karyawan tidak akan sulit jika Anda memiliki berbagai data yang lengkap termasuk database absensi karyawan.

Dalam laporan, dapat diketahui berapa banyak karyawan tersebut mangkir bekerja baik dengan alasan ataupun tidak.

Laporan juga dapat menunjukkan berapa kali karyawan terlambat dan berapa kali karyawan pulang dengan cepat.

Berarti, Anda dapat mengetahui karyawan mana yang selalu datang tepat waktu atau bahkan menambah jam kerja mereka sehingga Anda dapat memberi reward atau justru evaluasi tergantung dari hasil data absensi.

Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan pertimbangan untuk kenaikan jabatan jika hasil data absensi dan kinerja yang dihasilkan betul-betul sejalan.

Karyawan yang bertanggung jawab perlu diberi promosi jabatan.

3. Pembayaran Gaji Karyawan yang Akurat

Pembayaran gaji karyawan perlu diberikan sejalan dengan laporan data absensi mereka.

Karyawan yang sering izin tanpa alasan jelas tentu tidak berhak atas gaji penuh.

Tetapi karyawan yang lembur tentu harus diberi bonus sesuai kesepakatan.

Terkadang, laporan absensi yang berantakan tidak memberikan data akurat tentang izin dan lembur setiap karyawan sehingga pembayaran di akhir bulan pun dipertanyakan. 

Jenis Laporan Absensi Karyawan

Setiap perusahaan memiliki ciri khas atau format tertentu ketika melakukan absensi kehadiran karyawan.

Pada umumnya, laporan absensi terdiri atas 2 tipe.

1. Laporan Absensi Manual

Dalam pelaporan data absensi manual, biasanya perusahaan menggunakan template dan rumus di Microsoft Excel.

Mulai dari jadwal absen karyawan, catatan total jam reguler dan lembur karyawan, total izin dan keterlambatan hingga berujung pada perhitungan penggajian

Biasanya, setiap harinya manajer yang mencatat absensi kedatangan dan kepulangan karyawan.

Ada juga yang meminta karyawannya sendiri yang mencatat waktu kehadiran mereka setiap hari ketika datang ke kantor. 

Sayangnya, meskipun cara ini murah dan sangat memangkas biaya anggaran, tapi sering terjadi human error dan sangat menyita waktu untuk menghitung rekapitulasi di akhir bulan.

Bahkan, tidak sedikit terjadi kecurangan seperti penitipan asben atau pemalsuan catatan waktu karyawan.

2. Laporan Absensi Online

Laporan absensi karyawan online memungkinkan perusahaan untuk memiliki data absensi karyawan secara real-time kapan dan di mana saja.

Sistem absensi keseharian juga tidak rumit dan repot seperti cara absensi manual. 

Kecurangan seperti penitipan absen atau pemalsuan catatan waktu tidak dapat dilakukan karena aplikasi sudah terhubung dengan internet sehingga waktu dan tanggal tersedia secara otomatis dan lokasi absen dapat diketahui karena berbasis GPS.

Baca juga : Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Contoh Laporan Absensi Karyawan

Berikut beberapa contoh laporan absen untuk karyawan perusahaan yang bisa anda coba!

1. Laporan Absensi Mingguan

 

Seputar Laporan Absensi Karyawan yang Harus Anda Ketahui
Sumber : www.analysistemplate.com

2. Laporan Absensi Bulanan

Sumber : www.analysistemplate.com

3. Laporan Absensi Tahunan

Sumber : www.inpaspages.com

Untuk mendapatkan laporan absensi yang baik, Anda dapat menggunakan aplikasi absensi online seperti Talenta HRIS.

Cara absensi karyawan yang mudah, pengelolaan jam kerja sesuai kebutuhan perusahaan, pengajuan cuti dan lembur tanpa birokrasi yang membingungkan dapat dilakukan semua di satu aplikasi terpusat.

Laporan absensi bulanan juga sudah tersedia secara otomatis sehingga segala manfaat laporan dapat digunakan semaksimal mungkin. 

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Cari tahu selengkapnya tentang Talenta di website Talenta!


PUBLISHED21 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah