Pengertian Mengenai Absensi dan Penerapannya di Perusahaan

Absensi online adalah alternatif mesin fingerprint untuk kehadiran kerja di kantor. Seperti apa penjelasan dan penerapannya? Baca di sini, hanya di Insight Talenta!

Apa itu absensi? Seorang HR di perusahaan tentu sudah tidak asing dengan hal terkait absensi fingerprint untuk kehadiran kerja di kantor.

Absensi kehadiran karyawan menjadi salah satu data penting yang digunakan oleh HR untuk berbagai keperluan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Metodenya pun bermacam-macam ada absensi fingerprint, absensi online, dan lain sebagainya yang ada dalam dunia kerja.

Namun apa sebenarnya absensi itu dan seberapa pengaruhnya di dalam perusahaan?

Berikut adalah penjelasan lengkapnya dari Talenta.

Pengertian Absensi Kehadiran Karyawan

cara absensi

Sebelum Anda mengetahui fungsinya lebih lanjut, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai apa itu absensi karyawan.

Secara singkat absen karyawan dapat diartikan sebagai data terkait kehadiran kerja karyawan setiap hari.

Pencatatan absen tersebut didapatkan dari berbagai metode absensi, misalnya absensi fingerprint, absensi online, menggunakan google forms, ataupun absensi manual.

Data yang tercatat dari sistem absen ini memuat data waktu kedatangan serta kepulangan karyawan (clock in dan clock out) saat berada di kantor.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Jika ia tidak absen, maka data karyawan pada hari tersebut tidak akan terekam.

Jika data absensi kerja tersebut kosong, biasanya HRD akan menanyakan pada karyawan bersangkutan ke mana dia di hari tersebut.

Ini diperlukan agar HR dapat menghitung gaji mereka ketika memasuki masa penghitungan payroll.

Itu lah mengapa absen karyawan menjadi penting keberadaannya di sebuah perusahaan, terlepas ada beberapa macam jenis sistem absen yang bisa diterapkan di sana.

Untuk itu HR harus selalu memastikan persoalan absens karyawan dapat ter-cover dengan baik.

Berbagai Macam Jenis Sistem Absensi Kehadiran Kerja Karyawan Di Kantor

Setiap perusahaan memiliki sistem absensi yang berbeda-beda dan masing-masing sistem absen punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Nah, berikut adalah beberapa jenis sistem absen yang umum digunakan.

1. Sistem Absensi Fingerprint Di Kantor

Tidak dapat dipungkiri bahwa sistem absensi fingerprint merupakan salah satu sistem absensi yang paling umum digunakan di banyak perkantoran.

Sistem absen fingerprint memiliki cara kerja yang cukup sederhana. Mesin fingerprint nantinya akan membaca data sidik jari karyawan.

Sidik jari ini nantinya akan dijadikan data yang dapat mengidentifikasi pemilik sidik jari tersebut.

Sidik jari yang berbeda-beda dari setiap orang akan membuat mesin fingerprint mengenali pemilik sidik jari tersebut.

Hal ini membuat mesin fingerprint dapat meminimalisir terjadinya kekurangan dalam sistem absensi kehadiran kerja karyawan.

Nantinya pada saat masa penghitungan payroll, HR akan men-download data absen secara manual dari mesin fingerprint tersebut.

Atau jika Anda sudah menggunakan sistem HRIS otomatis seperti Talenta, mesin fingerprint dapat diintegrasikan dengan sistem sehingga HR tidak perlu lagi men-download data absen secara manual.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Tampilan dashboard Talenta by Mekari pada desktop

Baca Juga : Ketahui Jenis dan Harga Fingerprint Absen bagi Bisnis

2. Sistem Menggunakan Kartu Di Kantor

Bagi perusahaan yang menerapkan sistem absen menggunakan kartu, karyawan akan diminta untuk absen memakai kartu identitas atau ID card dari kantor.

Cara kerjanya pun mirip dengan mesin absen fingerprint, bedanya karyawan hanya perlu menempelkan kartu identitas mereka ke mesin.

Setelah ditempel, data absen mereka akan tercatat secara otomatis di dalam mesin.

Namun ada kekurangan yang cukup krusial dari sistem ini di mana karyawan bisa saja menitipkan kartu mereka ke rekan kerjanya. Istilahnya adalah “titip absen”.

3. Sistem Absensi Password Di Kantor

Sistem absensi kerja yang satu ini mungkin agak jarang digunakan di perusahaan.

Namun cara kerjanya cukup sederhana.

Masing-masing karyawan akan memiliki password yang berbeda-beda.

Untuk melakukan absen, karyawan cukup memasukkan password milik mereka setiap kali mereka datang ke kantor.

Hanya saja, sistem ini memiliki kelemahan yang sama di mana karyawan dapat menitipkan absen mereka ke rekan kerja yang lain dengan memberikan password-nya.

Selain itu, jika karyawan lupa password, mereka harus meminta password ulang kepada HR. Cukup merepotkan.

Baca Juga : Keuntungan Sistem Absen Menggunakan Software Payroll

4. Sistem Absensi Online, Alternatif Mesin Fingerprint

Sistem absen online adalah salah satu inovasi di dunia HR yang membuat Anda lebih mudah dalam mendata absensi kerja karyawan serta membuat pekerjaan jadi lebih efisien.

Melalui sistem absensi online seperti Talenta, data absensi kehadiran karyawan dapat tersimpan secara otomatis dengan memanfaatkan internet.

Salah satu software HRIS yang menyediakan sistem absen online yang mudah digunakan adalah Talenta.

Sistem absen online Talenta memungkinkan karyawan melakukan absensi dengan mudah di mana saja.

Dengan memanfaatkan aplikasi, misalnya seperti fitur Live Attendance milik Talenta, karyawan dapat absen tanpa perlu harus berada di kantor.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Selain cocok diterapkan untuk perusahaan dengan mobilitas karyawan yang tinggi, misalnya dari tim sales, fitur absen online juga cocok diterapkan di masa pandemi di mana karyawan harus WFH.

Dengan absen online juga Anda dapat meminimalisir kecurangan karena mereka harus absen menggunakan smartphone mereka masing-masing.

Baca Juga : Aplikasi Fingerprint Vs Absen Online, Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Membahas Perbandingan Sistem Absensi Kehadiran Kerja Di Kantor Dengan Mesin Fingerprint dengan Sistem Absensi Online

Setelah tadi Anda mengetahui berbagai metode absensi di kantor, sekarang mari bandingkan salah satu sistem absensi yang paling umum digunakan, yakni absensi fingerprint.

Absensi fingerprint dinilai jadi salah satu metode yang paling umum dan cukup praktis dalam aplikasinya di kantor.

Bandingkan dengan sistem absen online yang merupakan teknologi absensi yang lebih baru dibandingkan fingerprint.

Apa saja beda dari keduanya?

1. Mengantisipasi Kecurangan

Meski sepintas keduanya sama-sama memperkecil celah adanya kecurangan, ternyata sistem absensi fingerprint masih bisa dimanipulasi datanya.

Karena jika mesin fingerprint tidak diintegrasikan dengan sistem HRIS, datanya tidak dapat disimpan secara realtime.

HR pasti harus men-download data terlebih dahulu di dalam mesin.

Selain itu, karyawan masih bisa berbuat curang dengan menyimpan data sidik jari rekannya untuk dititipkan absen, atau sebaliknya.

Sementara itu untuk absen online, data absen terekam secara realtime.

Jadi pada saat periode payroll, HR bisa langsung melihat semua data absen dan menghitung payroll secara otomatis.

Selain itu, karyawan hanya bisa masuk ke akun miliknya melalui smartphone pribadi.

Jadi tidak ada istilah titip absen

2. Efisiensi dari Segi Waktu

Sistem absensi kehadiran dengan fingerprint boleh dibilang sistem absensi yang mempersingkat waktu kerja.

Namun, absensi hanya bisa dilakukan di mesin tersebut. Bayangkan dengan mesin hanya satu, tapi karyawan harus antri untuk absen.

Sehingga jika ada karyawan yang datangnya mepet dengan batas waktu absen, kemungkinan besar ia akan telat.

Berbeda dengan absen online yang dapat dengan mudah dilakukan di smartphone.

Karyawan dapat langsung absen di kantor di ruangan manapun, atau di rumah jika ia WFH.

3. Tingkat Mobilitas Karyawan

Memang tidak semua karyawan bisa bekerja dari luar, ada beberapa posisi yang mengharuskan dia bekerja di kantor, seperti posisi HR sendiri.

Sehingga mereka bisa absen dengan mudah di mesin fingerprint. Namun bagaimana dengan karyawan yang mobile di mana mereka harus bertemu dengan klien?

Atau orang lapangan yang harus bekerja di lokasi proyek.

Untuk hal tersebut, mereka tidak bisa menggunakan mesin absensi fingerprint.

Sehingga sistem absen online dirasa lebih cocok karena karyawan akses di mana saja.

4. Sistem Absensi Kehadiran Kerja Ini Lebih Hemat Biaya

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan sistem absensi kehadiran kerja menggunakan fingerprint, Anda butuh menginstalasi perangkat kerasnya di kantor.

Biasanya sistem fingerprint juga menjadi satu paket yang berfungsi sebagai pintu akses.

Untuk perusahaan besar, instalasi perangkat untuk mesin absensi fingerprint mungkin bukan jadi masalah.

Namun untuk perusahaan kecil atau menengah, mungkin biayanya bisa jadi cukup besar.

Oleh karena itu, sistem absen online bisa jadi pilihan yang lebih murah.

Karena umumnya berbasis cloud dan tidak membutuhkan perangkat keras yang dipasang di kantor, sistem absen online cukup membayar biaya subscription saja yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Baca Juga : Pilihan Sistem Absen Harian untuk Kerja, Apa Saja?

Talenta sebagai Solusi Sistem Absensi Online Kehadiran Kerja Karyawan Kantor Alternatif Sistem Absensi Fingerprint di Perusahaan Anda

portal hris

Salah satu software HRIS di Indonesia yang menyediakan sistem absen online, Talenta memiliki beragam fitur yang sangat memudahkan HR dan juga karyawan.

Fitur Talenta sangat lengkap dan dapat menjadi solusi yang selama ini menjadi permasalahan terkait sistem absensi kerja. Apa saja fitur Talenta?

Salah satu fitur unggulannya adalah Live Attendance.

Fitur Live Attendance dapat membuat karyawan dapat melakukan absen di mana saja lewat aplikasi mobile Talenta.

Caranya pun mudah, mereka tinggal buka aplikasi tersebut, melakukan selfie, kemudian Talenta dapat melacak lokasi mereka.

Setelah karyawan submit, data absen mereka secara otomatis terekam di dalam sistem.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Selain itu jika Anda sudah memiliki mesin absensi fingerprint, Talenta dapat mengintegrasikannya ke dalam sistem.

Jadi, bagi karyawan yang absen di kantor, data mereka dapat terekam secara realtime juga, sama seperti fitur Live Attendance-nya.

Fitur absensi ini juga dapat diintegrasikan dengan payroll perusahaan.

Jadi pada saat memasuki periode payroll, HR tak perlu lagi merekap jumlah gaji karyawan karena Talenta dapat menghitung gaji secara otomatis lengkap dengan komponen-komponennya.

Sangat mengefisiensi waktu bukan?

Nah, pengertian absensi adalah apa juga hal terkait absensi fingerprint untuk kehadiran kerja di kantor telah dibahas Insight Talenta diatas. Semoga bisa berguna untuk Anda!

Tertarik mencoba dan menjelajahi fitur Talenta yang lain? Anda bisa langsung mencoba demonya secara gratis dengan mengisi formulir berikut ini.

Jadi, yuk beralih ke Talenta sekarang juga!


PUBLISHED02 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang