Kedisiplinan karyawan dapat dinilai salah satunya melalui tingkat kehadirannya di kantor. Setiap perusahaan tentu saja memiliki standar sendiri untuk kehadiran setiap karyawan. Itulah mengapa perlu diberlakukan sistem absensi agar ada pencatatan dan bukti hadir atau tidaknya seorang karyawan setiap harinya. Sistem absensi karyawan dapat menjadi faktor penting yang dapat mempengaruhi profitabilitas keseluruhan operasi bisnis dan prospek pertumbuhan di masa depan. Hingga kini, sudah ada banyak sistem absensi yang dapat dipilih perusahaan.

Dulu sebelum ada sistem yang canggih, kehadiran karyawan akan dicatat secara manual dengan cara tanda tangan atau pemanggilan nama karyawan satu per satu. Namun, hal tersebut ternyata sangat menyita banyak waktu, kurang efektif, dan kurang efisien. Hingga pada akhirnya lahirlah mesin pencatat waktu masuk kerja karyawan pada tahun 1888, yang dipatenkan pada 1890.

Cara kerjanya adalah dengan cara memasukkan kartu kehadiran di celah mesin absensi yang nantinya akan tercetak tanggal dan jam saat itu. Apabila karyawan terlambat, maka mesin absensi akan mencetak warna yang berbeda di atas kartu kehadiran karyawan. Kemudian seiring berjalannya waktu, mesin absensi karyawan tersebut telah tergantikan dengan mesin absensi biometrik. Kini, setelah memasuki era digital sudah marak penggunaan absensi karyawan secara online yang sangat praktis.

Baca juga: Absensi Online Berikan Dampak Positif Bagi Perusahaan

Kekurangan Penggunaan Mesin Absensi Manual

  1. Penggunaan mesin absensi manual tidak ramah lingkungan, karena boros penggunaan kertas yang digunakan untuk dijadikan kartu kehadiran karyawan.
  2. Waktu dalam mesin absensi manual dapat diatur secara manual sehingga data kehadiran karyawan menjadi tidak akurat. Hal ini tentu saja dapat berbahaya apabila ada oknum karyawan yang berani memanipulasi data kehadiran demi terlihat disiplin di mata atasan.
  3. Mengolah data kehadiran karyawan dari mesin absensi manual akan membutuhkan waktu yang lebih lama. Untuk itu, Anda harus segera beralih menggunakan mesin absensi online.

Saatnya Beralih ke Sistem Absensi Online

Absensi karyawan secara online termasuk sistem absensi yang paling baru ditemukan dan sudah mulai banyak dilirik karena dianggap paling efisien. Absensi online dikembangkan berdasarkan jaringan internet, sehingga para karyawan dapat melakukan absensi di mana saja mereka berada hanya melalui gawai pribadinya. Jika jenis absensi lainnya mengharuskan setiap karyawan datang ke kantor atau tempat di mana mesin absensi dipasang, maka absensi online dapat dilakukan sepanjang ada koneksi internet. Hal ini tentu sangat mempermudah para karyawan yang pekerjaannya lebih banyak bergelut di lapangan. Misalnya bagian marketing, akan sangat merepotkan dan membuang waktu apabila ke kantor hanya untuk melakukan absensi dan kemudian kembali lagi ke tempat kerjanya.

Perusahaan yang menerapkan sistem absensi online, tidak perlu membeli mesin absensi tertentu. Hanya bermodalkan software dan aplikasi khusus untuk absensi online yang dapat diakses pada smartphone karyawan. Tentu saja cara ini akan menghemat biaya perusahaan. Kelebihan lainnya adalah biaya yang dibutuhkan untuk membeli software absensi online tidak besar. Harga software absensi online berlisensi tidak begitu mahal dan sangat variatif. Tentu saja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Penggunaan Sistem Absensi Online

Banyaknya kerumitan yang dapat ditimbulkan dari sistem absensi yang dilakukan secara manual, menjadikan perusahaan kini banyak beralih untuk menggunakan sistem online melalui aplikasi. Sistem absensi jenis ini dianggap jauh lebih mudah dan efektif. Berikut ini ada beberapa manfaat dari sistem absensi online yang bisa Anda dapatkan:

  1. Sistem absensi online tentu saja akan memudahkan tim HR perusahaan dalam melakukan pencatatan dan rekapitulasi data. Begitu juga dalam absensi online, data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan karyawan akan langsung tercatat secara otomatis tanpa harus memindahkan data secara manual. Apalagi, sistem online dapat membentuk suatu integrasi antar data sehingga perubahan data yang satu akan langsung mengubah data lainnya.
  2. Melalui sistem absensi online, hanya karyawan yang bersangkutan yang dapat mengakses akunnya sendiri. Hal ini dapat menjadikan peluang kecurangan akan lebih kecil dan sulit. Data yang didapat melalui absensi online juga dapat diolah secara langsung dan real-time sehingga hasilnya dapat langsung terdata.
  3. Karena sistem absensi dilakukan secara online, maka waktu yang digunakan juga otomatis sesuai dengan waktu sebenarnya yang berlaku di semua perangkat. Hal tersebut akan membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak dapat diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang memberlakukan kebijakan gaji berdasarkan keterlambatan, maka sistem absensi online akan sangat membantu.
  4. Apabila sistem penggajian di dalam perusahaan ditentukan oleh tingkat kehadiran, maka sistem online dapat membantu perusahaan untuk melakukan validasi jumlah kehadiran. Hal ini juga berlaku bagi karyawan yang mengambil jam lembur. Dengan demikian, mereka akan mendapatkan upah lembur sesuai dengan data yang sudah tersimpan pada sistem.

Baca juga: Jam Kerja Karyawan Indonesia, Lihat Dahulu Jenis Usaha yang Dilaksanakan

Setelah mengetahui apa saja kekurangan mesin absensi manual dan kelebihan penggunaan absensi secara online, tentu saja kini Anda sudah bisa menentukan pilihan. Sistem absensi yang berteknologi canggih akan lebih memudahkan Anda dalam mengolah data kehadiran karyawan secara akurat. Selain itu, penggunaan sistem absensi karyawan secara online juga dapat digunakan untuk mengontrol tindakan indisipliner karyawan dengan mudah. Karyawan yang disiplin merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan.

Selain itu, tingkat kehadiran atau absensi merupakan tolak ukur yang paling efektif untuk melihat kedisiplinan karyawan selama bekerja di perusahaan. Itulah mengapa penggunaan sistem absensi yang tepat merupakan hal yang penting bagi perusahaan. Coba software Talenta sekarang, dan lihatlah bagaimana Talenta akan membantu Anda dalam urusan manajemen HR di perusahaan.

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
  • Indonesia
  • English
loading