Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya

Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya

Penting bagi seorang personalia perusahaan yang menerapkan shift  untuk mampu menghitung dan juga melakukan penjadwalan shift kerja. Menghitung shift kerja berguna agar perusahaan tidak mempekerjakan karyawannya melebihi 40 jam seminggu sesuai peraturan perundang-undangan. Lalu bagaimana membuat jadwal kerja shift dengan Excel yang baik dan benar?

Jenis Simulasi Shift Kerja

Sebelum mengetahui bagaimana membuat jadwal kerja shift dengan Excel, Anda perlu memahami bahwa ada tiga prinsip simulasi jadwal shift kerja. Yaitu; 3 Shift dengan 4 grup, 3 shift dengan 3 grup, dan 2 shift dengan 3 grup atau biasa disebut dengan long shift. Semua penjadwalan shift tetap berpedoman pada aturan pemerintah yaitu maksimal 40 jam dalam seminggu. 

3 Shift 4 grup

Penjadwalan model 3 shift 4 grup biasanya diterapkan pada perusahaan yang menerapkan jam operasional 24 jam dan paling umum digunakan oleh banyak perusahaan. Jam kerja beroperasi penuh dan akan terhenti pada perayaan hari-hari besar seperti tahun baru atau hari natal.

Grup ini bekerja selama 5 hari dengan durasi 7 jam + 1 jam istirahat. Shift model ini juga memungkinkan adanya hari libur yang tentatif karena pada pergantian shift 3 ke 1 karyawan mendapatkan libur selama dua hari.

Keterangan:

  1. Shift 1: 07.00 – 15.00; Shift 2: 15.00 – 23.00; Shift 3: 23.00 – 07.00
  2. Urutan rotasi dari shift 3 ke shift 1. Perpindahan shift ke dan dari shift 3 ada perlakuan khusus. Setelah shift 3 karyawan dapat libur selama 2 hari sebelum memasuki jadwal shift 1. Dua (2) hari sebelum libur shift 3, sebenarnya libur hanya 1 hari. Namun karyawan harus mulai masuk pada malam harinya yaitu pukul 23.00.

3 Shift 3 grup

Berbeda dengan 3 shift 4 grup, model shift ini, libur karyawan dilakukan secara pasti dan teratur. Karyawan akan bekerja selama 6 hari. Shift ini diterapkan biasanya oleh industri yang lebih kecil dengan total karyawan yang lebih sedikit pula.

Jam kerja perhari adalah 7 jam kerja dengan 1 jam istirahat, kecuali hari sabtu 5 jam kerja. Jam kerja ini cukup fleksibel karena pada hari terakhir, perusahaan dapat membuat jadwal overtime secara otomatis selama 2 jam.

Keterangan:

  1. Jam kerja shift fleksibel. Shift 1 bisa dimulai pada pukul 06.00 atau 07.00
  2. Rotasi shift dimulai dari shift 3 dan dapat diterapkan pada model 2 grup 2 shift
  3. Khusus shift 1 dapat diberlakukan long shift (07.00 – 19.00), dengan istirahat, selama maksimal 15 jam/orang per-minggu.

2 Shift 3 Grup atau long shift

Shift ini jarang sekali diterapkan oleh perusahaan produksi tapi sering digunakan oleh petugas keamanan atau atas kesepakatan antara pekerja dan perusahaan yang memiliki traffic produksi yang besar. Pengaturan ini memiliki pola 2-2-2, yaitu dalam 1 minggu terdiri dari 2 hari shift 1, 2 hari shift 2, dan 2 hari libur.

Penerapan dalam Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel

Menghitung shift menggunakan rumus excel berguna untuk memastikan bahwa setiap jam kerja karyawan dapat terdistribusi dengan adil dan sesuai ketentuan perundang-undangan. Aturan tersebut tercantum pada UU Ketenagakerjaan pasal 77 ayat 1-2 tentang jam kerja karyawan.

Undang-undang tersebut berisi;

  1. Setiap Pengusaha wajib melaksanakan ketentuan jam kerja;
  2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi: 7 jam sehari dalam 6 hari dengan jumlah 40 jam seminggu; 8 jam sehari dalam 5 hari dengan jumlah 40 jam seminggu.

Memperimbangkan undang-undang di atas, perusahaan harus menetapkan aturan jam kerja sesuai maksimal total jam kerja per-minggu. Hal ini juga berguna agar perusahaan dapat menentukan lemburan apabila shift melebihi dari jam maksimal kerja pada satu minggu.

Selain itu dengan adanya penghitungan dengan excel, Anda juga dapat melihat dan meramal distribusi shift, misalnya jika terdapat distribusi shift yang tidak merata, Anda dapat melihatnya dan mengatur kembali melalui tabel excel ini. 

Baca juga: Atur Roster Shift Karyawan dengan Attendance by Talenta

Contoh kasus: Pekerja Restoran 24 jam dengan 4 Karyawan 3 shift

Andri memiliki sebuah restoran dengan jumlah 4 karyawan yang menerapkan tiga shift. Shift pertama dimulai pukul 07.00 – 15.00, shift kedua dimulai pukul 15.00 – 23.00, dan shift malam dimulai pukul 23.00 – 07.00.  

Buat Tabel

contoh jadwal kerja shift

Keterangan:

  1. 3 = shift malam, 2 = shift sore, 1 = shift pagi
  2. Pada tahap ini Anda dapat mengatur shift berpedoman dengan metode 4 grup 3 shift, yaitu dimana setelah dan sebelum shift malam, perusahaan meluangkan 1 slot libur.
  3. O merupakan tanda untuk libur.

Buat kolom jam

rumus jadwal kerja shift

Keterangan:

  1. Keterangan jam disesuaikan dengan keterangan sebelumnya yaitu; 3 = shift malam, 2 = shift sore, 1 = shift pagi. Anda juga dapat mencantumkan kolom “libur” untuk mengetahui jumlah libur karyawan pada minggu ke-1.
  2. Untuk mengisi angka pada kolom jam, Anda dapat menggunakan rumus COUNTIF. Memang untuk penggunaan rumus pada pekerjaan per-minggu terlihat mudah, namun bagaimana Anda memiliki jumlah karyawan yang banyak dan perhitungan setahun? Rumus COUNTIF akan sangat berguna.
  3. Untuk menghitung shift 1 (pagi) Karyawan Kliko, Anda dapat menggunakan rumus =COUNTIF(C5:I5,”1”) Kenapa angka 1? Karena kriteria atau keterangan shift pagi pada tabel adalah 1.
  4. Langkah yang sama dilakukan untuk shift-shift lainnya, hanya saja input kriteria yang berbeda. Jika untuk shift pagi 1, shift sore adalah 2, dan shift malam adalah 3.
  5. Anda juga dapat menggunakan keterangan atau kriteria berbeda sesuai keinginan. Misal untuk shift pagi = p, shift sore = s, shift malam = m.
  6. Selanjutnya untuk menentukan jumlah libur sama seperti menentukan jumlah shift. Pada tabel, keterangan atau kriteria libur adalah O. Maka rumus yang dimasukkan adalah =COUNTIF(C5:I5,”o”)
  7. Anda dapat menekan dan geser pada kolom 1, 2, 3, dan libur untuk mendapatkan hasil dan rumus yang sama pada karyawan lainnya; Budi, Jurni, Talento.
  8. Untuk menghitung total, Anda dapat menggunakan cara manual yaitu =(J5*7)+(K5*7)+(L5*7)+5. Dari Mana angka 7 dan 5? Sesuai dengan peraturan bahwa dalam 5 hari kerja, diberlakukan 8 jam sehari dengan 7 jam waktu kerja dan 1 jam istirahat. Sehingga tiap kolom shift dikali 7 kemudian ditambah 5 jam istirahat.
  9. Selanjutnya, Anda juga dapat menghitung jumlah shift pada tiap harinya dengan menambahkan tabel di bawah tabel shift karyawan. Rumus yang digunakan juga sama seperti menghitung jumlah jam.

Pengaruh Omnibus Law Terhadap Shift Kerja

Sebelumnya Anda mengetahui bahwa fungsi perhitungan excel adalah agar perusahaan dapat menghitung uang lemburan dengan batas jam per-minggu. Namun, menurut aturan Omnibus Law Cipta Kerja, waktu kerja kini tidak spesifik, hanya mencantumkan maksimal kerja adalah 40 hari.

Hal ini tentu dapat merubah kebijakan pengaturan shift kerja. Perusahaan pada kondisi ini harus bijak terutama dalam memenuhi kebutuhan dan hak karyawannya seperti kesehatan dan juga keamanan. Perusahaan juga membutuhkan aset teknologi seperti penggunaan aplikasi atau software tata kelola karyawan.

Baca juga: Menilik Omnibus Law, Solusi atau Kontroversi?

Permudah Penjadwalan Shift Kerja dengan Aplikasi Absensi

Selain dengan menggunakan Excel, Anda juga dapat mempermudah penjadwalan menggunakan teknologi seperti aplikasi absensi. Penggunaan teknologi juga dapat menanamkan kebijakan yang lebih baik pada perusahaan.

Aplikasi absensi saat ini bukan hanya digunakan untuk melakukan absensi pada karyawan, namun juga dilengkapi fitur lain seperti shift rostering, work assignment, dan juga pengaturan jadwal kerja yang mudah. 

Salah satu aplikasi yang saat ini dapat Anda unduh secara gratis adalah Attendance by Talenta. Fitur menarik lainnya dari Attendance by Talenta adalah fitur absensi live location menggunakan GPS. Unduh sekarang, untuk pengalaman absensi terbaik Anda!

 

attendance by talenta

 

 


PUBLISHED13 Mar 2020
Hafidh
Hafidh