Efektivitas dan Praktisnya Menyimpan Data Karyawan Melalui HR Software

Efektivitas dan Praktisnya Menyimpan Data Karyawan Melalui HR Software

Keberadaan software untuk membantu pekerjaan memang sudah terasa pentingnya saat ini. Selain bagian keuangan, faktanya kini HR (Human Resource) juga membutuhkan software demi memudahkan pekerjaan mereka. HR software adalah sistem yang ditujukan khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan dengan lebih praktis.
Tentunya, sistem yang digunakan dalam HR software didesain khusus untuk mempermudah pekerjaan HR sehingga waktu jadi lebih efisien. Selain itu, software ini juga dapat menjamin keamanan informasi karyawan sehingga tidak mudah disalahgunakan oleh pihak lain. 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Pentingnya HR Software untuk Mengelola Data Karyawan 

Persaingan bisnis yang ketat tentunya menuntut setiap perusahaan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan setiap sumber daya yang mereka miliki. Pada aspek SDM ini, perusahaan memanfaatkan keberadaan HR software yang dilengkapi dengan fitur-fitur berteknologi tinggi yang mampu mengelola database karyawan sehingga pekerjaan jadi lebih praktis dan efisien.

Pada dasarnya, setiap perusahaan membutuhkan database karyawan demi menunjang kelancaran proses bisnis, terutama terkait penggajian, iuran pajak, hingga jaminan sosial seperti BPJS. Sebenarnya, pemanfaatan database karyawan ini bukan hal yang baru. Sebelum adanya HR software, pengelolaan data karyawan dilakukan dengan cara yang manual.

Namun, perkembangan teknologi yang semakin maju tentunya meninggalkan cara manual yang dianggap tidak praktis dan lama. Kehadiran HR software tentunya akan membuat database dengan mudah terintegrasi sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal. 

Jenis-Jenis HR Software

Saat ini, ada banyak sekali jenis HR software yang dapat digunakan oleh setiap perusahaan. Tentunya, masing-masing software memiliki fungsi yang berbeda dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Beberapa diantaranya dapat mengerjakan satu atau dua fungsi saja, tapi software lainnya mampu mengerjakan semua fungsi HR. Umumnya, beberapa jenis HR software antara lain:

  • HRIS (Human Resources Information Systems)
  • HRMS (Human Resources Management Systems)
  • HCM (Human Capital Management)
  • ATS (Applicant Tracking Systems)
  • Payroll Software

Baca juga: Perbedaan Sistem HRIS Online, HCMS, dan HRMS yang Harus Diketahui

Manfaat Menyimpan Data dengan HR Software 

Mungkin, Anda masih bertanya-tanya apa sebenarnya manfaat dari penggunaan HR software. Biar tidak penasaran, yuk simak manfaatnya berikut ini!

a. Integritas dan Konsistensi Data

Keberadaan database karyawan dalam perusahaan tentunya akan membantu meningkatkan integritas serta mengurangi inkonsistensi data. Tentunya, setiap divisi membutuhkan keperluan berbeda terkait dengan data karyawan. Database karyawan yang baik adalah data yang valid dan akurat yang tentunya bisa menjadi pondasi kuat untuk berbagai keperluan pengolahan di perusahaan. 

b. Pengurangan Redundansi Data

Setiap divisi di perusahaan tentunya memerlukan data yang valid dan akurat. Penggunaan database karyawan dengan HR software akan mengurangi redundansi data di penyimpanan perusahaan. Redundansi berakibat pemborosan ruang penyimpanan data. Keberadaan software akan membantu menyediakan lapak yang efisien, lengkap, dan dapat digunakan oleh semua divisi.

c. Kesamaan Data

Data yang sama di dalam database karyawan tentunya akan memudahkan konfirmasi data saat digunakan. Keberadaan HR software tentunya akan membantu setiap karyawan dalam menggunakan data karena mengacu pada satu fondasi data yang sama. Kesamaan data ini tentunya memiliki dampak positif bagi perusahaan, di mana eksekutif perusahaan dapat mengambil keputusan saat kondisi darurat. 

d. Akses yang Mudah dan Teratur

Data yang terdapat di dalam penyimpanan akan dapat dengan mudah diakses oleh berbagai pihak. Jadi, saat ada perubahan, tentunya pengguna lain dapat melihatnya. HR software menyediakan akses kepada perusahaan untuk menyimpan database karyawan dengan rapi dan teratur sehingga dapat diakses kapan pun dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Baca juga: Sistem Payroll Perusahaan Harus Aman? Ini Alasannya

Data karyawan penting bagi keberlangsungan perusahaan. Untuk mengelolanya, sebaiknya HR menggunakan HR software agar data karyawan tersimpan dengan rapi dan aman. Talenta, salah satu HR software terbaik dapat membantu tim HR untuk mengelola data perusahaan dan karyawan lebih rapi dan terpusat. Ketahui bagaimana Talenta dapat mempermudah pengelolaan administrasi perusahaan di sini.


PUBLISHED22 Oct 2019
Dewi Maharani
Dewi Maharani