- Perencanaan kinerja yang baik melibatkan komunikasi tanggung jawab, standar, tujuan, dan ukuran kinerja yang jelas.
- Mekari Talenta menawarkan solusi HRIS yang mempermudah manajemen sumber daya manusia, meliputi pengelolaan payroll, absensi, dan database karyawan.
Ingin membuat perencanaan kinerja? Anda perlu memahami hal apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan yang baik.
Perencanaan kinerja merupakan fondasi penting dalam sistem penilaian karyawan. Melalui perencanaan yang baik, organisasi dapat menetapkan target kinerja yang jelas terkait kuantitas, kualitas, dan waktu pencapaian.
Selain itu, organisasi perlu memastikan kesiapan kompetensi karyawan, baik dari segi keterampilan maupun pengetahuan, serta dukungan sumber daya yang memadai.
Penetapan standar dan tingkat kinerja yang disepakati bersama juga menjadi kunci untuk membangun komitmen karyawan.
Tanpa perencanaan kinerja yang matang dan selaras dengan struktur organisasi, perusahaan dan karyawan berisiko menghadapi berbagai permasalahan, padahal perencanaan kinerja merupakan bagian penting dari pertumbuhan karyawan dan pencapaian tujuan organisasi.
Dalam praktik modern, perencanaan kinerja tidak lagi berdiri sendiri, tetapi menjadi bagian dari pendekatan Human Capital Management (HCM) yang berfokus pada pengelolaan dan pengembangan karyawan sebagai aset strategis perusahaan.
Melalui kerangka HCM, organisasi tidak hanya menetapkan target kerja, tetapi juga memastikan bahwa setiap rencana kinerja selaras dengan strategi bisnis, pengembangan talenta, serta pertumbuhan jangka panjang perusahaan.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Perencanaan Kinerja
Perencanaan kinerja merupakan bagian penting dalam sistem manajemen kinerja karena menjadi dasar dalam mengarahkan dan menilai kinerja karyawan.
Rudman (2003:52) menjelaskan bahwa dalam membuat perencanaan kinerja terdapat beberapa aspek utama yang perlu diperhatikan, yaitu standar (standards), tujuan atau target (objectives/targets), serta pengukuran kinerja (measures).
Aspek-aspek ini membantu organisasi memastikan bahwa kinerja karyawan dapat diarahkan, dipantau, dan dievaluasi secara sistematis.
Selain menetapkan standar, tujuan, dan ukuran kinerja, berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat perencanaan kinerja:
1. Menentukan Objectives (Tujuan Kinerja yang Jelas)
Objectives atau tujuan kinerja merupakan pernyataan mengenai hasil spesifik yang ingin dicapai dalam area hasil utama suatu pekerjaan. Tujuan ini menjadi arah bagi karyawan dalam menjalankan tugasnya.
Ketika objectives telah tercapai, pemegang jabatan diharapkan dapat menetapkan target atau tujuan baru sebagai bentuk peningkatan kinerja yang berkelanjutan.
Dalam perencanaan kinerja, objectives perlu dibedakan namun tetap dikaitkan dengan standar kinerja.
Standar kinerja menggambarkan kriteria yang harus dipenuhi secara konsisten, terutama oleh karyawan yang telah terlatih dan berpengalaman.
Sementara itu, objectives atau target bersifat pencapaian tertentu yang ditetapkan dalam periode waktu tertentu.
Sebagai contoh, standar kinerja untuk pengoperasian sebuah mesin dapat ditetapkan sebesar produksi sepuluh unit per jam.
Adapun target kinerja bagi peserta pelatihan pada mesin yang sama dapat berupa menghasilkan lima unit per jam dengan tingkat kualitas yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, objectives dan standar bersama-sama menggambarkan ekspektasi kinerja yang jelas, terukur, dan realistis sesuai dengan kemampuan serta pengalaman karyawan.
2. Menentukan Standar Kinerja
Standar kinerja merupakan salah satu inti dari sebagian besar sistem perencanaan dan peninjauan kinerja.
Oleh karena itu, standar kinerja idealnya dicantumkan secara jelas dalam deskripsi pekerjaan agar karyawan dapat memahami tanggung jawab utama serta tingkat kinerja yang diharapkan dalam satu kesatuan informasi.
Pemisahan antara deskripsi pekerjaan dan perencanaan kinerja sering kali menimbulkan kebingungan.
Hal ini diperparah dengan penggunaan berbagai istilah yang berbeda oleh organisasi, seperti goals, targets, objectives, measures, standards, dan indicators.
Perbedaan istilah tersebut pada dasarnya tidak menjadi masalah, selama seluruh pihak dalam organisasi memiliki pemahaman yang sama mengenai makna dan penerapannya.
3. Menetapkan Key Result Area
Key Result Area (KRA) digunakan untuk menggambarkan area kritis dari tanggung jawab suatu pekerjaan, di mana hasil yang signifikan diharapkan dapat dicapai dalam periode waktu tertentu.
KRA membantu memfokuskan perhatian karyawan pada aspek pekerjaan yang paling menentukan keberhasilan peran mereka.
Sebagai contoh, dalam peluncuran produk baru, manajer dan karyawan dapat menyepakati bahwa penjualan (sales) dan hubungan pelanggan (customer relations) merupakan area hasil utama.
Berdasarkan KRA tersebut, perusahaan kemudian menetapkan target atau tujuan yang harus dicapai oleh tim pemasaran, khususnya pada aspek penjualan dan pengelolaan hubungan dengan pelanggan, sebagai satu kesatuan tim.
4. Menetapkan Target yang SMART
Apa yang memotivasi seseorang untuk menampilkan kinerja terbaik masih menjadi topik yang hangat diperdebatkan.
Motivasi kerja merupakan hal yang kompleks dan dipengaruhi oleh berbagai teori serta pendekatan.
Namun, banyak pandangan sepakat bahwa keberadaan pencapaian tertentuโseperti tugas, kuota, standar, tujuan, atau tenggat waktuโmemegang peran penting dalam mendorong karyawan untuk berprestasi.
Salah satu faktor utama dalam memotivasi karyawan adalah penetapan target. Berbagai studi menunjukkan bahwa produktivitas cenderung meningkat ketika karyawan memiliki target yang jelas, baik target tersebut ditetapkan secara langsung oleh organisasi maupun melalui partisipasi karyawan.
Secara umum, keterlibatan karyawan dalam penetapan target berkontribusi pada perencanaan kinerja yang lebih baik, terutama ketika partisipasi tersebut mendorong karyawan untuk menetapkan target yang lebih menantang.
Oleh karena itu, metode penetapan target yang paling tepat sangat bergantung pada sistem manajemen serta gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam organisasi.
Yang jelas, target, sasaran, atau indikator kinerja yang efektif sebaiknya memenuhi prinsip SMART, yaitu Spesifik, Terukur, Disepakati, Realistis, dan memiliki Kerangka Waktu yang jelas.
5. Menetapkan Indikator dan Alat Ukur Kinerja
Dalam perencanaan kinerja, perlu dibedakan antara ukuran kinerja (performance measures) dan indikator kinerja (performance indicators).
Ukuran kinerja digunakan ketika informasi yang dibutuhkan dapat diukur secara tepat dan tidak ambigu, umumnya dalam bentuk kuantitatif.
Sementara itu, indikator kinerja digunakan pada kondisi di mana pengukuran yang benar-benar presisi tidak memungkinkan, tetapi tetap dapat memberikan gambaran mengenai tingkat kinerja yang dicapai.
Indikator kinerja juga berperan penting dalam mengidentifikasi area aktivitas yang memungkinkan organisasi membandingkan kinerjanya dengan organisasi lain.
Kaufman (1988) menyatakan bahwa ukuran dan indikator kinerja dapat digunakan dalam dua cara, yaitu secara proaktif untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan atau dicapai, serta secara retrospektif untuk menetapkan kriteria dalam menilai keberhasilan atau kegagalan kinerja.
Lebih lanjut, Kaufman mengelompokkan ukuran dan indikator kinerja ke dalam dua jenis:
- ukuran yang berorientasi pada hasil (outcome-oriented), yang mengidentifikasi kinerja dan hasil yang dapat diukur, termasuk kontribusi individu maupun hasil organisasi secara keseluruhan;
- ukuran yang berorientasi pada implementasi, yaitu indikator yang menilai sejauh mana kegiatan yang dilakukan telah sejalan dengan tujuan organisasi serta mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku.
Perbedaan lain yang penting dalam menetapkan ukuran dan indikator kinerja adalah antara sarana (means) dan tujuan (ends).
Ukuran atau indikator yang paling berguna adalah yang berkaitan langsung dengan tujuan, yaitu hasil, dampak, konsekuensi, dan pencapaian yang diharapkan.
Sementara itu, indikator yang berfokus pada sarana menilai bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, termasuk metode, fasilitas, dan sumber daya yang digunakan.
Indikator jenis ini terutama berguna untuk memberikan umpan balik atau memantau kemajuan dalam mencapai target, serta dalam situasi di mana perilaku kerja karyawan lebih penting daripada hasil akhir yang dicapai.
Ukuran dan indikator kinerja dapat mencakup baik sarana maupun tujuan, namun keduanya harus dibedakan dengan jelas.
Bergantung pada tingkat dan jenis pekerjaan, penetapan tujuan kinerja sebaiknya lebih menitikberatkan pada hasil yang ingin dicapai, meskipun hasil tersebut tidak selalu harus dinyatakan dalam bentuk keluaran kuantitatif.
Pada saat yang sama, sarana untuk mencapai tujuan umumnya tidak dimasukkan dalam pernyataan target, kecuali jika memang penting untuk perencanaan dan pengendalian kinerja.
Pada akhirnya, ukuran dan indikator kinerja biasanya berkaitan dengan tiga aspek utama, yaitu ekonomi, efisiensi, dan efektivitas
- Ekonomi. Bisakah kita mencapai hasil yang sama dengan sumber daya yang lebih sedikit?
- Efisiensi. Bisakah kita mencapai hasil yang lebih banyak atau lebih baik dengan sumber daya yang sama?
- Efektivitas. Sudahkah kita mencapai tujuan dan sasaran?
Baca juga: Indikator Pengukuran Kinerja dengan Konsep Performance Management Tools KPI
Permudah Perencanaan Kinerja dengan Menggunakan Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.
Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi untuk menangani prosedur dan sistem penggajian, perpajakan karyawan, absensi online, dan performance appraisal.
Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.
Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan karyawan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan.
Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
1. Fitur yang Disajikan sangat Berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.
Mulai dari manajemen data karyawan, pengelolaan recruitment, pengajuan cuti, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini. Berikut detail fiturnya.
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur aplikasi absensi karyawan online mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu. Untuk informasi selengkapnya mengenai software absensi karyawan, Anda dapat mengunjungi tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait database karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci. Bahkan, Anda bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Penggunaan sistem HR yang andal tentu perlu didukung oleh layanan pelanggan yang sigap dan profesional.
Dengan Mekari Talenta, perusahaan tidak perlu lagi berhadapan dengan bot saat menyampaikan keluhan atau pertanyaan.
Tim customer support siap membantu secara langsung dan responsif, bahkan dalam hitungan menit.
Selain itu, Mekari Talenta juga kerap menghadirkan berbagai promo dan penawaran menarik yang memungkinkan perusahaan mendapatkan solusi payroll dan HRIS dengan biaya yang lebih terjangkau.
Hal ini menjadi nilai tambah, khususnya bagi perusahaan yang memiliki keterbatasan anggaran namun tetap ingin menggunakan sistem pengelolaan SDM yang modern dan terintegrasi.
Di tengah kondisi kerja yang semakin fleksibel, seperti penerapan work from home, Mekari Talenta memberikan kemudahan dalam pengelolaan karyawan melalui sistem otomatis yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
Beragam fitur yang tersedia membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif, efisien, dan optimal.
Dengan berbagai keunggulan tersebut, Mekari Talenta dapat menjadi solusi yang tepat untuk mendukung pengelolaan SDM dan payroll perusahaan Anda.
Coba Software HRD Mekari Talenta sekarang juga melalui tautan berikut: https://www.talenta.co/
