Pernahkah Anda mendengar istilah applicant tracking system? Applicant tracking system atau ATS membantu perusahaan merencanakan dan memantau proses kandidat saat rekrutmen karyawan berlangsung.
Adanya sistem sangat membantu perusahaan untuk memastikan proses rekrutmen berjalan lancar.
Sekarang ini, sudah banyak perusahaan terkemuka yang menggunakan ATS untuk memaksimalkan proses rekrutmen mereka sehingga makin efisien.
Nah, penasaran bagaimana applicant tracking system bekerja. Simak penjelasannya di artikel Mekari Talenta berikut ini.
Apa Itu Applicant Tracking System?
Applicant Tracking System (ATS) adalah sistem digital yang dirancang untuk menyaring dan mengelola pelamar kerja secara otomatis. ATS bertindak sebagai “pusat kendali” proses seleksi, menyimpan seluruh database kandidat, memfilter berdasarkan kriteria, dan memungkinkan kolaborasi antara tim rekrutmen dalam satu platform.
Contoh: Saat kandidat mengirim CV melalui website perusahaan, ATS langsung mencatat data, memindai kata kunci, dan memberi skor awal untuk menentukan kandidat mana yang layak lanjut ke tahap berikutnya.
Sederhananya, applicant tracking system merupakan sebuah software yang menyederhanakan proses rekrutmen untuk mencari kandidat terbaik dan paling cocok untuk perusahaan.
ATS menjadi penting karena ada banyak posisi di perusahaan yang menarik minat ratusan atau mungkin ribuan kandidat untuk mendaftar dan bisa menghemat waktu karena tidak perlu memproses semuanya secara manual.
Fungsi Utama ATS
| Fungsi ATS | Penjelasan |
|---|---|
| Pengumpulan CV & Lamaran | Mengumpulkan data kandidat dari berbagai kanal (job portal, email, website) |
| Screening Otomatis | Menyaring kandidat berdasarkan kata kunci, pendidikan, pengalaman kerja |
| Manajemen Database Kandidat | Menyimpan histori lamaran, catatan HR, dan status rekrutmen setiap kandidat |
| Kolaborasi Tim Rekrutmen | HR, user, dan manajer bisa memberikan penilaian atau komentar pada kandidat |
| Jadwal Interview Otomatis | Menyusun jadwal wawancara secara digital dan mengirim notifikasi ke kandidat |
| Pembuatan Laporan dan Statistik | Menganalisis efektivitas rekrutmen, sumber kandidat terbaik, dan waktu proses |
| Integrasi dengan Job Board | Langsung terhubung ke platform seperti JobStreet, LinkedIn, Kalibrr, dll |
Contoh ATS Populer dan Kelebihannya
| Nama ATS | Keunggulan Utama |
|---|---|
| Mekari Talenta | Terintegrasi dengan HRIS dan payroll; cocok untuk perusahaan lokal di Indonesia |
| Jobvite | Mendukung pelacakan kandidat global; ideal untuk perusahaan multinasional |
| BambooHR ATS | Interface yang sederhana dan ramah untuk startup |
| Workable | Memiliki fitur kolaboratif lengkap dan integrasi dengan berbagai job board |
| Greenhouse | Digunakan perusahaan besar; mendukung skala enterprise |
Baca juga: Mengenal Sistem Rekrutmen Karyawan
Bagaimana Cara Applicant Tracking System Bekerja?
Berikut adalah cara kerja sebuah sistem ATS.
1. Pengumpulan dan Manajemen Data Pelamar
Proses dimulai saat seorang kandidat mengirimkan lamaran melalui situs karier, portal lowongan kerja, atau media sosial perusahaan. ATS secara otomatis mengarsipkan semua dokumen yang dikirimkan, seperti CV, surat lamaran, portofolio, atau hasil asesmen. Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber eksternal seperti LinkedIn, Jobstreet, atau Glints.
ATS terbaik saat ini tidak hanya mengumpulkan data, tetapi juga menyusun informasi tersebut dalam format standar agar mudah dianalisis dan dibandingkan. Dengan dukungan teknologi ini, HR tidak perlu lagi memeriksa setiap lamaran secara manual satu per satu.
2. Penyaringan Kandidat Secara Otomatis
Setelah lamaran masuk, ATS akan menilai kecocokan kandidat berdasarkan kata kunci atau parameter yang telah ditentukan. Misalnya: pengalaman kerja minimal 3 tahun, keahlian dalam Excel, atau gelar sarjana dari bidang tertentu. Kandidat yang tidak memenuhi kriteria akan otomatis dieliminasi, sementara mereka yang lolos akan masuk ke tahap selanjutnya.
Teknologi penyaringan ini sangat membantu terutama saat ada ratusan hingga ribuan pelamar untuk satu posisi. Proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari, kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
3. Kolaborasi Antar Tim Rekrutmen
Salah satu fitur unggulan ATS adalah kemampuannya mendukung kolaborasi tim. Setiap anggota tim rekrutmen bisa memberikan penilaian, komentar, atau rekomendasi terhadap kandidat secara real-time. Misalnya, HR dapat menandai seorang kandidat sebagai “prioritas tinggi”, sementara manajer lini bisa menambahkan catatan tentang hasil wawancara.
Sistem ini juga memungkinkan semua komunikasi dan penilaian terekam dalam satu platform, mengurangi risiko kehilangan informasi penting akibat komunikasi yang tersebar melalui email atau pesan instan.
4. Penjadwalan dan Notifikasi Otomatis
Fitur penjadwalan wawancara yang terintegrasi memungkinkan ATS untuk secara otomatis mengatur waktu pertemuan antara kandidat dan pewawancara. Beberapa ATS bahkan terhubung dengan kalender digital seperti Google Calendar atau Microsoft Outlook.
Kandidat akan menerima notifikasi melalui email atau SMS mengenai jadwal wawancara, link Zoom atau Google Meet, dan dokumen yang harus disiapkan. Dengan demikian, proses wawancara menjadi lebih profesional dan minim miskomunikasi.
Jenis dan Model Penerapan Applicant Tracking System (ATS)
Applicant Tracking System (ATS) merupakan sistem digital yang digunakan untuk mengelola proses rekrutmen secara terpusat, terstruktur, dan efisien. Di era digital saat ini, keberadaan ATS menjadi sangat penting dalam mendukung strategi manajemen talenta perusahaan, khususnya dalam menyaring dan menilai pelamar kerja dari berbagai saluran.
Terdapat berbagai jenis dan model penerapan ATS yang dapat dipilih oleh perusahaan, tergantung pada skala operasional, kompleksitas kebutuhan SDM, dan infrastruktur teknologi informasi yang tersedia. Berikut adalah penjelasan terperinci mengenai model-model ATS yang umum digunakan.
1. ATS Berbasis Cloud (SaaS)
ATS berbasis cloud, juga dikenal sebagai Software as a Service (SaaS), adalah model yang paling populer dan banyak diadopsi oleh perusahaan modern, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Sistem ini dapat diakses melalui internet tanpa perlu instalasi fisik di server internal perusahaan.
Keunggulan Utama:
- Mobilitas Tinggi: Dengan akses berbasis web, tim HR dapat mengakses data pelamar kapan saja dan di mana saja, baik melalui laptop, tablet, maupun smartphone.
- Biaya Efisien: Umumnya, perusahaan hanya perlu membayar biaya langganan bulanan atau tahunan yang sudah mencakup pemeliharaan, pembaruan fitur, dan dukungan teknis.
- Pembaruan Otomatis: Vendor ATS secara berkala melakukan update sistem sehingga perusahaan selalu mendapatkan fitur terbaru tanpa harus melakukan proses instalasi tambahan.
- Skalabilitas: ATS berbasis cloud dapat disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, baik dari sisi jumlah pengguna maupun volume data kandidat.
Penerapan di Indonesia:
Banyak penyedia lokal seperti Mekari Talenta maupun penyedia global seperti Jobstreet ATS telah menghadirkan solusi berbasis cloud untuk mendukung rekrutmen digital di Indonesia. Keamanan data yang menjadi perhatian banyak perusahaan juga telah diantisipasi dengan sistem enkripsi dan data center lokal.
2. ATS On-Premise
Berbeda dari model cloud, ATS on-premise adalah sistem yang diinstal langsung di server milik perusahaan dan dikelola secara internal oleh tim IT perusahaan tersebut.
Keunggulan Utama:
- Kontrol Penuh terhadap Data: Perusahaan memiliki kendali penuh atas pengelolaan data kandidat, yang sangat penting untuk industri dengan regulasi ketat seperti keuangan atau kesehatan.
- Tingkat Penyesuaian Tinggi: ATS on-premise memungkinkan kustomisasi lebih dalam sesuai dengan alur kerja atau kebijakan internal perusahaan.
- Keamanan Data Tinggi: Sistem ini sangat cocok bagi organisasi yang memprioritaskan data confidentiality dan memiliki kebijakan untuk tidak menggunakan layanan cloud publik.
Kekurangan:
- Investasi Awal Besar: Dibutuhkan biaya signifikan untuk pembelian lisensi, infrastruktur server, dan implementasi.
- Pemeliharaan Internal: Segala bentuk pemeliharaan dan troubleshooting menjadi tanggung jawab internal tim TI perusahaan.
Penerapan di Indonesia:
Model ini banyak digunakan oleh perusahaan BUMN, sektor keuangan, dan organisasi besar yang memiliki kapasitas infrastruktur dan kebutuhan keamanan data tingkat tinggi.
3. ATS Terintegrasi dalam HRIS
Dalam model ini, sistem ATS tidak berdiri sendiri, melainkan merupakan bagian dari sistem Human Resource Information System (HRIS) yang lebih besar. Pendekatan ini menawarkan manfaat integrasi lintas modul dalam satu ekosistem aplikasi.
Keunggulan Utama:
- Alur Data Terpadu: Data dari tahap rekrutmen dapat langsung ditransfer ke modul payroll, absensi, atau performance management setelah kandidat menjadi karyawan.
- Efisiensi Administrasi HR: HR tidak perlu lagi memasukkan ulang data secara manual karena semua informasi sudah terhubung secara otomatis.
- Visibilitas End-to-End: Manajemen dapat memantau seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan karier.
Penerapan di Indonesia:
Contoh nyata model ini adalah Mekari Talenta HRIS, yang menggabungkan modul ATS dengan berbagai fitur HR lainnya dalam satu sistem terintegrasi, sangat cocok bagi perusahaan yang mengutamakan efisiensi data lintas fungsi.
4. ATS untuk UKM dan Startup
Tidak semua organisasi membutuhkan ATS kompleks dengan fitur lengkap. Bagi usaha kecil dan startup, pilihan terbaik adalah menggunakan ATS yang sederhana, cepat diimplementasikan, dan terjangkau.
Keunggulan Utama:
- Fitur Esensial: ATS ini biasanya hanya memuat fungsi dasar seperti upload CV, pencocokan kualifikasi, dan pengelolaan wawancara.
- Mudah Digunakan: Tampilan yang intuitif dan user-friendly cocok untuk tim HR dengan sumber daya terbatas.
- Implementasi Cepat: Dapat langsung digunakan tanpa proses pelatihan atau setup yang rumit.
- Biaya Terjangkau: Harga langganan rendah memungkinkan UKM memperoleh manfaat digitalisasi tanpa beban finansial besar.
Penerapan di Indonesia:
Beberapa penyedia ATS lokal telah menghadirkan paket-paket khusus untuk UMKM dan startup digital, seperti KaryaOne, GreatDay HR, dan Rekrutmen.id yang dirancang untuk skala organisasi kecil dengan kebutuhan rekrutmen dinamis.
Manfaat Applicant Tracking System
Ada banyak manfaat dari menggunakan ATS di mana banyak perusahaan berekspektasi ada peningkatan dari sisi efisiensi waktu, biaya, dan juga kualitas kandidat.
Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Mempersingkat Waktu Proses Rekrutmen
ATS dapat mempersingkat proses rekrutmen dari yang sebelumnya memakan waktu. Ia dapat menawarkan semua fungsi rekrutmen dalam satu platform, mulai dari job posting, menjadwalkan wawancara, berkomunikasi dengan kandidat, submit CV, dan masih banyak yang lainnya.
Dengan adanya platform yang terpusat, Anda tidak perlu lagi pindah dari satu platform ke platform lainnya untuk proses seleksi karyawan sehingga akan menyingkat waktu.
2. Pengelolaan Data Kandidat Jadi Lebih Mudah
Menyortir begitu banyak CV yang masuk melalui email bukan hal yang mudah. Adanya ATS membantu Anda dalam mengelola data terkait kandidat dengan lebih mudah.
Data-data seperti CV, data diri kandidat, tugas yang diberikan untuk mereka, hingga feedback terhadap mereka setelah wawancara bisa digabung dan diakses menggunakan ATS.
Baca juga: Kenali Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
3. Menyortir Kandidat yang Tepat untuk Posisi yang Dibutuhkan
Penggunaan applicant tracking system memungkinkan adanya kolaborasi baik dari sisi HR sebagai perekrut dan juga user untuk posisi yang dibuka.
Mereka bisa mengakses informasi kandidat dan juga memberikan feedback langsung di sana. Adanya keterbukaan ini membuat user lebih mudah dalam menemukan kandidat yang dibutuhkan.
4. Meningkatkan Experience bagi Para Kandidat
Karena para kandidat turut merasakan langsung kemudahan dari ATS, mereka akan memberikan kesan yang positif pada perusahaan. Misalnya, ketika kandidat diterima atau ditolak, ia akan mendapatkan notifikasi melalui email sehingga ia tidak perlu menanti ketidakjelasan dari perusahaan apakah mereka diterima atau ditolak.
Hal ini juga dapat mempersingkat waktu HR karena mereka tidak perlu mengirim email penolakan satu per satu ke masing-masing kandidat.
Baca Juga: 22 Aplikasi dan Software HRIS Terbaik untuk Membantu HRD
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Model ATS
Memilih model ATS yang tepat memerlukan pemahaman mendalam tentang kondisi internal perusahaan. Berikut beberapa pertimbangan strategis sebelum memilih:
- Ukuran dan Skala Perusahaan: Perusahaan besar dengan proses rekrutmen yang kompleks mungkin lebih cocok menggunakan ATS terintegrasi, sedangkan UKM dapat memilih model SaaS atau ATS sederhana.
- Anggaran TI dan SDM: Jika perusahaan tidak memiliki tim TI internal yang kuat, maka model cloud dengan dukungan vendor lebih ideal.
- Kebutuhan Integrasi: Jika ATS perlu berintegrasi dengan payroll, absensi, atau sistem pelatihan, maka model HRIS terintegrasi lebih tepat.
- Regulasi dan Kepatuhan: Industri dengan regulasi tinggi terkait data kandidat (misal: perbankan, asuransi) mungkin lebih cocok menggunakan ATS on-premise.
- Volume dan Frekuensi Rekrutmen: Perusahaan dengan rekrutmen massal dan cepat membutuhkan ATS dengan fitur otomatisasi tinggi dan kemampuan pelaporan yang kuat.
Gunakan Fitur ATS Mekari Talenta untuk Meningkatkan Proses Rekrutmen di Perusahaan Anda
Proses rekrutmen karyawan adalah proses yang bisa menjadi cukup panjang karena membutuhkan perencanaan yang matang.
Tidak hanya itu, baik HR dan user juga butuh pertimbangan waktu yang lama ketika memilih kandidat.
Menerapkan applicant tracking system di perusahaan Anda akan membantu dalam penyederhanaan proses yang panjang ini dan menghemat banyak waktu perekrut.
Fitur Recruitment dari software HRIS Mekari Talenta menjadi salah satu fitur yang memiliki kemampuan sebagai platform ATS serbaguna.
Talenta Recruitment Platform dapat menyederhanakan proses rekrutmen mulai dari job listing, pengumpulan kandidat terpusat, integrasi dengan portal karier, hingga proses onboarding yang lebih efisien karena dapat dilakukan dalam satu aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Ingin mencari tahu apa saja yang bisa dilakukan lewat aplikasi Mekari Talenta? Anda bisa menghubungi tim ahli Mekari Talenta dan Anda juga bisa berkonsultasi tentang kebutuhan HR Anda.
Keuntungan Penggunaan ATS dalam Rekrutmen
Berikut keuntungan yang bisa didapatkan:
A. Mempercepat Proses Rekrutmen
Dengan adanya ATS, perusahaan tidak lagi bergantung pada pemeriksaan manual yang melelahkan. Proses seleksi awal dapat dipercepat karena sistem melakukan sebagian besar pekerjaan administratif secara otomatis.
B. Menyaring Kandidat Berkualitas Tinggi
Dengan parameter penyaringan yang tepat, HR dapat fokus hanya pada pelamar yang benar-benar memenuhi kriteria. Hal ini tidak hanya meningkatkan kualitas perekrutan, tetapi juga mengurangi risiko memilih kandidat yang kurang cocok.
C. Pengalaman Kandidat yang Lebih Baik
ATS yang modern memungkinkan kandidat untuk melamar pekerjaan dari perangkat apa pun tanpa harus membuat akun atau login. Desain user-friendly membuat pengalaman kandidat lebih nyaman, sehingga meningkatkan citra perusahaan sebagai tempat kerja yang profesional.
D. Penyimpanan Data yang Terpusat dan Aman
Seluruh riwayat proses rekrutmen, mulai dari pengumpulan CV hingga hasil wawancara, tersimpan rapi dalam satu sistem terpusat. Ini memudahkan pencarian ulang atau audit jika dibutuhkan di masa depan.
Risiko Jika Tidak Menggunakan ATS
Beberapa risiko yang mungkin terjadi:
1. Proses Rekrutmen Lambat dan Tidak Terstruktur
Tanpa ATS, HR akan menghadapi kesulitan dalam menyortir dan mengevaluasi lamaran secara efisien. Proses yang lambat dapat membuat perusahaan kehilangan kandidat terbaik yang memilih perusahaan lain yang bergerak lebih cepat.
2. CV Pelamar Rentan Terlewat
Dalam proses manual, ada risiko tinggi bahwa dokumen kandidat bisa hilang, tercecer, atau tidak terbaca. Ini bisa merugikan perusahaan, terutama jika pelamar yang terlewat sebenarnya memiliki kualifikasi unggul.
3. Minimnya Transparansi
Tanpa sistem terintegrasi, tidak ada jejak digital yang jelas tentang proses seleksi, komunikasi, atau penilaian. Hal ini menyulitkan pengambilan keputusan berbasis data.
4. Sulit Mengelola Banyak Lowongan Sekaligus
Dalam situasi di mana perusahaan membuka beberapa posisi sekaligus, pengelolaan secara manual menjadi sangat tidak efisien dan berisiko tinggi terjadi kesalahan administratif.
