Panduan Mengelola Offboarding Form dalam Proses Offboarding Karyawan

Proses keluarnya karyawan sering kali hanya difokuskan pada urusan administratif seperti pengembalian aset, padahal risiko terbesar justru muncul dari akses digital yang tidak segera dicabut.

Tanpa offboarding form yang terstruktur untuk mendokumentasikan setiap langkah, mulai dari pencabutan akses sistem hingga serah terima pekerjaan, perusahaan berisiko kehilangan jejak proses dan membuka celah keamanan yang sebenarnya bisa dicegah.

Artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, isi, pihak yang menyetujui, dan waktu penggunaan offboarding form. Pembahasan juga mencakup cara membuat, contoh format, risiko, pengelolaan, dan checklist offboarding form. 

Apa Itu Offboarding Form?

Offboarding form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat, memeriksa, dan mendokumentasikan proses keluarnya karyawan dari perusahaan. Form ini dapat berbentuk dokumen digital, spreadsheet, atau bagian dari sistem HR.

Penggunaannya membantu memastikan proses exit tidak hanya dilakukan, tetapi juga memiliki catatan yang jelas. Dengan begitu, HR dapat mengetahui tahapan yang sudah selesai, masih berjalan, serta pihak yang perlu melakukan tindak lanjut.

Perbedaan Offboarding Form dengan Dokumen Exit Lainnya

Offboarding form memiliki fungsi yang berbeda dari beberapa dokumen yang digunakan dalam proses exit karyawan. Perbedaannya dapat dilihat dari fokus masing-masing dokumen berikut.

Baca Juga: Exit Clearance saat Karyawan Resign serta Contoh Formnya

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Offboarding Form?

1. Menstandarkan Proses Karyawan Keluar

Setiap karyawan dapat melewati proses exit yang berbeda jika tidak ada standar yang jelas. Offboarding form membantu perusahaan menetapkan tahapan yang perlu diselesaikan untuk setiap karyawan.

Standar tersebut juga mengurangi ketergantungan pada kebiasaan masing-masing PIC. HR dapat memastikan proses tetap berjalan konsisten meskipun jumlah karyawan yang keluar cukup tinggi.

2. Memastikan Tidak Ada Tahapan yang Terlewat

Proses offboarding melibatkan berbagai hal yang tidak selalu ditangani oleh satu orang. Handover pekerjaan, pengembalian aset, penutupan akses, payroll, hingga dokumen administrasi perlu dikoordinasikan.

Dengan form, setiap tahapan dapat diberi status dan PIC. Jika masih ada proses yang belum selesai, HR dapat segera mengetahui bagian mana yang perlu ditindaklanjuti.

3. Memperjelas Tanggung Jawab Setiap PIC

Offboarding biasanya melibatkan HR, atasan langsung, IT, Finance, GA, atau pihak lain sesuai kebutuhan. Tanpa pembagian tanggung jawab yang jelas, satu proses dapat saling menunggu.

Offboarding form dapat mencantumkan PIC dan deadline untuk setiap tugas. Dengan demikian, setiap pihak mengetahui tanggung jawabnya tanpa harus mencari informasi dari berbagai file atau percakapan.

4. Menjadi Dokumentasi Administrasi

Form juga berfungsi sebagai dokumentasi bahwa tahapan tertentu telah diselesaikan. Catatan tersebut dapat mencakup approval, pengembalian aset, handover, hingga penyelesaian administrasi.

Dokumentasi yang rapi akan memudahkan HR ketika perlu menelusuri kembali proses exit, baik untuk kebutuhan internal, audit, maupun penyelesaian administrasi tertentu.

5. Mengumpulkan Data dari Exit Process

Offboarding form dapat dikaitkan dengan exit interview atau exit survey untuk mengumpulkan informasi dari karyawan yang keluar. Data tersebut dapat membantu perusahaan melihat pola yang muncul dari proses exit.

SHRM juga menyebut feedback dari karyawan yang keluar dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren dan mendukung perubahan organisasi.

Apa Saja Isi dalam Offboarding Form?

Isi offboarding form dapat disesuaikan dengan kebijakan dan proses perusahaan. Namun, beberapa informasi berikut penting untuk dipertimbangkan.

1. Identitas Karyawan

Bagian awal form berisi informasi dasar untuk memastikan proses dikaitkan dengan karyawan yang tepat. Data yang dapat dicantumkan meliputi:

• Nama karyawan
• NIK atau employee ID
• Jabatan
• Departemen
• Atasan langsung
• Tanggal mulai bekerja
• Tanggal terakhir bekerja
• Status hubungan kerja

2. Informasi Alasan dan Status Keluar

Form juga perlu mencatat konteks keluarnya karyawan. Misalnya, apakah karyawan mengundurkan diri, kontraknya berakhir, pensiun, atau mengalami terminasi.

Cantumkan pula effective date dan informasi lain yang dibutuhkan untuk administrasi. Alasan administratif sebaiknya dibedakan dari feedback yang diperoleh melalui exit interview.

3. Serah Terima Pekerjaan

Handover menjadi bagian penting, terutama ketika karyawan masih menangani pekerjaan atau proyek yang berjalan. Form dapat mencatat pekerjaan aktif, status pekerjaan, deadline, dan PIC penerima.

Dokumen yang diserahkan serta status knowledge transfer juga dapat dicantumkan. Atasan kemudian dapat memberikan validasi bahwa proses handover telah selesai.

4. Pengembalian Aset Perusahaan

Aset yang digunakan karyawan perlu diperiksa dan dikembalikan sesuai kebijakan perusahaan. Contohnya laptop, monitor, smartphone, ID card, kartu akses, kendaraan, atau peralatan kerja lainnya.

Form dapat mencatat nama aset, nomor aset, kondisi, tanggal pengembalian, PIC pemeriksa, dan status. Dengan begitu, pengembalian aset memiliki catatan yang jelas.

5. Penutupan Akses Sistem

Karyawan yang keluar juga perlu ditindaklanjuti dari sisi akses. Beberapa akses yang dapat diperiksa meliputi email perusahaan, HRIS, payroll, VPN, cloud storage, aplikasi kerja, sistem internal, dan kartu akses gedung.

Jangan hanya mencatat bahwa akses sudah dicabut. Cantumkan PIC dan tanggal pelaksanaannya agar proses dapat ditelusuri jika diperlukan.

6. Penyelesaian Payroll dan Benefit

Bagian ini dapat mencakup gaji terakhir, tunjangan, reimbursement, saldo cuti, bonus atau insentif jika relevan, BPJS, asuransi, pajak, serta hak lain sesuai kondisi hubungan kerja.

Informasi tersebut membantu HR dan pihak terkait memastikan administrasi setelah karyawan keluar tetap diperbarui dan tidak bergantung pada pencatatan terpisah.

Baca Juga: Reimbursement: Panduan Lengkap Pengajuan & Penggantian Biaya Karyawan

7. Exit Interview atau Exit Survey

Exit interview dapat menjadi bagian dari proses offboarding untuk mendapatkan feedback dari karyawan. Pertanyaannya dapat mencakup alasan keluar, pengalaman kerja, hubungan dengan atasan, kompensasi dan benefit, beban kerja, budaya organisasi, serta saran perbaikan.

SHRM merekomendasikan penggunaan exit interview form atau script dengan pertanyaan yang terarah agar proses lebih konsisten dan hasilnya dapat dianalisis.

Siapa Saja yang Perlu Mengisi dan Menyetujui Offboarding Form?

Satu offboarding form tidak berarti seluruh bagian harus mengerjakan informasi yang sama. Setiap bagian dapat memiliki tugas dan approval masing-masing.

Pembagian ini membuat ownership lebih jelas. HR juga dapat memantau bagian mana yang belum selesai tanpa harus meminta pembaruan secara manual kepada setiap PIC.

Kapan Offboarding Form Harus Digunakan?

1. Saat Karyawan Mengajukan Resign

Offboarding form dapat mulai disiapkan setelah resignation notice diterima. Tidak perlu menunggu sampai hari terakhir karena beberapa proses membutuhkan waktu dan koordinasi antarbagian.

2. Saat Kontrak Karyawan Berakhir

Untuk karyawan dengan kontrak berjangka, proses dapat disiapkan sebelum contract end date. Data tanggal berakhir dapat menjadi acuan untuk memulai tahapan administrasi.

3. Saat Terjadi PHK atau Terminasi

Offboarding form juga dapat digunakan saat terjadi PHK atau terminasi, dengan alur yang disesuaikan dengan jenis dan kondisi hubungan kerja. Dokumentasi dan approval perlu mengikuti kebijakan perusahaan serta ketentuan yang berlaku.

4. Saat Karyawan Pensiun

Proses pensiun tetap membutuhkan pemeriksaan aset, payroll, benefit, dokumen, dan hal lain yang relevan. Offboarding form membantu memastikan setiap proses tersebut terdokumentasi.

SHRM menyarankan proses offboarding dimulai segera setelah perusahaan menerima resignation notice agar organisasi memiliki waktu untuk menyelesaikan berbagai tahapan sebelum tanggal exit.

Baca Juga: Batas Usia Pensiun Karyawan Swasta Menurut Aturan UU

Bagaimana Cara Membuat Offboarding Form yang Efektif?

1. Gunakan Struktur Berdasarkan Tahapan Exit

Susun form berdasarkan alur proses agar lebih mudah digunakan. Urutannya dapat dimulai dari notifikasi exit, handover, aset, akses, payroll dan benefit, exit interview, hingga final approval.

Struktur ini membantu setiap pihak memahami kapan sebuah tugas perlu dilakukan dan bagaimana statusnya dilanjutkan ke tahapan berikutnya.

2. Tetapkan PIC untuk Setiap Item

Jangan hanya menyediakan kolom status. Setiap tugas sebaiknya memiliki PIC, deadline, tanggal selesai, catatan, dan approval jika diperlukan.

Dengan informasi tersebut, HR dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab ketika ada proses yang masih tertunda.

3. Bedakan Mandatory dan Optional Field

Tidak semua informasi harus diwajibkan untuk setiap kasus exit. Misalnya, kebutuhan data tertentu dapat berbeda antara resign, kontrak berakhir, pensiun, dan terminasi.

Field yang bersifat mandatory sebaiknya hanya digunakan untuk informasi yang memang dibutuhkan dalam seluruh proses. Sementara itu, field tertentu dapat dibuat optional sesuai kondisi.

4. Gunakan Status yang Mudah Dipantau

Gunakan status yang sederhana seperti Belum Dimulai, Dalam Proses, Menunggu Approval, Selesai, dan Tidak Berlaku.

Status yang konsisten memudahkan HR melihat progres tanpa harus membaca seluruh isi form satu per satu.

5. Simpan Bukti Penyelesaian

Jika proses membutuhkan bukti, sediakan tempat untuk mencatat atau melampirkannya. Contohnya dokumen handover, bukti pengembalian aset, approval, dokumen administrasi, atau hasil exit survey.

Contoh Format Offboarding Form Karyawan

Berikut contoh struktur yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan offboarding form.

Bagian 1. Data Karyawan

Bagian 2. Handover

Bagian 3. Pengembalian Aset

Bagian 4. Penutupan Akses

Bagian 5. Administrasi dan Payroll

Bagian 6. Exit Interview

Pertanyaan dapat mencakup alasan keluar, pengalaman kerja, hubungan dengan atasan, kompensasi dan benefit, beban kerja, budaya perusahaan, serta saran perbaikan.

Struktur tersebut dapat dikembangkan menjadi contoh offboarding form, template offboarding form, atau formulir offboarding karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.

Apa Risiko Jika Offboarding Form Tidak Dikelola dengan Baik?

Offboarding form yang tidak dikelola dengan baik dapat membuat proses keluar karyawan kurang terkontrol dan menyulitkan HR dalam menelusuri status administrasi. 

Beberapa risiko yang perlu diperhatikan antara lain:

• Pengembalian aset tidak terdokumentasi. Tanpa catatan yang jelas, perusahaan dapat kesulitan mengetahui aset apa yang sudah dikembalikan dan siapa yang melakukan pemeriksaan.
• Akses karyawan masih aktif. Akses yang tidak segera ditutup dapat menimbulkan risiko keamanan. Karena itu, penutupan akses sebaiknya memiliki PIC dan waktu penyelesaian yang jelas.
• Handover tidak lengkap. Pekerjaan yang belum dialihkan dapat menghambat operasional setelah karyawan keluar. Dokumentasi handover membantu memastikan pekerjaan dan informasi penting memiliki penerima.
• Payroll dan data karyawan tidak sinkron. Perubahan status karyawan yang tidak segera diperbarui dapat menyebabkan perbedaan antara database karyawan dan payroll.
• Dokumen exit sulit ditelusuri. Dokumen yang tersebar di email, spreadsheet, atau folder berbeda akan lebih sulit dicari ketika dibutuhkan kembali.
• Data exit interview tidak bisa dianalisis. Jika feedback exit hanya disimpan sebagai catatan terpisah, perusahaan akan kesulitan melihat pola alasan karyawan keluar dan menentukan area yang perlu diperbaiki.

Bagaimana Mengelola Offboarding Form Secara Terintegrasi?

Offboarding akan semakin kompleks ketika melibatkan banyak karyawan, departemen, dan sistem. Karena itu, form sebaiknya tidak berdiri sendiri dari database karyawan dan proses HR lainnya.

1. Hubungkan dengan Employee Database

Data dasar karyawan sebaiknya berasal dari database yang terpusat agar HR tidak perlu memasukkan informasi yang sama berulang kali. Status karyawan juga dapat diperbarui setelah proses exit selesai.

2. Hubungkan dengan Payroll

Informasi seperti last working date dan status karyawan perlu selaras dengan proses payroll. Integrasi membantu mengurangi risiko perbedaan data dan pekerjaan administratif yang berulang.

3. Buat Alur Approval Antar Departemen

Setiap bagian dapat menyelesaikan tugasnya sesuai tanggung jawab masing-masing, kemudian proses diteruskan ke PIC berikutnya. HR dapat memantau proses tanpa harus mengumpulkan pembaruan secara manual.

4. Pantau Status Offboarding dalam Satu Sistem

HR perlu mengetahui proses yang masih pending, PIC yang belum menyelesaikan tugas, deadline, dan status akhir setiap karyawan. Mekari Talenta dapat membantu mengelola data karyawan dan proses employee lifecycle secara lebih terstruktur dalam satu sistem.

Checklist Offboarding Form yang Perlu Dipastikan

Gunakan checklist berikut untuk memastikan proses exit sudah terdokumentasi:

Dengan offboarding form yang terstruktur, proses karyawan keluar tidak hanya menjadi rangkaian tugas administratif. 

Setiap tahapan memiliki PIC, status, dan dokumentasi yang jelas sehingga HR dapat menjaga proses tetap konsisten sekaligus memperoleh data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi employee experience.

Kelola Proses Offboarding Karyawan dengan Mekari Talenta

Offboarding karyawan membutuhkan proses yang terstruktur agar berbagai kebutuhan administrasi dan serah terima dapat diselesaikan sebelum karyawan meninggalkan perusahaan. Salah satu cara yang dapat dilakukan HR adalah menggunakan offboarding form untuk membantu memastikan setiap proses berjalan sesuai kebutuhan.

Melalui fitur Onboarding & Offboarding Mekari Talenta, perusahaan dapat mengelola proses onboarding dan offboarding karyawan secara lebih terstruktur dalam satu sistem. HR dapat mengatur proses yang perlu dilakukan selama karyawan menjalani tahapan offboarding.

Dengan proses yang terdokumentasi dalam sistem, HR dapat lebih mudah memantau tahapan offboarding dan memastikan kebutuhan administrasi karyawan tidak terlewat. Hal ini juga membantu mengurangi proses manual yang dapat membuat informasi tersebar di berbagai dokumen.

Selain mendukung proses offboarding, Mekari Talenta menyediakan berbagai fitur HR untuk membantu perusahaan mengelola kebutuhan karyawan dalam satu platform.

Jika perusahaan Anda ingin membuat proses offboarding karyawan lebih terstruktur dan efisien, hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Referensi:

1. Rodehorst, S. (2026). Your offboarding process could be costing you. Society for Human Resource Management.
2. Society for Human Resource Management. (n.d.). Employee offboarding & exit toolkit.