Digitalisasi HR di Mitsubishi Corporation Indonesia: Efisiensi meningkat 88%

Wawancara dengan :
Image Mekari Talenta
Kei Muta
Indonesia Head of Administrations
Mitsubishi Corporation
75%
lebih cepat mengolah data absensi
88%
lebih cepat untuk proses onboarding
67%
lebih cepat menarik data survei

Sekilas tentang Mitsubishi Corporation Indonesia

Mitsubishi Corporation adalah sebuah perusahaan multinasional yang beroperasi dan berkembang dengan seluruh cabang serta jaringan perusahaan globalnya yang terdiri dari sekitar 1.700 grup perusahaan.

Lebih sering dikenal di Indonesia sebagai perusahaan yang berkaitan dengan kendaraan beroda empat, Mitsubishi Corporation sebetulnya memiliki 10 grup bisnis yang beroperasi di berbagai sektor seperti gas alam, solusi bahan kimia, sumber daya mineral, infrastruktur, industri makanan, pembangunan perkotaan, dan lainnya. Saat ini terdapat sekitar 60 perusahaan di Indonesia dalam naungan Mitsubishi Group yang bergerak di bidang-bidang berbeda.

Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR 

Sebelumnya, Mitsubishi Corporation Indonesia sudah menggunakan sebuah HRIS untuk mengelola kebutuhan HRnya. Keputusan untuk mengubah sistem dimulai karena terjadinya pandemi COVID-19, yang membawa tantangan-tantangan pengelolaan HR baru.

Menurut Kei Muta, selaku Indonesia Head of Administrations dari Mitsubishi Corporation Indonesia, mereka membutuhkan sistem yang jauh lebih mudah dipahami dari sisi tampilan dan juga penggunaannya untuk menunjang produktivitas karyawan di era COVID.  

“We started implementing work-from-home during COVID, so we needed something that is very easy to use for when our employees are working from home, or any other place outside the office,” ujar Kei. Mitsubishi Corporation Indonesia membutuhkan dukungan untuk memonitor absensi dari mana saja secara akurat, yang mudah disosialisasikan kepada para karyawan.

Selain itu, ada kesulitan di tim HR di sisi organisasi serta analisis data karyawan. Data-data terkait informasi karyawan baru, masa jabatan karyawan, hingga progress pekerjaan ada di file-file yang berbeda. Maka dari itu, HR harus mulai dari mengumpulkan dan menyusun data saat ingin melakukan analisis. Hal ini memakan waktu dan tidak efisien, apalagi untuk perusahaan dengan jumlah karyawan besar seperti Mitsubishi Corporation Indonesia.

Solusi ideal untuk pengelolaan HR

Untuk menjawab tantangan-tantangan tersebut, Mitsubishi Corporation Indonesia membutuhkan solusi yang dapat memenuhi kebutuhan berikut:

  1. Sistem absensi online yang fleksibel untuk pencatatan kehadiran dari mana saja yang sesuai dengan kebijakan kerja dan memiliki lapisan validasi tambahan untuk hindari kecurangan.
  2. Aplikasi HR dengan tampilan user-friendly yang dapat digunakan tanpa learning curve dan aman secara operasional.
  3. Layanan administrasi mandiri untuk dukung dinamika kebijakan bekerja dan berbagai kebutuhan administrasi seperti pengajuan cuti dan permohonan slip gaji yang efisien secara paperless. 
  4. Database yang tersentralisasi untuk menyimpan dan mengorganisir seluruh data karyawan, dan juga calon karyawan di satu tempat.
  5. Analisis data yang terautomasi untuk dukung pemantauan metrik seperti turnover karyawan, dan juga pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait strategi keberlanjutan bisnis.

Kei Muta berkata bahwa Mitsubishi Corporation Indonesia membutuhkan solusi yang sangat mudah dipahami, agar mudah diimplementasikan dan bisa langsung meningkatkan produktivitas dengan cepat.

Maka dari itu, Mitsubishi Corporation Indonesia memutuskan untuk menggandeng Mekari Talenta sebagai penyedia solusi HR terintegrasi yang dapat melancarkan alur kerja. Total waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem Mekari Talenta adalah sekitar 3 bulan.

With flexible working hours, everyone’s starting and ending time is different. Using Mekari Talenta, it’s very easy to manage the working hours of all employees because of its user-friendly dashboard on the mobile app.

Kei Muta, Indonesia Head of Administrations, Mitsubishi Corporation Indonesia

Mekari Talenta sebagai partner terpercaya HR

Dengan software berbasis cloud Mekari Talenta yang mudah digunakan, Mitsubishi Corporation Indonesia berhasil beradaptasi ke kebijakan kerja WFH tanpa mengorbankan produktivitas:

  1. Live Attendance dari Mekari Talenta digunakan untuk melancarkan alur kerja WFH dan memantau absensi secara akurat.
  2. Mobile Application dari Mekari Talenta dapat di-download oleh karyawan untuk mengurus segala kebutuhan administratif secara mandiri dari handphone masing-masing.
  3. Forms dari Mekari Talenta digunakan untuk berbagai kebutuhan survei data karyawan yang paperless dan terorganisir. 
  4. Database Management dari Mekari Talenta digunakan untuk pengelolaan data perusahaan yang lebih aman dengan kontrol akses data yang bertingkat dan dapat diakses secara real-time 24/7.
  5. Insights dari Mekari Talenta menyediakan dashboard serta laporan untuk memantau dan menganalisis berbagai keperluan, seperti data turnover karyawan dan data karyawan yang berpotensi mengundurkan diri secara jelas.

Mitsubishi Corporation Indonesia berhasil menunjang kebijakan kerja WFH dan juga hybrid dengan pengimplementasian HRIS Mekari Talenta yang mudah dipahami dan digunakan oleh seluruh karyawan.

Tim HR dapat dengan mudah mengakses berbagai kebutuhan data secara akurat, dan karyawan-karyawan lainnya dapat melakukan absensi serta administrasi secara paperless dan langsung dari aplikasi Mekari Talenta yang tersedia di handphone mereka.

Mekari Talenta ini mudah digunakan. Pretty much self-explanatory dan tidak harus banyak training untuk pakai sistemnya, jadi sangat seamless dan simple.

Dinda Lestari, Assistant Manager HR, Mitsubishi Corporation Indonesia

Hasil yang didapatkan oleh Mitsubishi Corporation Indonesia

Fleksibilitas untuk absen dari mana saja

Di era pandemi COVID-19, karyawan-karyawan Mitsubishi Corporation Indonesia dapat dengan mudah melakukan absensi dari luar kantor melalui aplikasi mobile Mekari Talenta yang lengkap dengan fitur Facial Recognition dan juga GPS Tracking yang memastikan akurasi data absen.

Rafaela Ayu Trihapsari, sebagai Senior Officer General Affair dari Mitsubishi Corporation Indonesia berkata bahwa timnya terbantu sekali oleh Live Attendance, karena ia dapat dengan mudah menarik data absensi dari sistem.

Saat ini, Mitsubishi Corporation Indonesia sudah mulai menerapkan sistem kerja hybrid dan Live Attendance dari Mekari Talenta tetap digunakan karena tim HR dapat dengan mudah mengecek absensi karyawan secara akurat. Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk mengumpulkan dan mengolah data absensi secara manual.

Setelah pakai Mekari Talenta itu, karyawan bisa dengan mudah clock-in dan clock-out melalui Live Attendance. Sebagai GA yang harus tarik data setiap minggu, saya terbantu sekali karena datanya sudah jelas banget dan detail.

Rafaela Ayu Trihapsari, Senior Officer General Affair, Mitsubishi Corporation Indonesia

Kemudahan untuk kelola HR sesuai kebutuhan

Implementasi dan sosialisasi untuk HRIS Mekari Talenta berjalan dengan lancar, karena tampilan Mekari Talenta yang mudah dipahami. Mekari Talenta dapat diakses secara online dari web, dan juga aplikasi mobile untuk mendukung produktivitas semua lini karyawan.

Perubahan peraturan kerja menjadi WFH dan hybrid tidak mengganggu performa karena karyawan sekarang dapat dengan mudah melakukan berbagai proses administrasi melalui aplikasi mobile.

Kita memang mencari sistem yang bisa digunakan untuk proses data kehadiran dan juga untuk rekan-rekan jadi bisa lebih mudah untuk request cuti dan time-off.

Dinda Lestari, Assistant Manager HR, Mitsubishi Corporation Indonesia

Pengelolaan formulir yang paperless

Sudah tidak ada lagi tumpukan formulir dan dokumen fisik yang sulit diorganisir dan diakses secara cepat. Mitsubishi Corporation Indonesia kini menggunakan fitur Forms dari Mekari Talenta untuk pengelolaan data yang paperless.

Tim General Affair dapat dengan mudah melayangkan berbagai survei seperti untuk request ATK dan pendataan karyawan melalui sebuah hyperlink untuk diisi oleh karyawan, yang kemudian setelah diisi, hasilnya akan tercatat langsung di database Mekari Talenta. Hal ini memangkas waktu yang signifikan dalam penanganan survei karyawan.

Sebelumnya, kami harus blast email ke karyawan dan menunggu reply dari mereka. Ini memakan waktu sekali, bahkan sampai 1 minggu. Tapi dengan adanya Forms, prosesnya bisa jadi 2 hari saja.

Rafaela Ayu Trihapsari, Senior Officer General Affair, Mitsubishi Corporation Indonesia

Database online yang terintegrasi

Banyak kemudahan yang diperoleh oleh Mitsubishi Corporation Indonesia dengan adanya database yang tersentralisasi dari Mekari Talenta. Salah satunya adalah bahwa karyawan dapat mengajukan cuti secara mudah dari handphone masing-masing, untuk kemudian di-review dan disetujui oleh HR langsung dari sistem Mekari Talenta. Hal ini memberikan transparansi dalam proses pengajuan cuti untuk semua pihak, dan proses ini sepenuhnya dicatat secara otomatis dan terstruktur dalam database apabila dibutuhkan nantinya.

Database dari Mekari Talenta juga otomatis mengikuti regulasi dan kebijakan terbaru dari pemerintah. Hal ini mempermudah semua staff HR untuk segera mengolah data tanpa takut melakukan kesalahan, karena regulasi serta kebijakan terkini sudah langsung muncul dalam aplikasi Mekari Talenta.

One of the benefits of using Mekari Talenta is that the system is always up-to-date with Indonesia’s government regulations. So we are very confident in using the system as it is always up-to-date.

Kei Muta, Indonesia Head of Administrations, Mitsubishi Corporation Indonesia

Pengelolaan data karyawan mandiri

Selain itu, database online ini sangat berguna untuk kebutuhan onboarding karyawan baru. Sebelumnya, Mitsubishi Corporation Indonesia membutuhkan kurang lebih satu bulan untuk mengumpulkan dan menyortir data karyawan baru karena semua dilakukan melalui email. Sekarang, karena karyawan bisa langsung memasukkan data ke Mekari Talenta, prosesnya dipersingkat menjadi selesai dalam 2 hari kerja.

Kami dulu harus mengumpulkan data sekitar 1 bulan sebelum karyawan baru itu masuk. Lama dan kurang efektif karena sistemnya sendiri merepotkan. Dengan adanya Mekari Talenta dalam waktu singkat 1-2 hari, semua data sudah bisa kami dapatkan.

Rafaela Ayu Trihapsari, Senior Officer General Affair, Mitsubishi Corporation Indonesia

Pengajuan lembur dan cuti juga dapat langsung dilakukan oleh karyawan dari aplikasi mobile Mekari Talenta untuk proses yang cepat dan bebas dari formulir fisik.

Analisis data HR yang cepat & akurat

Proses analisis data HR menjadi lebih mudah dengan Insights dari Mekari Talenta. Mitsubishi Corporation Indonesia dapat dengan cepat mengidentifikasi tren HR yang penting untuk membuat strategi-strategi keberlanjutan bisnis yang lebih baik.

Sebagai contohnya, ada banyak karyawan yang sudah bekerja selama lebih dari 10 tahun, dan dengan fitur Insight dari Mekari Talenta, tim HR dapat mengecek berbagai informasi terkait karyawan-karyawan tersebut seperti jenis training yang telah dilakukan, posisi-posisi sebelumnya, dan lain-lainnya.

Selain itu, angka akurat terkait jumlah turnover karyawan dapat langsung diakses setiap saat. Sekarang tim GA dapat membuat strategi retensi karyawan yang lebih baik karena sebelumnya, Mitsubishi Corporation Indonesia tidak memiliki opsi khusus untuk mengetahui jumlah karyawan yang mengundurkan diri secara akurat.

Setelah kita bisa tarik informasi dan analisis data dari Insights, tim HR dan GA jadi bisa buat strategi pengelolaan karyawan yang lebih baik kedepannya.

Rafaela Ayu Trihapsari, Senior Officer General Affair, Mitsubishi Corporation Indonesia

Mekari di mata Mitsubishi Corporation Indonesia

Saat pandemi COVID-19 terjadi, banyak perusahaan yang harus melakukan transisi ke sistem kerja WFH, dan Mitsubishi Corporation Indonesia adalah salah satunya. Dengan dukungan HRIS Mekari Talenta yang online, terintegrasi, dan mudah digunakan oleh semua kalangan, transisi ini berlajan dengan lancar tanpa mengurangi produktivitas karyawan.

Pencatatan absensi menjadi lebih akurat, dan tim HR serta GA menjadi dimudahkan dalam mengelola berbagai data karyawan yang selama ini menghambat efisiensi. Sebagai tambahan, Mitsubishi Corporation Indonesia kini mengelola HR secara paperless untuk akses data yang lebih cepat dan lebih mudah.

Tertarik untuk melakukan transformasi digital dalam pengelolaan HR seperti Mitsubishi Corporation Indonesia? Pelajari lebih lanjut tentang Mekari Talenta di link ini, atau jadwalkan demo bersama tim kami di sini.

We trust Mekari because it is one of the leading SaaS providers in Indonesia. As a Japanese company, we put a lot of trust and confidence in using services from trustworthy companies, and Mekari has always been very supportive, has a strong team, and is always up-to-date with current regulations.

Kei Muta, Indonesia Head of Administrations, Mitsubishi Corporation Indonesia
banner tentu bisa june
WhatsApp Hubungi sales