Cara Daftar BPJS Ketenagakerjaan Perusahaan: Persiapan dan Prosedur

BPJS Ketenagakerjaan merupakan bagian dari perlindungan jaminan sosial yang perlu dikelola perusahaan bagi pekerjanya.

Bagi perusahaan, proses ini tidak berhenti setelah badan usaha terdaftar. Data pekerja, upah, status kepesertaan, serta perubahan selama employee lifecycle juga perlu diperbarui secaraa berkala agar administrasi tetap sesuai dengan kondisi aktual.

Artikel ini akan membahas cara daftar BPJS Ketenagakerjaan perusahaan, mulai dari persiapan data hingga pendaftaran perusahaan dan pekerja. Pembahasan juga mencakup pengelolaan data, iuran, risiko administrasi, dan checklist yang perlu dilakukan sebelum pendaftaran.

Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Mendaftar BPJS Ketenagakerjaan Perusahaan?

Sebelum melakukan pendaftaran, perusahaan perlu memastikan data dan dokumen yang dibutuhkan sudah tersedia. Persiapan ini penting untuk mengurangi risiko ketidaksesuaian data ketika proses registrasi dilakukan.

Siapkan Data dan Dokumen Perusahaan

Sebelum mendaftar BPJS Ketenagakerjaan, perusahaan perlu menyiapkan data dan dokumen yang dibutuhkan untuk proses registrasi. Pastikan seluruh informasi yang diberikan sudah sesuai dan konsisten dengan dokumen legal perusahaan.

Data dan dokumen yang perlu disiapkan meliputi:

• Identitas perusahaan, seperti nama badan usaha, alamat, nomor telepon, email, dan bidang atau jenis usaha.
• Dokumen legalitas perusahaan, seperti NIB dan NPWP perusahaan sesuai ketentuan pendaftaran.
• Data penanggung jawab atau PIC, termasuk nama, jabatan, nomor identitas, nomor telepon, dan alamat email.
• Informasi skala usaha perusahaan, yang dapat berkaitan dengan program BPJS Ketenagakerjaan yang wajib diikuti.
• Formulir atau dokumen pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan sesuai kanal pendaftaran yang digunakan.
• Data rekening atau informasi administrasi lain apabila diperlukan dalam proses pendaftaran.

Siapkan Data Seluruh Pekerja

Sebelum mendaftarkan pekerja, perusahaan perlu memastikan data setiap pekerja sudah lengkap dan sesuai dengan identitas resmi. Data ini juga perlu konsisten dengan database karyawan dan payroll untuk menghindari koreksi administrasi di kemudian hari.

Data pekerja yang perlu disiapkan meliputi:

• NIK sesuai identitas pekerja.
• Nama lengkap sesuai dokumen identitas.
• Tanggal lahir pekerja.
• Tanggal mulai bekerja di perusahaan.
• Status hubungan kerja, seperti PKWT atau PKWTT.
• Data upah yang menjadi dasar perhitungan iuran.
• Data kontak pekerja, seperti nomor telepon dan email jika diperlukan dalam proses administrasi.
• Data kepesertaan BPJS jika pekerja sebelumnya sudah memiliki kepesertaan dan perlu dilakukan pengecekan atau pemutakhiran.

Data tersebut perlu diperiksa kembali sebelum dikirimkan agar informasi kepesertaan sesuai dengan kondisi pekerja sebenarnya. Peserta Penerima Upah sendiri mencakup pekerja yang bekerja pada perusahaan, termasuk pekerja dalam masa percobaan serta direksi dan komisaris yang menerima upah.

Baca Juga: BPJS Kesehatan untuk Karyawan Kontrak: Panduan Lengkap Tata Kelola Kepesertaan

Apa Saja Program BPJS Ketenagakerjaan yang Perlu Diikuti Perusahaan?

BPJS Ketenagakerjaan menyelenggarakan lima program untuk peserta Penerima Upah, yaitu Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, dan Jaminan Kehilangan Pekerjaan.

Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)

JKK memberikan perlindungan atas risiko kecelakaan yang berhubungan dengan pekerjaan, termasuk penyakit yang disebabkan oleh lingkungan kerja.

Besaran iuran JKK untuk peserta Penerima Upah ditentukan berdasarkan tingkat risiko lingkungan kerja, mulai dari 0,24% hingga 1,74% dari upah sebulan dan menjadi tanggungan perusahaan.

Jaminan Kematian (JKM)

JKM memberikan manfaat kepada ahli waris ketika peserta meninggal dunia bukan akibat kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja.

Untuk peserta Penerima Upah, iuran JKM sebesar 0,3% dari upah dan menjadi tanggungan pemberi kerja.

Jaminan Hari Tua (JHT)

JHT memberikan manfaat berupa akumulasi uang tunai yang dapat diterima peserta sesuai ketentuan program ketika memenuhi persyaratan pencairan.

Iuran JHT bagi peserta Penerima Upah sebesar 5,7% dari upah, dengan 3,7% ditanggung perusahaan dan 2% ditanggung pekerja.

Jaminan Pensiun (JP)

JP ditujukan untuk mempertahankan derajat kehidupan yang layak ketika peserta memasuki usia pensiun atau memenuhi kondisi tertentu sesuai ketentuan program.

Iuran JP sebesar 3% dari upah, dengan pembagian 2% ditanggung perusahaan dan 1% ditanggung pekerja.

Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP)

JKP memberikan perlindungan bagi pekerja yang mengalami PHK dan memenuhi persyaratan sebagai penerima manfaat. Manfaatnya mencakup uang tunai, akses informasi pasar kerja, dan pelatihan kerja.

Apakah Semua Perusahaan Mengikuti Program yang Sama?

Penahapan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dibedakan berdasarkan skala usaha. Untuk program utama, ketentuannya adalah sebagai berikut.

JKP memiliki ketentuan eligibilitas tersendiri. Untuk usaha menengah dan besar, pekerja perlu terdaftar dalam JKN, JKK, JKM, JHT, dan JP agar memenuhi persyaratan kepesertaan JKP.

Baca Juga: Program Lengkap BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

Bagaimana Cara Daftar BPJS Ketenagakerjaan Perusahaan?

Setelah dokumen dan data siap, perusahaan dapat melakukan pendaftaran sebagai pemberi kerja. BPJS Ketenagakerjaan menyediakan kanal pendaftaran secara daring maupun luring sesuai layanan yang tersedia.

1. Pilih Kanal Pendaftaran

Pendaftaran dapat dilakukan melalui kanal yang disediakan BPJS Ketenagakerjaan, baik secara daring maupun melalui kantor cabang. 

Untuk perusahaan dengan jumlah pekerja yang cukup banyak, siapkan data secara terstruktur agar proses pengisian dan verifikasi lebih mudah dilakukan.

2. Daftarkan Perusahaan sebagai Pemberi Kerja

Perusahaan perlu melakukan registrasi sebagai pemberi kerja untuk peserta Penerima Upah. Proses pendaftaran mencakup pengisian informasi badan usaha dan data PIC yang bertanggung jawab atas administrasi kepesertaan.

Pastikan alamat email dan nomor kontak yang digunakan aktif karena dapat diperlukan dalam proses aktivasi maupun komunikasi terkait kepesertaan.

3. Tentukan Program Kepesertaan

Program yang diikuti perlu disesuaikan dengan ketentuan berdasarkan skala usaha dan status pekerja. Perusahaan tidak dapat memilih program secara bebas jika program tersebut merupakan kepesertaan wajib.

BPJS Ketenagakerjaan menetapkan program yang berlaku bagi badan usaha berdasarkan ketentuan kepesertaan yang berlaku.

4. Masukkan Data Pekerja

Selanjutnya, perusahaan perlu mendaftarkan pekerja yang memenuhi ketentuan sebagai peserta. Data seperti NIK, nama, tanggal lahir, hubungan kerja, dan upah perlu diperiksa sebelum dikirim.

Pemeriksaan ini penting karena kesalahan data dapat memengaruhi administrasi kepesertaan dan perhitungan iuran.

5. Verifikasi Data dan Dokumen

Periksa kembali seluruh data perusahaan dan pekerja sebelum menyelesaikan proses pendaftaran. Pastikan informasi pada formulir konsisten dengan dokumen legalitas dan database internal.

Tahap verifikasi juga menjadi kesempatan untuk memastikan tidak ada pekerja yang tertinggal dari daftar kepesertaan.

6. Dapatkan Informasi Iuran dan Lakukan Pembayaran

Setelah proses pendaftaran selesai, perusahaan memperoleh informasi terkait iuran yang perlu dibayarkan. Pembayaran iuran pertama menjadi bagian penting dalam proses pengesahan kepesertaan badan usaha.

BPJS Ketenagakerjaan menjelaskan bahwa kepesertaan awal badan usaha berlaku setelah formulir pendaftaran diterima dan iuran pertama dibayar lunas.

7. Simpan NPP dan Dokumen Kepesertaan

Setelah perusahaan terdaftar, simpan Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP), bukti pembayaran, serta dokumen kepesertaan di tempat yang mudah diakses.

Dokumen tersebut dapat dibutuhkan kembali ketika perusahaan melakukan perubahan data, mendaftarkan pekerja baru, atau melakukan administrasi kepesertaan lainnya.

Bagaimana Cara Mendaftarkan Karyawan Setelah Perusahaan Terdaftar?

Pendaftaran badan usaha merupakan tahap awal. Setelah perusahaan memiliki kepesertaan, pekerja juga perlu didaftarkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Pendaftaran Pekerja Baru

Setiap ada karyawan baru, data hubungan kerja perlu segera diproses dalam administrasi BPJS Ketenagakerjaan. Data yang diperlukan mencakup identitas dan informasi hubungan kerja sesuai formulir yang ditetapkan.

BPJS Ketenagakerjaan juga mencantumkan mekanisme pendaftaran pekerja susulan dengan menggunakan formulir pendaftaran atau perubahan data pekerja F1a.

Penambahan Banyak Pekerja Sekaligus

Untuk perusahaan dengan jumlah pekerja yang besar, pengelolaan data secara kolektif dapat membantu mengurangi pekerjaan input satu per satu. Data tetap perlu diperiksa sebelum dikirim agar tidak terjadi kesalahan identitas atau upah.

Pemeriksaan Status Kepesertaan

Setelah pekerja didaftarkan, lakukan pengecekan untuk memastikan status kepesertaan sudah sesuai. Pemeriksaan berkala membantu menemukan pekerja yang belum terdaftar atau data yang perlu diperbarui.

Bagaimana Cara Mengelola Data BPJS Ketenagakerjaan Setelah Terdaftar?

Kepesertaan aktif bukan berarti administrasi selesai. Data perusahaan dan pekerja perlu diperbarui ketika terjadi perubahan selama hubungan kerja.

Kelola Karyawan Baru

Ketika karyawan baru bergabung, proses onboarding karyawan perlu terhubung dengan administrasi kepesertaan. Data karyawan dapat dimasukkan ke employee database, kemudian diproses untuk kepesertaan BPJS dan payroll.

Pendekatan ini membantu mengurangi risiko data karyawan baru tertinggal dari administrasi jaminan sosial.

Perbarui Data Upah

Perubahan upah perlu diperhatikan karena beberapa iuran BPJS Ketenagakerjaan menggunakan upah sebagai dasar perhitungan. Data yang digunakan untuk BPJS sebaiknya konsisten dengan data payroll yang berlaku.

Kelola Karyawan Resign atau Berakhir Kontrak

Ketika karyawan berhenti bekerja atau kontraknya berakhir, status kepesertaannya perlu diperbarui sesuai ketentuan. Langkah ini membantu memastikan jumlah pekerja aktif dan administrasi iuran tetap sesuai kondisi aktual.

Kelola Mutasi dan Perubahan Data

Perubahan data seperti identitas, status kerja, upah, atau informasi perusahaan perlu diperbarui apabila terjadi. Untuk organisasi dengan banyak unit atau cabang, pengendalian perubahan data menjadi semakin penting.

Kelola Pelaporan Melalui SIPP Online

SIPP Online membantu perusahaan mengelola data perusahaan, tenaga kerja, dan upah dalam administrasi BPJS Ketenagakerjaan. Karena itu, SIPP sebaiknya diposisikan sebagai bagian dari proses administrasi berkelanjutan, bukan hanya sarana pendaftaran awal.

Dengan pembaruan data yang konsisten, perusahaan dapat menjaga kesesuaian antara kondisi tenaga kerja aktual dan data yang digunakan untuk kepesertaan.

Baca Juga: Pelaporan BPJS Ketenagakerjaan dan Fitur Lain dalam SIPP

Berapa Iuran BPJS Ketenagakerjaan yang Perlu Dibayar Perusahaan?

Besaran iuran BPJS Ketenagakerjaan bergantung pada program yang diikuti dan dasar upah yang digunakan. Untuk peserta Penerima Upah, sebagian iuran menjadi tanggungan perusahaan dan sebagian lainnya menjadi tanggungan pekerja.

Komponen Iuran Berdasarkan Program

Untuk JKK, iuran berada pada rentang 0,24% hingga 1,74% dari upah berdasarkan tingkat risiko pekerjaan. JKM sebesar 0,3%, sedangkan JHT sebesar 5,7% dan JP sebesar 3% dengan pembagian tanggungan sesuai ketentuan.

JKP tidak menambah beban iuran baru secara langsung bagi perusahaan dan pekerja. Program ini menggunakan mekanisme rekomposisi iuran JKK serta kontribusi pemerintah sesuai ketentuan yang berlaku.

Faktor yang Memengaruhi Besaran Iuran

Besaran iuran dapat dipengaruhi oleh upah yang dilaporkan, program yang diikuti, serta tingkat risiko lingkungan kerja untuk JKK. Karena itu, data upah perlu diperbarui ketika terdapat perubahan.

Mengapa Data Upah Harus Selalu Akurat?

Ketidaksesuaian data upah dapat menyebabkan perhitungan iuran tidak mencerminkan kondisi aktual. Rekonsiliasi antara payroll dan data BPJS secara berkala membantu menemukan perbedaan sebelum menjadi masalah administrasi.

Baca Juga: Cara Menghitung Iuran BPJS Ketenagakerjaan Karyawan secara Mudah

Apa Saja Risiko Kesalahan dalam Administrasi BPJS Ketenagakerjaan?

Administrasi BPJS Ketenagakerjaan perlu dikelola secara konsisten karena perubahan tenaga kerja terjadi sepanjang tahun. Kesalahan tidak hanya muncul saat pendaftaran awal, tetapi juga ketika data tidak diperbarui.

Beberapa kesalahan yang perlu diperhatikan HR antara lain:

• Sebagian pekerja belum terdaftar. Perusahaan perlu memastikan seluruh pekerja yang wajib menjadi peserta sudah masuk dalam kepesertaan. BPJS Ketenagakerjaan menyebut kondisi ketika hanya sebagian pekerja didaftarkan sebagai salah satu bentuk Perusahaan Daftar Sebagian atau PDS.
• Data upah tidak sesuai. Pelaporan sebagian upah juga termasuk kondisi yang dapat dikategorikan sebagai PDS. Karena itu, perubahan kompensasi perlu diikuti dengan pembaruan data yang relevan.
• Karyawan yang sudah keluar belum dinonaktifkan. Data karyawan yang sudah tidak bekerja tetapi masih tercatat aktif dapat membuat data kepesertaan dan perhitungan iuran tidak sesuai dengan kondisi perusahaan.
• Data BPJS tidak sinkron dengan payroll. Perbedaan antara employee database, payroll, dan data BPJS dapat menimbulkan pekerjaan rekonsiliasi tambahan. Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin penting memastikan ketiga sumber data tersebut konsisten.
• Dokumentasi administrasi tidak lengkap. Simpan bukti pendaftaran, NPP, bukti pembayaran, riwayat perubahan data, serta dokumen kepesertaan. Dokumentasi yang rapi memudahkan penelusuran ketika terjadi perbedaan data atau kebutuhan administratif lainnya.

Bagaimana Memastikan Administrasi BPJS Ketenagakerjaan Tetap Akurat?

Pengelolaan BPJS Ketenagakerjaan akan lebih efektif jika perubahan status karyawan dapat diikuti oleh proses administrasi yang konsisten.

Jadikan Employee Database sebagai Sumber Data Utama

Data identitas, status kerja, unit, jabatan, dan informasi terkait karyawan perlu dikelola dalam satu sumber data yang terstruktur. Dengan begitu, pembaruan tidak perlu dilakukan berulang kali pada banyak file.

Sinkronkan Perubahan Karyawan dengan Administrasi BPJS

Setiap perubahan dalam employee lifecycle dapat menjadi trigger untuk memperbarui administrasi. Karyawan baru perlu didaftarkan, perubahan upah perlu diperbarui, sedangkan karyawan yang keluar perlu diproses status kepesertaannya.

Lakukan Rekonsiliasi dengan Payroll Secara Berkala

Rekonsiliasi dapat dilakukan dengan membandingkan jumlah karyawan, status kepesertaan, upah, dan iuran dengan data payroll. Proses ini membantu menemukan perbedaan sebelum memengaruhi administrasi berikutnya.

Gunakan Sistem untuk Mengurangi Administrasi Manual

Mekari Talenta dapat membantu perusahaan mengelola employee database dan payroll dalam sistem yang lebih terintegrasi. Dengan data karyawan yang terpusat, proses administrasi HR dapat dilakukan dengan lebih konsisten dan mengurangi ketergantungan pada spreadsheet yang tersebar.

Jika pengelolaan data karyawan dan payroll masih dilakukan melalui berbagai sistem terpisah, Mekari Talenta dapat membantu menyederhanakan proses tersebut dalam satu platform. Hubungi tim Mekari Talenta untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan HR perusahaan Anda.

Checklist Pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan Perusahaan

Gunakan checklist berikut untuk memastikan persiapan dan proses pendaftaran tidak terlewat:

Dengan checklist tersebut, proses pendaftaran tidak hanya berfokus pada mendapatkan kepesertaan, tetapi juga memastikan administrasi dapat dilanjutkan secara tertib setelah perusahaan aktif.

Kelola Data Karyawan untuk Administrasi BPJS Ketenagakerjaan dengan Mekari Talenta

Pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan perusahaan membutuhkan data karyawan yang lengkap dan akurat. Setelah proses pendaftaran dilakukan, perusahaan juga perlu mengelola data tersebut secara teratur agar administrasi karyawan tetap terjaga.

Melalui Fitur Employee Database dari Mekari Talenta, perusahaan dapat menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat dalam satu platform. HR dapat mengakses informasi karyawan sesuai dengan kebutuhan administrasi perusahaan.

Dengan data karyawan yang terorganisir, HR dapat lebih mudah memperbarui informasi ketika terdapat perubahan data karyawan. Pengelolaan data secara terpusat juga membantu mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual yang tersebar di berbagai dokumen.

Selain Employee Database, Mekari Talenta menyediakan berbagai fitur untuk membantu perusahaan mengelola kebutuhan HR dalam satu platform, mulai dari administrasi karyawan hingga payroll.

Jika perusahaan Anda ingin mengelola data karyawan secara lebih terstruktur, hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Referensi

1. BPJS Ketenagakerjaan. (n.d.). Cara mendaftar jadi peserta. BPJS Ketenagakerjaan.
2. BPJS Ketenagakerjaan. (n.d.). Penerima upah. BPJS Ketenagakerjaan.
3. BPJS Ketenagakerjaan. (n.d.). Cara membayar iuran. BPJS Ketenagakerjaan.