Absensi Employee Self Service: Cara Terbaik Memantau Kehadiran Karyawan

By EmanuellePublished 26 Aug, 2020 Diperbarui 08 Januari 2024

Absensi Employee Self Service (ESS) seperti yang ada pada Talenta merupakan fitur HRIS yang dapat memantau kehadiran karyawan secara lebih baik dan mudah.

Seperti apa dan bagaimana sistem ini bekerja? Insight Talenta akan mengulasnya di sini.

Absensi Employee Self Service (ESS) merupakan fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System ( HRIS ) berbasis teknologi modern yang canggih.

ESS berbentuk portal dimana karyawan dapat melakukan sign in ke akun masing-masing untuk mengakses data human resources terkait dengan dirinya mereka.

Fasilitas Absensi Employee Self Service

Akses data tersebut dapat diatur sedemikian rupa oleh bagian HRD sehingga ada pembatasan terhadap jenis dan juga data siapa yang bisa diakses oleh karyawan.

Secara umum, berikut ini adalah hal-hal yang bisa dilakukan oleh karyawan melalui portal ESS:

  • Mengakses informasi pribadi miliknya berupa data kepegawaian, informasi tugas harian, monitoring absensi serta jatah cuti yang dimilikinya,
  • Melakukan perubahan atau up dating data diri,
  • Mengajukan permohonan cuti, izin sakit atau izin penting lainnya kepada atasan mereka,
  • Mengajukan permintaan surat permintaan lembur, atas lembur yang terjadi secara mendadak,
  • Memberikan feedback dan atau pertanyaan terkait human resources kepada Bagian HRD secara langsung.

Tanpa ESS Karyawan tidak dapat mengakses informasi yang tidak terkait langsung dengan dirinya, seperti informasi gaji karyawan lain, serta tidak dapat melakukan updating data yang kepadanya tidak diberikan akses.

Baca Juga : Peran Hingga Pengertian Employee Self Service Adalah Sebagai Berikut

Manfaat Absensi Employee Self Service

Fitur absensi employee self service dianggap sebagai solusi terbaik untuk memantau absensi kehadiran pegawai karena beberapa manfaat sebagai berikut:

Mempercepat Proses Pengecekan dalam Administrasi HRD

Fitur absensi ESS terintegrasi dengan HRportal.

Sehingga proses administrasi seperti persetujuan cuti dapat berlangsung lebih cepat karena Bagian HRD dapat dengan cepat mengetahui sisa jatah cuti karyawan.

Contoh lainnya adalah ketika pegawai mengajukan permintaan surat perintah lembur atas lembur yang dilakukannya secara mendadak.

Disini bagian HRD dapat melakukan pengecekan terlebih dahulu pada catatan kehadiran real, sehingga dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut berdasarkan data yang valid.

Sistem Ini Bisa Meningkatkan Produktivitas Karyawan

ESS dapat meningkatkan produktivitas karyawan, karena ESS memberikan kemudahan akses ke informasi yang konsisten dan terkelola.

Dengan kata lain, ESS dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh karyawan secara cepat dan tepat di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi yang digunakan.

Baca Juga : Absensi Mudah dengan Fitur ESS

Sistem Absensi Employee Self Service Bisa Meningkatkan Engagement Karyawan

Penerapan ESS juga sangat penting dalam rangka membuat karyawan memiliki rasa terlibat/ memiliki langsung dengan perusahaan.

Karyawan diberi peluang untuk memegang tanggung jawab atas data pribadi masing-masing serta dapat mengaksesnya di mana dan kapan pun diperlukan.

Hal ini memiliki pengaruh pada loyalitas karyawan.

Dengan Sistem Berbasis Cloud Bisa Menghasilkan Data yang Up to Date dan Akurat

Memberikan peluang kepada karyawan untuk mengelola data dirinya juga adalah cara yang  tepat untuk mendapatkan data terkait informasi pribadi karyawan yang paling up to date.

Dengan demikian, bagian HRD hanya perlu melakukan verifikasi atas perubahan yang dilakukan oleh karyawan.

Tanpa harus menyebar form updating atau cara-cara manual lain untuk update database karyawan yang lebih merepotkan.

Baca Juga : 4 Fitur Employee Self Service yang Wajib Ada di Software HRIS

Sistem Absensi Employee Self Service Lebih Efisien dalam Segi Waktu dan Biaya

Sistem absensi ESS memudahkan pekerjaan HR dalam melakukan pengecekan secara real time.

Hal ini disebabkan seluruh data check in/ check out pegawai dapat langsung diunggah ke dalam cloud dan tidak membutuhkan pengunduhan secara manual.

Hal ini akan membuat proses di Bagian HRD menjadi lebih cepat sehingga mengurangi kebutuhan akan kerja lembur yang berimplikasi pada biaya.

Prosesnya yang paperless juga dapat membuat penggunaan kertas menjadi lebih efisien.

Penggunaan kertas yang efisien secara masif juga akan mengurangi biaya perusahaan.

Baca Juga : artikel 7 Bentuk Employee Self Service dalam HRIS

Adanya Jaminan Keamanan Data

Melalui fitur ESS, data karyawan disimpan dengan sistem database yang terenkripsi.

Hanya karyawan bersangkutan dan pejabat terkait yang dapat mengakses data tersebut.

Jika dibandingkan dengan penyimpanan data karyawan secara hardcopy, tentu saja hal ini sifatnya lebih aman.

Talenta adalah salah satu solusi aplikasi digital HRIS yang memiliki fitur absensi employee self service sebagai salah satu fitur unggulannya.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur ini dan mencoba langsung secara gratis bagaimana fitur ini bersinergi bersama fitur-fitur lainnya dalam aplikasi Talenta.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Emanuelle