Panduan Lengkap Job Requisition beserta Contoh Template-nya

Proses rekrutmen sering kali sudah tertunda sebelum benar-benar dimulai, bukan karena kurangnya kandidat, melainkan karena job requisition yang tersangkut di tahap persetujuan internal.

Riset ini juga mencatat bahwa biaya per perekrutan justru meningkat meski waktu pengisian posisi eksekutif memendek, menunjukkan bahwa organisasi mulai berinvestasi lebih besar untuk mempercepat proses, namun hambatan struktural seperti rantai persetujuan requisition yang panjang tetap menjadi akar masalah yang belum sepenuhnya teratasi.

Ketika job requisition tidak dirancang dan disetujui secara efisien sejak awal, dampaknya merembet ke seluruh proses rekrutmen, mulai dari job posting yang tertunda, pipeline kandidat yang menyusut, hingga posisi kritis yang tak kunjung terisi.

Artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, komponen, cara membuat, dan manajemen job requisition. Termasuk perbedaan dengan job description dan job posting, contoh, template, serta aspek hukumnya. 

Apa Itu Job Requisition?

Job requisition adalah dokumen formal yang digunakan oleh perusahaan untuk meminta pengisian posisi baru atau yang sedang kosong. Dokumen ini berisi informasi tentang peran yang dibutuhkan, alasan perekrutan, serta persetujuan dari manajer atau tim yang berwenang.

Tujuan utama dari job requisition adalah memastikan bahwa perekrutan dilakukan berdasarkan kebutuhan yang jelas dan bukan sekadar keputusan impulsif.

Apa Perbedaan Job Requisition, Job Description, dan Job Posting?

Job requisition, job description, dan job posting sama-sama berkaitan dengan proses rekrutmen, tetapi memiliki fungsi yang berbeda. 

Job requisition digunakan untuk mengajukan dan mendapatkan persetujuan pembukaan posisi, job description menjelaskan detail pekerjaan, sedangkan job posting digunakan untuk menginformasikan lowongan kepada kandidat.

Secara sederhana, alurnya dapat dipahami sebagai job requisition → job description → job posting. 

Job requisition menjadi dasar untuk mendapatkan persetujuan pembukaan posisi, kemudian informasi mengenai peran dapat dirumuskan dalam job description dan digunakan sebagai dasar untuk membuat job posting.

Baca Juga: Cara Menulis Iklan Lowongan Pekerjaan yang Baik beserta 5 Contohnya

Apa Manfaat Job Requisition bagi Perusahaan?

Job requisition membantu perusahaan memastikan kebutuhan perekrutan telah direncanakan dan disetujui sebelum proses rekrutmen dimulai. 

Dengan dokumen yang terstruktur, HR dan pihak terkait dapat memiliki informasi yang sama mengenai posisi yang akan diisi.

Beberapa manfaat job requisition bagi perusahaan meliputi:

• Memastikan kebutuhan tenaga kerja lebih jelas dengan mencantumkan alasan dan tujuan perekrutan.
• Mempermudah proses approval karena pihak terkait dapat meninjau kebutuhan posisi, kualifikasi, serta anggaran rekrutmen yang diperlukan.
• Membantu mengontrol anggaran dan kebutuhan headcount sebelum posisi dibuka.
• Meningkatkan koordinasi antar tim seperti HR, hiring manager, finance, dan manajemen.
• Membuat proses rekrutmen lebih terstruktur karena informasi posisi sudah disiapkan sejak awal.

Apa Saja Komponen Job Requisition?

Job requisition perlu memuat informasi yang cukup agar HR dan pihak yang berwenang dapat memahami kebutuhan posisi serta mengambil keputusan terkait perekrutan. 

Komponen yang dicantumkan dapat berbeda sesuai kebijakan perusahaan, tetapi umumnya meliputi:

• Nama posisi dan departemen – Menjelaskan posisi yang dibutuhkan dan tim yang akan menaunginya.
• Hiring manager – Mencantumkan pihak yang mengajukan atau bertanggung jawab atas perekrutan.
• Alasan perekrutan – Menjelaskan apakah posisi dibuat karena ekspansi, penggantian karyawan, kebutuhan proyek, atau alasan lainnya.
• Deskripsi pekerjaan dan kualifikasi – Menjelaskan gambaran tugas serta persyaratan utama untuk posisi tersebut.
• Jenis dan durasi pekerjaan – Menjelaskan apakah posisi bersifat full-time, part-time, kontrak, sementara, atau permanen.
• Lokasi kerja – Mencantumkan lokasi posisi, termasuk apabila pekerjaan dilakukan secara remote atau hybrid.
• Kompensasi dan anggaran – Mencantumkan estimasi gaji, benefit, serta anggaran yang tersedia untuk posisi tersebut.
• Target tanggal mulai – Menentukan kapan posisi diharapkan mulai diisi.
• Persetujuan – Mencantumkan pihak yang perlu memberikan persetujuan sebelum proses rekrutmen dilanjutkan.

Bagaimana Cara Membuat Job Requisition?

Berikut adalah tahapan dalam pembuatan job requisition yang baik:

1. Identifikasi Kebutuhan Posisi

Langkah pertama dalam menyusun job requisition adalah memahami mengapa posisi tersebut perlu diisi. Beberapa alasan umum meliputi:

• Ekspansi bisnis – Perusahaan mengalami pertumbuhan dan membutuhkan tenaga kerja tambahan.
• Penggantian karyawan yang keluar – Karyawan sebelumnya telah mengundurkan diri atau dipromosikan ke posisi lain.
• Kebutuhan proyek baru – Ada proyek jangka pendek atau jangka panjang yang membutuhkan keterampilan khusus.

HR dan manajer harus melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja, termasuk jumlah tenaga kerja yang diperlukan, kompetensi yang dibutuhkan, serta dampak dari tidak segera mengisi posisi tersebut.

Baca Juga: Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja (Man Power Planning)

2. Persetujuan dari Pihak Terkait

Setelah kebutuhan tenaga kerja diidentifikasi, job requisition harus mendapatkan persetujuan dari manajer terkait, departemen HR, dan bahkan tim keuangan. Persetujuan ini bertujuan untuk:

• Memastikan perekrutan sesuai anggaran perusahaan
• Mengevaluasi urgensi dan prioritas perekrutan
• Menghindari pemborosan sumber daya jika posisi tersebut tidak benar-benar dibutuhkan

Biasanya, persetujuan ini dilakukan melalui sistem internal HRIS atau secara manual dengan formulir resmi yang diserahkan ke HR.

3. Penyusunan Detail Posisi

Setelah job requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah menyusun detail posisi yang akan dibuka. HR dan hiring manager perlu memastikan informasi mengenai tanggung jawab, kualifikasi, lokasi kerja, serta kompensasi telah disusun sesuai dengan kebutuhan posisi.

Pastikan setiap informasi ditulis secara jelas dan spesifik agar tidak menimbulkan perbedaan pemahaman antara HR, hiring manager, dan pihak yang memberikan persetujuan. Detail posisi juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dan kebijakan perusahaan.

4. Review dan Pemrosesan oleh HR

Setelah semua informasi dalam job requisition disusun dengan lengkap, dokumen diajukan ke departemen HR untuk ditinjau. 

HR kemudian memastikan kebutuhan posisi, kualifikasi, dan informasi lainnya sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum proses rekrutmen dilanjutkan. 

Baca Juga: Bagaimana Menilai Kualifikasi saat Merekrut Karyawan?

Manajemen Job Requisition

Mengelola job requisition secara efisien adalah langkah penting dalam memastikan proses rekrutmen berjalan dengan lancar.

Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat mempercepat pengisian posisi, menghindari kesalahan administrasi, dan memastikan proses perekrutan berjalan tepat waktu.

Berikut beberapa cara yang dapat diterapkan dalam manajemen job requisition:

1. Menggunakan Sistem HR Terintegrasi

Mengelola job requisition secara manual dapat menyebabkan ketidakefisienan dan potensi kesalahan dalam pencatatan atau pemantauan status rekrutmen.

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan software HR seperti Mekari Talenta dengan fitur Applicant Tracking System (ATS) untuk mengelola job requisition lebih terstruktur.

Beberapa manfaat menggunakan sistem HR terintegrasi:

• Menyimpan semua job requisition dalam satu tempat agar mudah diakses oleh tim HR dan manajer.
• Memudahkan proses persetujuan job requisition dengan sistem otomatisasi.
• Memantau status rekrutmen secara real-time sehingga tidak ada keterlambatan dalam perekrutan.
• Mengurangi pekerjaan administratif manual dan memungkinkan HR lebih fokus pada seleksi kandidat.

Dengan sistem yang terintegrasi, proses perekrutan menjadi lebih cepat, transparan, dan efisien.

2. Memonitor Status Job Requisition Secara Berkala

Setelah job requisition diajukan, penting bagi perusahaan untuk memonitor statusnya secara berkala, mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pengisian posisi.

Cara yang bisa dilakukan untuk memantau status job requisition:

• Gunakan sistem HR atau spreadsheet khusus untuk melacak progress setiap job requisition.
• Tetapkan SLA (Service Level Agreement) untuk memastikan setiap tahap diselesaikan dalam waktu tertentu.
• Lakukan review rutin untuk mengidentifikasi bottleneck dalam proses perekrutan.

Dengan pemantauan yang baik, HR dapat mencegah keterlambatan dalam perekrutan dan memastikan setiap posisi diisi tepat waktu.

3. Menjalin Komunikasi yang Baik Antar Tim

Koordinasi yang efektif antara manajer perekrutan, tim HR, dan departemen terkait sangat penting dalam memastikan bahwa job requisition memenuhi kebutuhan perusahaan.

Beberapa langkah untuk meningkatkan komunikasi dalam pengelolaan job requisition:

• Adakan pertemuan rutin antara HR dan manajer perekrutan untuk memahami kebutuhan tenaga kerja.
• Gunakan platform komunikasi internal seperti Slack atau Microsoft Teams untuk mempermudah koordinasi.
• Buat alur kerja yang jelas agar setiap pihak memahami peran dan tanggung jawabnya dalam proses job requisition.

Dengan komunikasi yang baik, HR dapat lebih cepat memahami kebutuhan perekrutan dan memastikan proses hiring berjalan dengan lebih lancar.

Contoh Template Job Requisition

Setiap perusahaan dapat memiliki format job requisition yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dan alur persetujuan internal. 

Namun, secara umum, dokumen ini memuat informasi penting mengenai posisi, alasan perekrutan, kualifikasi, hingga pihak yang memberikan persetujuan.

Berikut contoh job requisition yang dapat dijadikan referensi oleh HR:

Aspek Hukum dalam Job Requisition

Penyusunan job requisition perlu memperhatikan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku agar kebutuhan dan proses perekrutan tetap sesuai dengan regulasi. 

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan HR meliputi: 

1. Kesetaraan Kesempatan Kerja

Perusahaan perlu memastikan persyaratan posisi tidak mengandung unsur diskriminasi berdasarkan atribut pribadi yang tidak relevan dengan pekerjaan. 

Ketentuan mengenai larangan diskriminasi dalam proses rekrutmen juga diatur dalam SE Menaker Nomor M/6/HK.04/V/2025. 

2. Kepatuhan terhadap Peraturan Ketenagakerjaan

Informasi dalam job requisition perlu disusun sesuai ketentuan ketenagakerjaan, termasuk terkait jenis pekerjaan, upah, waktu kerja, serta hak dan kewajiban pekerja. HR juga perlu memastikan persyaratan posisi tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku. 

3. Perlindungan Data Kandidat

Jika proses job requisition terhubung dengan sistem rekrutmen dan melibatkan data pribadi kandidat, perusahaan perlu memastikan data tersebut dikelola dan dilindungi sesuai dengan ketentuan perlindungan data yang berlaku. 

Baca Juga: Ini Panduan Lengkap UU Ketenagakerjaan Terbaru Indonesia

Kelola Job Requisition Lebih Terstruktur dengan Manpower Planning Mekari Talenta

Job requisition membantu perusahaan memastikan setiap pembukaan posisi didasarkan pada kebutuhan tenaga kerja yang jelas. Namun, proses pengajuan, persetujuan, hingga meneruskan kebutuhan tersebut ke tahap rekrutmen dapat menjadi lebih kompleks ketika dilakukan secara manual.

Untuk menyederhanakan proses tersebut, Manpower Planning Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola kebutuhan tenaga kerja secara lebih terstruktur. HR dapat merencanakan kebutuhan posisi, mengajukan requisition, memantau prosesnya, hingga menghubungkan kebutuhan yang telah disetujui dengan proses hiring.

Dengan Manpower Planning, perusahaan dapat mengoptimalkan:

• Perencanaan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan posisi dan kebutuhan perusahaan
• Pengajuan dan pengelolaan job requisition secara lebih terstruktur
• Pemantauan proses hiring dari kebutuhan tenaga kerja hingga posisi dibuka
• Pengelolaan kebutuhan manpower agar proses rekrutmen lebih terarah

Setelah kebutuhan tenaga kerja disetujui, proses dapat dilanjutkan melalui Recruitment Mekari Talenta untuk mengelola lowongan dan kandidat dalam satu alur rekrutmen. HR dapat mengelola tahapan seleksi, interview, hingga proses hiring secara lebih terpusat.

Dengan menghubungkan perencanaan kebutuhan tenaga kerja dan proses recruitment, HR tidak perlu mengelola job requisition dan hiring sebagai proses yang terpisah.

Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana Manpower Planning dan Recruitment dapat membantu perusahaan mengelola kebutuhan tenaga kerja hingga proses hiring dengan lebih terstruktur.

Referensi:

AI HR: “Job Requisition”

Indeed: “What Is a Job Requisition”