Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Di era revolusi industri 4.0 ada dua hal yang perlu diperhatikan untuk bisa beradaptasi pada era tersebut; teknologi dan personalisasi. Khusus di bidang HR, kombinasi keduanya bisa Anda temukan pada sistem HRIS (Human resource information system) berupa sistem swalayan karyawan atau biasa disebut dengan employee self-service (ESS). 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Dalam kesempatan kali ini, Talenta by Mekari akan menjabarkan secara lengkap apa itu ESS dan bagaimana fungsi, peran, manfaat yang dimiliki pada sistem ESS HR.

Employee Self-Service, Apa itu?

Seperti namanya dalam bahasa Indonesia, employee self-service (ESS) adalah sistem yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi dan data mereka secara mandiri terkait pekerjaan dan perihal human resource lainnya.

Data yang dapat diakses berupa personalisasi data pribadi, tugas harian, data absensi, data cuti karyawan, hingga slip gaji. Bahkan beberapa menyediakan fitur applicant tracking system.

Dengan employee self-service, memungkinkan karyawan mengajukan, mengubah, bahkan mempersonalisasikan data. Seperti absensi dan cuti.

Misalnya saja, lupa absen. Karyawan bisa mengajukan atau meralat absensi melalui ESS tentu dengan persetujuan tim HR. Selain itu karyawan juga bisa mengajukan cuti melalui ESS bahkan jika keadaannya mendadak.

Intinya, cara kerja employee self-service adalah memindahkan red desk HR ke dalam satu aplikasi yang mudah diakses oleh karyawan seperti PC atau smartphone dan tentunya juga sambungan internet.

Kenapa internet?

Pada dasarnya aksesibilitas sistem ESS ini dibangun oleh jaringan internet. Data pada ESS kemudian diolah dan disimpan pada sistem penyimpanan internet yang saat ini dikenal dengan sistem komputasi awan atau cloud.

Employee Self-Service dan HRIS: Evolusi dan Perkembangannya

Employee self-service (ESS) tidak terlepas dari HRIS atau human resource information system. HRIS sendiri adalah sistem informasi sumber daya manusia pada perusahaan yang meliputi absensi, time tracking, kompensasi karyawan, cuti, dan informasi lainnya terkait karyawan.

Perkembangan teknologi HRIS sendiri baru mulai dikenal di penghujung tahun 1970-an, tepatnya pada tahun 1979 dibentuk sistem yang dikenal dengan ERP (enterprise resource planning memungkinkan perusahaan menggabungkan data secara real time dalam satu komputer mainframe.

Memasuki tahun 1980-an, tepatnya 1987 tercetuslah sistem HRIS client-server yang saat itu diluncurkan oleh Peoplesoft.

Memasuki tahun 1990-an untuk pertama kalinya sistem HRIS berbasis cloud diluncurkan dan mulai banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan.

Di tahun yang sama, tepatnya 1997, perusahaan teknologi DELL menerapkan sistem employee self-service untuk pertama kalinya. Ya, meskipun saat itu bentuknya untuk mempermudah calon karyawan mengakses informasi lamarannya yang diajukan kepada perusahaan teknologi berbasis Amerika Serikat tersebut.

Saat ini, di penghujung tahun 2010-an teknologi HRIS tidak lagi sebatas absensi dan juga informasi karyawan saja.Namun perhitungan gaji, performance appraisal, dan juga onboarding

Karena semakin kompleks fungsi pada HRIS, terminologi nya pun kini juga semakin berkembang; HRIS, HCM dan HRMS.

HRIS, HCM dan HRMS

Sejatinya ketiga terminologi tersebut adalah satu kesatuan dalam istilah teknologi HR. Ketiga istilah tersebut hanya berbeda dari fungsinya; HRIS untuk informasi, HCM untuk sumber daya manusianya, dan HRMS untuk manajemen SDM-nya.

Contoh kegiatan HRIS adalah absensi, employee self-service, time tracking, manajemen kompensasi dan deduksi, dan pekerjaan personalia lainnya.

Sedangkan HRMS meliputi pekerjaan perhitungan gaji, upah, dan juga hukum yang mempengaruhi komponen gaji.

Berbeda lagi dengan HCM yang lebih memfokuskan pada manusianya yaitu pengembangan dan evaluasi SDM perusahaan.

Namun saat ini, HRIS dan HRMS menjadi dua istilah yang sering digunakan dalam teknologi yang diberikan oleh HR. Karena memang fungsi keduanya sangat membutuhkan otomasi teknologi. Beberapa bahkan menganggap HRIS adalah satu-kesatuan dari seluruh kegiatan manajemen HR.

Terlepas dari itu, HRIS telah mempengaruhi peran HR terhadap percepatan operasional perusahaan. Bahkan mempengaruhi keputusan dan kinerja karyawan melalui employee self-service yang diberikan oleh sistem HRIS.

Baca juga: 3 Jenis Software HRIS yang Paling Banyak Dicari di Indonesia

Peran dan Fungsi Employee Self-Service

Kemunculan sistem employee self-service (ESS) bukan tanpa peran dan tujuan. Pada dasarnya ESS dibangun untuk mempermudah pekerjaan personalia (HR) dan juga mempermudah karyawan untuk mendapatkan haknya saat bekerja.

Peran ESS bagi Perusahaan

Menurut Accesscorp, Perusahaan yang belum menerapkan sistem employee self-service (ESS) atau teknologi HRIS cenderung menghabiskan waktu pekerjaan administrasi HR sekitar 65% dari seluruh pekerjaan.

Enam puluh lima persen bukanlah angka yang sedikit karena sejatinya pekerjaan HR tidak hanya berkutat pada administrasi saja, namun rekrutmen, pengembangan, dan juga regulasi perusahaan. Angka yang terbilang besar untuk “memboroskan” waktu pekerjaan HR.

Accesscorp melanjutkan, Sistem ESS mampu membantu tim HR memangkas waktu 40 hingga 60 persen. Proses HR pun lebih efisien dan juga ramping.

Selain itu, dengan adanya sistem employee self-service (ESS), perusahaan bisa memangkas biaya hingga 30%. Bayangkan jika Anda masih menggunakan proses manual yang menghabiskan kertas banyak.

ESS juga memungkinkan perusahaan membangun tempat kerja yang humane. Maksudnya adalah membangun ruang kerja yang berorientasi pada kepuasan karyawan. Hal ini juga dijelaskan oleh society of human resource management (SHRM) bahwa dengan adanya teknologi dapat membangun engagement karyawan.

Lanjutnya, SHRM menjelaskan dalam membangun karyawan yang unggul, perusahaan harus melakukan analisis melalui model job performance. Dimana di dalamnya ada tiga poin yang harus diperhatikan; people, process, dan product.

People mencakup kompetensi, process merupakan tools yang digunakan dalam mencapai tujuan kerja, dan product adalah hasil pekerjaan. Pada poin process, SHRM menjelaskan tools yang dimaksud bukan hanya tools penunjang pekerjaan seperti mesin atau komputer, tapi juga tools berupa teknologi yang dapat meningkatkan kompetensi karyawan, yaitu HRIS atau ESS.

Lanjut kepada peran ESS lainnya bagi perusahaan adalah menghilangkan bottleneck pada proses kerja HR. bottleneck yang sering terjadi adalah human error atau proses pengulangan karena terjadi kesalahan dalam pemrosesan data. 

Hal ini tentu bukan hanya membuang waktu, namun bisa saja merugikan perusahaan baik dari keamanan data maupun biaya operasional.

Bukan hanya itu, ESS memungkinkan perusahaan menyimpan data perusahaan terutama karyawan dengan aman. Karena data karyawan yang disimpan pada sistem komputasi cloud yang terenkripsi dan selalu mengalami pembaruan yang cepat, risiko kerusakan atau kehilangan data pun menjadi kecil.

Berbeda jika Anda melakukan arsip data secara manual dengan kertas yang risiko keamanan dan kerusakannya cukup besar apalagi jika terjadi bencana.

Peran lainnya adalah sebagai tools untuk manajemen krisis. Seperti yang kita tahu belakangan seluruh dunia sedang dilanda krisis kesehatan yang membuat hampir kegiatan bisnis tidak lagi dilakukan di kantor dan mengharuskan untuk bekerja di rumah atau work from home.

Dengan adanya sistem employee self-service, perusahaan bisa mempersiapkan manajemen krisis seperti krisis pandemi saat ini misalnya saja untuk membantu karyawan work from home.

Baca juga: 4 Hal Ini Menjadi Poin Utama Employee Engagement

Peran ESS bagi Karyawan

Forbes dalam artikelnya yang berjudul, The Top 10 Factors for On-The-Job Employee Happiness merangkum beberapa survei dari lembaga konsultasi HR apa saja yang mempengaruhi kepuasan karyawan.

Pada daftar tersebut ada beberapa poin yang menarik perhatikan kami, yaitu apresiasi pekerjaan, transparansi, mendukung work-life balance, dan juga keamanan kerja.

Poin-poin tersebut sejatinya dapat tercipta apabila perusahaan memiliki sistem lingkungan kerja yang kondusif dan karyawan-sentris. Kondisi tersebut salah satunya tercipta dari dua hal; manajemen, budaya, dan teknologi.

Teknologi inilah dimana HRIS terutama employee self-service (ESS) berperan untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan. ESS mampu memberikan keamanan kerja, mendukung work-life balance, dan juga transparansi perusahaan. Jadi peran utama ESS adalah memberikan independensi dan juga meningkatkan kepuasan karyawan.

Baca juga: Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

Bagaimana ESS Berperan dalam Meningkatkan Kepuasan Karyawan?

Pertama, melalui sistem absensi online. Dengan teknologi absensi online, memungkinkan perusahaan untuk menerapkan flexible working. Salah satu bentuk kerja yang diidamkan oleh kau millennials.

Absensi online juga memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan dari rumah (work from home) atau virtual office. Dengan adanya absensi online juga memungkinkan karyawan pekerja lapangan untuk tidak datang ke kantor terlebih dahulu hanya untuk check in atau check out.

Di sini karyawan juga dapat mengajukan perubahan data absensi jika memang ada kesalahan waktu dalam absensi atau lupa check in-check out.

Kedua, melalui aplikasi cuti karyawan. Selain absensi online, ESS juga memungkinkan karyawan mengajukan cuti dengan cepat dan mudah tanpa harus berjibaku dengan birokrasi atau gontok-gontokan antar karyawan.

Pengajuan cuti manual seringkali membuat intrik antar karyawan yang pada akhirnya membuat lingkungan kerja tidak sehat. Dengan adanya aplikasi cuti, karyawan bisa mengajukan cuti secara personal dan lebih cepat dan mudah.

Pengajuan cuti pun beragam sesuai dengan perundang-undangan seperti cuti sakit, cuti melahirkan, hingga cuti perjalanan keagamaan seperti haji atau umrah.

Bagaimana membedakan on premise dan cloud? Baca selengkapnya di eBook Evolusi HRIS: Antara Cloud dan On-Premise yang dapat Anda unduh gratis!

Ketiga, slip gaji online. Informasi gaji merupakan bentuk transparansi perusahaan. Dengan slip gaji online, karyawan secara mandiri bisa mengakses informasi slip gaji di masa lalu. Selain itu slip gaji juga dapat diakses secara personal dan rahasia. 

Keempat, assign kerja dan penjadwalan. Poin ini berkaitan dengan shift kerja atau jika Anda memiliki perusahaan kecil yang memiliki sedikit karyawan.

Biasanya dalam sistem employee self-service (ESS), perusahaan dan karyawan bisa melakukan assign kerja. Misalnya Anda mendelegasikan tugas A kepada karyawan B untuk waktu tertentu. Sistem ESS ini nantinya akan mempermudah proses tersebut.

Masalah yang sering terjadi dengan penjadwalan shift manual adalah ketidaksengajaan double shift malam atau bentrok jadwal yang menyebabkan rasa iri antar karyawan. Dengan adanya sistem ESS, penjadwalan terotomasi tanpa adanya human error yang berarti.

Kelima, akses informasi. Employee self-service memungkinkan akses informasi antar karyawan yang cepat dan accessible. Misalnya saja dalam melakukan onboarding, pengumuman atau berita terbaru terkait regulasi perusahaan, atau informasi tim divisi lain jika mengharuskan adanya cross function.

Tidak hanya lima poin di atas, sistem ESS juga dapat dikostumisasi sesuai dengan regulasi perusahaan Anda. Misalnya membuat pengajuan reimbursement yang dapat diatur. Fitur benefit management misalnya pemotongan gaji untuk membayar listrik dan kebutuhan lainnya dari sistem ESS yang berlaku.

Poin-poin tersebut menjadi alasan kenapa ESS mampu memberikan independensi dan juga meningkatkan kepuasan karyawan sekaligus. Bukan hanya itu saja, penggunaan employee self-service juga menandakan bahwa perusahaan Anda siap beradaptasi dengan persaingan industri yang lebih lean.

Baca juga: Mengapa Survey Kepuasan Karyawan Penting?

Strategi Pengelolaan SDM dengan Employee Self-Service

Menerapkan employee self service (ESS) bukan hanya sekedar menerapkan teknologi pada aktivitas HR tapi juga membutuhkan strategi agar manfaat dari employee self-service dapat dimaksimalkan dan tidak menjadi bumerang. Seperti kata pepatah, pisau tergantung dengan siapa yang menggunakannya begitu juga dengan teknologi.

Bagaimana strateginya?

Pertama, identifikasi kebutuhan. Kebutuhan juga berkaitan dengan budget perusahaan. Itu artinya, Anda bisa memutuskan apakah saat ini perusahaan Anda memerlukan sistem ESS atau tidak. Jika karyawan Anda masih sedikit dan terkontrol. Menggunakan ESS malah akan menjadi beban bagi Anda.

Kedua, Tetap memiliki profesional. Seperti kata Stephen Covey, technology is a great servant but terrible master. Secanggih-canggihnya teknologi, peran manusia tetap tidak bisa ditanggalkan.

Gallup juga menegaskan bahwa hal terpenting dalam penerapan teknologi HR adalah profesionalitas dan proposisi nilai yang dianut oleh karyawan. Sehingga kualitas SDM juga perlu diperhitungkan dalam mengaplikasikan ESS ke dalam perusahaan Anda.

Ketiga, Berikan pengetahuan. Seperti yang kita ketahui bahwa komposisi karyawan saat ini masih didominasi oleh angkatan generasi X. Oleh karena itu, sebelum Anda mengadopsi employee self-service Anda perlu memberikan pelatihan misalnya cara penggunaannya dan bagaimana ESS bekerja.

Keempat, Membangun budaya dan kesadaran. Banyak perusahaan yang telah menerapkan ESS namun tidak dimanfaatkan dengan baik karena karyawannya tidak sadar bahwa mereka memiliki employee self-service.

Oleh karena itu HRD harus terus membangun dan mensosialisasikan terkait penggunaan ESS pada seluruh karyawan.

Terakhir, feedback dan konsultasi. Sebagai HR, Anda perlu membiarkan karyawan di perusahaan Anda memberikan feedback terhadap penggunaan ESS sebagai bahan evaluasi. Selain itu, Anda juga  bisa melakukan konsultasi kepada penyedia teknologi ESS bagaimana pengembangan dan solusi untuk kendala yang terjadi selama penggunaan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Gratis Tahun 2020

Tips Memilih Sistem Employee Self-Service

Carilah penyedia software as a service (SaaS). Kenapa? Pertama, Anda tidak perlu membangun mainframe sendiri dan tidak membutuhkan tenaga IT untuk mengelola sistem yang membutuhkan biaya yang mahal. Anda tinggal menyewa pengembang software ESS dan sistem siap digunakan.

Setelah memilih SaaS, carilah layanan yang memiliki after sales atau konsultasi yang baik dan bisa melayani kebutuhan Anda secara profesional. Bukan hanya itu saja, carilah penyedia SaaS yang sering melakukan pelatihan dan membangun engagement kepada komunitas profesional.

Ketiga, memiliki fitur lengkap. Misalnya pengintegrasian dengan mesin absensi sidik jari, geo-tagging, dan fitur-fitur keamanan lainnya.

Terakhir, reputasi penyedia layanan. Hal ini penting apalagi terkait keamanan data. Faktor ini sangat penting apalagi employee self-service menjadi investasi jangka panjang perusahaan.

Kesimpulan

Employee self-service adalah sistem yang sangat diperlukan terlebih dalam menghadapi revolusi industri 4.0 yang serba internet. Itu artinya perusahaan dituntut lebih cepat dan ramping terlebih dalam mengelola SDM.

Sebelumnya juga telah disebutkan tips dalam memilih sistem employee self-service. Talenta, sebagai salah satu penyedia layanan employee self-service, memenuhi seluruh syarat sebagai sistem layanan mandiri karyawan terbaik.

Talenta juga memberikan bagi Anda untuk mencoba demo secara gratis! Sebelum itu Anda bisa mengakses fitur-fitur Talenta di sini.

 


PUBLISHED15 Jun 2020
Hafidh
Hafidh