Cara Membuat dan Menyusun Key Performance Indicator (KPI)

Bagi Anda yang bekerja sebagai Human Resources Development atau HRD, tentu sudah tak asing dengan proses cara membuat dan menyusun Key Performance Indicator (KPI). Bisa dibilang juga kalau ini salah satu dari sekian banyak peranan HR dalam perusahaan.

Lalu, bagaimana kalau Anda masih baru dalam menjalankan bisnis dan memiliki karyawan yang membantu Anda menjalankan bisnis? Sudahkah Anda mengenal dan menggunakan KPI untuk penilaian hasil kerja karyawan?

Jika belum, artikel kali ini akan membantu Anda mendapatkan cara penyusunan Key Performance Indicator untuk peningkatan kinerja karyawan di perusahaan.

Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)

Key Performance Indicator (KPI) adalah sebuah indikator yang sangat penting untuk menilai seberapa baik kinerja seseorang, termasuk tim pemasaran yang bertugas melakukan digital marketing.

Jadi lebih jelasnya, KPI merupakan parameter penting yang sangat diperlukan dalam melakukan penilaian yang adil mengenai kinerja setiap karyawan di perusahaan Anda.

Sebagai indikator kunci penilaian kinerja, maka sifatnya harus terukur dan perhitungannya juga harus jelas. Adapun pengukuran itu, berasal dari output kerja atau hasil kerja.

Dengan adanya penyusunan key performance indicator, bisa menjadi acuan atau penentu yang akan memberikan berbagai informasi seberapa jauh target kerja atau progres yang sudah berhasil dicapai karyawan.

Penetapan KPI sebagai indikator kinerja karyawan perlu segera dilakukan ketika Anda melihat tanda-tanda menurunnya kinerja tim atau karyawan di perusahaan.

Apa Saja Manfaat dari Menyusun KPI untuk Penilaian Kinerja Karyawan?

Memasuki era digital business, manfaat dari KPI tak pernah berubah dan masih sangat berguna dalam melakukan penilaian atas performa karyawan yang membantu Anda menjalankan bisnis.

Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dalam penggunaan KPI ini, seperti membantu mempermudah Anda dalam mengukur dan mengevaluasi kinerja para karyawan di sebuah perusahaan, mengetahui bagaimana karakteristik employee yang engaged.

Kemudian, dengan adanya penyusunan Key Performance Indicator, maka harapan manajemen kepada karyawan akan tersampaikan dengan baik dan pekerja pun akan menyadari tujuan apa yang harus mereka capai serta bisa lebih loyal lagi dalam bekerja.

Selain itu, hasil kinerja dari masing-masing karyawan yang terukur dengan jelas, akhirnya bisa dijadikan acuan untuk diberikan reward atau penghargaan.

Tentu hal ini akan berdampak positif pula bagi para pekerja sehingga semangat mereka untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan bisa terjaga dengan baik.

Di sisi lain, penyusunan key performance indicator bisa memberikan referensi kepada pemilik perusahaan dan jabatan strategis terkait untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perkembangan perusahaan. Apalagi kalau pada saat ini, perusahaan sedang melakukan strategi digital marketing supaya bisa sampai pada tujuan yang ingin dicapai.

Secara ringkas, maka manfaat dari menyusun Key Performance Indicator dalam penilaian kinerja karyawan, antara lain:

• Jadi standar acuan dalam melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap kinerja karyawan.
• Tugas dan tanggung jawab tiap-tiap karyawan menjadi lebih jelas dan mereka akan tahu serta memahami dengan lebih baik mengenai apa yang diharapkan manajemen perusahaan terhadap hasil kinerja mereka.
• Pemilik bisnis dan manajemen perusahaan, dalam hal ini HRD, bisa menghitung dengan lebih spesifik hasil kerja tiap-tiap karyawan, untuk kemudian menjadi patokan dalam pemberian reward atau penghargaan.
• Hasil dari KPI dapat dijadikan bahan referensi dalam menetapkan keputusan strategis terkait pengembangan bisnis menjadi lebih baik.
• Jika bagi perusahaan dan manajemen, penyusunan Key Performance Indicator adalah patokan untuk mengukur kinerja karyawan, maka bagi karyawan, KPI adalah target kerja yang harus mereka capai.

Cara Membuat dan Menyusun Key Performance Indicator KPI untuk Peningkatan Kinerja Karyawan di Perusahaan 

Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja suatu individu, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan strategis.

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat KPI:

1. Tentukan Tujuan Strategis: Identifikasi tujuan strategis yang ingin dicapai oleh individu, tim, atau organisasi. Pastikan tujuan tersebut spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatasan waktu.
2. Identifikasi Area Kritis: Pilih area kritis yang akan dievaluasi dalam mencapai tujuan strategis. Misalnya, jika tujuan strategis adalah meningkatkan penjualan, maka area kritis yang bisa dipilih adalah jumlah penjualan, pangsa pasar, atau nilai transaksi rata-rata.
3. Tentukan Metrik: Pilih metrik atau ukuran yang akan digunakan untuk mengukur kinerja dalam area kritis yang dipilih. Misalnya, jika metrik yang dipilih adalah jumlah penjualan, maka KPI bisa berupa “jumlah penjualan per bulan”.
4. Tetapkan Target: Tentukan target yang ingin dicapai dalam KPI tersebut. Target harus realistis, dapat diukur, dan sesuai dengan tujuan strategis yang telah ditetapkan. Misalnya, target penjualan per bulan bisa ditetapkan sebagai “mencapai penjualan minimal 100 unit per bulan”.
5. Monitor dan Evaluasi: Pastikan KPI terus dipantau dan dievaluasi secara berkala. Gunakan data yang akurat dan terpercaya untuk mengukur kinerja dan membandingkannya dengan target yang telah ditetapkan.
6. Tindakan Perbaikan: Jika kinerja tidak mencapai target, identifikasi penyebabnya dan ambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Bisa berupa perubahan strategi, peningkatan keterampilan, atau penyesuaian target.
7. Komunikasikan dan Terlibatkan: Sampaikan KPI kepada individu, tim, atau organisasi terkait dengan jelas dan transparan. Libatkan mereka dalam proses perumusan KPI dan berikan umpan balik secara teratur.
8. Evaluasi Ulang: Lakukan evaluasi ulang terhadap KPI secara periodik untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan strategis. Lakukan penyesuaian jika diperlukan.

Penting untuk diingat bahwa setiap KPI harus relevan dengan tujuan strategis, dapat diukur secara objektif, dan memiliki makna yang jelas dalam konteks organisasi.

Selain itu, KPI juga harus dapat mendorong perubahan positif dan perbaikan kinerja.

Terapkan SMART Methode Dalam Cara Membuat dan Menyusun Key Performance Indicator (KPI)

Kesimpulannya, cara penyusunan Key Performance Indicator yang tepat perlu Anda lakukan untuk peningkatan kinerja karyawan di perusahaan bisa dimulai dengan cara, menguraikan tugas untuk tiap-tiap karyawan, review setiap project, hingga menentukan target menggunakan metode specific, measurable, achievable, realistic, dan time sensitive, atau SMART.

Adapun metode SMART itu adalah sebagai berikut:

1. Specific 

Anda harus menetapkan target secara spesifik.

Contohnya, lama jam kerja setiap karyawan maksimal 40 jam perminggu, pengaturan dan penetapan job desc tiap-tiap orang, penguraian deskripsi tugas dan tanggung jawab yang harus dipenuhi, termasuk hal-hal apa saja yang perlu dilakukan dan apa yang tidak.

2. Measurable 

Perhitungan atau proses mengimplementasikan KPI tentunya harus terukur.

Contohnya, menggunakan 10 kriteria penilaian baik secara kualitas maupun kuantitas, atau dengan kata lain terukur akurat 100%.

3. Achievable 

Dalam key indicator performance (KPI), tentu harus ada tantangan yang menjadi tujuan yang bagaimanapun harus dicapai.

Namun, tentu saja goals tersebut harus achievable, atau yang masuk akal untuk dicapai.

Jadi, walaupun menantang, Anda harus memastikan tantangan tersebut memiliki kemungkinan untuk tetap dicapai, meski dengan sedikit usaha yang lebih keras dan ketekunan yang luar biasa. Mengapa harus terukur dan masuk akal? Sebab, jika tidak tercapai, maka KPI menjadi sia-sia.

4. Realistic 

Seperti halnya menentukan tantangan, Anda pun harus menetapkan target yang realistis atau masuk akal  dengan sejumlah sasaran kinerja dan KPI yang telah disusun.

5. Time Sensitive 

Manajemen waktu penting untuk tiap-tiap orang di dalam perusahaan karena ini berhubungan dengan penentuan KPI yang perlu ada batas waktu dalam pencapaian semua tujuan dari setiap divisi dan personal di dalam perusahaan.

Dampak yang akan didapatkan jauh lebih baik terhadap goals digital business Anda.

Misalnya, keuntungan naik 25% di tahun 2021, area pemasaran dari 10 wilayah menjadi 20 wilayah dalam waktu 6 bulan, dan seterusnya.

Cara Mendefinisikan Benchmark Score 

Dasar penetapan target seperti yang sudah Anda pelajari sebelumnya, harus memperhatikan baseline data, yakni memperhatikan perbandingan data pencapaian tahun lalu dengan tahun yang sedang dijalani atau saat ini, termasuk membandingkan ulang target yang diminta oleh para pemangku kepentingan pada tahap sebelumnya dengan tahap yang sedang dijalani, sehingga bisa ditetapkan target baru untuk tahap selanjutnya.

Di bawah ini adalah beberapa macam cara mendefinisikan skor penyusunan  Key Performance Indicator yang bisa Anda coba.

1. KPI Maximize 

Penyusunan Key Performance Indicator maximize adalah KPI saat pencapaian makin tinggi, berarti makin baik.

Misal saja pada jumlah pembelian, jumlah pelanggan baru, jumlah laba, dan sebagainya. Perhitungan skornya adalah: realisasi / target x 100.

2. KPI Minimize 

Sementara itu, penyusunan Key Performance Indicator minimize adalah KPI saat pencapaian semakin RENDAH, namun tetap terlihat adanya perbaikan.

Misalnya, jumlah temuan audit, jumlah komplain, rasio biaya, jumlah keterlambatan, dan sebagainya.

Bagaimana perhitungan skornya?

Target / realisasi x 100

Demikian adalah cara penyusunan Key Performance Indicator yang perlu Anda ketahui, sebuah hal mendasar yang besar peranannya untuk membantu perusahaan berkembang ke arah yang baik.

Dengan adanya indikator ini, diharapkan perusahaan bisa melewati setiap milestone progress dalam pencapaian goals dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.

Untuk para karyawan, jadikan ini sebagai sebuah acuan untuk meningkatkan kinerja Anda di perusahaan. Dengan senantiasa berusaha, untuk memenuhi skor demi mencapai target yang telah ditentukan.

Semakin baik kinerja Anda, maka semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan promosi.

Cara Membuat dan Menyusun Key Performance Indicator (KPI) Jadi Mudah dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS (human resources information system) untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dengan dilengkapi KPI dashboard dari Mekari Talenta, HR akan lebih mudah dalam mengerjakan tanggung jawabnya secara efektif karena berbagai macam tugas dapat dilakukan secara otomatis hanya di Mekari Talenta saja.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakanMekari  Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan.

Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Diskusikan permasalahan HR Anda dengan tim sales kami dan coba gratis demo Mekari Talenta sekarang juga.

Semoga artikel tentang cara membuat Key Performance Indicator di atas bisa berguna buat Anda!