Salah satu pekerjaan penting dari divisi HR melibatkan pengelolaan data karyawan. Hal ini bisa dimaksimalkan dengan kehadiran aplikasi data pegawai berbasis web. Mengapa data karyawan dianggap penting? Hal ini karena data karyawan sifatnya rahasia dan perlu dijaga jangan sampai orang-orang yang tidak berwenang dapat mengaksesnya.
Selain itu, data karyawan juga bisa dipakai untuk keperluan lainnya. Nah, salah satu cara paling efektif untuk mengelola data karyawan adalah dengan memanfaatkan aplikasi data pegawai berbasis web.
Apa itu aplikasi data pegawai berbasis web dan apa saja manfaat serta fungsinya? Simak artikel blog Mekari Talenta selengkapnya di bawah ini.
Mengenal Apa Itu Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web
Sebelum teknologi berkembang, perusahaan mengelola data karyawan secara manual. Misalnya memasukkan data karyawan satu per satu di aplikasi seperti Word atau Excel dan akan terus ditambah secara manual tiap kali ada karyawan baru masuk.
Proses manual ini rupanya memiliki beberapa kekurangan, terutama dari segi efisiensi. HR membutuhkan waktu lebih banyak karena harus memasukkan data karyawan satu-satu.
Belum lagi soal duplikasi data yang terkadang membuat karyawan kesulitan mana file data karyawan yang terbaru. Oleh karena itu, hadirlah aplikasi data pegawai berbasis web sebagai solusi pengelolaan data karyawan yang lebih efisien.
Secara sederhana aplikasi data pegawai berbasis web merupakan sebuah aplikasi untuk menyimpan sekaligus mengelola data karyawan secara otomatis, lebih detail, aman, dan lebih efisien. Mungkin Anda berpikir bahwa pada awalnya, data karyawan hanya sebatas informasi dasar seperti nama, alamat, jabatan, nomor telepon, dan sebagainya.
Padahal data karyawan lebih dari itu. Data-data penting lainnya bisa seputar gaji pokok, tunjangan yang didapat, informasi pajak penghasilan, dan masih banyak lagi data karyawan lainnya yang bisa ditambahkan sesuai kebutuhan. Dengan adanya aplikasi pengelolaan data karyawan, HR dan pihak lain yang berwenang mengakses data karyawan dapat mencari data dan mengolahnya dengan lebih mudah.
Misalnya pada saat onboarding, karyawan bisa langsung mengisi data-data mereka lewat aplikasi. Nanti, sistem aplikasi data karyawan seperti pada Mekari Talenta akan secara otomatis mengelompokkan data-data tersebut hingga bisa tersusun rapi dan HR bisa mengakses data tersebut kapan saja.
Baca juga: Apa Itu Teknologi Fingerprint dan Cara Kerjanya pada Mesin Absensi?
Cara Memilih Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web yang Tepat
Di atas sudah dijelaskan mengenai beberapa kelebihan aplikasi pengelolaan data karyawan.
Nah, kira-kira bagaimana cara kita memilih aplikasi yang cocok untuk digunakan di perusahaan?
Carilah Vendor Aplikasi yang Berpengalaman dan Memiliki Banyak Pengguna
Langkah pertama adalah menentukan vendor aplikasi.
Cari tahu terlebih dahulu rekam jejak vendor dan seperti apa perusahaan-perusahaan yang sudah memakai aplikasi mereka.
Jika mereka memiliki ulasan yang bagus dari pengguna, mungkin itu bisa menjadi bahan pertimbangan Anda untuk menggunakannya.
Punya Sistem Keamanan Data yang Baik
Seperti yang sudah disebutkan, data karyawan dan juga perusahaan sangat lah krusial.
Ketika Anda menggunakan vendor, Anda menyerahkan data-data sensitif tersebut ke penyedia layanan aplikasi.
Namun, Anda tidak perlu khawatir karena aplikasi data pegawai berbasis web umumnya sudah memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan mencegah terjadinya kebocoran data perusahaan.
Customer Service yang Bisa Diandalkan
Ketika Anda mengimplementasi aplikasi, proses adaptasi mungkin tidak selalu berjalan lancar.
Dalam prosesnya, mungkin saja Anda bisa menghadapi kendala.
Di sini lah fungsi customer service dapat bekerja.
Ketika Anda memiliki masalah yang butuh solusi cepat, customer service harus sigap dalam menanyakan masalah serta mencari solusinya.
Memiliki Fitur yang Beragam dan Cocok dengan Kebutuhan Perusahaan
Aplikasi data pegawai berbasis web seperti Mekari Talenta adalah satu irisan dari sebuah sistem bernama HRIS. Biasanya aplikasi ini tidak hanya memiliki fitur pengelolaan data pegawai saja, tetapi juga fitur lainnya yang memudahkan proses otomasi administrasi HR.
Misalnya manajemen absensi, manajemen payroll, manajemen rekrutmen karyawan, hingga manajemen performa karyawan. Fitur-fitur ini dapat digunakan sesuai kebutuhan perusahaan untuk membantu mereka membuat proses HR yang lebih efisien.
Baca Juga: Manfaat dan Pentingnya Sistem HRIS bagi Perusahaan
Rekomendasi Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web dari Mekari Talenta
Pengelolaan data pegawai yang efektif dan efisien menjadi salah satu kebutuhan penting dalam mendukung operasional perusahaan. Dengan kemajuan teknologi, aplikasi berbasis web kini hadir untuk mempermudah pengelolaan data karyawan, meningkatkan efisiensi kerja, dan meminimalkan risiko kehilangan data. Berikut adalah rekomendasi aplikasi berbasis web terbaik yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola data pegawai.
1. Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah salah satu aplikasi HRIS (Human Resource Information System) terkemuka yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan data karyawan. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang membantu perusahaan mengelola data pegawai dengan lebih rapi, aman, dan mudah diakses.
Keunggulan Mekari Talenta
- Fitur Employee Database: Fitur Employee Database dari Mekari Talenta ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola data karyawan secara digital, menggantikan kebutuhan dokumen fisik. Data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen penting lainnya disimpan secara terorganisir dan dapat diakses kapan saja.
- Paperless System: Sistem tanpa kertas ini mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik atau file yang sulit dibuka. Semua data tersimpan secara online, memastikan kemudahan akses dan efisiensi pengelolaan.
- Keamanan Data: Mekari Talenta dilengkapi dengan teknologi enkripsi canggih untuk memastikan data karyawan tetap aman dari akses yang tidak sah.
- Kemudahan Penggunaan: Dengan antarmuka yang intuitif, aplikasi ini dapat digunakan oleh HR maupun karyawan tanpa memerlukan pelatihan khusus.
Manfaat Bagi Perusahaan
Penggunaan Mekari Talenta membantu perusahaan mengurangi beban administratif, meningkatkan efisiensi operasional, dan menyediakan data akurat untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
Jika Anda tertarik menggunakan Mekari Talenta, Anda bisa mencoba demonya terlebih dahulu secara gratis dengan mendaftarkan perusahaan Anda melalui form berikut ini.
2. OrangeHRM
OrangeHRM adalah aplikasi HR berbasis web yang berasal dari Amerika Serikat dan telah digunakan secara luas sejak diluncurkan pada tahun 2005. Fokus utama aplikasi ini adalah memberikan layanan HRIS lengkap untuk memenuhi berbagai kebutuhan perusahaan.
Fitur Utama OrangeHRM
- Rekrutmen dan Onboarding: Membantu perusahaan mengelola proses perekrutan dan orientasi karyawan baru dengan lebih mudah dan efisien.
- Pengelolaan Kehadiran: Sistem pencatatan kehadiran yang otomatis memungkinkan HR memantau absensi karyawan secara real-time.
- Penilaian Kinerja: Memudahkan perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan, termasuk pelaporan hasil penilaian.
- Pelatihan Karyawan: Fitur pelatihan membantu perusahaan merencanakan dan melacak program pengembangan karyawan.
Kelebihan
OrangeHRM menawarkan fleksibilitas dan kemudahan dalam pengelolaan berbagai aspek HR. Sistem ini cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah yang membutuhkan alat multifungsi.
3. My HR Toolkit
My HR Toolkit adalah sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk menyimpan dan mengelola data administrasi karyawan dengan mudah. Aplikasi ini menyediakan platform terpadu untuk membantu HR dalam memantau kehadiran karyawan dan membuat laporan.
Keunggulan My HR Toolkit
- Manajemen Ketidakhadiran: Mempermudah HR dalam mencatat ketidakhadiran karyawan, baik karena cuti, sakit, maupun alasan lainnya.
- Pelaporan Otomatis: Aplikasi ini memungkinkan pembuatan laporan otomatis yang membantu HR dalam proses pengambilan keputusan.
- Akses Mudah: Semua data disimpan secara terpusat dalam satu platform, memungkinkan akses cepat dan efisien.
Kelebihan
Dengan antarmuka yang sederhana dan fitur yang mendukung pengelolaan administrasi, My HR Toolkit menjadi pilihan yang ideal bagi perusahaan yang mencari solusi praktis untuk mengelola data pegawai.
4. TimeTac
TimeTac adalah aplikasi manajemen karyawan yang fokus pada pelacakan waktu dan kehadiran. Aplikasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan dalam mengelola kebutuhan administratif selama bekerja.
Fitur Utama TimeTac
- Pelacakan Waktu: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memantau jam kerja karyawan secara real-time.
- Persetujuan Cuti: Proses persetujuan cuti menjadi lebih cepat dan efisien dengan sistem otomatis.
- Sinkronisasi Cloud: Semua data dapat disinkronkan dengan cloud, memastikan akses data yang aman dan real-time.
Manfaat
TimeTac mempermudah HR dalam memantau produktivitas karyawan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
5. Zoho
Zoho adalah salah satu aplikasi pengelolaan database yang serbaguna. Meskipun tidak dirancang khusus untuk pengelolaan data karyawan, aplikasi ini menyediakan platform yang fleksibel untuk berbagai kebutuhan, termasuk manajemen data pegawai.
Fitur Utama Zoho
- Pengelolaan Database Online: Data disimpan dalam sistem berbasis cloud, memungkinkan akses yang mudah dan cepat.
- Sistem Terbuka: Zoho memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengaturan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
- Fleksibilitas Tinggi: Aplikasi ini cocok untuk kebutuhan jangka pendek atau proyek tertentu yang memerlukan sistem pengelolaan data cepat.
Kelebihan
Dengan kemampuannya yang serbaguna, Zoho dapat menjadi solusi sementara bagi perusahaan yang memerlukan sistem pengelolaan data sederhana.
Baca Juga: Software Payroll Berbasis Cloud: Lebih Cepat Tanpa Human Error
Apa Manfaat Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web?
Secara umum, fungsi aplikasi data pegawai berbasis web memang untuk mempermudah HR mengelola data karyawan.
Namun masih ada beberapa manfaat lain yang bisa dirasakan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya.
Fungsi Keamanan Data Terjamin
Data pribadi karyawan sifatnya sangat sensitif.
Bahkan di perusahaan sendiri, tidak sembarang karyawan dapat mengaksesnya.
Aplikasi data pegawai berbasis web biasanya memiliki tingkat keamanan tinggi dan berlapis untuk menghindari pencurian serta manipulasi data.
Dapat Diakses dan Diperbarui secara Real Time
Karena umumnya aplikasi ini berbasis cloud, ini memungkinkan penggunanya untuk memperbarui data kapan saja dan di mana saja.
Setelah selesai diperbarui, data tersebut akan ter-update secara langsung tanpa ada jeda.
Jadi, ketika ada karyawan lain yang mengaksesnya, data karyawan yang tampil sudah merupakan data paling baru.
Sistem Data yang Terpusat
Jika cara manual mengharuskan kita menyimpan data pada sebuah server yang memakan biaya atau secara offline di masing-masing komputer karyawan, teknologi cloud memungkinkan data tersimpan di sana secara terpusat.
Karena berbasis cloud dan hanya mengandalkan koneksi internet, semua karyawan di satu perusahaan hanya mengakses satu data yang sama tanpa takut terjadi penyimpanan data ganda.
Meningkatkan Efisiensi
Menggunakan proses manual bisa membuat HR kehilangan waktu karena menyelesaikan pekerjaan repetitif yang seharusnya bisa diotomasi.
Hal ini menjadi tidak efisien karena seharusnya HR dapat menggunakan waktunya untuk pekerjaan lainnya yang lebih penting.
Lewat aplikasi, proses pengelolaan data seperti menarik data dan mengolahnya dapat dilakukan hanya dengan beberapa kali klik saja.
Memudahkan HR dalam Membuat Laporan
Karena data karyawan sudah tersimpan dalam satu database yang terstruktur, ini membuat HR bisa dengan mudah menyusun laporan, seperti analisis data gajian karyawan, analisis absensi karyawan dan sebagainya.
Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web Mengurangi Penggunaan Kertas
Zaman sudah serba digital, ada baiknya pula penggunaan kertas ikut dikurangi.
Jika dulu banyak karyawan yang sering mencetak data-data penting lewat kertas, penggunaan aplikasi data pegawai berbasis web menganjurkan karyawan untuk beralih ke digital dan mengakses data tersebut di aplikasi.
Sistem cloud memungkinkan hal ini terjadi karena data tersimpan rapi dan mudah dicari. Informasi selengkapnnya Anda bisa baca artikel: Manfaat Pengelolaan Database Karyawan Berbasis Cloud di Blog Mekari Talenta.
