Panduan Mengevaluasi Software HCM untuk Perusahaan Multi-Entitas

Di perusahaan multi-entitas, evaluasi ini menjadi lebih kompleks karena sistem harus mampu mengakomodasi kebutuhan operasional yang berbeda tanpa mengorbankan konsistensi data di tingkat grup. Software juga perlu mendukung integrasi HR, payroll, dan keuangan, menyediakan kontrol akses yang sesuai, serta menangani pengecualian dalam alur data.

Untuk membahas cara mengevaluasi kebutuhan tersebut, kami mewawancarai Dr. Ervina Waty, Chief Financial Officer PT Champ Resto Indonesia Tbk sekaligus dosen di School of Accounting, BINUS University. Dr. Ervina memiliki pengalaman lebih dari 25 tahun di bidang keuangan, akuntansi, dan operasional.

Ia pernah menjabat sebagai CFO, COO, General Manager Business Support, dan Finance Controller di berbagai industri, termasuk F&B, telekomunikasi, pertambangan, transportasi, dan media, serta meraih gelar Doktor Manajemen dengan peminatan Strategic Management dari BINUS serta memegang sertifikasi CA, CPA Australia, ASEAN CPA, dan PRINCE2.

Perspektifnya membantu menjelaskan bagaimana perusahaan dapat menilai software HCM berdasarkan kebutuhan operasional dan tata kelola, sekaligus mempertimbangkan risiko serta kesiapan implementasinya.

Artikel ini merupakan bagian keempat sekaligus penutup dari seri empat artikel tentang pengelolaan human capital management (HCM) di perusahaan multi-entitas. Seri ini membahas tantangan pengelolaan data HR secara bertahap:

1. Fragmentasi Data HR di Perusahaan Multi-Entitas: kapan data yang terpisah mulai menghambat pertumbuhan bisnis?
2. Rekonsiliasi Data HR Antar-Entitas: berapa biaya tersembunyi dari pekerjaan manual?
3. Arsitektur HCM untuk Perusahaan Multi-Entitas: bagaimana merancang standardisasi data dan integrasi sistem?
4. Panduan Mengevaluasi Software HCM untuk Perusahaan Enterprise Multi-Entitas.

Setelah mengidentifikasi masalah fragmentasi data, memahami biaya rekonsiliasi manual, dan merancang kebutuhan arsitektur HCM, artikel terakhir ini membahas cara menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi kriteria evaluasi software.

Seperti disampaikan Dr. Ervina:

“

Daftar fitur hampir selalu terlihat lengkap karena itulah yang dijual. Saya menilai kecocokan dengan menguji pekerjaan nyata kita, bukan demo standar.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Prinsip ini menjadi dasar pembahasan selanjutnya: bagaimana menyusun skenario pengujian yang relevan, mengevaluasi kemampuan integrasi dan kustomisasi, menghitung total biaya kepemilikan, serta mengukur keberhasilan implementasi sebelum menentukan pilihan.

Skenario Apa yang Wajib Diuji Saat Menilai Platform HCM?

Dr. Ervina menyarankan agar skenario berikut dicoba dengan data nyata, atau setidaknya data yang mendekati nyata. Tabel di bawah juga mencantumkan hal yang perlu diamati di tiap skenario saat memilih software HCM.

Poin keempat layak digarisbawahi. Menurut Dr. Ervina, di bisnis berbasis outlet, karyawan shift, paruh waktu, dan kontrak justru merupakan kasus umum. Karena itu, kemampuan sistem menangani pola kerja ini perlu diuji secara eksplisit dengan data nyata, bukan diasumsikan dari daftar fitur.

Siapa yang perlu dilibatkan dalam demo platform HCM?

Dr. Ervina mengingatkan bahwa pengujian yang hanya dilakukan oleh tim pembeli akan melewatkan kasus-kasus yang justru menimbulkan masalah setelah go-live. Ia menyarankan melibatkan pihak-pihak berikut.

• Pengguna harian, yaitu admin HR dan payroll, termasuk dari outlet atau cabang.
• Akuntansi dan keuangan, sebagai penerima data.
• Perwakilan pajak.
• Internal Audit, untuk menilai sisi kontrol.
• IT, untuk integrasi dan keamanan.
• Pimpinan operasional yang memahami kebutuhan lapangan.

Referensi dari perusahaan sejenis juga penting

Saran terakhir Dr. Ervina di tahap ini sederhana tetapi sering terlewat: minta referensi dari perusahaan sejenis yang kompleksitasnya mirip, bukan hanya studi kasus yang dipilih penyedia software.

Grup dengan banyak entitas dan outlet perlu mendengar pengalaman grup serupa, bukan perusahaan satu entitas dengan struktur yang jauh lebih sederhana.

Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) Platform HCM

Total biaya kepemilikan (total cost of ownership atau TCO) platform HR mencakup seluruh biaya sejak implementasi hingga operasional sistem berjalan stabil, bukan hanya biaya langganan atau lisensi. 

Menurut Dr. Ervina, perusahaan perlu memperhitungkan biaya migrasi data, integrasi, pelatihan, waktu tim internal, hingga risiko kesalahan selama transisi agar dapat membandingkan vendor secara lebih objektif.

Dr. Ervina menekankan bahwa perusahaan perlu membebaskan sebagian waktu anggota tim dari pekerjaan rutin agar mereka dapat berfokus pada implementasi sistem. Perusahaan juga perlu mengalokasikan anggaran untuk dukungan hypercare setelah go-live, karena kendala yang tidak terduga bisa baru muncul ketika sistem mulai digunakan.

Kedua hal ini sejalan dengan kajian CIPD tentang implementasi sistem HR di organisasi besar, yang menyoroti pentingnya menyediakan kapasitas khusus bagi tim proyek dan dukungan setelah peluncuran sistem.

Kontrol Apa yang Tetap Membutuhkan Review Manusia Setelah Otomasi?

Salah satu harapan terbesar dari platform HCM adalah otomasi. Namun, Dr. Ervina menegaskan bahwa otomasi seharusnya mengurangi pekerjaan manual, bukan menghilangkan penilaian manusia pada titik-titik berisiko

Pertanyaan ini juga penting diajukan saat evaluasi vendor, karena platform yang baik harus memudahkan kontrol, bukan menghapusnya.

Berikut titik yang tetap memerlukan approval atau pengecekan manusia:

• Perubahan data sensitif, seperti rekening bank, perubahan gaji, penambahan karyawan baru, dan penghapusan karyawan. Menurut Dr. Ervina, ini adalah titik risiko tertinggi untuk kesalahan maupun kecurangan.
• Hasil payroll sebelum pembayaran, mencakup pengecekan total, perbandingan dengan bulan sebelumnya, dan persetujuan oleh pihak yang berwenang.
• Exception dan penyesuaian manual, misalnya koreksi retroaktif, pembayaran di luar siklus, atau perubahan komponen bernilai besar.
• Kasus di luar pola, seperti lembur yang tidak wajar atau karyawan dengan perubahan status mendadak.
• Pembayaran akhir dan pesangon, yang melibatkan pertimbangan dan dasar hukum.
• Pemisahan tugas, yaitu pembuat data tidak boleh sekaligus menjadi penyetuju.

Indikator untuk memastikan otomasi tetap berjalan benar

Dr. Ervina juga menyebut indikator yang perlu dipantau secara rutin. Daftar ini bisa sekaligus dipakai untuk menilai apakah sebuah platform mampu menyediakan informasinya.

Seimbangkan kontrol dengan kemudahan penggunaan platform

Prinsip penutup Dr. Ervina di area ini adalah keseimbangan.

“

Terlalu banyak persetujuan membuat orang mencari jalan pintas. Terlalu sedikit membuka celah

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Karena itu, ia menyarankan agar kontrol difokuskan pada titik berisiko tinggi, sementara proses rutin berisiko rendah dibiarkan berjalan otomatis.

Kajian CIPD memberi pelajaran serupa dari sebuah perusahaan jasa keuangan, yaitu berhati-hati menyeimbangkan tata kelola yang menghindari risiko dengan kemudahan penggunaan saat menerapkan sistem yang kompleks.

Bagaimana Mengukur Keberhasilan Setelah Implementasi?

Keberhasilan implementasi HCM perlu diukur dari perbedaan terukur sebelum dan sesudah sistem digunakan, lalu dibandingkan dengan total biaya yang dikeluarkan.

Menurut Dr. Ervina, perusahaan perlu melihat apakah waktu closing dan rekonsiliasi berkurang, risiko kesalahan menurun, serta keputusan bisa diambil lebih cepat dibandingkan kondisi sebelum implementasi.

Kebiasaan ini belum umum. Survei PayrollOrg 2025 menemukan 38% organisasi sama sekali tidak melacak kinerja payroll-nya, dan hanya 25% yang memakai dashboard dengan metrik di tingkat global.

Indikator keberhasilan menurut Dr. Ervina mencakup:

• Waktu closing payroll dan pembuatan laporan grup, yaitu seberapa cepat angka headcount dan biaya tenaga kerja bisa dipercaya setelah akhir periode.
• Jam kerja rekonsiliasi untuk mencocokkan data antar-sistem, dan apakah jumlahnya turun.
• Jumlah input manual dan koreksi per periode, beserta penyebab yang berulang.
• Jumlah selisih yang tidak terjelaskan di antara HR, payroll, dan keuangan.
• Ketepatan, yang terlihat dari kesalahan pembayaran, pembetulan, dan keluhan karyawan terkait gaji.
• Ketepatan waktu pembayaran gaji dan penyetoran kewajiban terkait.
• Waktu yang bisa dialihkan ke pekerjaan bernilai lebih tinggi, seperti analisis biaya, perencanaan tenaga kerja, dan peningkatan proses.
• Ketergantungan pada orang kunci, yaitu apakah proses masih bergantung pada satu-dua orang.
• Pemakaian dashboard oleh manajemen, yaitu apakah laporan benar-benar dipakai untuk keputusan atau tetap dibangun ulang secara manual di spreadsheet.

Cara menilai apakah investasi HCM sepadan

Untuk menilai apakah investasi HCM sepadan, Dr. Ervina membandingkan total biaya kepemilikan (total cost of ownership atau TCO) dengan manfaat yang bisa diukur, seperti waktu closing yang lebih singkat, jam rekonsiliasi dan koreksi yang berkurang, risiko kesalahan yang turun, serta keputusan yang bisa diambil lebih cepat.

Seperti kata Dr. Ervina,

“

Manfaat yang tidak diukur sejak awal akan sulit dibuktikan kemudian.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Agar perbandingan ini kredibel, Dr. Ervina menyarankan tiga langkah berikut.

1. Tetapkan baseline sebelum implementasi. Catat indikator seperti jam kerja per siklus payroll dan jumlah koreksi, lalu ukur kembali setelah sistem stabil.
2. Hitung biaya dan manfaat dalam beberapa skenario. Gunakan horizon beberapa tahun, bukan hanya tahun pertama, karena biaya implementasi, migrasi, dan operasi paralel umumnya terkonsentrasi di awal, sementara manfaatnya baru terlihat setelah sistem stabil. Pisahkan manfaat yang sudah terealisasi dari yang masih berupa potensi.
3. Evaluasi hasil setelah sistem stabil. Perhatikan apakah waktu rekonsiliasi dan jumlah koreksi benar-benar menurun setelah beberapa siklus. Jika tidak ada perbaikan, masalahnya mungkin masih terdapat pada proses atau data sumber, bukan hanya pada sistem.

Sebagai gambaran, salah satu organisasi dalam kajian CIPD mencatat penghematan 850 jam waktu pemrosesan pada 2020 setelah mengotomasi tugas back-office yang repetitif. Di tingkat global, survei ADP menunjukkan efisiensi biaya dan digitalisasi sama-sama menjadi pendorong utama transformasi payroll, masing-masing disebut oleh 33% responden.

Kesalahan yang perlu dihindari selama proses pemilihan software HCM

Dari pengalamannya, Dr. Ervina juga mengingatkan beberapa hal yang sebaiknya tidak dilakukan.

• Menyerahkan proyek sepenuhnya ke IT atau vendor. Kepemilikan proyek harus tetap berada di bisnis.
• Mengabaikan manajemen perubahan, termasuk pelatihan, komunikasi tentang siapa yang diuntungkan, dan rencana penguatan setelah go-live.
• Memasang sistem baru di atas proses dan data yang berantakan, karena langkah ini hanya memindahkan kekacauan ke platform yang lebih mahal.

Kajian CIPD mencatat pelajaran yang sejalan. Organisasi perlu jelas tentang siapa yang diuntungkan dari perubahan, dan perlu memiliki rencana untuk menanamkan perubahan tersebut setelah sistem berjalan.

Prinsip dalam Pemilihan Platform HCM

Memilih platform HCM untuk grup multi-entitas pada dasarnya adalah keputusan tata kelola, bukan sekadar keputusan teknologi. 

Dari wawancara dengan Dr. Ervina Waty, ada lima prinsip yang bisa menjadi pegangan CHRO, HR Director, dan tim dalam mengevaluasi software HCM.

1. Rancang dulu, baru pilih. Tentukan batas standardisasi, system of record, pemilik data, dan aturan akses sebelum berbicara dengan vendor.
2. Standar yang tegas di inti, fleksibel di tepi. Variasi lokal boleh ada, asalkan datanya tercatat dalam struktur yang sama.
3. Uji skenario nyata, termasuk kasus terburuk. Closing lintas entitas, koreksi retroaktif, mutasi antar-entitas, dan kegagalan sinkron lebih menentukan daripada demo standar.
4. Hitung TCO secara utuh dan multi-tahun. Masukkan migrasi data, waktu tim internal, operasi paralel, hypercare, dan biaya risiko, lalu bandingkan dengan baseline yang terukur.
5. Pertahankan kontrol pada titik berisiko tinggi. Otomasi mengurangi pekerjaan manual, tetapi penilaian manusia tetap diperlukan pada data sensitif, hasil payroll sebelum pembayaran, dan exception.

Jika grup Anda sedang mengevaluasi platform HCM, kelima prinsip di atas dapat menjadi acuan untuk menilai kesesuaian sistem dengan kebutuhan bisnis. 

Platform HCM Mekari Talenta menyediakan kapabilitas yang sejalan dengan sejumlah kebutuhan tersebut, termasuk Multi Company Management, pengaturan hak akses berdasarkan organisasi dan cabang, serta alur persetujuan untuk mendukung kontrol operasional.

Untuk integrasi, Mekari Talenta juga mendukung koneksi dengan produk Mekari lainnya, seperti Mekari Jurnal untuk pencatatan jurnal keuangan dari hasil payroll, serta menyediakan kapabilitas API untuk kebutuhan integrasi lainnya. 

Sebelum menentukan pilihan, perusahaan tetap perlu menguji skenario operasional nyata, kebutuhan tiap entitas, dan total biaya kepemilikan. Coba demo gratis Mekari Talenta melihat bagaimana sistem HCM dapat membantu menyederhanakan pengelolaan HR di perusahaan multi-entitas.

Referensi

• Association for Talent Development. (2021). Operating efficiently: Implementing HR information systems in large organisations. Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD).
• ADP. (2024). The potential of payroll in 2024: A global payroll survey.
• Gartner. (2024, June 13). Survey reveals only 24% of HR functions are maximizing the business value from HR technology.
• PayrollOrg. (2025, July 2). Navigating compliance strategy in a complex global market: Global Payroll Week 2025 survey results in review.