Insight Talenta

Absensi Kehadiran Kerja Adalah Alternatif Mesin Fingerprint Kantor

Sistem absensi kehadiran karyawan seperti Mekari Talenta saat ini adalah metode yang menjadi pilihan pengganti mesin fingerprint untuk kehadiran kerja di kantor. Seperti apa penjelasan dan penerapan sistem absen kehadiran kantor ini? Baca di sini, hanya di Insight Talenta!

Apa itu absensi? Seorang HR di perusahaan tentu sudah tidak asing dengan hal terkait absensi atau alat sidik jari absen untuk kehadiran kerja di kantor.

Absensi kehadiran karyawan menjadi salah satu data penting yang digunakan oleh HR untuk berbagai keperluan.

Metodenya pun bermacam-macam ada yang menggunakan metode mesin absen sidik jari, absensi selfie, cara absen fingerprint online, dan lain sebagainya yang ada dalam dunia kerja.

Namun apa sebenarnya absensi itu dan seberapa pengaruhnya di dalam perusahaan?

Untuk selengkapnya, berikut adalah penjelasan lengkapnya dari Talenta.

Pengertian Absensi Kehadiran Karyawan

Berbagai Macam Jenis Sistem Absen Absensi Kehadiran Kerja Karyawan Di Kantor Adalah Sebagai Berikut Dibawah

Sebelum Anda mengetahui fungsinya lebih lanjut, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai apa itu absensi karyawan.

Pengertian absensi adalah suatu bentuk pendataan presensi atau kehadiran seseorang, karyawan atau pegawai yang merupakan bagian pelaporan dari suatu institusi yang berisi data – data status kehadiran yang disusun dan diatur secara rapi dan mudah untuk dicari, dan digunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan (perusahaan atau stakeholder lainnya).

Secara singkat absen karyawan dapat diartikan sebagai data terkait kehadiran kerja karyawan setiap hari.

Pencatatan data kehadiran tersebut didapatkan dari berbagai metode absensi, misalnya dengan pengenalan wajah, fingerprint, menggunakan absensi online Google Forms, ataupun manual.

Data yang tercatat dari sistem absen ini memuat data waktu kedatangan serta kepulangan karyawan (clock in dan clock out) saat berada di kantor.

Jika ia tidak absen, maka data karyawan pada hari tersebut tidak akan terekam.

Jika data absensi kerja tersebut kosong, biasanya tugas Human Resource Development akan menanyakan pada karyawan bersangkutan ke mana dia di hari tersebut.

Ini diperlukan agar HR dapat menghitung gaji mereka ketika memasuki masa penghitungan sistem payroll.

Itu lah mengapa absen karyawan menjadi penting keberadaannya di sebuah perusahaan, terlepas ada beberapa macam jenis sistem absen yang bisa diterapkan di sana.

Untuk itu HR harus selalu memastikan persoalan absensi kehadiran karyawan dapat ter-cover dengan baik.

Jenis Sistem Absen atau Absensi Kehadiran Kerja Manual dan Online Untuk Kantor / Perusahaan Adalah Berikut

Setiap perusahaan memiliki sistem untuk absensi yang berbeda-beda dan masing-masing sistem absen punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Nah, berikut adalah beberapa jenis sistem absen yang umum digunakan, mulai dari fingerprint hingga dengan metode absen wajah dengan foto.

1. Sistem Absensi Fingerprint di Kantor

Tidak dapat dipungkiri bahwa sistem absensi fingerprint merupakan salah satu sistem yang paling umum digunakan di banyak perkantoran.

Sistem pencatatan kehadiran dengan fingerprint memiliki cara kerja yang cukup sederhana.

Mesin fingerprint nantinya akan membaca data sidik jari karyawan.

Sidik jari ini nantinya akan dijadikan data yang dapat mengidentifikasi pemilik sidik jari tersebut.

Sidik jari yang berbeda-beda dari setiap orang akan membuat mesin fingerprint mengenali pemilik sidik jari tersebut.

Hal ini membuat mesin fingerprint dapat meminimalisir terjadinya kekurangan dalam sistem absensi kehadiran kerja karyawan.

Nantinya pada saat masa penghitungan payroll, HR akan men-download data absen secara manual dari mesin fingerprint tersebut.

Atau jika Anda sudah menggunakan sistem HRIS otomatis seperti Mekari Talenta, mesin fingerprint dapat diintegrasikan dengan sistem sehingga HR tidak perlu lagi men-download data absen secara manual.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Tampilan dashboard Talenta by Mekari pada desktop

Baca juga: Cara Tarik Data dari Mesin Finger Print ke Komputer dengan Mudah

2. Sistem Menggunakan Kartu di Kantor

Bagi perusahaan yang menerapkan sistem absen menggunakan kartu, karyawan akan diminta untuk absen memakai kartu identitas atau ID card dari kantor.

Cara kerjanya pun mirip dengan mesin absen finger print, bedanya karyawan hanya perlu menempelkan kartu identitas mereka ke mesin.

Setelah ditempel, data absen mereka akan tercatat secara otomatis di dalam mesin.

Namun ada kekurangan yang cukup krusial dari sistem ini di mana karyawan bisa saja menitipkan kartu absensi mereka ke rekan kerjanya. Istilahnya adalah “titip absen”.

3. Sistem Absen / Absensi Password di Kantor

Sistem absensi kerja yang satu ini mungkin agak jarang digunakan di perusahaan.

Namun cara kerjanya cukup sederhana.

Masing-masing karyawan akan memiliki password yang berbeda-beda.

Untuk melakukan absen, karyawan cukup memasukkan password milik mereka setiap kali mereka datang ke kantor.

Hanya saja, sistem ini memiliki kelemahan yang sama di mana karyawan dapat menitipkan absen mereka ke rekan kerja yang lain dengan memberikan password-nya.

Selain itu, jika karyawan lupa password, mereka harus meminta password ulang kepada HR. Cukup merepotkan!

Baca Juga: Keuntungan Sistem Absen Menggunakan Software Payroll

4. Sistem Absensi Online Jadi Pilihan Pencatat Absen Kehadiran Terbaik Dibandingkan Mesin Fingerprint di Kantor

Sistem absen online adalah salah satu inovasi di dunia HR yang membuat Anda lebih mudah dalam mendata absensi kerja karyawan serta membuat pekerjaan jadi lebih efisien.

Melalui sistem absensi online seperti Talenta, data kehadiran karyawan dapat tersimpan secara otomatis dengan memanfaatkan internet.

Salah satu software dengan fitur HRIS yang menyediakan sistem absen online yang mudah digunakan adalah Talenta.

Sistem absen online Talenta memungkinkan karyawan melakukan absensi dengan mudah di mana saja.

Dengan memanfaatkan aplikasi, misalnya seperti fitur Attendance Management Talenta, karyawan dapat absen tanpa perlu harus berada di kantor.

Selain cocok diterapkan untuk perusahaan dengan mobilitas karyawan yang tinggi, misalnya dari tim sales, fitur absen online juga cocok diterapkan di masa pandemi di mana karyawan harus WFH.

Dengan absen online juga Anda dapat meminimalisir kecurangan karena mereka harus absen menggunakan smartphone mereka masing-masing.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Perbandingan Sistem Absen Kehadiran Kerja, Mesin Fingerprint Kantor dengan Sistem Online

Setelah tadi Anda mengetahui berbagai metode absensi kehadiran karyawan di kantor adalah apa saja, sekarang mari bandingkan salah satu sistem untuk absen yang paling umum digunakan, yakni sistem fingerprint dengan online.

Berkaca pada praktik dan tingkat efisiensinya, sistem kehadiran online yang merupakan teknologi absensi yang lebih baru dibandingkan fingerprint.

Agar semakin jelas, mari kita simak perbedaan keduanya di bawah ini!

1. Mengantisipasi Kecurangan

Meski sepintas keduanya sama-sama memperkecil celah adanya kecurangan, ternyata sistem absensi kehadiran karyawan dengan fingerprint masih bisa dimanipulasi datanya.

Karena jika mesin fingerprint tidak diintegrasikan dengan sistem HRIS, datanya tidak dapat disimpan secara realtime.

HR pasti harus men-download data terlebih dahulu di dalam mesin.

Selain itu, karyawan masih bisa berbuat curang dengan menyimpan data sidik jari rekannya untuk dititipkan kepada teman, atau sebaliknya.

Sementara itu untuk absen online, data akan terekam secara realtime.

Jadi pada saat periode penggajian karyawan, HR bisa langsung melihat semua data absen dan menghitung payroll secara otomatis.

Selain itu, karyawan hanya bisa masuk ke akun miliknya melalui smartphone pribadi.

Jadi tidak ada istilah titip absen

2. Efisiensi dari Segi Waktu

Sistem absensi kehadiran dengan fingerprint adalah salah satu sistem terbaik yang mempersingkat waktu kerja.

Namun, biasanya absen hanya bisa dilakukan di mesin tersebut.

Bayangkan dengan mesin hanya satu, tapi puluhan hingga ratusankaryawan harus antri? Merepotkan bukan?

Sehingga jika ada karyawan yang datangnya mepet dengan batas waktu absen, kemungkinan besar ia akan telat.

Berbeda dengan absen online yang dapat dengan mudah dilakukan di smartphone.

Karyawan dapat langsung absen kantor di ruangan manapun, atau di rumah jika ia WFH.

3. Tingkat Mobilitas Karyawan

Memang tidak semua karyawan bisa bekerja dari luar, ada beberapa posisi yang mengharuskan dia bekerja di kantor, seperti posisi HR sendiri.

Sehingga mereka bisa absen dengan mudah di mesin fingerprint.

Namun bagaimana dengan karyawan yang mobile di mana mereka harus bertemu dengan klien?

Atau orang lapangan yang harus bekerja di lokasi proyek.

Untuk hal tersebut, mereka tidak bisa menggunakan mesin absensi ceklok manual atau bahkan dengan teknologi pengenalan sidik jari.

Sehingga format absensi karyawan harian proyek sangat cocok dengan sistem absen online karena karyawan bisa akses kehadiran dari mana saja.

4. Sistem Absen / Absensi Kehadiran Kerja Ini Adalah Metode yang Lebih Hemat Biaya Kantor

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan sistem absensi kehadiran kerja menggunakan fingerprint, Anda butuh menginstalasi perangkat kerasnya di kantor.

Biasanya sistem fingerprint juga menjadi satu paket yang berfungsi sebagai pintu akses.

Untuk perusahaan besar, instalasi aplikasi pencatat kehadiran atau absensi dengan metode fingerprint mungkin bukan jadi masalah.

Namun untuk perusahaan kecil atau menengah, mungkin biayanya bisa jadi cukup besar.

Oleh karena itu, sistem absen online bisa jadi pilihan yang lebih murah.

Karena umumnya berbasis cloud dan tidak membutuhkan perangkat keras yang dipasang di kantor, sistem absensi online cukup membayar biaya subscription saja yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Absensi karyawan sangat penting, karena mempengaruhi penilaian kinerja pegawai.

Agar data absensi dan penilaian kinerja pegawai terintegrasi, banyak perusahaan menggunakan aplikasi penilaian kinerja.

Baca juga: Panduan Lengkap Mengenai Penilaian Kinerja Karyawan

Cara Memilih Sistem Absen Kehadiran yang Baik Untuk Kantor

Setelah mengetahui berbagai keunggulan dari sistem absensi yang ada, sekarang mari kita membahas beberapa tips dalam memilih sistem absensi yang baik.

Hal ini mengingat sudah tersedianya beragam software absensi di Indonesia.

Berikut adalah beberapa tipsnya.

Akses yang Mudah dan Pengelolaan Data Absensi Kehadiran yang Efisien

Salah satu hal yang menjadi keharusan untuk dimiliki sistem absensi adalah aksesnya yang mudah dan manajemen data yang baik untuk peningkatan efisiensi.

Contohnya saja, akan menjadi nilai plus apabila sistem absensi sudah memiliki teknologi cloud untuk penyimpanan data agar bisa diakses di mana saja.

Selain itu, fitur-fitur seperti absensi mobile juga perlu diperhatikan agar karyawan dapat melakukan absensi di mana saja.

Integrasi Fitur Absensi Kehadiran Kantor dengan Fitur Lain

Integrasi fitur akan memudahkan kerja divisi HR, terutama ketika mereka merekap data.

Misalnya, data absensi karyawan sudah terhubung dengan fitur pembayaran payrollsehingga HR tidak perlu lagi menghitung gaji secara manual.

Karena dilakukan secara otomatis, akurasi data juga perlu menjadi perhatian.

Tingkat Keamanan Tinggi

Data yang berhubungan dengan karyawan sifatnya sensitif dan rahasia, terutama terkait gaji.

Untuk itu, sebuah software absensi harus memiliki sistem keamanan yang baik agar tidak mudah diakses orang yang tidak bertanggung jawab.

Penggunaan yang Mudah dan Gampang Diatur Sesuai Kebutuhan

Setiap perusahaan memiliki sistem dan kebijakan yang berbeda.

Untuk itu, sistem absensi yang dapat dengan mudah diatur sesuai kebutuhan juga diperlukan agar menyesuaikan peraturan yang ada.

Jangan lupa, cari lah sistem absensi yang mudah digunakan dan tidak membuat bingung penggunanya.

Menyesuaikan Budget

Anggaran terhadap penggunaan software absensi juga perlu jadi catatan.

Jangan sampai Anda menggungkan software dengan membuka semua fiturnya tapi belum tentu Anda gunakan semua dan akhirnya menyebabkan anggaran membengkak.

Pilihlah fitur sesuai kebutuhan.

Lalu, jika Anda perlu mengeksplor berbagai fitur dan kegunaan, Anda bisa mencoba demonya terlebih dahulu sebelum memutuskan.

Biasanya, software absensi seperti Mekari Talenta menyediakan demo agar bisa dicoba oleh calon penggunanya.

Mekari Talenta jadi Solusi Tepat untuk Sistem Absen / Absensi Kehadiran Karyawan di Perusahaan Anda

Salah Satu Solusi Sistem Absen Online Kehadiran Kerja Karyawan Kantor Alternatif Sistem Absensi Fingerprint di Perusahaan Anda Adalah Talenta!

Salah satu software HRIS di Indonesia yang menyediakan sistem absen online, Mekari Talenta memiliki beragam fitur yang sangat memudahkan HR dan juga karyawan.

Ada banyak fitur unggulan aplikasi HR Mekari Talenta yang bisa menjadi solusi dari permasalahan terkait format absensi karyawan excel. Apa saja fitur Talenta?

Salah satu fitur unggulannya adalah Live Attendance.

Fitur Live Attendance dapat membuat karyawan dapat melakukan presensi di mana saja lewat aplikasi Mekari Talenta.

Caranya pun mudah, mereka tinggal buka aplikasi tersebut, melakukan selfie, kemudian Mekari Talenta dapat melacak lokasi mereka lewat sistem GPS.

Setelah karyawan submit, data absen mereka secara otomatis terekam di dalam sistem.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Selain itu jika Anda sudah memiliki mesin fingerprint untuk absen karyawan, Mekari Talenta dapat mengintegrasikannya ke dalam sistem.

Jadi, bagi karyawan yang absen di kantor, data mereka dapat terekam secara realtime juga, sama seperti fitur Live Attendance-nya.

Fitur absensi ini juga memiliki sistem gaji yang dirasa tepat dalam penggajian karyawan adalah payroll.

Jadi pada saat memasuki periode payroll, HR tak perlu lagi merekap jumlah gaji karena aplikasi manajemen absen karyawan dari Talenta karena memiliki cara menghitung gaji bersih secara otomatis.

Sangat mengefisiensi waktu bukan?

Nah, itu dia pembahasan mengenai absensi kehadiran karyawan terkait penggunaan sistem fingerprint untuk kehadiran kerja di kantor adalah solusi terbaik telah dibahas Insight Talenta diatas. Semoga bisa berguna untuk Anda!

Tertarik mencoba dan menjelajahi fitur Mekari Talenta yang lain? Anda bisa langsung mencoba demonya secara gratis.

Jadi, yuk beralih ke software HRIS dan payroll berbasis cloud milik Mekari Talenta sekarang juga!


PUBLISHED06 Oct 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah