Ketika Anda memulai sebuah bisnis, selain absensi dan assignment tracker, ada satu dokumen penting yang wajib Anda buat yaitu tabel KPI.
Sama halnya dengan tabel absensi atau assignment tracker, secara sederhana Anda bisa membuat tabel KPI menggunakan format Excel.
Meski saat ini banyak aplikasi KPI karyawan, memahami cara membuat tabel KPI konvensional adalah langkah awal untuk mengetahui konsep dasar dari KPI itu sendiri.
Sebelum lebih jauh ke contoh KPI karyawan dengan format Excel. Sebagai penyegaran, simak, apa itu KPI.
Apa Itu KPI dan 5 Poin Penting Metode SMART?
Tidak seperti membuat to-do-list, KPI wajib memenuhi lima syarat agar pekerjaan yang dilakukan tepat sasaran sesuai dengan tujuan bisnis atau proyek.
KPI setidaknya dibuat dengan mempertimbangkan aspek SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound.
Definisi KPI (Key Performance Indicators)
KPI sendiri adalah sebuah alat ukur kinerja kuantitatif berdasarkan indikator-indikator yang relevan dengan target pekerjaan yang ingin dicapai.
Mengutip Harvard Business Review, KPI tidak hanya digunakan mengukur kemajuan sebuah pekerjaan saja.
KPI juga digunakan untuk mengelola dan memastikan pekerjaan tetap selaras dengan tujuan yang ingin dicapai.
Contohnya melalui KPI, seorang digital marketer bisa menentukan fokus pekerjaan dengan melihat indikator yang sudah tercapai dan masih tertinggal.
Selain itu, KPI juga digunakan sebagai alat komunikasi bagi orang-orang yang terlibat proyek yang sedang dikerjakan.
Contohnya, seorang digital marketer bisa menentukan fokus pekerjaan dengan melihat KPI sales manager.
Baca juga: Pengertian KPI Menurut Para Ahli
Memahami SMART dalam Membuat KPI dan Contohnya
Ketika ingin membuat KPI, Anda harus memperhatikan aspek SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound.
SMART sendiri merupakan konsep dasar dalam menyusun strategi perencanaan agar rencana yang dijalankan efektif dan memberikan dampak terhadap pekerjaan.
Apa saja aspek dari SMART tersebut? Berikut penjelasan dan contohnya.
1. Specific, KPI harus dibuat secara detail, jelas, terperinci, dan tidak ambigu. Memuat apa yang dikerjakan, bagaimana, berapa, dan kapan waktunya.
Contoh: Mendapatkan 100 penjualan produk A melalui website per bulan
2. Measurable, dibuat secara terukur dengan memuat angka pasti.
Contoh: Mengurangi rasio kehilangan pelanggan (churn rate) sebanyak 70% dalam 3 bulan dari periode sebelumnya
3. Achievable, indikator harus dibuat secara realistis sesuai dengan kapasitas dan sumber daya yang tersedia.
Contoh: Meningkatkan 50 followers Instagram dalam satu bulan secara organik dan 100 followers melalui kampanye iklan.
4. Relevant, indikator dibuat sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Contoh: KPI divisi digital marketing memuat indikator-indikator pekerjaan digital marketing seperti traffic, engagement rate, dan conversion.
5. Time-bound, indikator dibuat menggunakan jangka waktu.
Contoh: Meningkatkan traffic website sebesar 80% melalui konten SEO dalam 3 bulan
Baca juga: Upskilling vs Reskilling: Apa Bedanya dan Mengapa Perusahaan Perlu Melakukannya?
7 Contoh KPI Karyawan Format Excel untuk Berbagai Posisi
Secara sederhana , format KPI terdiri dari elemen-elemen berikut:
- Tujuan dan objektif, gambaran tujuan pekerjaan yang lebih luas
- Indikator, yaitu aspek pekerjaan yang ingin dilakukan untuk mencapai pekerjaan tersebut
- Target, angka yang ingin dicapai dari indikator pekerjaan
- Realisasi, angka sebenarnya yang telah tercapai dalam satu periode kerja
- Capaian, persentase selisih antara target dan realisasi
- Tenggat waktu yang berisi kapan pekerjaan tersebut dapat diselesaikan atau mencapai target
- Status atau progress, situasi sejauh mana pekerjaan sesuai dengan target
Namun perlu dicatat, format ini tidak baku. Anda bisa menambahkan struktur lain seperti prioritas atau bobot.
Format paling sederhana yang digunakan untuk membuat KPI adalah dengan Excel atau spreadsheet.
Sebagai contoh, berikut KPI berdasarkan bidang pekerjaan karyawan yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan.
1. Contoh KPI untuk Posisi Sales
2. Contoh KPI untuk Posisi HR
3. Contoh KPI untuk Posisi Marketing
4. Contoh KPI untuk Posisi Finance
5. Contoh KPI untuk Posisi Customer Service
6. Contoh KPI untuk Posisi IT Helpdesk
7. Contoh KPI untuk Posisi Operasional
Contoh-contoh di atas merupakan format KPI sederhana yang bisa Anda sesuaikan objectives dan KPI-nya sesuai dengan tujuan strategis bisnis Anda.
Selebihnya, Anda tinggal mengubah-ubah angka pada kolom realisasi di setiap periode kerja. Sesuai dengan angka realistis yang telah atau sedang dikerjakan.
Download Contoh KPI Karyawan Format Excel untuk Berbagai Posisi
Format Excel memang jamak digunakan sebagai format tabel KPI karena memiliki beberapa kelebihan.
Manfaat Template KPI Excel
Ada beberapa manfaat atau kelebihan penggunaan template KPI dalam format Excel yaitu sebagai berikut.
- Mudah digunakan dan dapat diakses bersama-sama oleh semua karyawan
- Mempermudah pelacakan kinerja karyawan
- Memastikan standar evaluasi kinerja yang konsisten
- Mempermudah tim untuk mengambil keputusan strategis secara jelas
Meski begitu, format KPI tidak serta-merta membuat pekerjaan yang tim Anda lakukan jadi lebih baik.
Jika digunakan dengan tidak tepat, justru dapat menimbulkan micromanagement bahkan justru mengaburkan fokus atas tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu contohnya adalah terkait Hukum Parkinson yang menyatakan semakin banyak pekerjaan yang dibutuhkan, maka semakin berkurang fokus pekerjaan tersebut.
Pekerjaan tersebut cenderung tertunda, ada banyak tumpang tindih, atau perusahaan justru teralihkan dengan hal-hal yang tidak penting.
Dalam konteks KPI, hal ini membantah bahwa semakin banyak KPI maka semakin baik.
Baca juga: Pentingnya Konsistensi dalam Bekerja dan Cara Meningkatkannya
Template KPI Excel yang Bisa Diunduh
Anda dapat mengakses dan download contoh template KPI dalam format Excel untuk berbagai bidang pekerjaan dalam satu file di sini.
Langkah-Langkah Menggunakan Template KPI dengan Excel
Bagi Anda yang baru memulai bisnis dan membutuhkan KPI, template KPI dengan Excel memang cukup mudah digunakan. Kemudian, bagaimana cara menggunakannya?
1. Tentukan Indikator Pekerjaan sesuai dengan Tujuan Bisnis Anda
Menentukan indikator pekerjaan merupakan langkah awal. Pastikan indikator yang Anda tentukan sesuai dengan fokus tujuan bisnis Anda.
KPI merupakan alat ukur jangka panjang, pastikan indikator yang digunakan merupakan aspek-aspek pekerjaan jangka panjang.
2. Tentukan Struktur Format KPI
Struktur KPI tidak memiliki format yang baku dan setiap perusahaan bahkan industri berbeda-beda.
Contoh, Anda bisa menambahkan kolom bobot pada tabel KPI Anda untuk menunjukkan prioritas.
Kemudian, Anda juga bisa menambahkan kolom keterangan yang berisi pihak-pihak yang berkaitan dengan pencapaian kerja di tiap-tiap indikator.
3. Isi Data Karyawan dan Target KPI
Setelah Anda berhasil membuat tabelnya, langkah selanjutnya adalah mengisi data karyawan yang bertanggung jawab atas KPI tersebut.
Pastikan Anda juga memiliki format data yang konsisten agar ketika Anda ingin menambah indikator, data-data sebelumnya tidak berubah.
4. Perbarui KPI secara Berkala
KPI merupakan proses jangka panjang dan berkelanjutan. Sehingga Anda perlu memperbarui data KPI secara berkala sesuai dengan tenggat periode yang ditentukan.
5. Analisis dan Evaluasi Kerja
Analisis dan evaluasi KPI sejatinya berfokus pada proses. Mana yang harus diperbaiki, apa yang tidak efektif, apa yang menjadi trade-off dan perlu menjadi prioritas.
KPI bukanlah sesuatu yang judgemental atau menghakimi. Sebaliknya, mampu memberikan motivasi kepada karyawan.
Evaluasi dan analisis kerja KPI biasanya dilakukan sesuai dengan periode kerja yang ditentukan. Bisa dilakukan mingguan, dwi mingguan, bulanan, atau triwulan.
Kembali lagi, semua tergantung tujuan strategis perusahaan dan divisi-divisi yang mencakupnya.
KPI merupakan alat ukur paling dasar untuk melihat progress atau kemajuan suatu pekerjaan sesuai dengan target strategis yang ingin dicapai.
Jika Anda baru memulai bisnis, KPI adalah alat ukur kinerja yang paling untuk tepat untuk Anda gunakan.
Namun seiring dengan berkembangnya kebutuhan bisnis, KPI bukan satu-satunya alat ukur yang bisa digunakan. Misalnya Objective Key Result (OKR) dan Six Sigma Metrics.
Bahkan saat ini terdapat aplikasi manajemen proyek yang memiliki peran yang sama sebagai format KPI, Mekari Talenta merupakan salah satunya.
Aplikasi manajemen proyek Mekari Talenta juga terintegrasi dengan fungsi HRIS dan analisis kinerja karyawan sekaligus.
Cari tahu tentang aplikasi manajemen proyek Mekari Talenta sekarang dengan cara mendapatkan demo gratis di sini.