Fragmentasi Data HR di Perusahaan Multi-Entitas: Kapan Mulai Menghambat Pertumbuhan Bisnis?

Masalah ini menjadi nyata ketika manajemen membutuhkan satu angka yang bisa dipercaya. “Berapa jumlah karyawan aktif di perusahaan Anda per akhir bulan lalu, dan berapa total biaya tenaga kerjanya?”

Di perusahaan dengan satu entitas, pertanyaan ini biasanya bisa dijawab dalam waktu singkat. Namun, begitu perusahaan tumbuh menjadi grup dengan beberapa entitas hukum, brand, atau puluhan cabang, pertanyaan yang sama sering berubah menjadi pekerjaan berhari-hari. Tim harus menarik file dari tiap entitas, menyamakan definisi, lalu menjelaskan mengapa angka di HR, payroll, dan akuntansi tidak pernah persis sama.

Gejala seperti ini adalah salah satu tanda paling awal bahwa sistem HR dan payroll yang terpisah-pisah mulai menghambat pertumbuhan grup.

Masalahnya, tanda-tanda ini sering kali tidak langsung terlihat. Sebaliknya, masalah muncul secara bertahap, misalnya dari closing payroll yang makin panjang, selisih headcount yang terus berulang, atau permintaan data dari direksi yang tidak pernah bisa dijawab jika tanpa lembur.

Untuk memahami kapan fragmentasi data HR di perusahaan multi-entitas berubah dari sekadar urusan administrasi menjadi kendala bisnis, kami mewawancarai Dr. Ervina Waty, Chief Financial Officer PT Champ Resto Indonesia Tbk sekaligus dosen di School of Accounting, BINUS University.

Dr. Ervina memiliki pengalaman lebih dari 25 tahun di bidang keuangan, akuntansi, dan operasional. Ia pernah menjabat sebagai CFO, COO, General Manager Business Support, dan Finance Controller di berbagai industri, mulai dari F&B, telekomunikasi, pertambangan, transportasi, hingga media. Ia juga bergelar Doktor Manajemen dengan peminatan Strategic Management dari BINUS serta memegang sertifikasi CA, CPA Australia, ASEAN CPA, dan PRINCE2.

Sudut pandangnya penting bagi para HR leader karena berasal dari sisi yang jarang dibahas, yaitu pihak yang menerima, memvalidasi, dan memakai data HR serta payroll untuk laporan keuangan dan keputusan manajemen.

Artikel ini merupakan bagian pertama dari seri empat artikel tentang pengelolaan human capital management (HCM) di perusahaan multi-entitas. Seri ini membahas tantangan pengelolaan data HR dari identifikasi masalah hingga evaluasi solusi:

1. Fragmentasi data HR di perusahaan multi-entitas: kapan data yang terpisah mulai menghambat pertumbuhan bisnis?
2. Rekonsiliasi data HR antar-entitas: berapa biaya tersembunyi yang muncul dari pekerjaan manual?
3. Arsitektur HCM untuk perusahaan multi-entitas: bagaimana merancang standardisasi data dan integrasi sistem?
4. Evaluasi software HCM untuk perusahaan multi-entitas: bagaimana menilai solusi berdasarkan kebutuhan bisnis dan kesiapan sistem?

Artikel pertama ini akan mengulas tanda-tanda fragmentasi data HR mulai menghambat pertumbuhan bisnis, data yang paling sulit dikonsolidasikan, serta langkah awal yang dapat dilakukan untuk mengidentifikasi dan memetakan masalahnya.

Perubahan dari Sisi HR yang Paling Terasa saat Grup Mulai Bertumbuh

Menurut Dr. Ervina, perubahan yang paling terasa bukanlah bertambahnya jumlah karyawan atau jumlah entitas, melainkan hilangnya satu gambaran tunggal tentang tenaga kerja.

Pertumbuhan bisnis memang membawa konsekuensi yang tidak selalu terlihat pada laporan pendapatan. Ketika perusahaan berkembang dari satu entitas menjadi beberapa badan hukum, brand, cabang, atau unit bisnis, pengelolaan tenaga kerja ikut menjadi lebih kompleks.

Saat perusahaan masih berupa satu entitas, CFO dapat menanyakan jumlah karyawan dan biaya tenaga kerja bulan berjalan, lalu mendapat satu angka dengan cepat. Situasinya berbeda setelah perusahaan berkembang menjadi beberapa entitas, brand, atau cabang.

“

Begitu menjadi beberapa entitas, brand, atau cabang, jawaban atas pertanyaan terkait jumlah karyawan atau total biaya kerja berubah menjadi ‘tergantung definisinya dan siapa yang menghitung.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Persoalan ini tidak hanya dialami perusahaan di Indonesia. Kajian CIPD tentang implementasi HRIS di organisasi besar mencatat bahwa organisasi yang mendesentralisasi pengelolaan SDM dapat mengumpulkan puluhan sistem HR di berbagai unit bisnis yang tidak saling terhubung. Akibatnya, angka sedasar jumlah full-time equivalent (FTE) pun sulit dipastikan karena ada banyak cara menghitungnya dan tidak ada sumber data pusat.

Salah satu organisasi dalam kajian tersebut, yang beroperasi di lebih dari 90 negara, bahkan pernah memakai hampir 200 penyedia payroll dengan sistem dan cara hitung masing-masing. Pandangan global atas data karyawannya pun sulit diperoleh.

Skala grup di Indonesia mungkin berbeda, tetapi polanya serupa. Setiap entitas, brand, atau outlet perlahan membangun cara kerjanya sendiri, dan cara kerja itu baru terasa bermasalah ketika datanya harus digabungkan.

Data HR Apa yang Paling Sulit Disatukan dalam Satu Gambaran di Tingkat Grup?

Ketika perusahaan bertumbuh dan tiap entitas mengelola HR dan payroll dengan sistem atau proses berbeda, tidak semua informasi sama sulitnya untuk dikonsolidasikan. Dari pengalamannya, Dr. Ervina menyebut tiga jenis data yang paling sering gagal tampil dalam satu gambaran utuh.

1. Data headcount yang konsisten

Pertanyaan “berapa jumlah karyawan aktif per akhir bulan?” terdengar sederhana, tetapi jawabannya bisa berbeda di tiap entitas. Perbedaan itu bergantung pada apakah karyawan kontrak, paruh waktu, atau yang sedang cuti panjang ikut dihitung, serta kapan tanggal potong (cut-off) yang dipakai.

Tanpa definisi bersama, angka headcount grup hanyalah penjumlahan angka-angka yang sebenarnya tidak sebanding.

Dr. Ervina menilai kompleksitas ini makin terasa di bisnis seperti F&B. Tenaga kerjanya tersebar di banyak outlet, bekerja dalam sistem shift, dan terdiri dari karyawan tetap, kontrak, serta paruh waktu. Tingkat perputarannya juga tinggi, sehingga setiap hari selalu ada karyawan yang masuk, keluar, atau dipindahkan antar-outlet.

Dalam kondisi seperti ini, data karyawan terus bergerak. Setiap perubahan yang terlambat dicatat atau dicatat dengan cara berbeda di tiap lokasi akan menumpuk menjadi selisih di akhir periode. Pola yang sama juga berlaku untuk industri lain dengan tenaga kerja tersebar, seperti ritel, layanan, dan logistik.

2. Biaya tenaga kerja penuh (fully loaded cost)

Biaya tenaga kerja tidak berhenti di gaji pokok. Ada tunjangan, lembur, insentif, service charge, THR, iuran jaminan sosial, hingga cadangan kewajiban imbalan kerja. Menurut Dr. Ervina, komponen-komponen ini sering dicatat dengan cara yang berbeda antar-entitas, sehingga total biaya tenaga kerja grup sulit dibandingkan secara apel-ke-apel.

3. Mobilitas dan perubahan status karyawan

Data karyawan yang pindah entitas, naik jabatan, atau berubah status sering terlambat sampai ke payroll dan keuangan. Keterlambatan inilah yang kemudian muncul sebagai selisih, data ganda, atau biaya yang dibebankan ke entitas yang salah.

Kapan Sistem HR dan Payroll yang Terpisah Mulai Menghambat Pertumbuhan Grup?

Banyak perusahaan menunggu jumlah entitas mencapai angka tertentu sebelum mengevaluasi sistem HR-nya. Dr. Ervina memakai ukuran yang berbeda.

“

Menurut saya, ukurannya bukan jumlah entitas, tetapi seberapa banyak energi tim habis untuk menyiapkan dan mencocokkan data dibanding menganalisisnya. Ketika itu terjadi, sistem sudah menjadi hambatan, bukan lagi alat bantu.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Artinya, grup dengan tiga entitas bisa saja sudah berada di titik ini, sementara grup dengan sepuluh entitas belum. Yang menentukan adalah porsi waktu tim HR, payroll, dan keuangan yang habis untuk menyiapkan angka, bukan untuk memakainya.

Berdasarkan pengamatannya, titik tersebut biasanya bisa dikenali dari beberapa tanda berikut.

• Closing payroll data datang dari banyak file dan banyak orang, dan hasil akhirnya baru bisa dipercaya setelah melewati beberapa putaran pengecekan.
• Angka headcount di HR, payroll, dan akuntansi berbeda. Selisihnya mungkin bisa dijelaskan, tetapi menjelaskannya selalu memakan waktu.
• Perpindahan karyawan antar-entitas menimbulkan masalah seperti data ganda, masa kerja yang terputus, atau biaya yang tercatat di entitas yang salah.
• Permintaan data seperti simulasi biaya tenaga kerja atau rencana penambahan outlet dari manajemen tidak bisa dijawab cepat tanpa pekerjaan manual terlebih dahulu.
• Closing yang selalu mepet atau terlambat, muncul selisih yang sama berulang dari bulan ke bulan, dan lembur tim yang hanya terjadi di periode closing.
• Ketergantungan pada satu atau dua orang yang “tahu cara membereskan angkanya”. Pada tahap lanjut, manajemen mulai tidak percaya pada laporan dan meminta pengecekan tambahan, sehingga beban tim makin bertambah.

Tanda-tanda di atas sering kali hanya dirasakan, tetapi tidak diukur. Karena itu, Dr. Ervina menyarankan perusahaan mencatat waktu yang dihabiskan untuk mencocokkan data setiap periode, termasuk jenis dan frekuensi selisih yang ditemukan.

Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui berapa banyak waktu yang tersita untuk pekerjaan korektif, masalah apa yang paling sering berulang, dan apakah beban tersebut terus meningkat dari bulan ke bulan.

Kepemilikan Data yang Kabur: Siapa Pemilik Angka Headcount dan Biaya Tenaga Kerja di Tingkat Grup?

Di tingkat grup, HR bertanggung jawab atas data induk karyawan, payroll atas hasil perhitungan gaji, dan keuangan atas definisi serta angka konsolidasi biaya tenaga kerja.

Terlihat sederhana, bukan? Namun masalahnya, kepemilikan data ini sering kali kabur karena payroll berada di antara HR dan keuangan, sementara posisi payroll dalam struktur organisasi pun berbeda-beda.

Survei Global Payroll Week 2025 dari PayrollOrg, yang melibatkan lebih dari 500 profesional payroll global, menemukan bahwa fungsi payroll global melapor ke HR (35%) dan ke keuangan (33%) dalam porsi yang hampir seimbang. Artinya, di banyak organisasi, kepemilikan data payroll memang berada di antara dua fungsi.

Dr. Ervina menawarkan prinsip yang tegas untuk mengurai persoalan ini, yaitu memisahkan pemilik data sumber dari pemilik angka grup.

“

Kalau ada pertanyaan ‘angka ini milik siapa?’ dan jawabannya ‘dua-duanya’, itu artinya tidak ada yang bertanggung jawab.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Intinya, setiap angka harus memiliki satu pemilik yang jelas dan satu definisi tertulis. Di tingkat grup, Dr. Ervina menyarankan pembentukan komite kecil lintas HR, payroll, dan keuangan yang menyepakati definisi tersebut, alih-alih membiarkan tiap entitas menafsirkannya sendiri.

Bagi CHRO dan HR Director, langkah ini memiliki arti strategis. Definisi headcount yang disepakati bersama keuangan membuat angka HR tidak lagi diperdebatkan di rapat direksi, sehingga diskusi bisa bergeser dari “angka mana yang benar” ke “apa yang harus kita lakukan”.

Bagaimana Fragmentasi Data HR Memengaruhi Keputusan Manajemen?

Menurut Dr. Ervina, fragmentasi data HR dapat menghambat keputusan manajemen dalam lima area utama, yaitu penyusunan anggaran, perencanaan tenaga kerja, evaluasi kinerja outlet, perencanaan organisasi, serta pengelolaan kepatuhan dan risiko.

Ketika data jumlah karyawan, biaya tenaga kerja, dan perubahan status karyawan tidak konsisten atau terlambat tersedia, manajemen kesulitan menyusun analisis yang akurat sebagai dasar pengambilan keputusan.

Dampaknya paling terasa dalam beberapa area berikut.

• Budgeting dan forecasting. Biaya tenaga kerja merupakan salah satu komponen biaya penting, terutama di bisnis jasa dan restoran. Jika data historis terlambat atau definisinya berbeda antar-entitas, anggaran dan proyeksi biaya dibangun di atas angka dasar yang kurang andal. Selisih biaya yang tampak kecil di satu outlet pun dapat menjadi signifikan ketika diakumulasikan di tingkat grup.
• Workforce planning. Keputusan untuk membuka outlet baru, menyesuaikan jumlah staf, atau mengatur pola shift membutuhkan data yang akurat tentang jumlah karyawan, biaya tenaga kerja, dan tingkat perputaran karyawan. Tanpa data yang konsisten, perusahaan kesulitan memperkirakan kebutuhan tenaga kerja dan biaya yang menyertainya.
• Evaluasi kinerja entitas atau outlet. Manajemen perlu membandingkan biaya tenaga kerja terhadap pendapatan untuk menilai efisiensi tiap outlet atau entitas. Namun, perbandingan tersebut dapat menyesatkan jika komponen biaya atau metode pencatatannya berbeda antar-lokasi.
• Perencanaan organisasi. Keputusan mengenai struktur organisasi, kebutuhan keterampilan, dan pengembangan karyawan membutuhkan data tenaga kerja yang konsisten di seluruh entitas. Jika informasi tersebar di berbagai sistem, manajemen akan kesulitan melihat distribusi tenaga kerja dan mengidentifikasi kebutuhan organisasi di tingkat grup.
• Kepatuhan dan risiko. Data yang tidak terintegrasi menyulitkan perusahaan memantau status hubungan kerja, masa kontrak, riwayat masa kerja, dan komponen upah yang relevan untuk menghitung kewajiban perusahaan. Kondisi ini dapat memperlambat analisis ketika perusahaan perlu mengevaluasi dampak perubahan regulasi atau menyiapkan data untuk pemeriksaan.

Dr. Ervina juga mencatat sejumlah situasi ketika kualitas dan ketepatan waktu data menjadi sangat kritis, yaitu saat penyusunan anggaran tahunan, saat ada rencana ekspansi atau akuisisi, ketika harus memutuskan perubahan upah atau kebijakan dengan cepat, saat menghadapi pemeriksaan atau permintaan data dari pihak eksternal, dan ketika kondisi usaha menurun sehingga setiap keputusan staffing harus cepat sekaligus hati-hati.

Menurutnya, data workforce yang terlambat atau tidak konsisten membuat manajemen mengambil keputusan terlambat atau dengan margin pengaman yang terlalu besar. Keduanya sama-sama memiliki biaya.

Checklist Diagnostik: Apakah Data HR di Grup Anda Mulai Menjadi Hambatan?

Untuk mengetahui apakah fragmentasi data HR sudah mulai menghambat operasional, perusahaan bisa melihat bagaimana tim HR, payroll, dan keuangan bekerja sehari-hari. Beberapa pertanyaan berikut dapat membantu mengidentifikasi masalah yang selama ini mungkin dianggap sebagai bagian biasa dari proses closing.

Visibilitas data

• Apakah jumlah karyawan aktif per akhir bulan bisa diperoleh dalam satu angka yang disepakati HR, payroll, dan keuangan?
• Apakah ada definisi headcount tertulis yang berlaku sama di seluruh entitas, termasuk perlakuan untuk karyawan kontrak, paruh waktu, dan cuti panjang?
• Apakah total biaya tenaga kerja penuh (fully loaded cost) grup bisa dilihat tanpa menyusun ulang data dari tiap entitas?

Beban proses

• Apakah closing payroll bisa diselesaikan tanpa beberapa putaran pengecekan ulang?
• Apakah selisih yang sama tidak lagi muncul dari bulan ke bulan?
• Apakah proses closing tetap bisa berjalan jika satu atau dua orang kunci sedang tidak ada?
• Apakah lembur tim HR, payroll, dan keuangan tidak terkonsentrasi di periode closing?

Mobilitas karyawan

• Apakah karyawan yang pindah antar-entitas tercatat tanpa data ganda dan tanpa masa kerja yang terputus?
• Apakah biaya karyawan mutasi selalu tercatat di entitas yang tepat?

Kesiapan keputusan

• Apakah permintaan simulasi biaya dari manajemen, misalnya rencana outlet baru atau dampak regulasi, bisa dijawab tanpa pekerjaan manual berhari-hari?
• Apakah manajemen memakai laporan HR dan payroll apa adanya, tanpa meminta pengecekan tambahan?

Kepemilikan

• Apakah setiap angka kunci, seperti headcount dan biaya tenaga kerja, memiliki satu pemilik yang jelas?
• Apakah sudah ada forum lintas HR, payroll, dan keuangan yang menyepakati definisi data di tingkat grup?

Semakin banyak pertanyaan yang dijawab “tidak”, semakin besar kemungkinan energi tim sudah lebih banyak habis untuk menyiapkan dan mencocokkan data daripada menganalisisnya. Dengan kata lain, sistem dan proses yang ada sudah menjadi hambatan, bukan lagi alat bantu.

Langkah Pertama: Petakan Kondisi Saat Ini Sebelum Mengganti Sistem

Ketika tanda-tanda fragmentasi mulai terlihat, reaksi yang paling umum adalah segera mencari sistem baru. Dr. Ervina justru menyarankan urutan sebaliknya, yaitu memetakan kondisi saat ini sebelum membeli atau mengganti apa pun.

Peringatan ini sejalan dengan temuan global.

Survei Gartner terhadap 85 HR leader menemukan bahwa hanya 24% fungsi HR yang merasa sudah memaksimalkan nilai bisnis dari teknologi HR, dan hanya 35% HR leader yang yakin pendekatan teknologi HR mereka saat ini membantu mencapai tujuan bisnis. Teknologi baru, dengan kata lain, tidak otomatis menyelesaikan masalah yang belum dipahami.

Secara konkret, Dr. Ervina menyarankan empat langkah awal berikut.

1. Tulis alur data dari ujung ke ujung. Mulai dari kejadian di lapangan, seperti karyawan masuk atau data absensi, hingga angka yang muncul di laporan grup. Tandai di mana terjadi input ulang, pembersihan data, dan pengecekan manual.
2. Sepakati definisi bersama untuk angka kunci. Tetapkan definisi headcount dan biaya tenaga kerja, lalu tunjuk satu pemilik untuk masing-masing.
3. Ukur baseline. Catat waktu closing, jam rekonsiliasi, jumlah koreksi, dan selisih yang berulang. Tanpa angka “sebelum”, perbaikan apa pun akan sulit dibuktikan.
4. Libatkan CFO dan CHRO bersama-sama sejak awal. Persoalan ini berada di antara dua fungsi dan tidak akan selesai jika hanya salah satu yang memimpin.

Setelah pemetaan selesai, barulah terlihat apakah masalah utamanya ada di sistem, proses, atau data.

Dr. Ervina juga mengingatkan beberapa langkah yang kerap diambil terlalu cepat.

• Langsung memilih sistem baru tanpa memahami masalahnya. Sistem baru yang dipasang di atas proses dan data yang berantakan hanya memindahkan kekacauan ke platform yang lebih mahal.
• Menstandarkan segalanya sekaligus tanpa mendengar kebutuhan lokal. Pendekatan ini cenderung memicu sistem bayangan di lapangan, seperti spreadsheet dan catatan tidak resmi. Kajian CIPD mencatat pola serupa, ketika upaya standardisasi pertama sebuah perusahaan gagal karena kebutuhan lokalisasi diabaikan dan karyawan tetap memakai cara lamanya.
• Menyerahkan proyek sepenuhnya ke IT atau vendor. Kepemilikan harus tetap berada di bisnis.
• Mengabaikan manajemen perubahan. Ini mencakup pelatihan, komunikasi tentang siapa yang diuntungkan, dan rencana penguatan setelah go-live.
• Menunda penyusunan strategi. Strategi sederhana dan tertulis tentang pengelolaan HR dan payroll di seluruh grup sebaiknya disusun sejak awal, meski hanya satu halaman. Survei PayrollOrg 2025 menunjukkan baru 28% organisasi yang memiliki strategi payroll global yang terformalisasi, sementara 42% bahkan belum memulainya.

“

Intinya: pahami dulu, sepakati definisi dan kepemilikan, baru pilih alat.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Fragmentasi Data HR adalah Isu Strategis, Bukan Sekadar Administratif

Pertumbuhan menjadi grup multi-entitas hampir selalu membawa fragmentasi. Yang membedakan grup yang siap dari yang tidak adalah seberapa cepat tanda-tandanya dikenali.

Dari wawancara dengan Dr. Ervina Waty, ada tiga hal yang perlu diperhatikan HR leader saat berdiskusi dengan CFO.

Pertama, lihat berapa banyak waktu tim yang habis untuk menyiapkan dan mencocokkan data, bukan sekadar menghitung jumlah entitas. Kedua, tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap data dan pastikan definisinya jelas. Ketiga, petakan alur data terlebih dahulu sebelum memilih sistem.

Setelah pemetaan menunjukkan bahwa sistem memang menjadi bagian dari masalah, langkah berikutnya adalah menilai platform HCM yang mampu menjaga satu sumber data karyawan lintas entitas, seperti Mekari Talenta, dengan tetap memberi ruang bagi kebutuhan lokal tiap entitas.

Jika perusahaan Anda mulai menghadapi tantangan dalam mengelola data karyawan dan proses HR lintas entitas, pelajari solusi HR Mekari Talenta untuk enterprise untuk memahami kapabilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Referensi

• Association for Talent Development. (2021). Operating efficiently: Implementing HR information systems in large organisations. Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD).
• ADP. (2024). The potential of payroll in 2024: A global payroll survey.
• Gartner. (2024). Survey reveals only 24% of HR functions are maximizing the business value from HR technology.
• PayrollOrg. (2025). Navigating compliance strategy in a complex global market: Global Payroll Week 2025 survey results in review.