3 Tips Membuat Kuesioner Kinerja Karyawan

Dalam perusahaan, salah satu faktor penting untuk pertumbuhan perusahaan adalah kinerja karyawan. Hal ini tentu kemudian berhubungan dengan banyak hal lain, mulai dari keterampilan yang dimiliki karyawan, hingga sistem evaluasi kinerja karyawan. 

Salah satu instrumen yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan adalah form kuesioner. 

Banyak perusahaan yang menerapkan sistem evaluasi kinerja dengan menggunakan metode self-assessment dan juga evaluasi 360 derajat. Jika perusahaan Anda termasuk yang menggunakan metode evaluasi ini maka kuesioner kinerja karyawan menjadi instrumen wajibnya. 

Dalam artikel ini, akan dibahas pentingnya evaluasi kinerja karyawan baik dari sudut pandang pemberi kerja maupun bekerja, tips membuat kuesioner kinerja karyawan hingga contohnya. 

Pentingnya evaluasi kinerja karyawan

Hasil dari evaluasi kinerja karyawan bukan hanya penting untuk perusahaan namun juga untuk karyawan itu sendiri. 

Simak uraian di bawah ini untuk mengetahui peran penting evaluasi kinerja karyawan baik untuk perusahaan maupun karyawan sendiri. 

Dari sudut pandang perusahaan

• Mengukur kinerja karyawan

Tentunya. Perusahaan menyelenggarakan evaluasi kinerja karyawan untuk mengukur performa masing-masing individu dan divisinya dalam perusahaan. 

Hal ini juga berkaitan dengan sistem kompensasi dan pengembangan. Karyawan yang memiliki performa baik, berhak untuk mendapatkan pengakuan dan juga kompensasi atas kinerjanya. 

Ketika perusahaan menyelenggarakan evaluasi kinerja karyawan yang baik, maka akan ada basis data yang solid untuk pemberian penghargaan atas kinerja karyawan. Sebaliknya, ketika karyawan mendapatkan program pengembangan atau bahkan hukuman juga berdasarkan data yang jelas. 

• Menyiapkan program pengembangan karyawan

Seperti yang sudah disinggung sekilas di atas, bahwa hasil evaluasi kinerja karyawan menunjukkan juga siapa saja yang masih memiliki performa di bawah ekspektasi.

Berbekal data dari evaluasi, perusahaan bisa memetakan area mana yang perlu ditingkatkan. Apakah yang perlu ditingkatkan adalah keterampilan kerja atau etos kerja misalnya.

Namun demikian, jangan sampai juga diartikan program pengembangan karyawan adalah program ‘buangan’. Tentu saja perusahaan juga bisa merencanakan program yang menjadi area pengembangan perusahaan secara umum, misalnya ingin mengembangkan kepemimpinan atau ekspansi yang kemudian menuntut karyawan meningkatkan kompetensinya. 

• Pemetaan kompetensi karyawan

Salah satu runtutan acara yang tidak bisa ditinggalkan dalam proses evaluasi kinerja karyawan adalah 1-on-1 antara manajer dan karyawan. 

Dalam kesempatan ini, manajer bisa menjelaskan posisi karyawan saat ini termasuk mendiskusikan apa yang ingin mereka capai dalam 5-10 tahun ke depan. 

Berbekal informasi ini, manajer bisa membantu merencanakan langkah karir termasuk juga keterampilan apa yang perlu ditambah. 

Secara umum, perusahaan juga bisa menggunakan informasi ini untuk membuat proses rekrutmen menjadi lebih efektif. Memastikan rekrutmen yang dilakukan untuk mengisi posisi dan keterampilan yang memang dibutuhkan. 

Dari sudut pandang karyawan

• Meningkatkan kepuasan kerja dan motivasi
• Kesempatan meningkatkan komunikasi dengan perusahaan, utamanya manajer
• Mengetahui potensi pengembangan diri dan karir

Metode evaluasi kinerja karyawan

Untuk metode evaluasi kerja karyawan pun, biasanya masing-masing perusahaan memiliki cara yang berbeda. 

Dari ketujuh metode evaluasi di bawah ini, tidak semuanya menggunakan instrumen kuesioner kinerja karyawan. 

• Traditional assessment 
• Management by objectives (MBO)
• 360-degrees feedback
• Assessment center method
• Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)
• Psychological appraisals
• Human Resource (cost) Accounting method

Dari metode di atas, biasanya yang menggunakan bantuan instrumen kuesioner kinerja karyawan hanya 360-degrees feedback atau bisa juga digunakan oleh manajer ketika melakukan penilaian dengan traditional assessment.

Cara membuat kuesioner kinerja karyawan

Ketika perusahaan menyelenggarakan evaluasi kinerja karyawan kemudian perlu diturunkan dalam indikator-indikator. 

Hal ini yang menjadi dasar penyusunan kuesioner kinerja karyawan. Penggunaan instrumen kuesioner dianggap bisa menjawab kebutuhan evaluasi sekaligus menjadi data dasar untuk perhitungan kinerja karyawan, apalagi kemudian akan dikonversi menjadi kenaikan gaji, bonus bahkan jenjang karir. 

Untuk menyusun kuesioner kinerja karyawan berikut adalah tahap-tahap sekaligus beberapa hal yang harus diperhatikan:

• Menentukan kriteria penilaian

Acuan kriteria penilaian adalah tujuan atau target besar perusahaan yang kemudian diturunkan menjadi pencapaian individu. 

Hal ini akan memudahkan untuk menyusun pertanyaan dalam kuesioner. Selain itu, kriteria ini menjadi dasar penting penilaian kinerja karyawan. 

• Menurunkan dalam pertanyaan

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan ketika menurunkan kriteria menjadi pertanyaan:

• Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh semua karyawan
• Untuk setiap kriteria siapkan beberapa pertanyaan sehingga hasilnya lebih valid
• Di setiap nomor pastikan hanya ada satu pertanyaan saja sehingga tidak membingungkan ketika menjawabnya.

• Menggunakan skala pengukuran yang tepat

Untuk jawaban skala, sebaiknya tidak mencantumkan pilihan yang bisa mendorong pengisian pada jawaban tengah-tengah, seperti biasa saja atau netral. Ada kecenderungan, untuk mudahnya responden atau karyawan memilih pilihan ini. Akibatnya, hasil dari kuesioner kinerja karyawan bisa jadi kurang valid. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan pilihan jawaban yang jumlahnya genap. 

Membuat kuesioner kinerja karyawan menjadi tahap yang penting dalam proses evaluasi performa karyawan. Proses evaluasi kinerja jadi tahap yang sangat penting untuk mengumpulkan data kinerja karyawan untuk menyusun program pengembangan maupun kompensasi.

Manfaat Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan Dengan Kuesioner

Berikut ini, Jurnal akan menjelaskan mengenai 5 manfaat dari dilakukannya penilaian kinerja karyawan. Apa saja kelima manfaat tersebut?

1. Sebagai Media Ukur untuk Menentukan Kenaikan Jabatan

Manfaat pertama dari penilaian kinerja karyawan adalah sebagai media ukur untuk menentukan kenaikan jabatan dari karyawan yang bersangkutan. Anda dapat menilai kinerja karyawan dengan melakukan review sebelum akhirnya dapat diputuskan bahwa karyawan tersebut berhak untuk mendapatkan kenaikan jabatan.

2. Mendorong Motivasi Karyawan

Beberapa perusahaan melakukan penilaian kinerja karyawan untuk melihat seberapa besar bobot pekerjaan mereka dan berapa banyak bonus yang dapat diberikan oleh perusahaan. Dengan adanya sistem kerja yang demikian, karyawan akan merasa termotivasi untuk bekerja dengan lebih giat lagi untuk mendapatkan penilaian kinerja yang baik.

3. Menjadi Parameter Pengukuran Kenaikan Gaji

Penilaian kinerja karyawan juga dapat menjadi parameter pengukuran dalam menaikkan gaji karyawan. Apabila karyawan tersebut memiliki skor penilaian yang baik, maka Anda tentu dapat memberikan gaji yang lebih karena besarnya distribusi yang diberikan oleh karyawan tersebut kepada perusahaan.

4. Menggali Potensi Diri Karyawan

Dalam melakukan penilaian kinerja karyawan, Anda bisa saja menemukan potensi diri atau kemampuan terpendam dalam diri mereka. Potensi diri karyawan tersebut bisa saja dapat dikembangkan untuk memajukan perusahaan Anda.

Sebagai seorang pemimpin, jika Anda menemukan potensi diri tersebut dalam karyawan, maka hal yang perlu dilakukan adalah memberikan support berupa training atau workshop. Hal tersebut dapat menjadi bekal bagi karyawan untuk nantinya dapat memberikan kontribusi yang lebih besar lagi bagi perusahaan 

5. Menjadi Bahan Evaluasi

Manfaat terakhir dari dilakukannya penilaian kinerja adalah penilaian tersebut dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi. Evaluasi yang dimaksudkan disini berlaku baik dari sisi perusahaan maupun sisi karyawan.

Evaluasi ini nantinya akan sangat berguna untuk membangun perusahaan dan juga karyawan ke arah yang lebih baik. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan hasil evaluasi tersebut untuk membuat goal selanjutnya yang ingin dicapai bersama-sama.

Kelola Kuesioner Kinerja Karyawan Makin Mudah dengan Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, dan absensi karyawan.

Dilengkapi dengan aplikasi attendance management, HR akan lebih mudah mengelola dan mengelola absensi karyawan baik secara WFO atau WFH hanya dalam satu aplikasi online Talenta saja. Kunjungi https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/ untuk lebih lengkapnya.

Selain itu, Talenta juga dilengkapi aplikasi project management yang terintegrasi dengan manajemen KPI sehingga HR akan lebih mudah dalam mengintegrasikan penugasan karyawan ke dalam modul KPI. Selengkap mengenai aplikasi project management by Talenta dapat Anda kunjungi pada: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-tugas-proyek/.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur aplikasi KPI, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. 

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta Mekari  adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan. 

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.