Contoh Penerapan Artificial Intelligence (AI) pada Industri HR

Artificial intelligence (AI) semakin banyak digunakan dalam HR untuk membantu perusahaan bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih strategis.

Jika sebelumnya AI identik dengan chatbot atau otomatisasi sederhana, kini teknologi AI dapat membantu HR mulai dari screening kandidat, menganalisis performa karyawan, mendeteksi risiko resign, hingga memberikan insight payroll dan workforce planning.

Banyak HR di perusahaan yang kini telah memanfaatkan sistem HR berteknologi AI untuk memaksimalkan pekerjaan mereka.

Seperti apa penggunaan AI pada divisi HR dan apa saja kekurangan dan kelebihannya? Simak penjelasan lengkapnya di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Apa Itu AI dalam HR?

AI dalam HR adalah penggunaan artificial intelligence untuk membantu proses pengelolaan SDM, mulai dari mencari kandidat, mengelola data karyawan, menghitung payroll, hingga memprediksi risiko resign.

Berbeda dengan otomatisasi biasa, AI tidak hanya menjalankan perintah. AI dapat mempelajari pola dari data dan memberikan insight atau rekomendasi.

Sebagai contoh, AI dapat mengenali kandidat yang paling sesuai dengan sebuah lowongan, menemukan divisi dengan tingkat turnover tertinggi, atau mendeteksi overtime yang tidak normal sebelum payroll diproses.

Karena itu, AI semakin banyak digunakan oleh perusahaan yang memiliki jumlah karyawan besar, banyak cabang, atau proses HR yang masih terlalu manual.

Contoh Penggunaan Artificial Intelligence (AI) pada Industri HR

Berikut adalah beberapa contoh penggunaan AI di industri HR.

AI untuk Rekrutmen dan Screening Kandidat

Rekrutmen adalah salah satu area HR yang paling cepat mengadopsi AI. Ketika perusahaan menerima puluhan hingga ratusan CV untuk satu posisi, recruiter sering menghabiskan banyak waktu hanya untuk melakukan screening awal.

AI dapat membantu membaca CV, mencocokkannya dengan job description, lalu memberikan skor untuk setiap kandidat.

Misalnya, jika perusahaan mencari HR Manager dengan pengalaman payroll, BPJS, dan industri manufaktur, AI akan memprioritaskan kandidat yang memiliki pengalaman dan skill tersebut. Kandidat yang tidak sesuai dapat langsung dipisahkan sejak awal.

Dengan cara ini, recruiter tidak perlu membaca seluruh CV satu per satu dan dapat lebih cepat fokus pada kandidat yang paling relevan.

Selain screening CV, beberapa sistem AI juga dapat membantu mengurangi bias pada tahap awal rekrutmen dan mengirim auto rejection email untuk kandidat yang tidak lolos.

AI Chatbot untuk Pengelolaan HR

Banyak tim HR menghabiskan waktu untuk menjawab pertanyaan yang sama setiap hari, seperti sisa cuti, slip gaji, reimbursement, atau status overtime.

AI chatbot dapat menjawab pertanyaan tersebut secara otomatis dan real-time. Karyawan cukup mengetik pertanyaan seperti “berapa sisa cuti saya?” atau “kapan slip gaji tersedia?”, lalu sistem akan menampilkan jawabannya.

Bagi perusahaan yang sudah menggunakan HRIS, chatbot biasanya terhubung langsung dengan data attendance, payroll, dan leave. Karena itu, jawaban yang diberikan lebih akurat dan personal.

Penggunaan AI chatbot membuat karyawan tidak perlu menunggu balasan dari HR, sementara tim HR dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.

AI untuk Performance Review dan Pengembangan Karyawan

Performance review sering menjadi proses yang memakan waktu, terutama jika manager harus menulis banyak feedback dan HR harus membaca semuanya.

AI dapat membantu merangkum hasil review secara otomatis. Sistem dapat menemukan pola dari feedback manager, lalu menyusun ringkasan yang lebih mudah dibaca.

Sebagai contoh, AI dapat menghasilkan ringkasan seperti:

Karyawan memiliki kemampuan komunikasi dan problem solving yang baik, tetapi perlu meningkatkan konsistensi dalam memenuhi deadline.

Selain merangkum review, AI juga dapat membantu mengidentifikasi area pengembangan dan merekomendasikan pelatihan yang lebih relevan berdasarkan skill gap atau performa karyawan.

Dengan begitu, performance review tidak lagi berhenti pada penilaian, tetapi juga membantu perusahaan menentukan langkah pengembangan berikutnya.

AI untuk Memprediksi Risiko Resign

Salah satu penggunaan AI yang mulai banyak digunakan perusahaan adalah untuk memprediksi risiko resign.

AI dapat membaca perubahan pola pada data karyawan, misalnya keterlambatan yang semakin sering, overtime yang meningkat, performa yang menurun, atau engagement yang mulai rendah.

Dari pola tersebut, sistem dapat memberi sinyal bahwa seorang karyawan memiliki risiko resign lebih tinggi dibandingkan karyawan lain.

Informasi ini membantu HR mengambil tindakan lebih awal, misalnya melakukan one-on-one meeting, mengevaluasi beban kerja, atau menawarkan program pengembangan karier.

Tanpa AI, perusahaan biasanya baru menyadari masalah setelah karyawan benar-benar resign. Dengan AI, HR dapat bertindak lebih cepat dan lebih proaktif.

AI untuk Attendance dan Pencegahan Fraud

Attendance juga menjadi salah satu area yang paling banyak memanfaatkan AI, terutama pada perusahaan dengan banyak cabang, field worker, atau sistem kerja hybrid.

Teknologi seperti face recognition dan liveness validation digunakan untuk memastikan absensi benar-benar dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

Sistem dapat mendeteksi jika seseorang mencoba menggunakan foto, video replay, atau titip absen. AI juga dapat memeriksa apakah absensi dilakukan dari lokasi yang sesuai.

Dengan data attendance yang lebih akurat, perusahaan dapat mengurangi fraud dan memastikan perhitungan payroll tetap valid.

AI untuk Payroll dan Administrasi HR

Payroll merupakan proses yang sensitif karena berkaitan langsung dengan gaji, overtime, pajak, BPJS, dan reimbursement. Sedikit kesalahan saja dapat berdampak pada karyawan dan operasional perusahaan.

AI membantu payroll menjadi lebih cepat dan lebih akurat. Sistem dapat menemukan data yang tidak normal, misalnya overtime yang terlalu tinggi, reimbursement yang tidak biasa, atau perubahan biaya payroll di cabang tertentu.

Karena payroll modern biasanya sudah terhubung dengan attendance, overtime, leave, dan benefit, proses perhitungan gaji juga dapat berjalan lebih otomatis.

Bagi HR, ini berarti waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa payroll menjadi jauh lebih singkat dan risiko human error dapat berkurang.

AI untuk HR Analytics dan Workforce Planning

Banyak perusahaan sebenarnya memiliki data HR dalam jumlah besar, tetapi kesulitan mengubah data tersebut menjadi insight.

AI membantu HR menemukan pola dan menjawab pertanyaan yang sebelumnya harus dicari manual melalui banyak report.

Sebagai contoh, HR dapat mengetahui:

divisi dengan turnover tertinggi
cabang dengan overtime paling besar
tim yang berpotensi burnout
kebutuhan tenaga kerja di periode tertentu

Beberapa sistem AI bahkan memungkinkan HR cukup mengetik pertanyaan seperti “tim mana yang paling berisiko resign bulan ini?” atau “cabang mana yang memiliki biaya payroll tertinggi?”.

Sistem kemudian akan menampilkan jawabannya beserta insight yang relevan.

Karena itu, AI tidak lagi hanya digunakan untuk operasional, tetapi juga untuk membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih strategis.

Apa Tantangan Menggunakan AI dalam HR?

Meskipun memiliki banyak manfaat, penggunaan AI dalam HR tetap memiliki beberapa tantangan.

Yang pertama adalah keamanan data. AI membutuhkan banyak data karyawan agar dapat bekerja dengan baik. Karena itu, perusahaan harus memastikan data disimpan dengan aman dan sesuai dengan regulasi perlindungan data.

Tantangan kedua adalah bias. AI belajar dari data yang diberikan. Jika data tersebut bias, misalnya selalu memilih kandidat dengan latar belakang tertentu, hasil yang diberikan juga bisa bias.

Selain itu, AI tetap tidak dapat menggantikan keputusan manusia sepenuhnya. Dalam rekrutmen, performance review, atau retention, HR tetap perlu mempertimbangkan konteks dan kondisi yang tidak dapat dibaca oleh sistem.

Karena itu, AI sebaiknya digunakan sebagai alat bantu, bukan pengganti.

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Artificial Intelligence (AI)

Penerapan AI pada industri HR (Human Resources) memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Kelebihan Penggunaan AI pada HR

Efisiensi

AI dapat membantu mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti pengelolaan data karyawan, seleksi kandidat, dan pengolahan dokumen HR, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.

Analisis Data yang Lebih Baik

AI dapat membantu menganalisis data karyawan dan pengalaman kerja mereka.

Berkat data-data tersebut, Anda bisa memiliki informasi yang lebih akurat dan berharga bagi HR dalam pengambilan keputusan.

Meningkatkan Pengalaman Karyawan

Penerapan AI dapat membantu meningkatkan pengalaman karyawan dengan menyediakan asisten virtual untuk menjawab pertanyaan mereka, memberikan umpan balik secara real-time, dan memberikan rekomendasi mengenai perkembangan karier.

Mengurangi Bias

AI dapat membantu mengurangi bias dalam pengambilan keputusan HR, karena dapat memproses data dengan objektif dan tidak dipengaruhi oleh emosi atau faktor lainnya.

Kekurangan Penggunaan AI pada HR

Kurangnya Kepercayaan

Beberapa orang mungkin merasa kurang percaya terhadap AI dalam mengambil keputusan yang mempengaruhi kehidupan mereka, seperti seleksi karyawan atau penentuan gaji.

Misalnya, ketika proses perhitungan gaji diproses secara otomatis, orang yang tidak bisa sepenuhnya percaya kepada sistem AI mungkin akan mencoba menghitung ulang secara manual untuk memastikan keakuratan sistem otomatis.

Ini menyebabkan prosesnya jadi lebih lama karena berulang.

Masalah Privasi

AI dapat mengumpulkan dan memproses data pribadi karyawan, sehingga memunculkan masalah privasi dan keamanan.

Meskipun pada dasarnya, data yang diterima dan diproses oleh AI adalah data yang akan dipelajari oleh AI untuk dipelajari agar performanya semakin baik.

Memerlukan Biaya dan Sumber Daya

Implementasi AI dalam HR memerlukan biaya dan sumber daya yang signifikan, seperti pengembangan dan pelatihan model AI, serta infrastruktur teknologi yang diperlukan.

Tidak Dapat Menggantikan Keputusan Manusia Sepenuhnya

Meskipun AI dapat membantu dalam pengambilan keputusan HR, namun keputusan yang dibuat oleh AI tetap harus ditinjau oleh manusia untuk memastikan bahwa keputusan tersebut adalah keputusan yang lebih baik.

Singkatnya, AI tidak akan dapat bekerja tanpa ada peran manusia yang memberikan perintah dan prompt yang tepat. Hal ini membutuhkan kemampuan strategi yang baik.

Kelola Sistem HR Terotomasi Menggunakan Mekari Talenta

Mekari Talenta merupakan software HRIS yang membantu perusahaan menyederhanakan administrasi HR dan manajemen SDM dalam satu platform.

Selain mengotomatisasi proses HR seperti attendance, payroll, leave, dan performance management, Talenta juga memanfaatkan AI untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Sebagai contoh, pada aplikasi absensi online, Talenta menggunakan face recognition dan liveness validation untuk memastikan absensi benar-benar dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

Sistem dapat membedakan apakah absensi dilakukan menggunakan wajah asli, foto, atau video, sehingga risiko titip absen dan manipulasi dapat dikurangi.

Di sisi analytics, Talenta membantu HR menganalisis data karyawan secara lebih objektif. HR dapat melihat tren turnover, overtime, keterlambatan, hingga kebutuhan tenaga kerja tanpa perlu memeriksa data satu per satu.

Sementara itu, fitur payroll Mekari Talenta memungkinkan perusahaan menghitung dan membayar gaji secara otomatis dengan memperhitungkan absensi, overtime, BPJS, pajak, dan benefit karyawan. Dengan bantuan AI, HR juga dapat menemukan anomali atau kesalahan sebelum payroll diproses.

Dengan kombinasi automasi dan AI, Mekari Talenta membantu HR tidak hanya bekerja lebih cepat, tetapi juga mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Anda bisa segera mencoba fiturnya dan konsultasikan kebutuhan HR Anda bersama tim sales kami sekarang juga.