Panduan Payroll Report: Membuat Laporan Penggajian yang Akurat

Semakin besar jumlah karyawan dan semakin kompleks struktur kompensasi, semakin banyak pula data yang perlu diperiksa sebelum payroll diproses.

Gaji, tunjangan, lembur, bonus, potongan, hingga perubahan status karyawan dapat memengaruhi hasil penggajian dan meningkatkan risiko kesalahan. 

Kondisi ini membuat perusahaan membutuhkan laporan payroll yang dapat menunjukkan bagaimana angka penggajian terbentuk, sekaligus membantu HR dan Finance memeriksa biaya serta menemukan perbedaan. 

Artikel ini akan membahas panduan lengkap payroll report, mencakup format, komponen, dan cara membuatnya.

Apa Itu Payroll Report?

Payroll report adalah laporan yang merangkum hasil proses penggajian karyawan dalam periode tertentu, termasuk komponen penghasilan, potongan, pajak, kontribusi perusahaan, dan total biaya payroll sesuai kebutuhan pelaporan.

Perlu ditekankan bahwa istilah payroll report atau laporan payroll tidak merujuk pada satu format baku yang sama untuk semua kebutuhan.

Format dan tingkat detailnya bergantung pada siapa yang menggunakannya, misalnya:

• Payroll operation
• HR
• Finance
• Accounting
• Tax
• Management
• Audit

Karena penggunanya berbeda-beda, satu laporan payroll yang dirancang untuk keperluan validasi belum tentu cocok digunakan untuk keperluan management reporting atau audit.

Apa Fungsi Payroll Report?

Payroll report dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan operasional dan pengelolaan biaya tenaga kerja, di antaranya:

1. Memvalidasi hasil payroll dengan memeriksa kembali komponen penghasilan, potongan, dan total pembayaran karyawan.
2. Merekap biaya tenaga kerja berdasarkan periode, departemen, cabang, entitas, atau cost center.
3. Mendukung rekonsiliasi payroll dan accounting dengan membandingkan hasil payroll dengan catatan keuangan perusahaan.
4. Mendukung administrasi pajak melalui informasi penghasilan dan pemotongan pajak yang tercatat dalam payroll.
5. Memantau kewajiban BPJS dengan memisahkan iuran yang menjadi tanggungan karyawan dan perusahaan.
6. Menyediakan audit trail agar perubahan atau perbedaan dalam payroll dapat ditelusuri dan dijelaskan.
7. Menyediakan insight untuk management mengenai perubahan dan tren biaya tenaga kerja.

Dengan fungsi tersebut, laporan payroll perlu memenuhi dua kebutuhan sekaligus, yaitu operational control dan management visibility. 

Laporan tidak hanya membantu memastikan payroll berjalan dengan benar, tetapi juga memberikan informasi yang dapat digunakan untuk memahami kondisi biaya tenaga kerja perusahaan.

Jenis-Jenis Payroll Report yang Dibutuhkan Perusahaan

Perusahaan dengan struktur payroll yang kompleks biasanya membutuhkan lebih dari satu laporan. Setiap laporan dapat dibuat dengan tingkat detail dan tujuan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Berikut jenis-jenis payroll report yang paling umum digunakan beserta isi utama, pengguna, dan tujuannya.

Jenis laporan tersebut tidak harus berdiri sebagai dokumen yang sepenuhnya terpisah. Perusahaan dapat menentukan kombinasi laporan berdasarkan proses payroll, struktur organisasi, serta kebutuhan masing-masing stakeholder.

Komponen yang Perlu Ada dalam Payroll Report

Komponen laporan payroll perlu disesuaikan dengan tujuan laporan. Namun, terdapat beberapa kelompok informasi yang umumnya dibutuhkan untuk memberikan gambaran lengkap mengenai hasil penggajian.

1. Identitas Karyawan

Identitas karyawan membantu pengguna laporan menghubungkan angka payroll dengan karyawan atau unit kerja yang bersangkutan. Informasi yang dapat digunakan antara lain:

• Employee ID
• Nama
• Departemen
• Jabatan
• Lokasi
• Cost center
• Status karyawan

Tidak semua informasi harus ditampilkan pada setiap laporan. Laporan untuk management, misalnya, mungkin tidak membutuhkan seluruh detail individual. 

Karena itu, penggunaan prinsip role-based reporting dapat membantu perusahaan menyajikan informasi yang relevan tanpa membuat laporan terlalu padat.

2. Komponen Penghasilan

Komponen penghasilan menunjukkan sumber pembentukan pendapatan karyawan dalam suatu periode. Beberapa komponen yang dapat tercantum antara lain:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap
• Tunjangan tidak tetap
• Lembur
• Bonus
• Insentif
• THR
• Pembayaran lain yang relevan

Perusahaan juga perlu membedakan gross salary, taxable income, dan take-home pay. Ketiganya memiliki fungsi berbeda dan tidak seharusnya digunakan secara bergantian ketika membaca atau menganalisis laporan payroll.

Gross salary adalah total penghasilan sebelum potongan, taxable income adalah bagian penghasilan yang menjadi dasar perhitungan pajak, sedangkan take-home pay adalah nilai bersih yang diterima karyawan.

3. Komponen Potongan

Komponen potongan menunjukkan nominal yang mengurangi penghasilan karyawan sebelum menghasilkan take-home pay. Contohnya meliputi:

• PPh 21
• BPJS yang menjadi porsi pekerja
• Iuran pensiun jika relevan
• Potongan lain sesuai kebijakan perusahaan

Pemisahan setiap jenis potongan membantu payroll team melakukan validasi dan memudahkan Finance ketika membutuhkan informasi untuk rekonsiliasi.

Baca Juga: Payroll Deduction: Cara Mengelola Potongan Gaji secara Akurat

4. Employer Cost

Employer cost perlu dipisahkan dari komponen yang mengurangi penghasilan karyawan. Bagian ini menunjukkan biaya yang menjadi tanggungan perusahaan, seperti kontribusi BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan yang dibayarkan perusahaan.

Pemisahan tersebut penting karena total biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak selalu sama dengan take-home pay karyawan. Employer cost dapat digunakan Finance dan management untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat mengenai biaya tenaga kerja.

BPJS Ketenagakerjaan juga memiliki pembagian iuran yang berbeda antara perusahaan dan pekerja berdasarkan programnya. 

Karena itu, laporan payroll perlu mampu menunjukkan kontribusi masing-masing pihak secara jelas, tanpa mencampurkannya dengan potongan dari penghasilan karyawan.

Format Payroll Report yang Umum Digunakan

Format laporan payroll dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan pihak yang menggunakannya. Beberapa format yang umum digunakan antara lain:

1. Employee-level report Detail payroll setiap karyawan, biasanya digunakan untuk validasi individual sebelum payroll dibayarkan.
2. Payroll summary Ringkasan total payroll berdasarkan periode, cocok untuk kebutuhan rekap cepat oleh HR maupun Finance.
3. Department/cost center report Payroll dikelompokkan berdasarkan departemen atau cost center untuk mendukung analisis biaya per unit.
4. Payroll variance report Perbandingan payroll antarperiode atau terhadap budget untuk mendeteksi perubahan yang tidak wajar.
5. Payroll reconciliation report Format yang membantu mencocokkan payroll dengan payment, accounting, tax, atau BPJS.

Baca Juga: Fungsi dan Komponen Laporan Gaji Sesuai Peraturan Pemerintah

Panduan Membuat Laporan Payroll yang Akurat

Menyusun payroll report yang akurat membutuhkan pendekatan yang terstruktur, bukan sekadar mengekspor data dari sistem payroll.

Berikut tujuh langkah yang dapat dijadikan panduan.

1. Tentukan Tujuan Laporan

Sebelum menentukan format, perusahaan perlu menetapkan tujuan laporan. Payroll report untuk validasi payroll akan membutuhkan detail yang berbeda dengan laporan untuk management reporting atau accounting.

Beberapa kebutuhan yang perlu dipertimbangkan meliputi payroll validation, payment processing, accounting, tax, BPJS, management reporting, dan audit.

Satu laporan besar yang memuat seluruh informasi belum tentu menjadi laporan yang baik. Laporan justru perlu menyajikan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna agar lebih mudah dibaca dan ditindaklanjuti.

2. Tentukan Data yang Dibutuhkan

Data yang digunakan dalam laporan payroll setidaknya perlu mencakup beberapa kelompok. Employee data dapat meliputi employee ID, status, department, position, dan location.

Payroll data dapat mencakup salary, allowance, overtime, bonus atau incentive, serta deduction. Sementara itu, data statutory dapat mencakup PPh 21, BPJS, dan employer contribution.

Untuk kebutuhan Finance, laporan juga dapat dilengkapi dengan accounting data, seperti cost center, account code, entity, dan payroll period. Struktur ini membantu menghubungkan data payroll dengan kebutuhan pencatatan biaya perusahaan.

3. Standarkan Struktur Komponen Payroll

Perusahaan dapat memiliki banyak jenis komponen payroll yang berbeda antarunit atau kelompok karyawan. Karena itu, setiap komponen perlu diklasifikasikan secara konsisten.

Klasifikasi dapat membedakan fixed earning, variable earning, taxable component, non-taxable component jika relevan, employee deduction, dan employer contribution.

Standarisasi membantu perusahaan membandingkan data antarperiode dan antarunit secara lebih konsisten. Hal ini juga mengurangi risiko satu jenis komponen dicatat dengan kategori berbeda pada laporan yang berbeda.

4. Pisahkan Gross Pay, Deduction, dan Net Pay

Laporan payroll perlu memisahkan gross pay, deduction, dan net pay agar HR maupun Finance dapat melihat bagaimana total penghasilan karyawan dihitung hingga menjadi jumlah yang diterima. 

Gross pay mencakup gaji dan berbagai komponen penghasilan seperti tunjangan, lembur, dan bonus.

Setelah itu, laporan mencatat potongan seperti PPh 21, BPJS yang menjadi tanggungan karyawan, serta potongan lain sesuai kebijakan perusahaan. 

Setelah seluruh potongan diperhitungkan, hasil akhirnya menjadi net pay atau take-home pay yang diterima karyawan.

Di sisi lain, employer cost perlu ditampilkan secara terpisah karena mencakup biaya yang menjadi tanggungan perusahaan, termasuk kontribusi BPJS dan benefit lain yang dibayarkan perusahaan. 

Dengan pemisahan ini, perusahaan dapat membedakan jumlah yang diterima karyawan dari total biaya yang sebenarnya dikeluarkan perusahaan untuk payroll.

5. Tambahkan Payroll Validation

Sebelum laporan dianggap final, lakukan validasi terhadap angka dan perubahan yang muncul dalam payroll. Pemeriksaan dapat mencakup:

• Jumlah karyawan
• Total gross payroll
• Total deduction
• Total net pay
• Total employer contribution
• Perubahan payroll dibanding bulan sebelumnya
• Joiner
• Leaver
• Salary adjustment
• Bonus/incentive
• Unusual deduction
• Missing payroll data

Validasi ini membantu menemukan perbedaan sebelum data digunakan untuk pembayaran atau pencatatan lebih lanjut. Pada perusahaan dengan jumlah karyawan besar, pengecekan dapat difokuskan pada perubahan yang signifikan atau data yang memiliki risiko lebih tinggi.

6. Lakukan Payroll Reconciliation

Payroll reconciliation membandingkan data payroll dengan sumber atau catatan lain untuk memastikan angka yang digunakan perusahaan konsisten. 

Proses ini dapat melibatkan HR/payroll system, bank/payment file, accounting/GL, serta tax dan BPJS records.

Tidak semua angka harus selalu identik karena setiap sistem dapat menggunakan basis atau timing yang berbeda. Hal yang lebih penting adalah setiap perbedaan dapat dijelaskan dan didukung oleh data yang sesuai.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membandingkan total net payroll yang tercatat di sistem payroll dengan nominal yang akan dibayarkan melalui bank. 

Jika terdapat selisih, laporan perlu menunjukkan nominal dan penyebabnya agar tim dapat melakukan pengecekan sebelum pembayaran dilakukan.

Jika muncul variance, tim payroll dapat menelusuri sumber perbedaannya, misalnya perubahan data karyawan yang belum masuk, pembayaran yang dilakukan di luar payroll run, atau perbedaan periode pencatatan antara sistem payroll dan accounting.

7. Buat Payroll Variance Report

Payroll variance report membantu perusahaan melihat perubahan biaya secara lebih terstruktur. Perbandingan dapat dilakukan antara current month vs previous month, actual vs budget, department vs department, atau entity vs entity.

Fokus laporan sebaiknya bukan sekadar menampilkan grafik kenaikan atau penurunan, tetapi menemukan variance yang perlu ditindaklanjuti.

Sebagai contoh, payroll yang naik 8% tidak otomatis menunjukkan adanya kesalahan. Laporan perlu membantu menjelaskan apakah kenaikan tersebut berasal dari pertambahan headcount, salary adjustment, bonus, overtime, atau perubahan benefit.

Contoh Payroll Report beserta Template-nya

Berikut contoh payroll report yang dapat digunakan sebagai acuan untuk menyusun laporan penggajian. Formatnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari detail payroll per karyawan hingga ringkasan biaya payroll.

Download Template Payroll Report untuk Laporan Gaji Karyawan

Download Template

Baca Juga: Contoh Laporan Gaji Karyawan dan 7 Komponennya

Kelola Payroll hingga Laporan Gaji Karyawan dengan Lebih Praktis

Mengelola payroll perusahaan dengan banyak karyawan membutuhkan lebih dari sekadar menghitung gaji.

Prosesnya juga mencakup validasi data, perhitungan komponen payroll, hingga penyusunan laporan gaji yang dapat digunakan HR dan Finance.

Jika proses tersebut masih banyak dilakukan secara manual, perusahaan dapat menyerahkan pengelolaan payroll kepada tim ahli payroll melalui Payroll Outsourcing dari Mekari Talenta.

Seluruh proses payroll, mulai dari perhitungan dan pembayaran gaji hingga penyusunan laporan gaji karyawan, dapat ditangani secara end-to-end dengan sistem payroll terintegrasi Mekari Talenta.

Dengan begitu, tim HR tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengelola perhitungan dan menyusun laporan payroll secara manual, sehingga dapat lebih fokus pada kebutuhan pengelolaan karyawan dan operasional HR.

Konsultasikan kebutuhan payroll perusahaan Anda kepada tim ahli Mekari Talenta Payroll Service untuk mendapatkan solusi pengelolaan payroll yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.